V.16. La Facturation Sous-Traitant

Owned by Hugues Dubuisson
Last updated: Mar 28, 2024 by Mathieu Ladoumegue

1. Introduction 

Ce module a pour but de gérer toutes les pièces comptables relatives à vos commandes Sous-traitants :

  • il assurer le lien entre les commandes Sous-traitants, les livraisons associées et la facturation de celles-ci.
  • il permet "d' exporter" vers votre comptabilité, dans la limite des interfaces existantes.
  • il permet de gérer les avoirs Sous-traitants. Ces avoirs sont gérés directement par ligne de facture pour assurer des bilans de commandes prenant en compte les prix vendus mais aussi le montant des avoirs.
  • il assure tout le suivi des factures dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos Sous-traitants.

2. Les codificateurs de la Facturation Sous-traitant

Avant d'aborder la notion de facturation Sous-traitant, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des facturation Sous-traitants.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal Facturation Sous-traitant

Une facturation Sous-traitant sous Hélios ERP définie par un code et N° de facture

Une facture concerne un seul Sous-traitant mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs BL différents (voir lignes). Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande. Elle n’est pas modifiable


Cet écran permet de visualiser les informations de la facturation Sous-traitant :

  • La date de facturation est calculée automatiquement par Hélios, d’après le mois de facturation choisi lors de la création de la facture et d’après le paramètre «jour maximum pour la date de facturation» (voir Module Paramétrage H2 ->Facturation) mais peut être modifiée par l’utilisateur.
  • La date d’échéance est calculée automatiquement par Hélios, lors de la création de la facture en fonction du paramétrage des factures (Module Paramétrage) :

Ces choix sont paramétrable mais reste modifiable par l’utilisateur.

        • La date de livraison du 1er BL facturé et le mode de règlement.
        • La date de facture et le mode de règlement.
        • La date d’expédition du 1er BL facturé + le mode de règlement.
  • Le mode de règlement, le type de TVA et la TVA sont ceux, par défaut, de l’adresse de facturation du Sous-traitant qui est ramenée automatiquement par Hélios lors de la création de la facture (voir ci-dessus). Ils sont modifiables sur la facture.
  • Le statut d’une facture est mis par défaut à «en attente» ; il passe automatiquement à «envoyée» lors de son envoi. Le passage au statut «réglée» se fait manuellement en modification ou à l’aide de la fonction Régler.
  • Le N° COMPTA est un témoin de transfert en comptabilité. Mis à jour lors des exports, il empêche tout nouvel export pour cette facture et toute suppression.

  • Contri Env. : Contribution environnementale (FACTURE.TAXE_ENV) n’est visible que si le paramétrage  n’est pas coché (si cochée la saisie se fait à la ligne de facture ( voir Module Paramétrage H2 → Facturation) lors de la la modification, mettre à jour le champ montant taxe environnementale 

  • Montant HT : Le champ montant final est un champ calculé à partir de la formule : round(if(montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0,  mtt_acpt_fact ) < 0, 0, montant - if(isnull( mtt_acpt_fact) , 0,  mtt_acpt_fact )), 2)

  • Escompte : Champ compute_1 calculé : la valeur de l’escompte est présent sur le mode de règlement associé à la facture (COND_REG.ESCOMPTE) : montant *  escompte  / 100

  • Résultat TVA :  mtt_tva_final calculé : round(if( compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0,  mtt_acpt_tva ) < 0, 0,  compute_2 - if(isnull( mtt_acpt_tva ), 0,  mtt_acpt_tva )), 2 )

  • Montant TTC : champs calculé : mtt_final+  if(isnull(port), 0, port) + if(isnull(emballage), 0, emballage) +  if(isnull( mtt_taxe_env ), 0,  mtt_taxe_env ) +  mtt_tva_final - compute_1

  • TVA : Champ compute_2 calculé :  montant -   compute_1 + port + emballage + if(isnull(mtt_taxe_env), 0, mtt_taxe_env))  *  (tva  / 100)

  • Champs % : Comprit entre 0 et 100 

Normalement, le solde, en facturation, d’une ligne de commande Sous-traitant est fait automatiquement par Hélios lors de la saisie des factures Sous-traitants.

4. Les Onglets 

4.1. L'onglet "Suivi" du module  "Facturation Sous-traitant"

Affichage d'une boite a onglet Suivi correspondant a l'entête.

  • lignes de facture  Si l'opérateur double clique sur la ligne l'écran secondaire des lignes s'ouvre
  • Réception : ligne des réception Sous-traitant correspondant a la commande Sous-traitant de la facture
  • Contrôle : ligne des Contrôle  Sous-traitant correspondant a la commande Sous-traitant de la facture
  • Qualité : Non conformité correspondant a la commande Sous-traitant de la facture

4.2. L'onglet "Adresse" du module "Facturation Sous-traitant" 

L’adresse de facturation est à choisir parmi celles saisies pour ce Sous-traitant dans le module Sous-traitants. Lors de la création de la 1ère ligne de facture, Hélios ramène par défaut l’adresse de facturation de la commande Sous-traitant portée par la ligne de BL facturée. Cependant, une facture contient une seule adresse de facturation, un seul mode de règlement et un seul type et taux de TVA issu de l’en tête de la commandes (un type de TVA + un taux de TVA = un compte de vente). Il faut donc les regrouper par caractéristiques.

5. La Toolbar de la fiche "Facturation Sous-traitant"

 

5.1. Les notes du module "Facturation Sous-traitant"

 En savoir plus

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.


Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

5.2. Fichiers liés du module "Facturation Sous-traitant"

 En savoir plus

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

 

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.


Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système? 

5.3. "Ligne" du module "Facturation Sous-traitant" 

Une ligne de facture concerne une ligne de BL avec une quantité facturée et un prix unitaire facturé. Cette quantité est au plus égale à la quantité livrée de la ligne de BL, une ligne de BL pouvant être partiellement facturée.

Le prix unitaire facturé est récupéré de la ligne de commande mais peut être modifié par l’utilisateur.

Il est possible de créer une facture avec des lignes concernant des BL différents et donc, éventuellement, des commandes différentes ; ceci à condition que ces BL concernent le même Sous-traitant.

Hélios interdit de facturer sur une même facture un ensemble des lignes de BL dont les commandes correspondantes n’ont pas :

  • le même mode de règlement
  • le même type de TVA
  • le même taux de TVA
  • la même adresse de facturation Sous-traitant.

Les livraisons et avoirs liés à la ligne de facture sont directement consultables depuis cette ligne

5.4. Création Facture du module "Facturation Sous-traitant" 

En création, il vous suffit de choisir un Sous-traitant parmi la liste de vos Sous-traitants. L’écran suivant apparaît alors :

Indiquez le numéro de facture de votre Sous-traitant. La date reprise est celle du jour. Toutes les autres informations, notamment pour l’échéance de paiement, les frais forfaitaires et le minimum de facturation, sont reprises de la commande, elles-mêmes reprises de vos données initialement saisies dans le Module Sous-traitant. Toutes ces données sont modifiables.

Filtrez, Hélios vous proposera alors l’ensemble des lignes de commandes en attente de facturation pour ce Sous-traitant. Hélios gère toujours le reliquat en facturation mais il est impossible de facturer plus que réceptionné.

Il est possible de fusionner plusieurs lignes de commandes pour saisir «à l’identique» vos factures Sous-traitants dans Hélios.

Il est alors possible lors du basculement de ligne de modifier les quantités facturées, le prix unitaire et les divers frais.

5.5 Suppression d'une Fiche facturation Sous-traitant

Une facture ou un avoir étant des pièces comptables, ils ne peuvent plus être modifiés ou supprimés s’ils ont été transférés en comptabilité.

Le témoin de transfert est symbolisé par le numéro en compta visible sur l’interface et non modifiable.

5.6. Journal BL du module "Facturation Sous-traitant" 

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos facturations. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos facturations.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement

6. Les Actions de la Fiche "Facturation Sous-traitant"

6.1. Réguler de la fiche du module "Facturation Sous-traitant" 

Cette option de menu permet d’envoyer les factures qui sont «en attente», c’est-à-dire de les valider informatiquement, avec mise à jour des quantités facturées sur les lignes de BL et sur les lignes de commandes Sous-traitants, mise à jour des statuts des BL et des commandes Sous-traitants, ainsi que de les éditer.

Une fois envoyée, la facture passe au statut «envoyée» ; elle est alors transférable en comptabilité.

Le bouton EDI permet, en plus des opérations décrites ci-dessus, de générer un fichier texte qui pourra être envoyé par la station Green Loop.

6.2. Vérifier de la fiche du module "Facturation Sous-traitant" 

Si le prix unitaire de la ligne est supérieur à celui commandé, il faudra vérifier la ligne manuellement, en utilisant l’option de menu «Vérifier», puis en cochant chacune des lignes voulues avec le bouton droit de la souris après les avoir sélectionnées. Les valeurs à prendre en compte pour la vérification d’une ligne sont paramétrables, le calcul également (voir Module Paramétrage). On peut vérifier plusieurs lignes de factures par l’intermédiaire de l’option du menu Vérifier

Dans cet écran, vous avez la possibilité de déplacer les colonnes de façon à regrouper les éléments qui vous intéressent pour la vérification des lignes, pour cela il faut se placer sur le nom de la colonne, faire un clic gauche et en gardant le clic gauche de la souris appuyé se déplacer.

Dés que l’organisation de la grille vous satisfait, il faut cliquer sur l’icône modifier pour pouvoir vérifier des lignes. Vous pouvez vérifier toutes les lignes de la grille par l’option Tout Valider ou ligne par ligne en cochant la case statut.

6.4.Payer de la fiche du module "Facturation Sous-traitant" 

Une facture ne pourra être payée (par l’option de menu «Payer») que si son statut est «vérifiée». L’option payer permettra de clôturer définitivement les actions à mener sur une ligne de commande.

Les factures Sous-traitants permettent de solder en facturation les lignes de commandes Sous-traitants et de passer les commandes dans le statut «facturée» lorsque toutes les lignes d’une même commande sont soldées en facturation.

Lors de la validation d’une ligne de facture, Hélios recalcule le statut de chaque ligne et la valorisation de chaque entrée de stock associée.

7. Les liens du module "Facturation Sous-traitant" 

7.1. Avoir  de la fiche du module "Facturation Sous-traitant" 

Permet de visualiser le module Avoir Sous-traitant filtré sur la commande sélectionné (Module Avoir Sous-traitant)

8. Les outils du module "Facturation Sous-traitant" 

8.1. Agora du module "Facturation Sous-traitant" 

Objectifs du module 

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément 

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

8.2. Impression du module "Facturation Sous-traitant" 

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le Sous-traitant pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application si l'habilitation Runtime est assigné en plus de l'impression 

9. Paramétrage du module facturation Sous-traitant

 (Module Paramétrage H2->facturations)

Ce module permet de mettre en place les règles de gestion liées au module :

  • blocage de la création d’une facture en fonction de la validation de la ligne de commande
  • calcul d’échéance en fonction des dates de livraisons ou de facture.
  • définir le jour maximum de prise en compte d’un BL (BL du mois ou en retard) et d’une facture sur un mois donné.
  • Dans le cadre du multi société, généré toutes les factures pour la société 0

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Facturation, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.