1.Introduction

Dans les versions précédentes de CLIPPER 2023, il existe deux façons de faire des achats :

1. La méthode classique, création/impression directe du bon de commande : Quel que soit l'origine du bon de commande (DA, Etat du stock, Calcul des besoins, ou saisie manuelle), l'impression est libre à partir du moment où le bon de commande existe et qu’il n’existe pas de blocage sur l’impression..
2. La méthode via un service achat : Toute demande, quel que soit l'origine, ne se transforme pas en bon de commande directement mais en Demande d'Achat. Ces DA suivent des étapes de validation « Achat », puis « Qualité » et enfin « Direction ». C'est seulement une fois que tous les acteurs ont validés que le bon de commande est créé, puis imprimé.

Sous CLIPPER 2023 une 3^ème méthode apparait, le circuit de validation : Le bon de commande est créé selon la méthode classique cependant selon le montant du bon de commande son impression peut être bloquée. c'est le circuit de validation qui débloquera l'impression.
Le circuit de validation peut être constitué de plusieurs niveaux selon des seuils financiers. Le nombre de niveaux, les seuils ainsi que les valideurs sont paramétrables.
Processus :

2. Prérequis à savoir pour utiliser le module

2.1. Les paramètres globaux

L'écran « Paramètres Globaux » permet d'activer la prise en charge du « Circuit de validation achat » dans Clipper.
Dans le bloc « Validation des achats » de l'onglet « Achat » des « Paramètres globaux », il faut sélectionner « Circuit de validation ».

Remarque : Dans ce mode le créateur et la date de création du BC ne sont plus modifiables.

Après activation du module, le système bascule sur l'attribution des droits d'accès aux catégories.

2.2. Droits d'accès aux catégories pour le circuit de validation

Une fois activé, il faut donner les nouveaux accès aux catégories d'utilisateurs.
Rappel : Dans le module des accès, les nouveaux accès sont facilement repérables grâce à l'icône « ! »
Dans le module « Achats » :

Dans un 1^er temps pour la mise en place, le plus important est de donner l'accès au « Circuit validation titulaires et valideurs » (1) : En effet seuls les opérateurs de la catégorie pourront être des valideurs, ceci va permettre de créer les différents niveaux du circuit de validation.
Ensuite il faut donner les droits aux catégories qui pourront :

• (2) Modifier une commande à l'état « validée ».
• (3) Repasser un BC validé, par le circuit de validation.
• (4) Validation des BC fournisseurs.

2.3. Définir les niveaux de validation

Une fois les accès définis il faut créer les niveaux (1), le nombre de niveaux n'est pas limité.
Pour chaque niveau, il faut définir un seuil financier, mettre un libellé, puis indiquer le valideur titulaire. Il est possible d'avoir 2 suppléants.
Les droits entre titulaires et suppléants sont identiques, par contre les suppléants ne recevront pas de notifications, c'est à eux d'aller voir dans la validation des BC fournisseurs si des documents sont en attentes.
Exemple avec 3 niveaux :

Il faut également décider si les BC générés automatiquement par Clipper doivent passer, ou non, par le circuit de validation (2).

2.4. Droits d'accès pour les points de vigilance

Pour visualiser les alertes relatives aux « Circuit de validation achat », il faut activer les droits pour les catégories sur les différentes alertes.

• Mes BC en attente de validation.
• Mes BC à reprendre.
• Mes demandes de validation à traiter.

3. Principe de fonctionnement dans le bon de commande fournisseur

3.1. Cas où le montant n'atteint pas le 1^er seuil

Dans notre exemple, le BC (441,45) n'atteint pas le premier seuil de 500€, dans ce cas le BC ne demande aucune action : le module réagit comme pour un BC classique, on remarque simplement que le statut du BC passe automatiquement à « validation non demandée » : le BC est libre il n'y a aucune interdiction de modification ou d'impression.

Remarque : En cas de modification du montant de la ligne ou rajouts d'autres lignes : A la validation Clipper va retester le montant par rapport au seuil.

3.2. Cas où le montant n'atteint que le 1^er seuil

Dans l'exemple le BC (608.05€) n'atteint pas le 2^ème seuil (1000€).
Dès que le 1^er seuil est atteint, à la validation du BC le statut du BC passe automatiquement à « En cours de saisie ».

A ce stade aucun valideur ne voit ce BC.
Dès que le BC est terminé et complet, l'opérateur va changer le statut en cliquant sur le bouton « Demander validation », le BC passe à « Validation demandée ».

A ce stade le valideur titulaire de 1^er niveau voit ce BC dans la liste des BC à valider voir « La validation des BC fournisseurs ».
Tant que le BC n'est pas validé :

• L'opérateur peut changer des informations qui modifie l'affectation financière (prix, quantité, code article ou N° d'affaire), Dans ce cas, le BC repasse automatiquement à « En cours de saisie » afin que le valideur ne le voit plus. Dès que la modification est terminée l'opérateur refait la demande de validation.
• L'impression est possible pour avoir un rendu papier, par contre le document n'est pas exploitable car il y a un filigrane en travers, avec inscrit « Commande non validée ». De plus la date d'impression du BC ne s'initialise pas et l'icône « Pouce » qui désigne si l'AR est validé ne change pas.

Tant que le BC fournisseur est non valide, l'impression contient un filigrane « Commande non validée »

Chaque demande de validation génère une notification Windows au valideur titulaire :

Remarque : Pour recevoir la notification il ne faut pas obligatoirement être dans Clipper, cependant il faut au moins que celui-ci soit ouvert.

3.3. Cas où le montant du BC doit passer par plusieurs niveaux

Le fonctionnement est le même que précédemment, sauf que le « Niveau de validation » permet au créateur du BC de savoir où en est la demande.
Ici elle est en attente du 2eme niveau par exemple :

Il est possible de modifier le BC comme précédemment, dans ce cas on repart à zéro et le BC devra repasser par tous les niveaux.

3.4. Cas de la modification d'un BC validé

Une fois le BC validé, si celui-ci doit être modifié, Il y a 2 cas qui dépendent des accès :

1. « Modification d'une commande à l'état "validée" » : Cet accès ne doit être laissé qu'à l'opérateur qui valide le dernier niveau, car il permet de tout modifier.
2. « Repasser un BC validé, par le circuit de validation » : Pour relancer l'ensemble du circuit de validation suite par exemple à une rupture de stock du fournisseur. Dans ce cas l'opérateur doit cliquer sur le bouton « Redemander validation » : Le BC se retrouve comme lors de la création, c'est-à-dire que le statut repasse à « Encours de saisie » et le BC devra donc repasser par toutes les étapes.

Lors du clic sur « Redemander validation », Clipper propose d'incrémenter le numéro d'avenant.
Si l'opérateur n'a pas l'accès « Modification d'une commande à l'état "validée" » : Les champs qui modifient l'affectation financière deviennent rouge (fournisseur, TVA, monnaie, famille , code article , prix, tarif, quantité, unités ou N° d'affaire), ces champs ne sont plus modifiables.

Chaque changement de statut est historisé, on retrouve cet historique dans le « i » d'info du BC, onglet historique circuit de validation.

4. Les recherches

Le statut est présent dans les recherches et analyses, il permet de filtrer selon les 6 statuts : « Validation non demandée », « En cours de saisie », « Validation demandée », « Validation en cours » , « Validé » , « Validation refusée ».
On retrouve le statut dans l'onglet filtre et résultat sur les écrans suivant :

• La recherche sur Commandes Fournisseurs,
• L'état des commandes,
• L'état financier des achats.

Exemple dans l'écran « Recherche sur commandes Fournisseurs »  :

5. Points de vigilance

Dans les points de vigilance on retrouve 3 actions en attentes :

• Mes BC en attente de validation : ce sont les BC
  • Dont l'opérateur est le créateur du BC
  • Dont le montant est supérieur au 1^er seuil
  • Et qui ne sont pas validés, ce sont des BC qu'il n'est pas possible d'imprimer.
• Mes BC à reprendre : ce sont les BC
  • Dont l'opérateur est le créateur du BC
  • Dont le montant est supérieur au 1^er seuil
  • Et qui ont été refusé par un des niveaux
  • Ce sont des BC qu'il faut reprendre avant de refaire une demande de validation.

• Mes demandes de validation : c'est la liste des BC à valider dont l'opérateur est titulaire.Un double clic permet d'aller directement dans le module de validation.

6. La validation des BC fournisseurs

Elle s'effectue dans l'écran « Validation des BC fournisseur » , écran directement accessible via la notification ou bien depuis les « Points de vigilance » ou encore le menu de Clipper.
Cet écran est soumis à droits d'accès.

Cet écran permet de voir les actions à mener sur tous les niveaux sur lequel l'opérateur, « AUF » dans l'exemple, est le titulaire, mais aussi suppléant ou suppléant 2.
Remarque : Un titulaire d'un niveau peut être suppléant d'un autre niveau, c'est pourquoi il est possible de cocher plusieurs choix.
L'écran est composé de deux parties :

• La partie haute contient la liste des BC fournisseurs à valider, c'est dans cette partie que le valideur va donner son accord ou refuser.
• La partie basse va donner le détail des lignes du BC électionné, cet écran n'est que consultatif. Clipper reprend les éléments principaux : article, délai, quantité, prix, etc… , ainsi que le dernier prix d'achat.

Dans la colonne « Action » le valideur a 3 choix : ne pas prendre de décision, valider ou refuser.

S'il accepte ou refuse le valideur peut saisir un commentaire (1).
Le texte peut être riche (multilignes, choix police, couleur, taille …). En cas de refus le commentaire est obligatoire.
Remarque :
Cet écran est « dockable », vous pouvez ainsi séparer la partie haute de la partie basse.

6.1. Cas où une validation est effectuée

Dans le cas d'une validation mono-niveau :
Dès que le BC est validé le créateur du BC reçoit l'information dans la messagerie interne de Clipper.

Le statut passe à « Validé » et le créateur peut ainsi lancer l'impression de son BC sans le filigrane.
Dans le cas d'une validation multi-niveaux :
Dès la 1^ere acceptation, le titulaire du niveau suivant reçoit une notification Windows.
Dès que le dernier niveau a validé le BC, le créateur reçoit l'information dans la messagerie interne de Clipper
Dans le cas du 1^er refus.
Le BC repart vers le créateur.

6.2. Cas où le BC a été refusé.

Si un des niveaux ne valide pas (dès le 1^er refus) :

• Le créateur du BC reçoit l'information via la messagerie interne de Clipper.

• Le statut du BC passe sur « En-cours de saisie (validation refusée) ».

A noter que le survol avec la souris de la zone « Statut », indique dans une bulle le motif du refus.

• Le BC est à nouveau modifiable et dès que le BC est terminé, l'opérateur change le statut en cliquant sur le bouton « Demander validation ». Le BC repasse à « Validation demandée » et il reprend son circuit complet.

Rappel : Ce changement de statut est historisé, on retrouve cet historique dans le « i » d'info du BC, onglet historique circuit de validation.