V.4. L'Appel d'Offre Fournisseur

Owned by Hugues Dubuisson
Last updated: Jan 25, 2024 by Mathieu Ladoumegue

1. Introduction 

Ce module a pour but de gérer toutes les demandes de prix faites à vos fournisseurs. Ces demandes de prix seront issues des besoins de l’entreprise.

Ces besoins pour l’entreprise sont les fournitures déclarées manquantes au CBN, au PDP, les besoins de réapprovisionnement de stock et les besoins pour vos devis.

Le but de ce module est de stocker toutes les demandes faites à vos fournisseurs mais aussi de stocker leurs réponses. En fonction de ces réponses, des déclenchements en commande pourront être fait en automatique.

Toutes les informations rattachées sont directement accessibles : 

  • Liste des fournitures de l'appel d'offre
  • Liste des fournisseur de la fourniture 
  • Liste des fournitures du fournisseur 
  • Liste des besoins a l'origine de l'appel d'offre 
  • Détail de l'appel d'offre 

2. Les codificateurs de Appel d'Offre

Avant d'aborder la notion d'appel d'offre, il n'est pas nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Appels d'Offres. mais d'avoir créer des Fournitures (matière, composant, Outillage, consommable) et Fournisseurs

3. L'écran principal Appel d'Offre 

Cet écran permet de saisir les informations du Appel d'Offre :

Champs initialisé lors de la création de l'appel d'offre:

  • Code ( + grand code de l’année + 1, Commence à 1)
  • Année (Année enc ours)
  • N° A.O
  • Date de creation A.0
  • Statut en attente par defaut

Lors du clic de la case a cocher validée dans la fiche un écran secondaire s’affiche afin de sélectionner un employé (Elle contient l’ensemble des employés de la société).

Si l’opérateur après sa sélection clic sur « Ok » la case a cocher est validée et la liste déroulante pour la valeur employé et remplie avec le choix de l’opérateur et la date de validation est automatiquement remplie a la date du jour.

Si l’opérateur clique sur Annuler, l’écran secondaire se ferme, la case n’est pas validée et la liste déroulante de la valeur employé est sur « Auncun ».

4. La Toolbar de la fiche "Appel d'Offre"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le Appel d'Offre sélectionné.

4.1. Les Notes du module "Appel d'Offre"

 Notes

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.


Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

4.2. Basculer du module "Appel d'Offre"

Le bouton Basculer permet de créer des appels d'offre pour cela il faudra obligatoirement saisir un N° appel d'offre  et basculer des fournitures dans l'écran de gauche avant de valider.

Les fournitures proviennent de Basculer besoin/ Basculer DA/ Basculer appro/ Basculer Devis et Basculer PDP.

Le système générera autant de ligne que nous avons de fournisseurs pour chaque fourniture.

4.3. Fichier liés  du module "Appel d'Offre" 

 Fichiers Liés

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

 

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.


Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système? 

4.4.Basculer en commande du module "Appel d'Offre" 

Permet de basculer en commande un appel d'offre a partir du moment ou l'appel d'offre a le statut en cours le bouton est dipsonible.


A partir du moment ou au moins une case a cocher “sélection” est cocher les bouton “Ok” et appliquer sont disponible sinon ils sont grisés et il n’y a que le bouton annuler de disponible

4.5 Suppression d'une Fiche Appel d'Offre

Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas passer en commande fournisseur

Si le Appel d'Offre a un lien avec une commande fournisseur il ne sera pas possible de la supprimer

5. Les Actions de la Fiche "Appel d'Offre"

5.1. Passer de la fiche du module "Appel d'Offre" 

Cette fonctionnalité permet d'ouvrir un écran de basculement qui permet de passer les appels d'offre au statut "en attente" au statut "en cours"

A condition d'avoir Validé l'Appel d'offre afin d'avoir la ligne dans l'écran de basculement de gauche

5.2. Réception de la fiche du module "Appel d'Offre" 

La fonctionnalité réception est disponible pour les lignes avec le statut en cours.

L’opérateur peut saisir différentes valeurs qui serviront lors de la bascule en commande

  • Prix unitaire
  • Unité d'achat
  • Frais CC
  • Coupe
  • Port
  • Emb.
  • Divers
  • Délai
  • Transit 

Le statut du fournisseur passe à « Traité » lorsqu’il a répondu à l’ensemble des besoins qui lui ont été soumis.

De plus, si un fournisseur ne peut satisfaire un besoin, utilisez la colonne « Décliné ».

5.3. Terminer de la fiche du module "Appel d'Offre"

Cette fonctionnalité permet de mettre fin a l'appel d'offre elle est disponible pour les appels d'offres au statuts "en cours".

Après validation de la pop up pour confirmer l'action de terminer et qu'il ne sera plus possible de modifier les valeurs dans la réceptions le statut passe a terminé.

6. Les liens du module "Appel d'Offre" 

6.1. Liste des fournitures du Module "Appel d'Offre" 

Affiche la liste des fournitures de l'appel d'offre et permet de modifier la liste en fonction des actions ci dessous:

 : Permet d'ajouter des fourniture a l'appel d'offre (écran de basculement ouvert lors de la création)

 : Permet d'ajouter des fournitures sans passer par la liste provenant de Basculer besoin/ Basculer DA/ Basculer appro/ Basculer Devis et Basculer PDP, l'opérateur sélectionne directement dans la liste des fournitures.

 : Affiche l'écran Liste des fournitures fournies par

 : Affiche l'écran Liste des besoins à l'origine de l'appel d'offre

 : Permet de supprimer une fourniture de l'appel d'offre

6.2. Liste des besoins à l'origine de l'appel d'offre du Module "Appel d'Offre" 

Affichage de la liste des besoins a l’origine de l’appel d’offre.

6.3. Liste des fournisseurs du Module "Appel d'Offre" 

Affiche la liste des fournisseurs de l'appel d'offre et permet de modifier la liste en fonction des actions ci dessous:

 : Permet d'ajouter des fourniture a l'appel d'offre (écran de basculement ouvert lors de la création)

 : Permet d'ajouter des fournisseurs a l'appel d'offre.

 : Affiche l'écran Liste des fournitures fournies par

 : Permet de supprimer un fournisseur de l'appel d'offre

6.4. Liste des fournitures fournies par du Module "Appel d'Offre" 

Permet de visualiser le liens fourniture fournisseur.

 : Permet d'ajouter des fourniture a l'appel d'offre (écran de basculement ouvert lors de la création)

 : Permet d'ajouter un nouveau liens fournisseur fourniture dans la liste 

 : Permet de supprimer un lien fournisseur fourniture de l'appel d'offre

: Affiche l'écran des formats pour  le fournisseur de la fourniture avec possibilité de gérer les formats :

6.5. Détail de l'appel d'offre du Module "Appel d'Offre" 

Affichage des détails de l'appel d'offre avec les valeurs saisies dans la fonctionnalité réception.

7. Les outils du module "Appel d'Offre" 

7.1. Envoyer par Agora du Module "Appel d'Offre" 

Objectifs du module 

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément 

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

7.2.Imprimer du Module "Appel d'Offre" 

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application si l'opérateur a l'habilitation

 

8. Paramétrage Appel d'offre 

Permet de personnaliser les états liés à l'appel d'offre.