Règles de la réforme fiscale

1. Nos fournisseurs sont des PME ; s’ils dématérialisent leurs factures avant le 1^er septembre 2027, sommes-nous dans l’obligation de recevoir leurs factures ?

Tout comme vous, vos fournisseurs peuvent anticiper la date d’obligation d’émission les concernant avant septembre 2027. S’ils dématérialisent avant septembre 2026 vous n’êtes pas dans l’obligation de recevoir leurs factures. Après septembre 2026, s’ils anticipent la réforme donc avant septembre 2027, vous devez être en mesure de recevoir leurs factures.

2. Planning de la réforme - Octobre 2024.

Cet ultime planning ne sera pas décalé, il a été confirmé début octobre 2024.

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Ci-dessous lien vers le site gouv.fr du ministère des finances pour « comprendre ce qu’est la réforme »

La facturation électronique entre entreprises | Ministère de l'Économie, des Finances et de l'Industrie et Ministère chargé du Budget et des Comptes publics

3. Quelle est la différence entre PEPPOL et PDP/PPF

Le communiqué de presse de la DGFIP du 15 octobre 2024 indique que l’état ne met plus à disposition des entreprises le PPF. Ce portail gratuit de l’état était une extension de Chorus Pro et il devait servir de PDP par défaut à toutes les entreprises.

PDP ce sont les Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Désormais ces acteurs privés sont les seuls à pouvoir transmettre à l’administration fiscale les données structurées de la facturation électronique. Ce qui ne change rien à notre positionnement puisque nous avons toujours considéré que les entreprises industrielles doivent passer par une PDP pour garantir une qualité de service, évitant les erreurs et l’attention de l’administration fiscale.

PEPPOL est un réseau qui a été construit pour les marchés public Européen en ligne. Par exemple, en France il est possible d’utiliser le réseau PEPPOL pour déposer via les points d’accès PEPPOL les factures électroniques sur Chorus Pro. Nous avons évoqué le réseau PEPPOL lors de nos présentations dans le sens où on espère pouvoir utiliser ce réseau pour simplifier et fluidifier la facturation électronique BtoB à l’international.

4. Comment cela se passera-t-il avec les achats sur internet Amazon ou autres ?

La règle à appliquer est la même que pour les notes de frais de vos collaborateurs.

Extrait FAQ du gouvernement

https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_03-02-2023.pdf

Deux cas sont possibles :

a : soit la note est établie directement au nom de l’entreprise (sauf aménagements prévus en matière de notes de restaurant et tickets de péage) et doit faire l’objet d’une facture et comporter l’ensemble des mentions obligatoires. S’agissant d’une opération entre assujettis, celle-ci entre dans le champ de la facturation électronique.

Le paiement peut cependant être effectué par le salarié qui pourra se faire rembourser grâce à la facture reçue électroniquement directement par son entreprise. Le collaborateur est alors considéré comme un tiers payeur.

b : soit la note est établie au nom du salarié / collaborateur et est payée directement par lui. Cette opération est considérée comme une opération avec un non assujetti et entre dans le champ de la transmission des données de transaction et, le cas échéant, des données de paiement du fournisseur (e-reporting). Elle ne fait pas l’objet d’une facture électronique.

5. Quel fonctionnement pour les sociétés qui sont en offline (réseau fermé) ?

Pour les sociétés ayant des marchés de défense, les contraintes sur les solutions sont différentes ?

Extrait FAQ de l’état

https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_03-02-2023.pdf

La seule exception autorisée par l’état de ne pas être contraint par la facturation électronique concernent les opérations faisant l’objet d’une mesure de classification au sens de l’article 413-9 du code pénal. Cet article vise notamment les documents, informations, données informatisées ou fichiers présentant un caractère de secret de la défense nationale, dit autrement intéressant la défense nationale et faisant l’objet d’une mesure de classification destinée à restreindre leur diffusion ou leur accès. Toutefois, cette même entreprise devra dématérialiser toutes les autres opérations de ses activités.

Les entreprises en réseau fermé à Internet pour des raisons qui leurs sont propres doivent mettre en place une solution pour acheminer leurs factures à leur PDP. Les plateformes de dématérialisation partenaire proposent des solutions sécurisées.

6. QUID de l'ensemble des cas particuliers ? Comment seront gérées les factures DOM TOM exo de TVA ?

Extrait de la FAQ du gouvernement

https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_03-02-2023.pdf

Le prestataire établi en métropole qui réalise des prestations de services pour un preneur assujetti établi en Guadeloupe, en Martinique ou à La Réunion sera soumis à l’obligation de facturation électronique. Inversement, un prestataire établi en Guadeloupe, Martinique

ou à la Réunion qui réalise des prestations au profit d’un preneur établi en métropole sera soumis à l’obligation de facturation électronique.

En revanche, les livraisons de biens exonérées de la TVA effectuées au départ de la métropole à destination d’un assujetti établi en Guadeloupe, Martinique ou à La Réunion ou inversement, sont visées à l’article 290 I 1° et entrent dans le champ d’application du e-reporting. Toutes les opérations que vous réalisez avec des clients en Guyane ou à Mayotte, où la TVA n’est pas applicable, entrent dans le champ du e-reporting.

7. Quel sera l'impact sur les déclarations de TVA ? Les CA3 pourront être transmises en automatique à l'administration fiscale ?

Pour l’instant la dématérialisation fiscale mise en place par l’état ne vous affranchit pas de devoir déclarer la TVA comme actuellement. Cependant, à la fin de la réforme il semble que l’état permettra de simplifier cette déclaration.

8. Faut-il continuer à déclarer la DEB ?

Il n’y a aucun lien entre les déclarations DEB/DES qui concernent les échanges entre pays Européens et la facturation électronique qui concerne les échanges entre les entreprises Françaises assujettis à la TVA. Vous devrez toujours réaliser la DEB et en plus délivrer dans le cadre de la réforme le E-reporting pour les échanges type internationaux (hors Europe) ainsi que les échanges de facture entre non assujettis à la TVA (BtoC).

Plateforme de Dématérialisation Partenaire

9. Quelles sont les obligations légales à respecter par Forterro ? La responsabilité Forterro en tant que PDP couvre-t-elle bien l'intégralité des montants de pénalité en cas de non-conformité ?

FORTERRO n’est pas PDP en tant que telle mais via notre offre et notre partenaire nous vous proposons une solution clé en main, PDP inclus. Les obligations légales sont en conséquence celles d’une PDP. Nous les respecterons au travers de notre partenaire ESKER. Vous pouvez vous référer à cette FAQ du gouvernement pour en savoir plus sur les obligations d’une PDP.

https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq---plateforme_de_dematerialisation_v10102022.pdf

Nous vous proposons une offre PDP via notre partenaire. Ce partenaire est dans les premiers à avoir obtenu l’immatriculation provisoire délivrée par la DGFIP.
Esker Plateforme de Dématérialisation Partenaire pour la Facturation Electronique

10. Lorsque l'on est un groupe, avec l'ensemble des sociétés sur le même environnement, le choix du partenaire PDP se fait-il par société ou au niveau du groupe ?

Le choix du partenaire de dématérialisation se fait par société (SIREN), établissement (SIRET) et code service, indépendamment de l’environnement. Une même société peut avoir plusieurs adressages via des PDP distinctes.

11. Est-ce que les formats de factures sont les mêmes dans les différents pays européens ?

Chaque pays décide du format de dématérialisation ainsi que du fonctionnement.  Le périmètre de la réforme ne concerne pas l’envoi et la réception des factures hors assujettis français, seul le e-reporting sera exigé dans ce cas. Néanmoins, notre partenaire gère la dématérialisation légale dans de nombreux pays.

Nous recensons les demandes de nos clients qui souhaitent dématérialiser avec d’autres pays et nous complèterons notre offre des possibilités de dématérialiser dans les formats des pays étrangers les plus demandés ou pertinents.

12. Concrètement, comment ESKER s'intégrera à l'ERP ? Aurons-nous accès à la plateforme ESKER ?

Notre objectif est que notre solution soit la plus transparente possible pour les utilisateurs et que vous n’ayez pas besoin d’utiliser le portail de notre partenaire. Nous vous fournissons toutes les fonctionnalités nécessaires pour être en conformité avec la réforme. Vous aurez accès à l’archivage de vos factures pendant une durée de 10 ans fin d’exercice.

13. Avez-vous une certification SECNUMCLOUD pour héberger les données en France ? Quelles sont les certifications d'Esker sur la protection des données client.

ESKER est une société Européenne dont l’hébergement des données est en France, sur une infrastructure en propre, certifiée ISO 27001, SSAE 18 & ISAE 3402.

ESKER n’a donc pas besoin de passer la certification SECNUMCLOUD parce que son infrastructure est conforme à cette certification.

14. Toutes les factures arriveraient sur la plateforme, même si nos fournisseurs ne sont pas sur cette plateforme ? Au lieu de recevoir nos factures fournisseurs sur notre boite mail habituelle, nous les recevrons directement sur la nouvelle plateforme c'est bien ça ?

Notre partenaire est votre PDP donc destinataire de toutes les factures BtoB France. C’est votre nouvelle boîte aux lettres😊qui ouvre automatiquement le courrier et pré-saisit les informations dans l’ERP.

15. Qui prend en charge les coûts en cas d’anomalie de transmission ?

Lorsqu’une entreprise manque de transmettre à sa PDP une facture parce qu’elle l’aurait transmise à son client par mail par exemple (ce qui sera interdit) c’est l’entreprise qui sera redressée et qui doit payer l’amende de 15 euros par facture avec un plafond de 15 000 euros par année civile.

Lorsque c’est le PDP qui ne transmet pas à l’administration fiscale un élément de la facturation électronique, c’est-à-dire la facture elle-même ou un changement de statut c’est la PDP qui est redressée et qui doit payer l’amende aussi de 15 euros par facture mise à sa charge sans pouvoir excéder 45 000 euros par année civile.

Concernant l’obligation de transmission des données e-reporting, l’amende pour l’entreprise lorsqu’elle est fautive est de 250 euros par transmission sans pouvoir excéder 15 000 euros par an. Et pour la PDP l’amende est de 750 euros par transmission sans pouvoir excéder 45 000 euros par an.

Périmètre ERP

16. Quelle version de mon logiciel ERP doit-on avoir pour la facturation électronique ?

Nous vous conseillons d’anticiper une mise à jour de votre ERP sur la dernière version maintenue.

Les fonctionnalités continueront à être enrichies au fur et à mesure dans les versons majeures et patch

·         Abonnement ERP en cloud ou souscription

o   Vous avez accès à la version compatible avec la dématérialisation.

o   Vous pouvez souscrire à tout moment à l’offre E-Invoicing de Forterro.

o   Et vous serez prioritaire dans nos plannings de déploiement pour préparer les données par exemple, dès janvier.

·         Votre êtes sous licences dites perpétuelles

o   Vous devez vous assurer que votre contrat vous donne accès à la dernière version de l’ERP.

o   Dès lors vous pourrez souscrire à l’offre E-invoicing de Forterro.

o   Nos équipes sont mobilisées pour vous accompagner dans les meilleures conditions possibles.

17. Peut-on rester sur notre version et créer un développement en attendant de passer la dernière version ?

Si vous n’êtes pas sur la dernière version vous n’aurez pas les champs obligatoires pour préparer vos données et être en conformité avec la réforme. Il ne sera pas possible de réaliser de développements spécifiques pour dématérialiser car nous ne réalisons pas de spécifiques sur des fonctionnalités standards de nos ERP.

18. Le démarrage de notre ERP est prévu au 1^er janvier 2026. Est-il possible de mener les 2 sujets en même temps ?

Lorsque vous êtes en cours d’implémentation de votre ERP, nous vous conseillons fortement d’en profiter pour démarrer votre ERP sur la dernière version. Ainsi, vous pouvez avoir accès au module E-invoicing en vous abonnant à notre offre pour commencer le plus tôt de mettre en place vos nouveaux flux financiers dès le démarrage afin d’être prêt pour la réforme 9 mois plus tard.

19. Intégration de PDF possible au début ?

Forterro a fait le choix pour ses ERP d’intégrer des fichiers au format Factur-X. Quel que soit le format d’échange choisi par vos fournisseurs, notre PDP partenaire convertit le fichier en Factur-X. Vous aurez donc un lisible de la facture au format PDF, intégrant des données structurées pour l’intégration dans l’ERP.

Dans un premier temps il n’est pas possible d’intégrer un fichier PDF brut puisque nous ne proposons pas d’OCR dans cette 1^ère phase.

20. A partir du moment où vous êtes déclaré en tant que notre PDP via l’annuaire de l’état, les factures fournisseurs seront elles directement intégrées dans l'ERP ? Sinon comment cela va se passer ?

Avant le démarrage de la réforme, les factures fournisseurs ne seront pas systématiquement envoyées à votre PDP. Pour qu’une facture fournisseur arrive à votre PDP puis ensuite à l’ERP il faut que votre fournisseur dématérialise lui aussi et que vos PDP respectives communiquent entre elles. Au fur et à mesure des prochains mois les PDP vont s’interconnecter et il sera possible de réaliser des tests. Ce que nous vous proposons avant la réforme est de mettre en place via une adresse email par exemple, et si vous recevez des factures au format facturX nous pourrons commencer des test d’intégration dans l’ERP.

21. Est-ce que votre offre intègre la signature électronique ?

La réforme n’exige pas de signature électronique, de certificat ni de flux sécurisé par EDI. Pour autant, il est bien attendu des entreprises en cas de contrôle de pouvoir garantir l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures émises et reçues.

Et ce que nous vous proposons de mettre en place avec notre module E-invoicing c’est la mise en place d’une piste d’audit fiable (PAF).

Et dans le cadre de la réforme c’est assez simple d’identifier les acteurs, le processus de facturation et de justifier l’origine des pièces.

Authenticité des factures

Identifier les partenaires commerciaux au travers des mentions obligatoires figurant sur la facture (SIRET…). L’ERP assure les informations des contacts professionnels et l’annuaire centralisé de l’état les informations de l’entreprise.

Intégrité des factures

Attester qu’il existe une réalité de facturer. Sur la facture il y a le détail des opérations et les informations n’ont pas pu être altérées. La facture ne peut pas faire l’objet d’un double enregistrement. Les informations sur la facture précisent le respect de législation (TVA…).

Lisibilité des factures

En faisant le choix du Factur-X, on a systématiquement un lisible inaltérable.

22. La solution dispose-t-elle d'une dématérialisation de factures entrantes avec OCR sur les PDF, pour les fournisseurs qui ne seront pas Factur-X ou pour les fournisseurs étrangers ? Histoire d'avoir un seul produit...

Nous avons choisi de ne pas inclure de fonctionnalités OCR dans notre solution parce que le ROI sur de tels projets est difficile à obtenir. D’autant que cela concerne désormais exclusivement les factures étrangères puisque pour toutes celles qui proviennent d’entreprises Françaises, l’OCR n’a plus lieu d’être post-réforme. Toutefois, une étude plus approfondie est nécessaire pour comprendre vos besoins et vous fournir la solution adéquate.

Pour rappel, la plateforme de dématérialisation ne va pas réceptionner les factures étrangères puisque ces factures entrent dans le process e-reporting et vos partenaires commerciaux étrangers ne pourront pas accéder directement à votre PDP dans le cadre de la réforme.

23. Le factureX sera-t'il rattaché à la GED de l’ERP ?

Votre ERP va permettre de stocker le lisible de la facture dans votre GED ou sur un répertoire réseau comme c’est le cas actuellement. Néanmoins ce stockage n’a pas de valeur légale auprès de l’administration fiscale et seul l’archivage légal est reconnu par les autorités. Notre module E-invoicing inclut l’archivage légal de vos factures pendant une durée de 10 ans après l’exercice comptable.

24. Est-ce que mon ERP est compatible avec les 3 formats (Factur-X, UBL, CII) ?

Nous avons fait le choix d’intégrer et d’exporter dans nos ERP un fichier au format Factur-X. Néanmoins, la PDP assure la conversion dans les 3 formats. Ainsi, quel que soit le format choisi par vos partenaires commerciaux nous assurons les échanges dans les 3 formats imposés par la réforme.

25. L'intégration des factures fournisseurs dans l'ERP permettra-t-il le rapprochement avec les Bons de Livraisons ?

Un grand nombre de données étant structurées dans la facture électronique il devient plus facile de les traiter et de les rapprocher des documents d’origine comme les bons de livraison. Pour autant, les données structurées ne sont pas exhaustives pour garantir un rapprochement systématique. Cela va dépendre aussi du fournisseur, s’il produit une facture électronique complète avec le détail des lignes ou bien une facture d’en-tête, ce que vont proposer la plupart des PDP qui océrisent les factures pour créer un fichier structuré avec le minimum d’information.

26. Est-ce que nos clients disposeront du PDF de la facture en + du format EDI et nous-mêmes aurons-nous le PDF des factures fournisseurs ?

Forterro a fait le choix du format Factur-X. Vous disposerez de vos factures en PDF. Vos clients auront le format de fichier qu’ils auront choisi avec leur PDP.

Inversement quel que soit le choix de votre fournisseur nous vous fournirons un fichier PDF structuré conforme au Factur-X. Vous disposez bien entendu, de ces documents en version PDF.

27. Où trouve-t-on la documentation sur les champs obligatoires ?

Toutes les documentations de nos produits sont disponibles dans l’espace confluence. Au fur et à mesure des mises à jour des versions, nous fournissons la documentation associée aux nouveautés.

Offre Forterro

28. Si fin d’année, le compteur de facture dépasse le nombre initialement souscrit. Est-ce que vous facturez le palier suivant ?

Le contrat est construit sur l’engagement d’un volume annuel de factures puis un coût est fixé par facture supplémentaire en cas de dépassement. Le compteur est relevé dernier jour du mois de la date anniversaire du contrat, indiqué sur votre bon de commande. Les paliers sont conçus pour qu’il n’y ait pas un écart de prix important en cas de dépassement par rapport au palier supérieur.

29. Pourquoi la dématérialisation est-elle payante, parce c’est une obligation légale imposée ?

Les autorités gouvernementales ont décidé que les entreprises doivent obligatoirement passer par un opérateur privé. Les services proposés par ces opérateurs sont évidemment payants.

Services de notre offre :

·         L’automatisation du process. Emissions et réceptions des factures,

·         Leurs cycles de vie,

·         Contrôle de conformité et de cohérence des mentions obligatoires,

·         L’archivage légal de vos documents

·         etc.

Le descriptif détaillé de l’offre est disponible dans votre espace client.

Si votre contrat vous accorde le droit aux dernières versions de nos ERP, vous avez accès aux champs obligatoires de la réforme sans surcoûts. Nous avons commencé à ajouter des tableaux et des rapports pour vous aider à compléter vos données.

30. Quelle est la taille de stockage du cloud (fournisseurs et clients) ? est-ce défini par l'offre choisie ?

Dans le contrat avec notre partenaire PDP, nous avons défini que la taille des documents ne doit pas dépasser 400ko. Un complément de facturation est prévu par tranche de 400ko supplémentaire.

31. Nous avons déjà des flux dématérialisés avec quelques-uns de nos clients via un opérateur de dématérialisation ; la solution Forterro viendra-t-elle remplacer l'opérateur ?

Vos clients devront à terme recevoir l’ensemble de leurs factures via une PDP. Les liens directs existant ne seront alors plus valides. Un OD (opérateur de dématérialisation) ne pourra plus transmettre les factures directement à vos clients, il est dans l’obligation de transmettre à une PDP.

Notre solution vous permet de remplacer votre opérateur, à vous de choisir la solution la mieux adaptée. Si vous choisissez de poursuivre avec votre opérateur, il vous faudra acquérir le module E-Invoicing intégré.

32. Concrètement comment fonctionnera la saisie des factures fournisseurs. Cliquer/ déposer et saisie automatique ?

Le fonctionnement de saisie des factures est fonction de l’ERP utilisé et du niveau d’abonnement que vous avez souscrit. Notre objectif est d’automatiser le plus possible le processus.

a : Vous souscrivez à l’offre E-invoicing Full, les factures présentes sur la plateforme sont importées automatiquement dans un container. Vous avez en charge de valider ou refuser la facture. Le programme propose un rapprochement automatique lorsque c’est possible sur lequel vous pouvez intervenir.

b : Vous souscrivez à l’offre E-invoicing intégré. Vous chargez vos factures provenant de votre PDP au format Factur-X obligatoirement une par une dans le container. Vous avez en charge de faire le choix d’intégrer la facture ou pas. Le programme propose un rapprochement automatique lorsque c’est possible sur lequel vous pouvez intervenir.

33. Aura t'on accès aux workflows de validation des factures d'Esker ? Certaines de nos factures nécessitent des statuts « bon à payer » etc.

Notre solution standard se veut transparente pour l’utilisateur final. Déployer les workflow de validation dans un autre système complexifie les flux avec un fort risque de rupture de flux. Les contrôles et validation des factures se feront donc directement dans votre ERP ; celui-ci pourra être amené à évoluer, par exemple pour gérer les statuts "bon à payer" s'il ne le gère pas déjà.

34. Nous avons plusieurs bases de données pour des sites en France : Nous faudra-t-il multiplier les abonnements par bases ?

Nous vous proposons dans l’offre de mutualiser les compteurs de plusieurs bases sur une même instance (1 seul ERP), de façon à vous éviter plusieurs abonnements dans le cadre d’un geste commercial.

35. Est-ce que vous vous engagez à maintenir les tarifs à long terme ? Si oui, sur quelle durée ?

Depuis plusieurs années FORTERRO propose des engagements de contrats à nos clients sur 3 ans. L’offre E-Invoicing propose un engagement sur 36 ou 48 mois. Ainsi, il n’y a pas de surprise, les tarifs sont définis sur la durée du contrat. A noter qu’il n’y a pas de revalorisation des tarifs sur toute la durée du contrat.

36. Le nombre de factures est annuel ou mensuel ? L'abonnement à la facture est envoi/réception mélangés ?

Les tranches de factures de notre offre sont annuelles. Il convient de comptabiliser toutes les factures entrantes et sortantes pour « Un Seul Compteur ». Comme nous allons appliquer un flux unique d’archivage de toutes vos factures, vous devez comptabiliser les factures du flux e-invoicing + les factures du flux e-reporting.

37. Est-ce qu'ESKER facture ses services séparés de ceux de FORTERRO ou bien FORTERRO concentre l'ensemble des services ?

L’offre E-invoicing FULL inclut les services de la PDP Esker décrite dans la landing page disponible dans l’espace confluence.

Cette offre permet de regrouper l’ensemble des services dans un seul contrat avec un seul interlocuteur.

38. La date de démarrage d’engagement est la date de signature du contrat ou à la mise en place du processus ?

La date de démarrage d’engagement est à définir avec votre chargé de clientèle dans le bon de commande. La facturation démarre à cette date.

39. Comment cela se passe si on souscrit à l'offre E-Invoicing dès 2025 alors que l'obligation est en 09/2026 ? Et si ni nos clients ni nos fournisseurs ne sont passés à la dématérialisation ?

L’intérêt de dématérialiser avant la réforme est de mettre en place les nouveaux flux financiers pour être prêt. Pendant la période intermédiaire (avant 09/2026) en souscrivant à notre offre, vous avez accès aux services suivants :

·         Archivage légal de vos factures sortantes.

·         Mettre en place les processus définitifs.

·         Structurer les processus à mettre en place.

·         Les contrôles dans l’ERP aident à vérifier la mise en conformité de vos factures.

40. Dans la volumétrie de facture prise en compte pour les tarifs on ne prend pas en compte les factures Europe et hors Europe ?

La volumétrie à prendre en compte ne concerne que les factures que vous allez dématérialiser en France pour le cadre de la réforme. Lorsque post-réforme nous vous donnerons la possibilité de dématérialisés avec un pays étranger il faudra ajouter les factures de ce pays.

41. Doit-on avoir le module Finance de l’ERP pour souscrire au module E-invoicing ?

Le module Finance n’est pas obligatoire. Les informations des données de paiement doivent toutefois être importées dans l’ERP pour gérer le flux complet de la dématérialisation depuis notre module E-invoicing.

42. Le bonus ne concerne que la version cloud ?

Oui le bonus de 50% ne concerne que l’offre E-invoicing Full.

Les remises supplémentaires de lancement de l’offre de -50% avant le 31/03/25 et -25% avant le 31/12/25 concernent toutes les offres E-invoicing Intégré et Full.

43. Si on ne choisit pas la PDP Forterro sur la démat, on doit quand même prendre l'offre intégré pour que nos factures sortantes soient conformes, c'est bien ça ?

L’ERP traite et gère une bonne partie des attendus de la réforme. Nous avons mis en place une offre avec un partenaire pour vous donner la possibilité de gérer le flux complet de la facture électronique dans le cadre de la réforme fiscale Française dans un seul logiciel via un seul contrat. Néanmoins, pour prendre en compte certains cas particuliers, nous avons scindé l’offre pour que vous puissiez continuer à gérer dans l’ERP des factures conformes en utilisant une PDP autre que celle que nous vous proposons. Ci-dessous les fonctionnalités propres à l’ERP.

44. Est-ce que votre tarification intègre l'envoi des avoirs ?

Dans le cadre de la réforme fiscale Française, les avoirs sont considérés comme des factures et suivent les mêmes règles de flux E-invoicing ou E-reporting.

45. Si nous souscrivons au contrat avant le 31/03/2025, quelle est la date de démarrage du contrat : à la date de démarrage de la facturation électronique, ou à la date de souscription du contrat ?

Lors de votre engagement de souscription au module E-invoicing, vous définissez avec votre chargé de clientèle la date de démarrage de l’abonnement. La facturation démarre à cette date.

Par exemple, pour profiter de l’offre de lancement de -50%, vous pouvez signer la commande et le contrat à tout moment avant le 31 mars 2025 pour une date de démarrage au plus tard le 1^er juillet 2025.

46. Est-ce qu'il est possible d'avoir accès au module E-invoicing sans avoir fait le choix de notre PDP ?

Lorsque votre contrat vous donne accès à la dernière version de votre ERP, vous pouvez d’ores et déjà accéder aux mentions obligatoires de la facture électronique. Vous pouvez préparer les données et suivant votre ERP vous avez des reporting pour vous aider à la mise en conformité des datas. Au fur et à mesure des mises à jour de nos versions vous pouvez à la demande accéder au module E-invoicing intégré pour une période déterminée. Par contre, vous ne pourrez pas accéder à la version Full du module, sans vous abonner au préalable.

Archivage

47. La solution ESKER permettra-t-elle également l'archivage d'autres documents (bons de cde clients, bons de livraison fournisseurs...) ?

Dans cette première phase de notre offre, nous répondons aux problématiques de la réforme fiscale Française. La dématérialisation ne concerne donc que les factures.

Lorsque ces nouvelles fonctionnalités seront en place, en fonction des demandes de nos clients il est effectivement possible que nous décidions d’étendre la dématérialisation à d’autres documents. Soit parce que les autorités proposent des standards d’échanges pour les commandes, devis soit en vous proposons des standards internationaux.

48. Est-ce que vous archivez les pièces jointes ?

Forterro a fait le choix du format Factur-X qui peut contenir des pièces jointes. Ces pièces sont archivées avec la facture et chacune compte comme 1 document dans le compteur de volumétrie de vos abonnements.

Exemple : vous émettez une facture à laquelle vous voulez joindre le bon de livraison. Le factur-X généré par l'ERP et archivé par Esker intègre ainsi la facture et le bon de livraison, et cela compte pour 2 documents. Si le bon de livraison dépasse les 400 ko, il faudra compter 1 document supplémentaire.

49. L’archivage des factures est obligatoirement dans le cloud ? Est-ce réaliste lorsqu’on n’a pas de fibre ?

Nous vous conseillons de vous rapprocher de votre opérateur téléphonique pour identifier les meilleures solutions à mettre en place en termes de connexion réseau. La réforme ne prévoit pas d’exception de passage à la facturation électronique pour des raisons matérielles.

BTB France – flux e-invoicing

50. Sera-t-il possible de recevoir les factures fournisseurs sur mon ERP ce qui n’est pas le cas actuellement et ensuite de les transférer sur la comptabilité, et dans ce cas comment cela se passe-t-il ?

Nous n’utilisons pas votre comptabilité et nous recevons des factures hors ERP. Pourrons-nous les récupérer aussi par le même PDP Esker ?

a : Vous décidez maintenant de gérer ces factures fournisseurs dans votre ERP, et elles seront ensuite transférées à votre logiciel comptabilité comme c'est déjà le cas pour vos factures déjà traitées dans l'ERP.

b : Forterro s'occupe de la récupération de la facture et vous venez récupérer ces factures au niveau de notre plateforme pour ensuite l'intégrer dans votre logiciel de comptabilité. Votre logiciel de comptabilité devra cependant accepter le format FACTUR-X.

c : Vous choisissez une PDP tierce pour vos factures qui ne concernent pas l’ERP, avec un code service spécifique pour le routage vers votre comptabilité.

51. C’est quoi les cycles de vie ?

Les cycles de vie des factures sont des statuts de situation de la facture. Comme par exemple : Facture mise à disposition de la plateforme, validation par l’acheteur, paiement par le client … ou encore refus et raison de refus de la facture. Il est obligatoire d’envoyer certains statuts à l’administration fiscale via les plateformes partenaires. Les spécifications de la réforme évoluent, nous fournirons la documentation de gestion des cycles de vie lorsque qu’ils seront définitifs.

52. Comment se déroulera une double facturation à tort du fournisseur ?

La réforme prévoit un statut pour refuser les factures avec précision du motif du rejet. La liste des raisons de refus est en cours de révision, ci-dessous la liste temporaire :

53. Comment cela va se passer pour les affacturages ?

Lorsque vous cédez votre créance à un affactureur, vous êtes quand même l’émetteur de la facture. Dans le cadre de la réforme elle doit être transmise à votre PDP. Des informations complémentaires sont à renseigner dans le flux pour préciser qui est le bénéficiaire de la facture. Dans tous les cas d’usage vous devez transmettre les données de facturation vous-même.

Si le factor est connu au moment de la création de la facture, lorsqu’il reçoit le paiement il existe 2 options possibles pour transmettre les données de paiement à l’administration fiscale et c’est en fonction de ce que vous avez décidé avec votre factor qui en a la charge.

Si le factor n’est pas connu au moment de la création de la facture, c’est à vous d’assurer la totalité des transmissions.

54. Comment doivent-être gérées les factures des CCA (Charge constatée d’avance) et FNP (Facture non parvenue) ?

Dans les spécifications des cas d’usage fournies par l’état il n’y a pas de flux particulier pour ce type de facture.

BTB International et flux e-reporting

55. Pour nos clients étrangers non soumis à Facture-X, la solution permettra-elle d'envoyer les factures simplement par mail comme le permet l’ERP aujourd'hui ?

La facturation électronique dans le cadre de la réforme ne concerne que les sociétés Françaises assujettis à la TVA. Pour vos clients et fournisseurs étrangers vous pouvez continuer à utiliser le process actuellement utilisé.

Dans tous les cas de figure, ces factures apparaîtront dans le e-reporting à destination de l’administration fiscale Française.

56. Comment envoyer une facture dématérialisée à un client export qui n'est pas équipé pour la recevoir, y aura-t-il une solution papier possible ?

Pour les transmissions internationales, vous avez le droit de fonctionner par mail ou par courrier. Probablement des process que vous pratiquez actuellement qui en fonction de la configuration de votre tiers/articles va continuer à fonctionner. Nos ERP vous donnent la possibilité pour ces factures d’extraire un lisible au format PDF.

57. Comment cela se passe pour les factures de notes de frais qui ne passe pas par l'ERP ?

D’après la FAQ de la DGFIP il existe 2 cas possibles pour les notes de frais :

1. La note est directement au nom de l’entreprise. Elle doit comporter les mentions obligatoires et peu importe si l’entreprise paie directement ou le salarié, la note entre dans le cadre de 2 assujettis à la TVA donc dans le champ de la facture électronique.

2. La note est établie au nom du salarié. L’opération est considérée étant avec un non assujetti et elle entre dans le champ du e-reporting.

 A noter : Les remboursements effectués par une entreprise à ses salariés sur présentation des notes de frais n’entrent pas dans le champ de la réforme. Au moment de la déclaration de la TVA, l’entreprise a en charge de corriger a posteriori la TVA déductible.

Source : faq_fe_05_01_2024_vf.pdf

58. Et pour tout le volet international, le eReporting fera l'ensemble des déclarations ?

Les opérations qui devront donner lieu à la transmission de données (e-reporting) concernent les entreprises soumises à la TVA en France et qui commercent avec des particuliers et plus largement des non assujettis (commerce dit business to consumer ou BtoC), et avec des entreprises non installées sur le territoire national (c’est-à-dire des assujettis qui n’ont pas d’établissement, de domicile ou de résidence habituelle en France).

Le e-Reporting ne se substitue toutefois à aucune autre déclaration habituelle (DEB…)

59. S'il n'y a pas de format d'échange avec un pays hors Europe, comment cela se passe-t-il ?

La réforme prévoit que ces factures rentrent dans le e-reporting. De votre côté vous devez définir un flux avec vos partenaires commerciaux, sachant que les processus que vous appliquez aujourd’hui sont toujours possible.

BTG - flux avec l’état (Chorus Pro)

60. Est-ce que votre solution gère la relation B2G (Chorus pro) ?

Oui. Dans le cadre de la facturation électronique, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) doivent assurer le dépôt, la transmission et le suivi des factures B2G.

61. Comment cela se passe si nous ne faisons pas appel à un PDP mais que nous gérons nous même le dépôt des factures sur CHORUS ?

Les fournisseurs déjà raccordés à la solution Chorus Pro pourront conserver leurs raccordements et leurs usages, en utilisant la solution Chorus Pro comme une plateforme d’émission de factures B2G.

Echanges avec logiciels tiers

62. Sera-t-il possible de transmettre les informations de paiement en provenance d'un logiciel de comptabilité externe à l’ERP ?

Les données de paiement à transmettre à l’administration fiscale sont la date de paiement et le montant. L’ERP va être en capacité de gérer ces informations sur les factures. Pour automatiser la récupération de ces données lorsqu’elles proviennent d’un logiciel externe à l’ERP, il faut mettre en place une interface ou modifier des interfaces existantes.

63. Est-ce plus logique de dématérialiser dans l’ERP ou dans notre logiciel de comptabilité ?

Pour répondre à cette question il convient de se demander « Où est-ce que je gère mes factures ? ». La plupart du temps la gestion des factures est effectuée dans une gestion commerciale, donc dans l’ERP. D’autant que la réforme prévoit à terme des obligations sur les articles facturés. Ce sont bien les échanges commerciaux qu’il est attendu de dématérialiser et non pas des écritures comptables. Vous conserverez la possibilité de transférer les éléments de la facture dans votre comptabilité.

La comptabilité contient parfois certaines écritures entrantes dont vous n’aviez pas besoin dans l’ERP. Afin de simplifier vos processus, nous allons vous donner la possibilité d’intégrer automatiquement ou manuellement ces types de factures dans l’ERP.

64. Comment les statuts des factures (payée/refusée/litige/...) seront transmis à la PPF ?

Information transmise en automatique suite au lettrage des factures par exemple ?

Lorsque vous modifierez le statut de la facture au niveau de l’ERP, ce changement de statut sera envoyé à la plateforme PDP et donc également à l’administration fiscale. Le changement de statut est une fonctionnalité sur laquelle vous avez la main.

65. Après intégration la version pdf de la facture sera-t-elle consultable dans l’ERP et notre comptabilité externe ?

La facture sera intégrée directement dans l’ERP. Nous développons des fonctionnalités pour automatiser l’import des factures avec le minimum de saisie. Ensuite, vous pourrez transférer votre facture en comptabilité moyennant un export classique ou manuellement. Le lisible de la facture (PDF) reste consultable depuis l’ERP. Si vous faites le choix de stocker le PDF dans votre GED, rapprochez-vous de votre partenaire pour créer un lien visuel du PDF via votre comptabilité.

66. Nous avons une comptabilité Sage qui gère les encaissements et décaissements. Est-il possible de connecter ce logiciel au e-reporting ?

La facture qu’elle soit dans le flux e-invoicing ou e-reporting est dans l’ERP. Les infos e-reporting seront envoyées depuis l’ERP vers la plateforme. Il convient donc d’envisager des interfaces pour importer dans l’ERP les données de paiement.

67. J’ai un client à qui je dois obligatoirement envoyer ses factures sur une BASWARE, cela sera-t-il toujours possible avec la démat et est-ce que ces factures vont passer par la PDP ?

Avant le décalage de la réforme, il existait une possibilité temporaire d’océriser les factures pour structurer un fichier minimaliste de données conforme à la réforme. Néanmoins, il a toujours été clairement établi que ces factures ne sont pas considérées comme étant électroniques puisque le fichier généré ne l’est pas à la source.

Pour vous répondre si ce processus peut être conservé à titre provisoire nous attendons les mises à jour des spécificités externes prochainement. Elles vont obligatoirement être mises à jour puisqu’entre temps le gouvernement a annoncé l’abandon de la mise à disposition aux entreprises du PPF (PDP par défaut et de l’état) au profit d’un concentrateur de données.

68. Est-il possible de connecter votre module ou la partie Esker sur un autre logiciel de comptabilité par exemple car nos factures fournisseurs ne passent pas toutes par l’ERP.

Notre solution ne permet pas de transporter ou d’archiver directement des factures provenant d’autres logiciels. Et ce, pour plusieurs raisons dont la principale est qu’il ne sera pas possible d’assurer le cycle de vie d’une facture émise par un autre logiciel et ce même si ce logiciel fournissait du format adapté facturX. De plus, il nous faudrait mettre autant de contrôles qu’il en existe dans les applications de factures pour s’assurer que la facture est conforme.

Nous vous proposons de passer ces factures dans l’ERP dans un format simplifié.