Tuto - Comment gérer un utilisateur qui quitte l'entreprise ?

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Last updated: Oct 06, 2023 by Laurent Martinez
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Problématique

Un utilisateur est rattaché à de nombreux éléments dans l’ERP, certains sont plus ou moins nécessaires dans les flux, d'où la nécessité d’effectuer certaines modifications lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise ou change de poste.

Avant de pouvoir désactiver un utilisateur, il est nécessaire de vérifier tous les éléments exclusivement affectés à l’utilisateur.

Par exemple, en premier lieu, il faut vérifier si, parmi les rôles affectés à l’utilisateur, il existe un rôle exclusif à l'utilisateur, auquel cas il convient d’affecter le remplaçant de l’utilisateur à ce rôle.

Il conviendra soit d’affecter son remplaçant, soit, pour éviter cette reprise systématique, d’affecter, lorsque c’est possible, le rôle propre à la fonction du poste.

Liste des activités avec une affectation possible à l’utilisateur :

  1. “Gérer les tâches manuelles,

  2. “Gérer les flux d’informations informatifs”,

  3. “Paramétrer le processus de validation des documents” : regarder pour chaque processus s'il y a des documents en cours de validation
    pour l'utilisateur et si oui, s'il existe bien un suppléant actif pour cette étape.

  4. “Planifier les tâches” : effectuer la recherche “Exécutée par" "égal à "utilisateur". Modifier chaque tâche concernée pour indiquer le remplaçant au niveau de "exécuter par".

  5. “Gérer les employés” :

    1. Rechercher l'employé associé à l'utilisateur. Il faut reprendre tous les employés pour lequel il est supérieur hiérarchique pour les affecter à son remplaçant.

    2. Déclarer la sortie et rendre l’employé inactif. Cela permet aussi de rendre l’utilisateur inactif.

Astuce
Afin de valider qu’un utilisateur dispose strictement des mêmes droits qu’un autre, il est possible d’utiliser l’activité “Lister les accès d'un rôle ou d'un utilisateur” et vérifier le nombre d’éléments accédés.

Et l’employé ?

L’utilisateur est souvent associé à un employé, il convient alors aussi de réfléchir de ce qu’il advient des encours liés à l’employé qui quitte l’entreprise.

Par exemple, un employé peut être un acheteur, il est possible d’indiquer son remplaçant dans toutes les fiches fournisseur avec le mécanisme de modification rapide.

Pour le cas du représentant, c’est plus compliqué puisqu’un client possédant une liste de représentant, cette donnée ne peut pas être modifiée avec le mécanisme de modification rapide.

Toutefois, via l’outil “Analyser les références d’un élément” on peut voir l’ensemble des éléments qui référence l'élément sélectionné.

Cependant, cet outil est limité car :

  • il propose tous les éléments et pas juste ceux qui sont en cours de réalisation et pour lesquels la question du changement se pose,

  • aucune action n’est possible depuis l’outil, on est obligé d’ouvrir l’activité correspondante et de rechercher l'élément pour le modifier.