V.10. L'Avoir Fournisseur

Owned by Hugues Dubuisson
Last updated: Mar 28, 2024 by Mathieu Ladoumegue

1. Introduction 

Ce module permet de créer et de gérer l’envoi et l’export d’avoirs.

Liés à une facture, ils se définissent à la ligne de facture. Pour chacune d'elle, indiquez le montant de l'avoir. Ce montant est alors réparti :

  • En avoir sur un montant non exprimé en nombre de pièces.
  • En montant exprimé en nombre de pièces refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
  • En montant exprimé en nombre de pièces non refacturables (quantité * Prix Unitaire facturé).
  • Un avoir sur le port.
  • Un avoir sur l’emballage.

Dans tous les cas, le montant d’une ligne ne peut être supérieur au montant facturé sur la ligne.

L’ajout de ligne sur un avoir est possible depuis les lignes d’avoirs. Il n’est valable que pour les lignes de la facture concernée par la ligne d’origine.

Un journal d’évènements pourra être aussi être associé à l’avoir

2. Les codificateurs de l' Avoir Fournisseur 

 Modes de règlement

La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :

  • Désignation : permet de mettre un texte personnalisé pour l’identifier
  • Fin de mois : Cocher la case si c’est le cas
  • Jours : Nombre de jours pour règlement après le déclenchement
  • Décalage : s’il y en a un, s’il n’y en a pas : choisir « pas de décalage »
  • Escompte : s’il y en a un

Par cette écriture concaténée, Helios pourra calculer les dates d’échéance des factures.

  • Code ISO : MODE_REG_ISO , chaine de caractère en saisie libre

A noter des notions complémentaires d’adresse de banque, de RIB, de n° IBAN nécessaires pour des échanges de factures EDI avec B_Process.

Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.

 Monnaies

Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.

Il suffit alors de préciser la monnaie de référence, c'est-à-dire celle qui apparaît par défaut partout où vous visualisez des prix. Elle est modifiable et les conversions sont assurées grâce au coefficient de conversion entre la monnaie décrite et cette monnaie de référence.

Le taux de change peut être saisi soit au jour le jour, soit mois par mois avec un taux directeur pour chaque mois.

Il est possible d’historiser le taux de différentes monnaies au jour le jour.

De plus, il est possible d’archiver une monnaie pour stopper l’ajout de taux de change lorsque cela est inutile (arrêt d’échange avec cette devise par exemple), et de reprendre quand cela sera nécessaire (case Archivée).

Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.

3. L'écran principal "Avoir Fournisseur" 

Définition des champs du formulaire Avoir Fournisseur : 

  • Fournisseur : Fournisseur de la commande de l'avoir
  • Code fournisseur : Code du Fournisseur de la commande de l'avoi
  • Statut Avoir : 2 valeurs possible Reçu lors de la création  et régler suite a l'action Régler
  • N° avoir: Saisie libre mais obligatoire lors de la création
  • Date avoir : par défaut c'est la date de création de l'avoir mais la modification du champ DATE_AVOIR entraine le recalcul du champ CD_H_MONNAIE
  • Date échéance : Date d'échéance de l'avoir modifiable au statut reçu uniquement
  • Montant  : Montant de l'avoir
  • Montant HT : Montant Hors taxe de l'avoir
  • Monnaie : Monnaie de l'avoir utilisé.
  • Facture : Numéro de la facture de l'avoir
  • Date facturation : Date de la facture de l'avoir 'non modifiable)
  • Date échéance fact : Date d'échéance de la facture (non modifiable)
  • Date échéance avoir : Date d'échéance de l'avoir
  • N° compta : Numéro de compta de l'avoir ( si il y a un numéro de compta l'avoir n'est plus modifiable) 
  • Transfert comptabilité : Check box pour informer que l'avoir est transféré en comptabilité - En cochant la case on vient mettre à jour le champ N_COMPTA avec la valeur S+CD_S_AVOIR 
  • Date comptable : Date d'envoi a la comptabilité modifiable au statut en attente uniquement

Dans tous les cas, le montant d’une ligne ne peut être supérieur au montant facturé sur la ligne.

L’ajout de ligne sur un avoir est possible depuis les lignes d’avoirs. Il n’est valable que pour les lignes de la facture concernée par la ligne d’origine.

Un journal d’évènements pour aussi être associé à l’avoir.

3. Les onglets "Avoir Fournisseur"

3.1. L'onglet "Lignes" du module "Avoir Fournisseur" 

Information des lignes d'avoir, un double-clic sur la ligne ouvre l'écran des lignes

4. La Toolbar de la fiche "Avoir Fournisseur" 

4.1. Note 

 En savoir plus

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.


Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

4.2. Fichiers liés 

 En savoir plus

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

 

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.


Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système? 

4.3. Journal 

 En savoir plus

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale et gestion de la maintenance. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur, sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement. Idem pour les écrans de création de liens avec les devis, CDI, BL, factures et avoirs pour préciser le lien exact avec un élément de votre Base de données.

Ce module est très pratique pour la saisie d’évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné. Helios ERP gère pour vous les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l’origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.

La fonction « Envoyer par Agora » permet d’initialiser un message de votre part pour un destinataire et un contenu qu’il vous reste à choisir.

4.4. Lignes

Affichage des lignes de l'avoir 

4.5. Création d'un avoir 

Lors de la création d'un Avoir Fournisseur il faudra dans un premier temps sélectionner la facture concerné par l'avoir.

Dans un second temps il faudra saisir un N° d'avoir obligatoire et unique.

Le système après l'exécution remonte les lignes de la facture sélectionné.

Il faudra alors saisir un montant avoir inférieur au montant HT et basculer a gauche la ligne pour générer une ligne d'avoir.

4.6. Suppression 

Un avoir étant des pièces comptables, ils ne peuvent plus être modifiés ou supprimés s’il a été transféré en comptabilité (Avec un Numéro de compta).

5. Les Action de la fiche "Avoir Fournisseur" 

5.1. Régler de la fiche du module "Avoir Fournisseur" 

Cette écran permet de basculer en masse les avoirs afin de les passer au statut réglé.

7. Les outils du module "Avoir Fournisseur" 

7.1. Envoyer Agora du module "Avoir Fournisseur" 

Objectifs du module 

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément 

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

8. Paramétrage du module Avoir Fournisseur

Paramétrage H2 → Avoir