1. Introduction 

Ce module a pour but de gérer les réceptions des commandes fournisseur :

Toute réception de BR commande Fournisseur génèrera une entrée de stock valorisée au prix commandé ST puis au prix facturé.

Chaque Réception de Commande Fournisseur est bâtie de la même façon :

• Un entête qui contient toutes les données relatives au Fournisseur et la livraison.

• Une ou plusieurs lignes qui contiennent détail relatif aux commande reçu

2. Les codificateurs de la Réception fournisseur

il n'y a pas de Codification pour les réception fournisseur 

3. L'écran principal Réception fournisseur

Une réception fournisseur sous Hélios ERP définie par un N°BL.

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Un BL concerne une commande fournisseur mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs commandes de ce fournisseur. Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande et l’incrémentation du n° de BL est gérée par société. Elle n’est pas modifiable. Un double clic sur la ligne permet d’accéder à la ligne de commande.

Cet écran permet de visualiser les informations de la réception fournisseur :

• N° BL ()  alphanumérique (non modifiable),

• le Statut est réceptionné des la création de la ligne de BL

• Fournisseur de la commande : information de la commande

• Société de la commande fournisseur

• Livrée par : information de la commande 

• Date de livraison : initialisée à la date du jour mais modifiable

Si le paramètre «bloquer la livraison des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage H2->Livraisons), l’utilisateur ne pourra pas livrer une ligne de commande non validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Clients).

4. Les Onglets 

4.1. l'onglet "Lignes" du module "Réception fournisseur"

Cette fonction permet de mettre en évidence les lignes du BL, un double clique sur la ligne ouvre le détails des lignes du BL( voir chapitre 5.3)

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5. La Toolbar de la fiche "Réception fournisseur"

5.1. Fichiers liés du module "Réception fournisseur"

5.2. "Ligne" du module "Réception fournisseur" 

Une ligne de BL concerne une ligne de commande fournisseur avec une quantité livrée. Cette quantité ne peut être supérieure à la quantité livrable de la ligne de commande (articles provenant d’OF clôturés et/ou provenant du stock disponible).  Si toutefois vous souhaitez livrer plus que prévu, Hélios vous averti par un message et si vous le souhaitez toujours, il fait automatiquement évoluer la quantité commandée sur la ligne de commande, et trace l’évolution dans les notes de l’entête de cette commande et réserve l’excédent. Cela n’est bien sur possible que si des pièces sont disponibles en stock. (Le stock de sécurité est dans ce cas accessible.

Il est possible de créer un BL avec des lignes concernant des commandes clients différentes à condition qu’elles concernent le même client.

Une même ligne de commande peut être livrée en plusieurs fois et sur plusieurs BL.

Open

L’utilisateur peut bloquer temporairement la facturation d’une ligne de BL avec la case à cocher «bloquer la facturation» (exemple : litige sur le prix unitaire de l’article à régler avant de facturer).

Ce blocage pourra être enlevé par l’utilisateur, lorsqu’il estimera que la ligne peut passer en facturation, en modifiant la ligne de BL ou en utilisant la fonction Basculer (voir ci-dessous).

Si vous désirez que toutes les lignes de BL soient créées avec ce blocage par défaut, utilisez le paramètre «Lors de la création d’une ligne de BL : bloquer la facturation par défaut» (voir Module Paramétrage H2->Livraisons).

De plus, on pourra paramétrer l’envoi (via AGORA) d’une notification à la comptabilité, la qualité, ou tout autre service pour en expliquer les causes et qui agira sur la régulation du problème.

Les entrées de stocks, les factures et avoirs liés à la ligne du BL sont directement consultables depuis cette ligne.

Un  bouton «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à la ligne.

5.3. Suppression d'une Fiche Réception fournisseur

Lors de la suppression d’une ligne de BL qui est dans le statut «envoyé», Hélios :

• Supprime les sorties de stock articles liées à cette ligne de BL.

• Recalcule les niveaux de stock puis les met à jour.

• Remet à jour la quantité livrée sur la ligne commande client associée et éventuellement son statut (livrée ou facturée), ainsi que le statut de la commande si nécessaire.

• Pose des réservations sur le stock articles pour la ligne de commande client figurant sur la ligne de BL.

Pour la suppression totale d’un BL, l’action est la même sur chacune des lignes. La suppression n’est plus possible lorsqu’il existe au moins une facture liée à une ligne du BL.

L’annulation d’un BL est identique à une suppression sauf que ce BL existe toujours et reste lié à la ligne de commande, l’historique n’est pas perdu et il ne sera pas possible d'effectuer une suppression.

5.4. Journal BL du module "Réception fournisseur" 

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos livraisons. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos livraisons.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement

6. Les liens du module "Réception fournisseur" 

6.1.EDI  de la fiche du module "Réception fournisseur" 

Voir partie EDI

6.2. Import des données de la fiche du module "Réception fournisseur" 

Il est possible via cette fonctionnalité d’utiliser un fichier standard de BR fournisseur afin d’effectuer l'intégration pour

• Création automatique de la commande

• Création automatique du BR

• Prise en compte des paramètres de contrôle

• Entrées en stock suivant le paramètre de contrôle

• Impression des étiquettes d’entrées de stock paramétrable

6.2.1. Paramétrage du lancement de l’import BR

Sur chaque fiche fournisseur avec un import il faut:

• Paramétrer le format Reception BR avec le traducteur HELIOS (BR)

• Indiquer le chemin d’intégration du fichier

• Paramétrer via la case à cocher l’impression des étiquettes

Open

6.2.2. Format d'échange de l’import de BR fournisseur

Le format avec comme séparateur la tabulation

Descriptif des colonnes et des règles métiers liées

• N_BL : Numéro de BL fournisseur : champ obligatoire, rejet si pas présent

• DATE_BL : Date du BR, si non renseigné, date du jour

• IF_FST : Identifiant du fournisseur du BR. Recherche dans le module fournisseur sur les champs de base de données (N_EDI et N_FOURNEDI). Rejet de l’intégration si la recherche n’aboutit pas.

• CMDE : Identifiant de la commande fournisseur Hélios. Champ non obligatoire. Si la commande n’existe pas alors le processus d’intégration créera une commande correspondante à la donnée intégrée si le champ REF est renseigné. Le format attendu est AAAA/CDE qui correspond aux champs ID_ANNEE et ID_F_CMD

• POSTE : Champ non obligatoire si le champ de commande n’est pas renseigné sinon on recherche le numéro de ligne (N_LIGNE de F_CMD_LG)

• TYPE_FOURNITURE : Champ non obligatoire si le champ de commande est renseigné. Sinon, il devient obligatoire. Les valeurs attendues sont

  • 1 à Composant

  • 2 à Matière

  • 3 à Outillage

  • 4 à Consommable

• ID_HELIOS : Champ non obligatoire si le champ de commande est renseigné. Sinon, il permet, avec le champ TYPE_FOURNITURE de retrouver l’élément réceptionné. Si pas renseigné, la recherche sera effectuée sur le champ REF

• REF : Champ non obligatoire si le champ de commande est renseigné. Sinon, il permet de retrouver l’élément réceptionné si le champ ID_HELIOS n’est pas renseigné. La recherche se fait dans le champ REF_EPUREE de la fourniture réceptionnée ou dans le champ REF_FST du lien entre la fourniture et le fournisseur du BR

• TYPE_APPRO : Permet de connaitre le stock mis à jour

  • 0 à Stock propre

  • 1 à Stock client

  • 2 à Stock de consignation

• ID_CLIENT_APPRO : Dans le cas appro client, le client du stock. La recherche est effectuée dans le champ Votre Numéro Fournisseur (N_FOURNEDI) de la fiche client.

• QTE_U : La quantité unitaire réceptionnée

• QTE_LG : Le format de longueur ou l’unité de conditionnement

• QTE_LA : Le format de largeur

• UNITE : Unité de la réception. Correspondance nécessaire avec les unités saisies dans Hélios

• N_CC : Numéro de CC

• N_LOT : Numéro de LT

• ADRESSE : Adresse de stock, la recherche est faite dans les adresses existantes. L’information si elle est renseignée permet de créer l’entrée sur l’adresse.

• DATE_PEREM : Date de péremption de la fourniture.

6.2.2. Flux d’import de BR fournisseur

Open

7. Les outils du module "Réception fournisseur" 

7.1. Envoyer Agora du module "Réception fournisseur" 

7.2. Impression du module "Réception fournisseur" 

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application

8. Paramétrage du module "Réception fournisseur" 

il n'y a pas de paramétrage propre pour la réception fournisseur mais dans le paramétrage des commandes Fournisseurs on peut définir l'impression automatique du BR et des entrées en stocks(Etiquette/Bon d'entrée) le choix de l'état s'effectue lui sur la partie paramétrage des stocks.