Sommaire

13. Groupes, sociétés et sites

13.1. Introduction

Cette application est accessible depuis le menu de l’ERP dans le module « Paramétrages/Utilitaires du responsable ». Elle permettra de gérer les différents Groupes, sociétés et sites liés à votre société.

Cette application remplace l’ancienne application “Coordonnées de la société”

Open

13.2. L’entête de l’application

Le mode « Liste » présentera l’ensemble des Groupes disponibles (rappel : Un seul groupe est géré dans cette version de l’ERP).

Open

Mode Liste

13.2.1. L’onglet “Général”

• Groupe principal : A cocher si le groupe est « Principal », c’est le cas si la base de données en cours contient les données du groupe sélectionné.

• Forcer la date ERP : Pour forcer la date ERP, à une autre date que la date système, cocher cette option, le champ « Date de l’ERP » devient saisissable.

• Date de l’ERP : Cette zone est saisissable, si si la zone « Forcer la date ERP » est cochée. La date de l’ERP peut être différente de la date du système. En cas de modification de la date ERP, trois messages apparaissent :

Tout le monde travaille à la même date dans l’ERP. C’est-à-dire que lorsque la date est modifiée, ce changement est valable pour tous les utilisateurs. il est ici possible de saisir n’importe quelle date.

Lorsque la date est modifiée, la zone sous la date indique la nature du changement (« jour suivant » par exemple).

• N°SIREN : Chaque entreprise est identifiée par un numéro unique d'identification. Il est utilisé par tous les organismes publics et les administrations en relation avec l'entreprise. Attribué par l'Insee lors de l'inscription de l'entreprise au répertoire Sirene, il comporte 9 chiffres.
  Ce numéro est unique et invariable. Il se décompose en trois groupes de trois chiffres attribués d'une manière non significative en fonction de l'ordre d'inscription de l'entreprise. Ex. : 321 654 987.

• Code APEN : Le code APE (activité principale exercée) de la Naf (nomenclature d’activités françaises) est attribué à chaque entreprise par les services de l'Insee. Il comporte 5 caractères, 4 chiffres et une lettre. Il est essentiellement utilisé à des fins statistiques et permet notamment à l'Insee de réaliser des classements d'entreprises par secteur d'activité dans le cadre d'études économiques structurelles et conjoncturelles. On parle de code APEN pour une entreprise et de code APET pour chacun de leurs établissements.

• Numéro d’identification TVA : Il s'agit d'un numéro individuel attribué gratuitement par le service des impôts des entreprises (SIE) aux personnes assujetties à la TVA, après obtention de leur numéro SIREN. La mention de cet " identifiant " a pour objet de garantir les échanges entre les assujettis à la TVA au sein de l'Union européenne.
  Il comporte 2 lettres et 11 chiffres se composant de la façon suivante :

• Forme juridique et capital social : Ce champ mémo est un champ libre de saisie. Il peut être utilisé dans les éditions. Il permet de saisir la forme juridique de votre société.

  Exemple :

  Société Anonyme (SA) au capital de 37 000 €.

La TVA intracommunautaire « assujetti » :

• Assujetti ou assujeti unique : Utilisé pour la dématérialisation. Saisir le numéro de TVA de l’Assujetti ou de l'Assujetti unique.

  Un assujetti à la TVA est une entreprise qui réalise des opérations économiques d’une manière indépendante, habituelle et récurrente, à la différence d'un salarié ou d'un particulier. L’assujetti est généralement unique mais il se peut que vous apparteniez à un groupe auquel votre société est membre et qu’un représentant de ce groupe s’acquitte à votre place des obligations déclaratives. Dans ce cas il faudra renseigner votre TVA intracommunautaire dans la zone suivante “Membre de l’assujetti unique” et celle du représentant dans cette zone.

• Membre de l’assujeti unique : Utilisé pour la dématérialisation. Saisir le numéro de TVA de votre société seulement si un représentant de votre groupe s’acquitte des obligations déclaratives.

L’onglet « Général » permet également, dans le listage du bas de visualiser les sociétés et sites du groupe sélectionné (corps de l’application).,

13.2.2. L’onglet “Divers”

Le cartouche « Serveur de base de données où se trouve le groupe »

Lorsque le groupe n’est pas le groupe principal, alors les données de ce groupe ne sont pas enregistrées dans la base de données en cours.

Dans ce cas, il faut alimenter les zones suivantes, « Serveur de données »  et « Base de données » qui permettent de définir le serveur de données et la base de données où se trouvent les données du groupe.

Le cartouche « Configuration base GP et Finance »

Il permet de saisir le serveur de base de données et le nom de la base de données « Silog Finance » lorsque la base de données de Silog finance n’est pas celle de l’ERP (Rappel : Une seule société dans cette version et un seul site sont gérés dans cette version de l’ERP).

• Base de données GP : A cocher si la base de données ne possède pas les données du module « Silog Finance ». Renseigner le serveur et la base de donnée SQL utilisés pour Silog Finance. Si cette zone est cochée, il existe un traitement qui permet de lancer le traitement d’intégration des données de la finance dans la base ERP.

Le bouton « OUI » permet de lancer l’intégration des données de la base Silog Finance dans la base de l’ERP (Plan tiers, Plan Comptable général, Exercices, Journaux, Ecritures…). La base Silog Finance ne doit pas comporter d’écritures, il s’agit d’un traitement d’initialisation sinon le message suivant apparaîtra :

• Base de données Finance : A cocher si la base de données possède uniquement les données du module  « Silog Finances ».

• Base de données GP et Finance : A cocher si la base de données contient à la fois les données de l’ERP et les données du module « Silog Finance ». 

Le cartouche « Qualité » permet d’introduire des renseignements supplémentaires sur le groupe et sa certification :

• Certification AQ N° : Renseigner le numéro de certification si le groupe est certifié.  Le principe de cette certification est de donner aux clients une assurance sur la qualité. La certification témoigne que le groupe certifié (ou le personnel certifié) répond, pour certains de ces aspects/procédures/produits/services/etc. à un certain référentiel.

• Date de certification : Renseigner la date de certification.

•  Rapport d’audit N° : Numéro du dernier rapport d’audit. 

• Date de dernier audit : Date du dernier rapport d’audit.

• Plan d’actions correctives No : Numéro du dernier plan d’actions correctives.

• Date de prochain audit : Date du prochain rapport d’audit.

• Code CNUF : Code National Unifié Fournisseur. Élément constitutif du code EAN attribué par GS1 France aux entreprises adhérentes. Il comporte 5, 6, 7 ou 8 chiffres suivant les codifications et sert de radical aux codes lieux-fonctions des entreprises fournisseurs, pour les codes EAN 13 des articles pour lesquels les entreprises détiennent la marque commerciale, et pour les numéros de colis (SSCC) que ces mêmes entreprises peuvent être amenées à créer.

• Niveaux d’obligations importation et exportation : Renseigner le niveau d’obligation de votre société pour la déclaration d’échange de biens. 

13.2.3. L’onglet « Dématérialisation »

• Condition de paiement : Zone de texte permettant de saisir les conditions de paiement à utiliser par défaut, Il s’agit d’une mention pour la dématérialisation des factures.

• Notes de factures : Application en mode conteneur, pour associer plusieurs notes conformes à la dématérialisation des factures en pieds des factures.

La liste des Codes Notes livrée est la suivantes :

La liste des code notes est livrée dans l’application “Critère”

13.2.3.1. Le critère NOTE_FACTURE

La liste des codes Notes de facture est enregistrée dans le critère NOTE_FACTURE. Un critère permet de créer modifier des codes notes facture.

13.3. Le corps de l’application

Le masque des clés permet de rappeler les identifiants du groupe, il permet également  de saisir l’identifiant de la société ou du site sur lequel on se trouve.

Dans le masque des clés, on renseigne :

• Site ou Société : C’est le code du site ou de la société.

• Nom : C’est le nom du site ou de la société.

• Type : C’est le type de la société ou du site à choisir parmi « Société », « Site », « Site client (Chantier) »,  « Site Client (avec dépôt de consignation) »,  « Site fournisseur (avec dépôt de sous-traitance) » ou « Véhicule ».

• Profil de taxes : code du profil de taxes à appliquer par défaut lors de la saisie d’un document Achat. Voir la documentation : E14_Profils de taxes.doc. Cette zone n’est pas visible si la nouvelle gestion des taxes apparue avec la version 10.20 n’est pas activée pour la chaine Achat. 

13.3.1. L’onglet “Général”

Dans l’onglet « Général » on renseigne les informations administratives de la société ou du site sélectionné.

• Le nom abrégé du site.

• Numéro de SIRET,

• Code APET,

• Le numéro de dépôt : Cette zone est obligatoire s’il s’agit d’un site client avec dépôt de consignation ou d’un site fournisseur avec dépôt de sous-traitance.

• Adresse web du site,

• Code tiers : Cette zone permet d’associer un code client ou fournisseur à la société ou site. Cela permet de gérer les domiciliations bancaires (les domiciliations bancaire sont liéées à un compte comptable tiers renseigné dans la fiche du client ou du fournisseur), le code est généré automatiquement s’il n’est pas modifié, il correspond au code du site ou de la société.

• Compte Tiers : Cette zone permet de saisir le compte tiers du client, c’est le compte tiers associé à la domiciliation bancaire. Le code est généré automatiquement s’il n’est pas modifié (pour un client : « C » + Code Site), il correspond au compte du site ou de la société.

• Adresse du siège : Zones de saisie de l’adresse du site ou de la société.

• Code de routage des factures : Utilisé pour la dématérialisation des factures.

Domiciliation bancaire

Ce cartouche permet d’enregistrer toutes les coordonnées bancaires du site ou de la société. Pour alimenter cette partie, il est obligatoire que la société ou le site soit associé à un code client. 

C’est l’application « Domiciliations bancaires » qui est utilisée ici en mode conteneur.

 Voir la documentation de l’application « Domiciliations bancaires » pour plus d’informations.

13.3.2. L’onglet “Codificateur”

C’est dans l’onglet « Codificateur » que l’on associe les différents codificateurs aux différentes fonctionnalités du site sélectionné.

13.3.2.1. Les codificateurs généraux

Il permettent de paramétrer les codificateurs à appliquer par défaut dans les applications. 

1 - Codificateur en vente : La liste des fonctionnalité est dans l’ordre :

• Ligne 1 : Propositions commerciales

• Ligne 2 : Affaires

• Ligne 3 : Commandes et accusés de réception

• Ligne 4 : Encours de préparation d’expédition

• Ligne 5 : Chargement des préparations d’expédition

• Ligne 6 : Ordres de préparation

• Ligne 7 : Bons d’expédition

• Ligne 8 : Factures ventes

• Ligne 9 : Avoirs ventes

• Ligne 10 : Relevés de factures

2 - Codificateur en achat : La liste des fonctionnalité est dans l’ordre :

• Ligne 1 : Appels d’offres  fournisseurs

• Ligne 2 : Achats

• Ligne 3 : Bons de réception

• Ligne 4 : Factures internes

• Ligne 5 : Avoirs internes

• Ligne 6 : Achats de sous traitance

• Ligne 7 : Bons d’expédition de sous-traitance

• Ligne 8 : Bons de réception de sous-traitance

3 - Codificateur en Production : La liste des fonctionnalité est dans l’ordre :

• Ligne 1 : Lancements fermes

• Ligne 2 : Lancements prévisionnels

• Ligne 3 : Numéros de séries

• Ligne 4 : Numéros de série pour les lots

• Ligne 5 : Matricules

4 - Codificateur en Finance : La liste des fonctionnalité est dans l’ordre :

• Ligne 1 : SEPA

Le principe est le même pour chaque ligne,  prenons l’exemple de codificateur « Commandes et accusés de réception ».

Sélectionner la fonctionnalité concernée :

Puis sélectionner ce bouton présent à côté du listage concerné. La fenêtre suivante apparaît, elle présente le codificateur associé à la fonctionnalité.

Pour modifier ce codificateur il faut cliquer sur ce bouton associé au code codificateur.

Exemple :

Après validation, trois message apparaissent : 

1 :  Information

2 : Information : Pour mettre en œuvre la nouvelle numérotation, tous les utilisateurs doivent quitter l’ERP.

3 : Confirmation de la modification.

Une fois la modification confirmée, tous les utilisateurs peuvent relancer l’ERP.

13.3.2.2. Les codificateurs par types de ventes et d’achats

Ces listages permettent d’affiner la codification des factures achats et ventes et des avoirs achats et ventes en fonction d’un type de ventes ou d’un type d’achat. Il est ainsi possible de spécifier un compteur différent suivant la typologie du document achat ou vente et d’associer par type de vente ou d’achat un code journal différent. Ce dernier doit être créé dans l’application « Journaux » si vous disposez du module finance sinon il s’agit d’une saisie libre. 

Le type de ventes ou d’achats est associé a un client ou fournisseur, il est récupéré dans les documents achats et ventes et il est modifiable par l’utilisateur. 

Le principe est le même pour chaque ligne,  prenons l’exemple d’un codificateur « Type de ventes ».

Les boutons ci-contre permettent respectivement de créer et de modifier une codification.

Les zones saisissables sont les suivantes :

• N° du type : Numéro auto incrémenté lors de la création, il désigne le code du type de ventes ou d’achats.

• Désignation : Désignation du type à renseigner.

• Code du codificateur en facture : Saisir ou importer le codificateur multiusage concerné.

• Code du codificateur en avoir : Saisir ou importer le codificateur multiusage concerné.

• Journal comptable : Saisir le code journal à utiliser avec ce type de ventes ou d’achats lors du passage en comptabilité. Ce dernier doit être créé dans l’application « Journaux » si vous disposez du module finance sinon il s’agit d’une saisie libre.

Ce bouton  permet de supprimer la ligne sélectionnée, un message de confirmation apparaît :

Si un type est utilisé en client ou fournisseur, un message de ce type apparaît :

13.3.3. L’onglet “Lieux”

C’est dans l’onglet « Lieux » que l’on procède à la création des différents lieux du site ou de la société. Il s’agit des lieux dans lesquels se trouvent les différents équipements du site. L’association des équipements dans des lieux est effectuée dans l’application « Parc équipement ». 

Il s’agit d’une vue arborescente des lieux d’un site ou d’une société, une image représente le type de lieu concerné. Ils sont de quatre types :

Lieu

Equipement - Lieu : C’est un équipement qui peut être un lieu de stockage, c’est le cas des transtockeurs par exemple. C’est dans l’application « Parc Equipement » que l’on peut créer ces types de lieux et non dans cet onglet, car il faut disposer de l’application « Parc équipement ».

Emplacement du Dépôt

Dépôt

La zone « Aller au lieu » permet de filtrer le listage arborescent pour ne visualiser que le lieu sélectionné. Il faut être en mode « Modification ».

Exemple : Sélection du lieu « Bat02 ».

Résultat :

L’option « Affichage Equipement-Lieu » permet de désactiver/activer l’affichage des Equipements-lieu dans l’arborescence des lieux.

Avec Equipements-lieu :

Sans Equipements-lieu :

L’option « Affichage Emplacements » permet de désactiver/activer l’affichage des emplacements dans l’arborescence des lieux.

 Avec Emplacements :

Sans emplacements :

13.3.3.1. Le menu contextuel

13.3.3.1.1. Tout déployer/Tout refermer

Pour tout déployer, sélectionner « Tout déployer »  du menu contextuel.

et inversement pour tout refermer, sélectionner « Tout refermer ». 

13.3.3.1.2. Créer un lieu

Pour ajouter ou modifier un lieu, il faut se positionner sur le lieu père, puis à l’aide du menu contextuel, sélectionner « Créer un lieu » ou « Modifier un lieu ». Par exemple, créons le lieu « Bureau de la secrétaire de direction » localisé dans « DIRECTION – Bureaux de la direction ».

L’application de saisie du lieu s’ouvre, sélectionner le type du lieu « Lieu », puis saisir le code du lieu puis la désignation et valider.

Résultat :

Si le lieu avait concerné un dépôt de stockage, cocher l’option « Dépôt ». Le code du lieu est le code du dépôt associé à la société ou le site dans l’onglet « Général », si aucun dépôt n’est saisi dans cet onglet, alors il n’est pas possible d’ajouter un lieu de type « Dépôt ».

• Lieu Père : Sélectionner le lieu père.

• Type de lieu : Sélectionner le type de lieu : Lieu, Dépôt ou Equipement sérialisé. 

• Lieu : Code du lieu.

Dans le cas du lieu standard, ce code est à saisir manuellement,

Dans le cas du dépôt, cette zone est renseignée automatiquement avec le code du dépôt associé à la société ou au site.

• Libellé : Le libellé est à saisir manuellement.

Cas des lieux de type « Dépôt »

Lorsqu’un lieu est typé « Dépôt », il est possible d’effectuer les actions suivantes :

• Ajouter un emplacement dans ce lieu.

• Déplacer les emplacements.

13.3.3.1.3. Ajouter un emplacement dans ce lieu 

La fonctionnalité « Ajouter un emplacement dans ce lieu » permet d’associer des emplacements au lieu sélectionné.

Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionner les emplacements du dépôt à associer au lieu.

Valider : Résultat

13.3.3.1.4. Supprimer un lieu

Pour supprimer le lieu sélectionné, choisir l’item «  Supprimer un lieu ».

Une confirmation est demandée :

Lorsque la suppression est impossible, un message apparaît :

13.3.3.1.5. Déplacer les emplacements du lieu vers un autre

La fonctionnalité «  Déplacer les emplacements du lieu vers un autre » permet de désassocier les emplacements du lieu sélectionné pour les réassocier à un autre lieu du dépôt en cours.

Dans le listage qui apparaît, sélection des emplacements du dépôt à déplacer :

Valider, puis sélectionner le lieu de destination dans la fenêtre qui apparait.

Résultat :

13.3.4. L’onglet « Paramètres EDI »

Cet onglet n’est visible que dans la mesure où le module EDI est présent. Il permet de renseigner les caractéristiques du partenaire EDI relatives au site sélectionné.

Voir I.1. Définition des messages EDI - ERP Silog

13.3.5. L’onglet « Paramètrage DEB  »

Voir V. Aide à la déclaration EMEBI - C15 - ERP Silog