V.14. La Réception Sous-Traitant

Owned by Mathieu Ladoumegue
Last updated: Mar 28, 2024

1. Introduction 

Ce module a pour but de gérer les réceptions des commandes Sous-traitant :

Toute réception de BR commande Sous-traitant génèrera une entrée de stock valorisée au prix commandé ST puis au prix facturé.

Chaque Réception de Commande sous traitant est bâtie de la même façon :

  • Un entête qui contient toutes les données relatives au Sous-traitant et la livraison.
  • Une ou plusieurs lignes qui contiennent détail relatif aux commande reçu

2. Les codificateurs de la Réception Sous-traitant

il n'y a pas de Codification pour les réception Sous-traitant 

3. L'écran principal Réception Sous-traitant

Une réception Sous-traitant sous Hélios ERP définie par un N°BL.

Un BL concerne une commande Sous-traitant mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs commandes de ce Sous-traitant. Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande et l’incrémentation du n° de BL est gérée par société. Elle n’est pas modifiable. Un double clic sur la ligne permet d’accéder à la ligne de commande.

Cet écran permet de visualiser les informations de la réception Sous-traitant :

  • N° BL ()  alphanumérique (non modifiable),
  • le Statut est réceptionné des la création de la ligne de BL
  • Sous-traitant de la commande : information de la commande
  • Société de la commande Sous-traitant
  • Livrée par : information de la commande 
  • Date de livraison : initialisée à la date du jour mais modifiable

Si le paramètre «bloquer la livraison des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage H2->Livraisons), l’utilisateur ne pourra pas livrer une ligne de commande non validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Clients).

4. Les Onglets 

4.1. l'onglet "Lignes" du module "Réception Sous-traitant"

Cette fonction permet de mettre en évidence les lignes du BL, un double clique sur la ligne ouvre le détails des lignes du BL( voir chapitre 5.3)

5. La Toolbar de la fiche "Réception Sous-traitant"

5.1. Fichiers liés du module "Réception Sous-traitant"

 En savoir plus

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

 

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.


Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système? 

5.2. "Ligne" du module "Réception Sous-traitant" 

5.3. Création Réception sous traitant.

Création du BL /BR :

Pour la création d’un BL, il suffit de choisir, parmi la liste de vos Sous-traitants, celui pour qui vous faites la réception.

Indiquez alors le Numéro de BL du Sous-traitant, la date de réception et la société dans le cadre du multi sociétés.

Filtrez, Hélios vous proposera alors l’ensemble des lignes de commandes en attente de réception pour ce sous-traitant. Hélios gère toujours le reliquat en réception.

Réception:

Pour réceptionner une ligne de commande, il suffit de la sélectionner et d’agir sur les informations relatives à cette ligne :

  • La quantité livrée
  • Les N° CC, N° Lot

Concernant la quantité, Hélios propose toujours la totalité commandée avec l’information sur le solde de la ligne mais vous pouvez aussi :

  • Réceptionner moins que prévu, Hélios décoche cette information et vous devez indiquer la quantité livrée.
  • Réceptionner plus que prévu auquel cas Hélios vous affiche un message d’information. Si vous le validez, Hélios fait alors automatiquement évoluer la quantité commandée sur la commande et également sur l’ OF en créant une ligne 0/0.

Solder une ligne de commande en livraison :

Normalement, le solde, en livraison, d’une ligne de commande Sous-traitant est fait automatiquement par Hélios lors de la saisie des BL Sous-traitant.

Cette option de menu permet de solder manuellement, en livraison, une ligne de commande qui n’est pas totalement livrée.

C’est la saisie du BL/BR qui termine la phase sur l’OF.

5.4. Suppression d'une Fiche Réception Sous-traitant

Lors de la suppression d’une ligne de BL qui est dans le statut «envoyé», Hélios :

  • Supprime les sorties de stock articles liées à cette ligne de BL.
  • Recalcule les niveaux de stock puis les met à jour.
  • Remet à jour la quantité livrée sur la ligne commande client associée et éventuellement son statut (livrée ou facturée), ainsi que le statut de la commande si nécessaire.
  • Pose des réservations sur le stock articles pour la ligne de commande client figurant sur la ligne de BL.

Pour la suppression totale d’un BL, l’action est la même sur chacune des lignes. La suppression n’est plus possible lorsqu’il existe au moins une facture liée à une ligne du BL.

L’annulation d’un BL est identique à une suppression sauf que ce BL existe toujours et reste lié à la ligne de commande, l’historique n’est pas perdu et il ne sera pas possible d'effectuer une suppression.

5.4. Journal BL du module "Réception Sous-traitant" 

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale et gestion de la maintenance. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur, sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement. Idem pour les écrans de création de liens avec les devis, CDI, BL, factures et avoirs pour préciser le lien exact avec un élément de votre Base de données.

Ce module est très pratique pour la saisie d’évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné. Helios ERP gère pour vous les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l’origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.

La fonction « Envoyer par Agora » permet d’initialiser un message de votre part pour un destinataire et un contenu qu’il vous reste à choisir.

6. Les outils du module "Réception Sous-traitant" 

6.1. Arrivées du module "Réception Sous-traitant" 

6.2. Envoyer Agora du module "Réception Sous-traitant" 

Objectifs du module 

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément 

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

6.3. Impression du module "Réception Sous-traitant" 

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application pour l'impression de bon de réception.