V.11. La Commande Sous-Traitant
- Hugues Dubuisson
- Mathieu Ladoumegue
1. Introduction 
Ce module a pour but de gérer toutes les commandes Sous-traitants au travers des :
- Créations de commandes
- Avenants
- Relances
- Réceptions
- Contrôles
- Factures et Avoirs.
Ces créations peuvent être manuelles, mais le but d’Hélios est de proposer une liste des phases prévues en sous-traitance pour tous les OF en attente, disponibles et encours. La notion de contrôle en retour sous-traitance est paramétrable, elle est laissée libre dans le processus de commande. Elle est aussi laissée libre sur le déroulé opératoire de fabrication pour prise en compte en planification ou non. Il convient donc à chaque entreprise de mettre en place la stratégie de son choix.
Seule la réception d’une commande sous-traitante fera évoluer les phases d’un OF.
Chaque Commande Sous-traitant est bâtie de la même façon :
- Un entête qui contient toutes les données relatives au Sous-traitant et à la commande.
- Une ou plusieurs lignes qui contiennent « poste par poste » le détail relatif aux prestations liées aux gammes de fabrication.
Il est important de bien définir les phases de Sous-traitance lors de la création des gammes, ce lien étant automatiquement remonté pour la création de la commande. Chaque prestation sera gérée chez un ou plusieurs sous-traitants en fonction de sa priorité. Cependant, il sera toujours possible de créer une Commande Sous-traitant, même si la phase n’était pas au départ prévu en sous-traitance.
2. Les codificateurs du module Commande Sous-traitant
Avant d'aborder la notion de commande Sous-traitant, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion commandes.
Parmi ces codificateurs, on note :
Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.
Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.
Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.
Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?
La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :
- Désignation : permet de mettre un texte personnalisé pour l’identifier
- Fin de mois : Cocher la case si c’est le cas
- Jours : Nombre de jours pour règlement après le déclenchement
- Décalage : s’il y en a un, s’il n’y en a pas : choisir « pas de décalage »
- Escompte : s’il y en a un
Par cette écriture concaténée, Helios pourra calculer les dates d’échéance des factures.
- Code ISO : MODE_REG_ISO , chaine de caractère en saisie libre
A noter des notions complémentaires d’adresse de banque, de RIB, de n° IBAN nécessaires pour des échanges de factures EDI avec B_Process.
Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.
Création des types de TVA et du taux associé. Elles servent pour toutes les factures (Clients / Fournisseurs / ST etc…)
Catégorie de TVA : peut être vide non obligatoire il contient les valeurs ci dessous :
Le motif exonération et Exonération devront être remplie si le taux de TVA est égale a 0%.
Le type d’activité peut contenir les activités Vente nationale / Export/ Domestique / Exonéré France
Moteur de génération des numéros de compte sur les lignes de factures clients
Pilotage par le type de TVA. Si le nouveau paramétrage comptable est activé alors la règle appliquée sera déterminée par le couple Type d’activité + CEE
La chaine d’héritage est toujours la même pour initialiser le numéro de compte sur la ligne de facture
- Info de la fiche article
- Si vide alors info de la sous famille d’article
- Si vide alors info de la famille d’article
- Si vide alors du type de TVA
- Si vide paramétrage général des numéros de compte de vente
Les champs utilisés dans la règle d’héritage seront déterminés par le couple type d’activité + CEE de la manière suivante
- Si la case CEE n’est pas cochée alors les champs numéros de compte hors CEE seront utilisés
- Si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Export alors les champs numéros de compte CEE seront utilisés
- Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Domestique alors les champs numéros de compte DOM TOM seront utilisés
- Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Exonéré France alors les champs numéros de compte Exonéré France seront utilisés
- Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Vente nationale on utilisera les anciens champs présents sur les fiches
Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.
Il suffit alors de préciser la monnaie de référence, c'est-à-dire celle qui apparaît par défaut partout où vous visualisez des prix. Elle est modifiable et les conversions sont assurées grâce au coefficient de conversion entre la monnaie décrite et cette monnaie de référence.
Le taux de change peut être saisi soit au jour le jour, soit mois par mois avec un taux directeur pour chaque mois.
Il est possible d’historiser le taux de différentes monnaies au jour le jour.
De plus, il est possible d’archiver une monnaie pour stopper l’ajout de taux de change lorsque cela est inutile (arrêt d’échange avec cette devise par exemple), et de reprendre quand cela sera nécessaire (case Archivée).
Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.
Codification H2 → Commandes sous-traitant ou Commande Fournisseur→ Validation des commandes
Cette codification permet de définir pour les opérateurs différent seuille de contrôle en fonction de la compétence qui leur est attribué
- Mtt mini cmde : Montant minimum de la commande a valider
- Mtt maxi cmde : Montant maximum de la commande a valider
- Mois : Montant total des commandes Fournisseur/sous traitant qu' il est possible de valider sur le mois.
- Exercice : Montant total des commandes Fournisseur/sous traitant qu' il est possible de valider sur l 'exercice ( Voir module société pour la sélections le 1er mois fiscal de l'année)
il sera possible de bloquer la validation de la commandes Fournisseur/Sous traitant si il y a un dépassement.
Disponible dans les codifications H2 ( Codification → Gamme → Type de sous traitance)
Permet de gérer des types de sous-traitance avec des N° de compte lié
Le type de travail permet de qualifier le travail effectué pour les affectations de coût lors des bilans. Utilisé lors des pointages et des commandes sous-traitant, il permet de définir des travaux et de leur associer des sections d’affectations.
Les coûts sont donc automatiquement ventilés lors des bilans pour comparaison :
- Normal : comparaison avec les temps prévus.
- Qualité : affectation aux coûts de qualité.
- Divers : affectation aux coûts divers.
Cette ventilation permet d’analyser des données «comparables» : les heures «prévues» et «réalisées» ne devant, par exemple, tenir compte que des travaux «normaux» pour une remise en cause efficace des gammes de production.
3. L'écran principal Commandes Sous-traitants
Cet écran permet de saisir les informations du Commande Sous-traitant.
Codifié avec l’année et un numéro incrémental (réinitialisé à 1 chaque année), l’entête contient toutes les informations relatives à la commande :
- Le sous-traitant et son contact ainsi que les adresses de commande et de règlement avec les données relatives au paiement (Mode de règlement, TVA, …). Elles sont récupérées parmi les infos saisies dans le module Sous-traitants. Hélios ramène automatiquement la 1ère adresse de commande et la 1ère adresse de règlement du Sous-traitant.
- Votre adresse de livraison, à choisir parmi les adresses du client 0.
- La date de création la commande et date de réception.
- La société dans le cadre du multi sociétés.
- Le montant total Hors Taxe de la commande.
- La monnaie du montant
- Le signataire avec la date de signature.
- La personne qui valide. Il est possible de bloquer l’envoi d’une commande non validée (voir Paramétrage du module) avec la date de validation.
- Une case à cocher permet de savoir si votre sous-traitant a accusé réception ou non de votre commande. Cette action est manuelle puisqu’elle nécessite des mises à jour de délai recalé voire d’avenant pour les lignes.
- Les statuts des commandes sont tous gérés en automatique par Hélios et non modifiables par l’utilisateur. Ces statuts sont :
- En attente : la commande est en cours d’élaboration ; elle n’a pas encore été envoyée.
- En cours : elle a été envoyée (Fonction Envoyer après sélection des lignes).
- Livrée : la commande passe « livrée » lorsque toutes les lignes de la commande ont été livrées ou soldées en livraison.
- Facturée : la commande doit être dans le statut « livrée » et toutes les quantités livrées ont été facturées ou soldées en facturation.
- Info impression : information impression avec les informations de date par Qui et le nombre de fois
4. Les Onglets
4.1. l'onglet "Suivi" du module "Commande Sous-traitant" s
L'onglet de suivi est une boite a onglet comprenant:
- Les lignes de la commande
- Les réceptions de la commande
- Les contrôles de la commande
- Les factures de la commande
- Les avoirs de la commande
- Les Non conformités liés a la commande
Un double clique sur les lignes de la boite à onglet entrainera l'ouverture du module lié, filtré sur la commande.
5. La Toolbar du module "Commande Sous-traitant" 
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des commandes.
5.1. La création manuelles de la fiche "Commande Sous-traitant"
La création d’une commande manuelle passe par la création de l’entête puis des différentes lignes.
Pour l’entête, il suffit de sélectionner un Sous-traitant parmi la liste des Sous-traitants. Attention, cette liste peut être filtrée qu’aux Sous-traitant agréés société (voir paramétrage du module)
Pour les lignes, la fonction « créer » vous propose la liste de toutes les phases des OF en attente, disponibles et en cours :
- Les phases « sous traitées » chez ce sous-traitant apparaissent avec le nom du sous-traitant, ces phases sous-traitées remontent autant de fois que de lignes présentes dans le catalogue de prix. Le basculement est alors automatique et reprend toutes les informations saisies sur la phase. Toutes ces informations restent modifiables.
- Les autres apparaissent quand même. La création de la commande est automatique mais les informations concernant les prix et frais annexes et le délai sont à renseigner. Hélios affiche un message concernant cette « anomalie » en termes de déroulé opératoire.
De plus, si l’opération demandée est soumise à un procédé, alors le choix du Sous-traitant est à faire en fonction du code des couleurs ci-dessous.
Il est aussi possible de créer une ligne de commande portant sur une « Sous-traitance sans référence ». Il suffit donc de choisir dans le tableau de sélection la ligne « SANS REFERENCE ».
Toutes les informations relatives à la ligne de commande sont donc à saisir. Il n’y a aucun suivi en terme d’OF, mais toute la traçabilité est assurée, y compris le transfert comptable.
5.2. Supprimer de la fiche "Commande Sous-traitant"
Une commande Sous traitant avec le statut en attente peut être supprimé . pour les autres statuts (encours, livrée ou Facturé) le bouton supprimé est grisé
5.3. Les notes de la fiche "Commande Sous-traitant"
Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.
Le bouton 
permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.
5.4. Fichiers liés de la fiche "Commande Sous-traitant"
Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.
Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.
Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.
Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?
5.5. Journal de la fiche "Commande Sous-traitant"
Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale et gestion de la maintenance. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur, sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise.
Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement. Idem pour les écrans de création de liens avec les devis, CDI, BL, factures et avoirs pour préciser le lien exact avec un élément de votre Base de données.
Ce module est très pratique pour la saisie d’évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné. Helios ERP gère pour vous les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l’origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.
La fonction « Envoyer par Agora » permet d’initialiser un message de votre part pour un destinataire et un contenu qu’il vous reste à choisir.
5.6. Journal AirSupply de la fiche "Commande Sous-traitant"
5.7. Ligne de la fiche "Commande Sous-traitant"
Elles contiennent toutes les informations relatives à la ligne de commande : l’OF, la phase, la gamme, l’article lancé, la quantité, les prix et frais annexes, le délai et la date recalée. Toutes ces informations sont récupérées par défaut des liens phases ST.
L’initialisation de la date de livraison est faite de la sorte (elle tient compte de l’ouverture du calendrier société).
Cas 1, 2 :
Date livraison = date début phase suivante : Si l’OF est planifié, c’est la date de début planifiée, aussi non c’est la date de début de la phase calculée dans lors du jalonnement de l’OF
Cas 3, 4 :
Date livraison = aujourd’hui + délai (de la tranche du catalogue sinon de la priorité choisie)
Elle est modifiable. La date recalée est une date laissée libre permettant de préciser le délai annoncé par le sous-traitant sur l’accusé de réception ou renégocié. Lorsqu’elle existe, cette date recalée est prise en compte en planification. Chaque ligne a sa propre échéance.
Un Module « Notes » permet la saisie de tout commentaire relatif à la ligne.
Les livraisons, factures et avoirs liés à la ligne de commande sont directement consultables depuis cette ligne.
La validation peut se faire nominativement sur chaque ligne. Si vous validez la commande depuis l’entête, Hélios vous proposera de valider en automatique l’ensemble des lignes.
Le bouton Documents : permet d’associer des documents à éditer pour la ligne de commande en cours. Néanmoins, il est FORTEMENT conseillé de diffuser les documents au Sous-traitant par l’intermédiaire de la Gestion Documentaire et par le Bordereau d’expédition.
Remarque : Cas de la Sous Traitance exceptionnelle.
Lorsque l’on sous-traite une opération prévue en interne il faut obligatoirement sélectionner une sous-traitance (existante ou à créer).
En fait cette fonction a pour but de rendre cohérent les différents modes de gestion des phases en sous-traitance, en particulier le mode de recherche des numéros de comptes et analytique. Attention donc de bien les renseigner.
NB : Cela ne s’applique pas aux ST sans référence.
- il y a aussi une liste déroulante pour présenter les causes dédiées à la sous-traitance et non archivées.
- Un champ notes est accessible pour permettre la saisie d’une information complémentaire.
La gestion des avenants prend en compte les nouveaux champs et duplique les valeurs sur la nouvelle ligne - Contri. env : La taxe environnementale ne s’applique qu’au montant HT+ les frais liés à la ligne.
5.7.1. Solder
Normalement, le solde, en facturation, d’une ligne de commande Sous-traitant est fait automatiquement par Hélios lors de la saisie des factures Sous-traitants.
Cette option de menu permet de solder manuellement, en facturation, une ligne de commande qui n’est pas totalement facturée
5.7.2. Dé-solder
La fonctionnalité « Dé-solder » peut être utilisée lorsque par inadvertance vous avez soldé (en livraison ou facturation) votre ligne de commande. Il est donc possible de faire machine arrière mais sous certaines conditions :
- Dé-solder livraison : il faut que la commande soit au statut « Livrée » et que la quantité livrée soit inférieure à la quantité commandée de la ligne.
- Dé-solder facturation : il faut que la commande soit au statut « Facturée » et que la ligne de commande soit auparavant soldée manuellement (Solder facturation).
5.7.3. Gestion documentaire ligne
il est possible de lier et de consulter les documents de la GED au niveau des lignes de commandes sous-traitants. En fonction de la phase d’OF appelée sur la ligne de commande sous-traitant, la GED liée à cette phase est dupliquée sur la ligne de commande sous-traitant. Les fonctionnalités de création manuelle depuis les lignes de commandes sous-traitants ainsi que la fonction basculer gèrent cette fonctionnalité. La gestion des avenants prend en compte les liens de la GED. Les liens de GED effectués peuvent être paramétrés pour pouvoir être imprimés lors de l’envoi d’une commande de sous-traitance par courrier ou via mail.
Lors de l’envoi par courrier les fichiers de la GED paramétrés pour être envoyés sont imprimés en automatique.
Lors de l’envoi par mail, les fichiers de la GED paramétrés pour être envoyés sont liés au mail.
Historisation de l’envoi
Sur le passage de la commande (En attente Encours), mise à jour de l’historique de diffusion de l’indice du document.
Si l’indice est déjà envoyé au sous-traitant, alors on décoche l’envoi du document pour le sous-traitant
- Contrôle effectué lors de la création de ligne, création d’avenant, duplication de commande
- Si pour le couple (sous-traitant, contact) on trouve une trace de diffusion du document, alors le lien est créé sans le flag : Envoyé
- S’il n’y a pas de contact alors le test est effectué sur le sous-traitant. Lors de l’ajout manuel d’un document sur une ligne de commande d’achat
- Vérification si le document lié a déjà été transmis au sous-traitant
- Si déjà transmis alors la case à cocher « envoyer » ne s’initialise pas
- Si non transmis alors la case se coche
5.7.4. Refacturation après un avoir
La refacturation se déroule en deux étapes :
- Faire passer la ligne de commande au statut « Livrée"
- Facturer à nouveau la commande via l’écran classique de facturation
NOTA : Seules les lignes de commandes ayant eu préalablement un avoir pourront être éligibles à la refacturation.
6. Les Actions de la Fiche "Commande Sous-traitant"
6.1. Solder Livraison/Facturation de la fiche "Commande Sous-traitant"
Il vous est possible ici de solder en livraison et ou en facturation, l’ensemble de la commande (cela soldera toutes les lignes).
Cela peut être utile pour mettre au statut facturé toutes vos demandes d’appros livrées.
6.2. Créer avenant de la fiche "Commande Sous-traitant"
La création d’avenant n’est possible que si le statut de la commande est «En Cours».
La création de l’avenant entraine la duplication de la commande sur une commande avec le même N° et avec le N° d’avenant incrémenté. Cette commande est au statut « en attente ». Vous pouvez dès lors modifier ou supprimer une ligne ; sinon vous pouvez en ajouter d’autres.
Hélios considère cet avenant comme une nouvelle commande qui annule et remplace la précédente. La marche à suivre est donc identique à une commande classique : envoi, réception, contrôle, facture, avoir.
Hélios garde tous les liens existants : BL, réservations sur en cours, …
Il est possible de créer plusieurs avenants, chacun étant l’avenant d’un autre.
La commande initiale est historisée, la consultation de cette commande est possible depuis l’écran Historique d’avenant.
6.3. Basculer de la fiche "Commande Sous-traitant"
La création manuelle de commande est une solution mais elle reste indépendante de la production.
Hélios propose donc une solution rationnelle pour commander ses prestations de Sous-traitance. C’est la fonction « BASCULER ». Elle propose la liste de toutes les phases d’OF prévues en Sous-traitance sur les OF lancés ou en attente (option paramétrable) avec les quantités, les délais, le PU, …. Toutes ces informations proviennent du lien réalisé sur la phase de la gamme vers la Sous-traitance (voir Module Gammes).
6.3.1. Ecran de basculement
Le tableau ci-dessous vous montre la liste des phases d’OF prévues en Sous-traitance avec :
- Un statut sur la phase à sous-traiter :
- A traiter : Indique que la phase n’a pas pour le moment été sous-traitée
- Traitée : Indique que la phase à été en partie ou entièrement sous-traitée mais que la ou les lignes de commande concernées ne sont pas soldées en livraison.
- Le statut de la phase précédente (terminée ou non)
- L’OF et sa phase.
- L’article.
Tous les champs bleus sont des champs obligatoires, ils sont initialisés par le catalogue de prix correspondant à la phase Sous-traitées, ils sont tous modifiables.
Les champs Jaunes sont calculés par Helios, un champ Commentaires permet d’indiquer l’état du lien Sous-traitance pour la phase sélectionnée (exemple : Il existe un lien valide pour la quantité commandée, il existe un lien mais non valide pour la quantité commandée, …)
Il est donc possible de créer une commande avec des lignes concernant des OF et des phases différentes.
* Sélection du Sous-Traitant:
Vous pouvez choisir directement le Sous-Traitant de la commande dans la liste des Sous-Traitants. Attention, cette liste peut-être filtrée qu’aux Sous-traitant agréés société (voir paramétrage du module)
Les données sont récupérées parmi les infos saisies dans le Module Sous-Traitant. Sinon, pour connaître les liens associés à chaque phase, il suffit de double cliquer sur la ligne ; la liste apparaît et vous devez choisir le lien à suivre. Ce lien vous initialise alors le Sous-traitant de la commande.
Si l’opération demandée est soumise à un procédé, alors le choix du Sous-traitant est à faire en fonction du code des couleurs ci-dessous.
* Restriction des phases par Sous-traitant et priorité :
Avant de cliquer sur la foudre pour restreindre la liste des phases prévues, il faut impérativement définir sa stratégie d’achat.
Hélios propose 3 cas :
- La possibilité de sous-traiter la phase même s’il n’existe pas de lien avec ce sous-traitant. Dans ce cas il faut décocher «restreindre priorité» et la liste n’est pas filtrée. Cependant Hélios ne remonte que la quantité à commander ; il ne connaît pas les autres informations. Helios pourra néanmoins créer ce lien phase/Sous-traitant automatiquement (voir Module Paramétrage Commandes Sous-traitant) lors de l’envoi de la commande.
- La possibilité de sous-traiter s’il existe au moins un lien, quel que soit le niveau de priorité.
- La possibilité de sous-traiter uniquement suivant la priorité numéro 1.
* Création de la ligne et envoi :
Le fait de se positionner sur une ligne, Hélios se place automatiquement dans la plage du catalogue de prix correspondant, cependant la ligne reste entièrement modifiable.
Le bouton 
permet de sélectionner manuellement un prix du catalogue, notamment dans le cas de gestion des prix par lot.
Basculer la ou les lignes et Hélios génèrera automatiquement une avec toutes les lignes basculées.
Toute la commande est alors modifiable. Lorsque tout est correct, il suffit de l’envoyer pour l’officialiser. Le statut passe alors «en cours» sur la commande et sur la phase d’OF.
L’envoi peut être bloqué par paramétrage en fonction de la validation de la commande (voir paramétrage du module).
6.4 Valider cmde de la fiche "Commande Sous-traitant"
L'action Valider commande permet de valider en masse des commandes Sous-traitants avec un écran de basculement qui valide les commandes basculées par le nom de la personne connecté..
On retrouvera dans l'écran de gauche l'ensemble des commandes Sous-traitants signée avec le statut en attente.
Cela revient a cocher la check box Valider sur l'entête de la commande
Après basculement a droite et validation les commandes Sous-traitant seront Validées
Lors de la validation Hélios met alors à jour tous les stocks des fournitures concernées par la commande et supprime la notion de manque. Tant qu’aucune ligne n’est réceptionnée, vous pouvez détruire cette commande. Hélios mettra automatiquement le stock à jour et vous proposera de régénérer le manque lié à ces lignes pour pouvoir recommander de nouveau en fonction des besoins. Si vous ne voulez plus acheter, répondez non et c’est terminé. C’est une façon de supprimer des manques.
Une commande liée au besoin génère de l’encours réservé pour les OF à l’origine du besoin.
Les autres types de commande (manuelle, Basculer demande d’appro et Basculer PDP) génèrent de l’encours non réservé, c'est-à-dire à disposition du premier demandeur. Si ce n’est pas celui d’origine, l’organisation de l’entreprise conduira naturellement à une nouvelle génération du besoin. Par exemple un nouveau PDP qui ne retrouverait plus l’achat « anticipé » émettrait un nouveau besoin (voir Module PDP).
6.5 Passer de la fiche "Commande Sous-traitant"
L'action Passer permet d'envoyer la commande Sous-traitant.
Lorsque tout est correct, il suffit de l’envoyer pour l’officialiser. Le statut passe alors en « en cours ».
L’envoi peut être bloqué par paramétrage (voir paramétrage du module),
- En fonction de la validation de la commande
- Si les numéro de série ne sont pas liés a la ligne de commande
+ Dans le cadre de la gestion FAI si il y a l'action bloquer l'envoi ST sur l OF de la commande sous traitante a envoyer
Lors de l'envoi le système effectue également :
- Mise à jour des statuts de la cmde ST et de ses lignes (encours)
- Mise à jour du statut de la phase à encours
- Mise à jour du statut de l’OF à encours si nécessaire
- Mise à jour, si évolution à la hausse (on commande plus que la quantité lancée de l’OF), de la quantité de l’OF (on rajoute le delta comme sur un faire évoluer) et de ses lignes
- Sérialisation à la hausse de l’of s’il est sérialisé
- Mise à jour de la planification
Si la ligne de commande contient de la GED lors de l’envoi par courrier d’une commande sous traitant le système lancera l’impression des document de GED lié aux lignes de la commande fournisseur et dans le cas du mail le système ajoutera les documents en tant que pièces jointes au mail.
Chaque document de GED extrait est tracé dans la diffusion de la GED.
En fonction du paramétrage Stockage GED dans la codification "Flux d'envoi" on attachera l'état au fichier lié.
L’état est paramétré sur la fiche du sous traitant ou sur la fiche sous traitant 0 dans l'onglet état personnalisés
7. Les liens du module "Commande Sous-traitant"
Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « Commandes Sous-traitants »
7.1. Recaler du module "Commande Sous-traitant"
Cette option de menu permet lorsqu’une ligne de commande est « en cours » de venir modifier la date de livraison et/ou la date recalée de la ligne sans créer d’avenant à la commande.
Dans l’écran de basculement, on peut sélectionner une commande et renseigner à toutes les lignes une nouvelle date de livraison en l’écrivant au-dessus la grille, et même forcer certaines lignes à une date de livraison différente en la renseignant directement dans la grille.
Le basculement des lignes vers la droite validera ses modifications de date.
Le fonctionnement de l’écran est identique dans le cas d’une modification de date recalée.
7.2. Réception du module "Commande Sous-traitant"
Permet de visualiser le module réception filtré sur la commande sélectionné (Voir module Réception Sous-traitant)
7.3. Historique avenant de la fiche "Commande Sous-traitant"
Permet d'afficher l'historique des avenants en effectuant une comparaison visuel en sélectionnant deux avenants.
7.4. Adresses de la fiche "Commande Sous-traitant"
Permet d'afficher et de modifier les adresses de livraison et de facturation de la commande sélectionné.
7.5. Contrôle du module "Commande Sous-traitant"
Permet de visualiser le module Contrôle filtré sur la commande sélectionné (Voir module Contrôle Sous-traitant)
7.6. Facturation du module "Commande Sous-traitant"
Permet de visualiser le module facturation Sous-traitant filtré sur la commande sélectionné (Voir module Facturation Sous-traitant)
7.7. EDI du module "Commande Sous-traitant"
7.7.1. Interface EDI Sous-traitants
L’interface EDI sous–traitants permet d’établir un échange automatisé entre un donneur d’ordre et ses sous-traitants.
Cet échange se décompose comme suit :
- La génération et mise à disposition, par le donneur d’ordre, des données des AL et PA
- L’intégration des données du carnet de commande du donneur d’ordre par le sous-traitant
- La génération et mise à disposition, par le sous-traitant, des données des BL et FACTURE
- L’intégration des BL et FACTURE par le donneur d’ordre
7.7.2. Paramètres pour la génération
Dans le module client : Mettre à jour l’identifiant EDI (N° SIRET) du client émetteur du message (Client 0)
Dans le module Sous traitant :
7.7.3. Génération du fichier des commandes
Il existe plusieurs modes de génération pour le fichier des commandes :
- Un mode incrémental en utilisant l’IHM HéliosII,
- Un mode planifié permettant un échange automatisé des données.
7.7.3.1. Pour le mode incrémental :
La génération du fichier EDI est réalisée à partir du module commande sous-traitant.
On peut utiliser l’option EDI du menu principal ou du contrôle EDI présent sur la fenêtre de navigation.
Lorsque la génération du fichier est terminée, un rapport apparaît à l’écran.
Le fichier EDI est généré dans le chemin de saisis pour le sous-traitant.
Ce fichier ne sera jamais purgé par HéliosII, il faudra donc le supprimer « à la main », après l’avoir transféré par mail au sous-traitant
7.7.3.2. Pour le mode planifié :
Il faut posséder un espace d’échange chez un FAI. Cet espace sera utilisé pour le transfert des fichiers entre le donneur d’ordre et le sous-traitant.
La ligne de commande ci-dessous est utilisée dans le fichier de déclaration de l’automate (HII_SCMD.cmd)
PATH %PATH%;C:\HeliosII\DLL\PB\;C:\Oracle\Ora92\BIN\
C:\HeliosII\HeliosII /EDI /SCMD
Une fois l’automate configuré, le carnet de commande du sous-traitant présent dans la base de données du donneur d’ordre est extrait et mis à disposition sur le répertoire d’échange FTPS
7.8. Gestion documentaire de la fiche "Commande Sous-traitant"
Cet écran permet d’associer des documents au composant et de les visualiser. Les documents doivent au préalable avoir été insérés dans la Base depuis le Module Gestion Documentaire.
Deux types de liens vers le document peuvent être créés :
- Lien flottant : le lien se fait toujours sur le dernier indice valide. Ce lien évolue « tout seul », sans impact sur l’article.
- Lien fort : le lien se fait sur un indice valide et toute évolution « peut » avoir des conséquences sur la gestion de l’article.
En fonction de la présence d’un document l’icône du menu est différente :
- pastille : Présence d’un document sur au moins une ligne de la commande :
- Pas de pastille : pas de document présent sur les lignes de la commande
La fonctionnalité est accessible quel que soit le statut de la commande, Elle permet l’ouverture d’un écran de basculement qui permet de visualiser, sur la grille de gauche, les documents liés aux différentes lignes de la commande de sous-traitance.
- La colonne indice cmde correspond à l’indice du document actuellement lié à ligne de commande.
- La colonne indice OFs correspond à l’indice du document actuellement lié à la phase de l’OF de la ligne de commande de sous-traitant.
- Le champ modif permet de filtrer sur les lignes qui possèdent des indices différents.
- Le fond de la cellule Indice cmde permet aussi de visualiser cette différence :
- Blanc : l’indice est le même
- Orange : les indices sont différents - Le bouton modifier n’est accessible que si la commande de sous-traitant est au statut : en attente
L’action de modification offre la possibilité de basculer les documents sur la partie droite. - En validant l’action, le nouvel indice du document sera lié à la ligne de commande et remplacera l’ancien
7.9. Expédition de la fiche "Commande Sous-traitant"
8. Les outils du module "Commande Sous-traitant"
8.1. Basculer plateau du module "Commande Sous-traitant"
Fonctionnalité pour le traitement de surface.
Initialisation
Outillage
Utilisation dans les types d’outillage de l’information : Gestion plateau
Cette information n’est visible que si la clé de protection est paramétrée pour la gestion Impression 3D.
Il n’est pas possible d’ôter la gestion plateau à un type d’outillage si celui-ci est lié à des outillages qui sont présents sur des sous-traitances
Sous-traitance
Utilisation de la gestion de la sous-traitance de l’information : Gestion plateau
Cette information n’est visible que si la clé de protection est paramétrée pour la gestion Impression 3D
Lorsque la case à cocher est visible, son activation permet de lier un outillage paramétré en gestion plateau (un outillage qui a un Type outillage paramétré en Gestion plateau).
Lien Phase Outillage
Lors de la création de lien entre les phases de gamme et les outillages, des règles de restriction de choix ont été mises en place.
- Si aucun lien n’existe et qu’il n’y a pas de sous-traitance de définie sur la phase alors le fonctionnement reste le même. Tous les outillages peuvent être liés à la phase sauf si des restrictions aux machines ont été mises en place.
- Si un lien existe, que l’outillage lié n’est pas en gestion plateau et qu’il n’y a pas de sous-traitance de définie sur la phase alors la règle de gestion précédente reste valable.
- Si un lien existe, que l’outillage lié est en gestion plateau et qu’il n’y a pas de sous-traitance de définie sur la phase alors seuls les outillages qui ne sont pas en gestion plateau moins les restrictions dues aux lien machines sont proposés.
- Si la phase est en sous-traitance et qu’il n’y a pas de gestion plateau de définie alors tous les outillages peuvent être liés à la phase.
- Si la phase est en sous-traitance avec une gestion plateau de définie alors seuls les outillages sans gestion plateau peuvent être liés à la phase avec en plus l’outillage définie sur la sous-traitance.
Sous-traitance de phase
Lors d’une modification de phase existante sur laquelle un outillage géré en plateau a été lié, si on souhaite créer une sous-traitance permanente pour cette phase alors la liste proposée est filtrée pour ne faire apparaitre que les sous-traitances liées à l’outillage
La modification du type de sous-traitance de la phase ne donne accès qu’aux sous-traitances appelant l’outillage
La modification d’une sous-traitance non gérée en plateau pour en faire une gestion plateau donnera la possibilité de ne lier que les outillages en gestion plateau appelés sur les phases de gamme ou la sous-traitance est liée.
Commande Sous-traitant
Ce menu ouvre un écran de basculement qui est sensiblement le même que celui de la fonctionnalité basculer mais il est réservé aux phases de sous-traitance qui sont présentes sur des plateaux. Dans l’écran de basculement standard ces phases d’OFs ont été enlevées.
Les informations des groupes de phases créés en amont ont été rajoutées. La colonne passage représente un numéro de groupe (x OFs et y phases le compose). Les phases de sous-traitance sont une des composantes de ce groupe. Un plateau est un exemplaire d’outillage sur lequel est déposé le passage
Le fonctionnement de cet écran est sensiblement le même que celui du basculer classique. On sélectionne un sous-traitant et on lance la fonctionnalité Exécuter
La grille se filtre en fonction des sous-traitances pouvant être effectuées. Il n’est pas possible de passer en sous-traitance des plateaux non complets. A chaque sélection de ligne dans la grille de gauche, les lignes composants le plateau sont sélectionnées.
Le détail du plateau est accessible au niveau de la grille du bas
Le basculement d’un élément du plateau entraine le basculement des autres phases le constituant. Si un élément du plateau théorique est manquant, il est impossible de le basculer partiellement. L’élément manquant est mis en évidence dans la zone théorique.
La commande de sous-traitance créée, n’est pas une commande de sous-traitance classique. Des informations supplémentaires apparaissent et certaines règles ont été modifiées.
Les lignes de commandes de sous-traitance reprennent l’identification du plateau via la sélection automatique des phases le constituant. L’exemplaire d’outillage et le numéro de passage sont eux aussi présent dans la zone de détail.
La suppression d’une ligne de commande liée à un plateau entraine la suppression de la totalité des lignes du plateau.
La gestion du prix et de la quantité a été bloquée. La constitution du plateau détermine chacun d’entre eux. Pour accéder au prix du plateau il faut utiliser l’icône rajouté au-dessus des frais.
Le prix du plateau sera ventilé sur chacune des lignes de sous-traitance au prorata des quantités entre les lignes de commande et le nombre de pièce total du plateau.
Le menu des lignes de commande a été modifié pour donner la possibilité de rajouter des plateaux sur la commande. Il est tout à fait possible de mixer des lignes d’un plateau et des lignes standard de sous traitance de phase.
8.2. Gestion de la relance du module "Commande Sous-traitant"
Cette option de menu permet :
- De sélectionner un sous-traitant et d’imprimer une fiche relance contenant la liste des commandes passées non livrées et dont la date de livraison est <= date de délai saisie.
- D’imprimer la liste des commandes en retard c’est-à-dire la liste de toutes les commandes passées et non livrées dont la date de livraison est supérieure à la date de délai saisie.
8.3. Prévisionnel du module "Commande Sous-traitant"
Affichage du prévisionnel Sous-traitant
8.4. Revaloriser du module "Commande Sous-traitant"
Cette option de menu permet lorsqu’une ligne de commande est « en cours » de venir modifier son PU et ses frais fixes sans créer d’avenant.
L’écran de basculement suit les règles décrites dans le module d’ergonomie.
8.5. Collaboration du module "Commande Sous-traitant"
8.6. Envoyer par Agora du module "Commande Sous-traitant"
Objectifs du module
Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.
L’écran principal
L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception
Création d’un élément
Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.
Eléments envoyés
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.
Boite de réception
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.
Fonctions Lire, Modifier et Supprimer
Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.
8.7. Impression du module "Commande Sous-traitant"
Il s'agit des éditions disponibles.
9. Paramétrage "Commande Sous-traitant"
Il reprend les valeurs par défaut relatives au module : écrans de réception, signataire par défaut des commandes, l’état du BR. Ces valeurs sont modifiables.
Il permet de définir les règles de gestion définies ci-dessus et à appliquer sur le module : blocage de l’envoi des lignes non validées, mode de calcul de vérification de ligne. Il définit aussi les documents, liés à la fabrication de l’article, à imprimer par défaut lors de l’édition de la commande.
Il permet d’activer le contrôle réception systématique (Contrôles) et en conséquence la création automatique d’une NC sous-traitant en cas de saisie de pièces litigieuses lors de la réception. Un message d’avertissement concernant la création d’une NC sous-traitant pourra être envoyée (via Agora) à une liste de personnes (voir compétences, module Clients).
Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au module Commandes Sous-traitants, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.
Gestion des signataires le paramétrage des commandes sous-traitants des compétences :
- Pour signer une commande de sous-traitance, compétence signataire : prend le pas sur les paramétrages existants.
- C’est le premier niveau de signature : utilisé pour l’acheteur. Le mode peut être restreint à savoir que si l’opérateur connecté possède la compétence, alors son nom sera utilisé comme signataire.
- Pour signer la partie qualité : si le sous-traitant de la commande nécessite une signature qualité, alors cette compétence sera consultée. Un mode restreint est également disponible.