1. Introduction 

Ce module permet de gérer les données de vos fournisseurs utilisées dans les transactions commerciales quotidiennes. Toutes les informations rattachées sont directement accessibles.
Parmi ces informations :

• Les caractéristiques administratives de vos Fournisseurs et de votre entreprise*,
• Les contacts des Fournisseurs et de votre entreprise*,
• Les différentes adresses (Raison sociale, Livraisons, Facturation) du Fournisseur,

• La gestion des contrats.

• La gestion des agrément 
• Les fourniture liés au fournisseur
• Le suivi fournisseur
• Les notations
• Notion de clients fournisseurs

2. Les codificateurs du module Fournisseur 

Avant d'aborder la notion de Fournisseurs, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Fournisseurs.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal Fournisseurs 

Cet écran permet de saisir les informations du Fournisseur : Code interne alphanumérique, Raison sociale, Complément de nom, Adresse principale… Il permet aussi de saisir les caractéristiques de votre société*.

La spécialité est à choisir parmi celles créées dans la codification Helios ERP Spécialités. Une nouvelle spécialité peut être créée avec le bouton proche de la liste déroulante (Ouvrir détail) c’est une information de classification.

La coche « agréé société » permet de visualiser depuis les commandes fournisseur, les fournisseurs agréés société et d’empêcher toutes commandes aux non-agréés (voir Commande Fournisseur - Paramétrage).

La coche Contrôle permet de forcer une étape de contrôle après la réception d’une commande de fournitures et avant leur entrée en stock. Elle met à jour la notion de contrôle sur les liens fournisseurs-fournitures pour récupération dans les commandes.

Il faut saisir le type de fournitures que peut livrer le fournisseur. Helios ERP tient alors compte de ces filtres dans les liens fournitures et dans les commandes fournisseurs.

Si la Gestion OTD est cochée on peut gérer un Délai min(jour(s)) et délai max(jour(s) pour avoir une plage de livraison validée ce qui permet le suivi d’une évaluation OTD dans le reporting.

La coche signataire qualité permet d’ajouter une signature qualité qui sera obligatoire dans les commande fournisseur ou seul les opérateur compétent pourrons signer afin de pouvoir valider la commande(voir Commande Fournisseur - Paramétrage).

(2023.Q4.24.0115 DEB)

Classe Fournisseur : Permet de définir un niveau de contrôle par fournisseur via la codification classe fournisseur

(2023.Q4.24.0115 FIN)

4. Les Onglets 

4.1. l'onglet "Fichier" du module "Fournisseur" 

Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le Fournisseur dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.

4.2. L'onglet "Etats personnalisés" du module "Fournisseur" 

Cet Onglet vous permet de définir des états spécifiques au fournisseur à imprimer lors de l’envoi d’une commande, d’une relance ou d’un Bordereau de Réception.

Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés

Il est également possible de définir le nombre d’exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple, lors de l’impression d’une commande, cela permettra de proposer par défaut le nombre d’exemplaires à éditer.

Les états renseignés pour le fournisseur 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les fournisseurs dont les états ne sont pas spécifiques

4.3. L'onglet "Personnel" du module "Fournisseur" 

Cet onglet remonte la liste du personnel rattaché au Fournisseur. Cette liste est mise à jour depuis le module personnel et permet un meilleur suivi commercial.

Le contenu des fenêtres est exportable sous Excel ou CVS.

4.4. L'onglet "EDI" du module "Fournisseur" 

Cet onglet permet de configurer les chemins pour la génération des BL et factures EDI. Voir la documentation HII_EDI.pdf

4.5. L'onglet "Fourniture" du module "Fournisseur" 

Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des fournitures liés au Fournisseur.

4.6. l'onglet "Client" du module "Fournisseur" 

Certains client fournissent les matières et/ou les composants à utiliser pour leurs commandes. Ces commandes sont alors en appro. Fournisseur ou en appro. partiel (voir Module Commandes Fournisseurs).
Pour ces client, une fiche client doit être créée avec un lien vers la fiche Fournisseur (voir Module Fournisseurs) ; c'est cette fiche que l'on peut consulter en cliquant sur l'onglet client.

4.7. L'onglet "Suivi Fournisseur" du module "Fournisseur" 

Cet écran est l'historique (exportable sur Excel) de votre Fournisseur. Vous y trouverez :

• Ses commandes
• Ses livraisons
• Contrôle
• Ses factures
• Ses avoirs
• Non-Conformité

Un double clique permet d'ouvrir le module préfiltrer sur la ligne sélectionnée.

5. La Toolbar du module "Fournisseur" 

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des évènements de type action commerciale par exemple pour le Fournisseur sélectionné.

5.1. Les notes de la fiche "Fournisseur" 

Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au Fournisseur

5.2. Fichiers liés de la fiche "Fournisseur" 

5.3. Archives de la fiche "Fournisseur" 

Le fonctionnement est similaire quelque soit la ressource technique, Article, Matière, Composant, Consommable, Centre de charge, Machine ou Client, Fournisseur, Sous Traitant...

Cette action permet d'archiver une ou plusieurs matières. Une matière archivée est une matière inactive Elle n'est plus présentée dans les listes ou choix.

A condition d'avoir activer l'archivage voir codification ci dessous Codification Archivage 

 Codification Archivage 

Cette codification permet d’activer le bouton Archive dans les différents modules au cas par cas si la case à cocher Archive est activée.

Liste des modules :

• Articles

• Centre de charge

• Clients

• Composants

• Consommables

• Fournisseurs

• Machines

• Matières

• Personnel

• Outillages

• Sous-traitants

Le bouton Archive sur la Toolbar des modules permet d'archiver (1) ou d'activer (2) une ou plusieurs matières.

La liste de droite contient la liste des matières archivées.

Il s'agit de l'ergonomie des fenêtres de basculement de la technologie H2.

A venir pas encore disponible dans la version la fenêtre de basculement H3 

5.4. Journal de la fiche "Fournisseur" 

5.6. Récupération d'un client de la fiche "Fournisseur" 

Cette notion de Client-Fournisseur, décrite dans le Module Clients, permet de mettre en place une gestion de stocks dédiés (voir aussi les Modules Matières, Composants et Stocks).

Lors de la création d’un fournisseur, l’icône ci-dessus apparaît, il permet de récupérer un client, dans le cas où le client peut fournir les composants et les matières nécessaires à la production (voir  Module Commande Client – Appro Client).

Seul ce type de création est valable pour gérer des stocks dédiés.

Si vous créez « simplement » un fournisseur, vous gèrerez un stock propre.

Un lien est automatiquement créé entre la fiche fournisseur et la fiche client. Il permet aussi de récupérer les caractéristiques du client : ses coordonnées, ses paramètres comptables, sa 1^ère adresse de facturation (convertie en adresse de règlement) et sa 1^ère adresse de livraison (convertie en adresse de commande).

Il est possible de consulter la fiche client liée à la fiche fournisseur en cours en cliquant sur l'onglet Client.

Dans le cas où un client vous fournit la matière ou les composants mais que vous les payez à votre client, vous aurez la possibilité de choisir sur la ligne de commande si elle est de type appro client ou non.

6. Les liens du module "Fournisseur"

Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « Fournisseurs »

6.1. Les Adresses de commande et de règlement de la fiche "Fournisseur" 

Ces écrans permettent de saisir les différentes adresses de commande et de règlement chez le Fournisseur. Ces adresses sont utilisées lors de la saisie des commandes Fournisseurs, des BL Fournisseurs et des factures Fournisseurs.
Les adresses de commande contiennent les informations relatives aux conditions de transport. 

Les adresse de règlement contiennent les informations comptables (mode de règlement, n° de compte tiers, type de TVA, TVA CEE, …).

Le N° de compte tiers est un identifiant unique pour le fournisseur, le N° de compte est utilisé en comptabilité pour regrouper des fournisseurs, suivant leur secteur d’activité par exemple.

6.2. Les contacts de la fiche "Fournisseur" 

Cet écran permet de saisir vos différents contacts chez le fournisseur. Ils seront utilisés lors de la saisie des commandes. Il est possible de désactiver un contact pour ne plus le voir apparaître dans les listes associées.

Outre les données administratives, il est possible d’affecter à chaque contact une adresse professionnelle (choisie parmi les adresses de livraison et de facturation du fournisseur auquel il est rattaché) et une adresse personnelle (bouton Adresse Pers.).

Il est possible d’associer à chaque contact une adresse mail ainsi qu’un mode de diffusion. Ces deux informations seront automatiquement reprises par Helios ERP lors des diffusions dans le cadre des gestions documentaire ou qualité.

Il est possible de consulter le journal d’évènements associé à chaque contact (voir règle de gestion sur le journal d’évènements).

6.3. Les Agréments de la fiche "Fournisseur" 

Comme pour les agréments applicables à vos fournisseurs et sous-traitants, il est possible de gérer dans Helios ERP la notion de compétence applicable au personnel.

En effet, chaque Fournisseur peut exiger que certaines opérations ne soient réalisées que par du personnel compétent.
Pour cela, il faut impérativement associer au Fournisseur une notion de compétences, définies dans le Module Paramétrage/Codifications/Compétence.
Il faut, ensuite les distribuer aux ressources (Module Ressource technique/Personnel) concernées.
Cette distribution, permet la saisie des données suivantes :
La période de validité de la compétence
La notion de qualification pour cette compétence.
Les règles de gestion portant sur cette notion de compétence concernent les gammes, les pointages, la planification par pôle de compétence (option).
Toutes les fonctionnalités (validation de commandes, validation documentaire, …) nécessitant une compétence associée (voir dans les paramétrages des modules respectifs) sont à déclarer sur le Fournisseur de code « 0 ».

6.5. Société sur la fiche "Fournisseur" 

Permet de lier les société sur le fournisseur de la ligne sélectionné.

6.6. Gestion des contrats en fiche "Fournisseur" 

Les contrats pré-initialisent le prix, le délai, la quantité et l'approvisionneur lors de l'intégration par EDI ou lors d'une saisie manuelle d'une commande Fournisseur en fonction de la date de livraison de la ligne de commande Fournisseur.

Un contrat est valable pour un Fournisseur ou un groupe de Fournisseur (Airbus, Dassault...) pour une période donnée. Il doit être actif pour être pris en compte et ceci pour la date de livraison de la commande.
Si pour une date de livraison donnée, il n'existe pas de contrat actif, c'est le contrat actif du Fournisseur de la commande avec le code contrat le plus élevé qui est pris en compte. S'il s'agit d'une intégration EDI, aucun prix ne sera remonté dans ce cas.
Lors de l'activation d'un contrat, Helios ERP vérifie si les références au contrat n'existent pas déjà sous un autre contrat pour le même Fournisseur et pour la même période. Si c'est le cas le contrat ne sera pas activé.
Les champs « validé par », « signataire » et le mode de règlement par défaut permettent de renseigner directement les commandes crées par EDI.
Le champ « Validé par le Fournisseur » est juste une information.
Les types de contrats vont permettre de gérer plusieurs contrats pour un même Fournisseur qui porteront sur des articles différents. Ex : Contrat chaudronnerie, contrat tôlerie …
Ils peuvent être de type EDI ou NON* (case à cocher).

La coche est en rapport avec la fonction des lignes de contrats car seul le contrat « référence » peut mettre à jour les données « Catalogues de Prix »

Explication de la différence entre CONTRAT et CATALOGUE DE PRIX :

1. L’existence d’un contrat ACTIF sert à initialiser les qté/prix/délai lors de la création de commande par la fonction BASCULER
2. Dans le cas de l’existence d’un contrat actif, l’existence d’un Catalogue de prix sert à
   1. Initialiser les qté/prix/délai lors de la création de commande par la fonction CREER LIGNE
   2. Initialiser les prix théoriques des OFs
      1.       si le paramétrage BILAN est choisi sur « théorique sur CATALOGUE DE PRIX »
   3. initialiser les simulation des prix de revient ARTICLE
      1. si le paramétrage DEVIS est choisi sur « théorique sur CATALOGUE DE PRIX »
   4. initialiser les simulations des prix de revient des lignes de DEVIS
      1. si le paramétrage DEVIS est choisi sur « théorique sur CATALOGUE DE PRIX »

Pourquoi ces 2 choses sont séparées :

• pour la différence entre écriture de commande et simulation de prix de revient théorique (dans OF et DEVIS)
  • les contrats vous servent à écrire des commandes au bon prix/qté/délai
  • les catalogues servent à la théorie
• pour pouvoir théoriser avec un catalogue de prix qui est différent du contrat actif
  • par exemple, avec le contrat de l’année prochaine

En résumé, cette coche existe pour savoir comment sera valorisé les analyses futures.

Elle impacte les personnes exploitants :

• les BILANS OF et CDE
• Les projections financières d’achat et de Sous-traitance
• les DEVIS

Elle n’a pas d’impact sur l’écriture de COMMANDE FR ou ST si l’on passe par la fonction BASCULER.

6.6.1 Création d'un contrat 

Il faut sélectionner « Nouveau contrat ». puis sélectionner le Fournisseur (1) dans la fenêtre qui apparaît et valider (2).
Une fois le Fournisseur sélectionné, il faut saisir les données de l'entête du contrat.
Puis saisir les données du contrat, Type, N°de contrat, période de validité, remises, mode de règlement , EDI ou Non EDI…

Les champs de date sont remplacés par les champs de gestion des rangs (2) et (3) lorsque la case de gestion des rangs est cochée sur l'interface
Puis sélectionner le bouton « Exécuter ».
La liste de articles apparaît dans la liste de gauche (1), saisir le prix des articles pour le contrat et renseigner les zones suivantes, Délai, Transit, lot… puis faire passer dans la liste de droite les articles du contrat via le bouton noté (2).
Valider.
6.6.2. Postulats (Règles qui régissent l'utilisation des contrats) 

• L'activation d'un contrat désigne à la fois la validation et la mise à disposition du contrat pour la saisie des commandes Fournisseurs.
• Une fois activé il peut être à tout moment désactivé et lors de la saisie des commandes le contrat n'est plus utilisé (c'est la stratégie tarifaire de la société qui prend le relais).
• Un Fournisseur peut posséder plusieurs contrats actifs.
• Un article ne peut se trouver que dans un contrat actif pour une période donnée.

Toutes ces règles sont gérées sur la fonctionnalité « Activer le contrat », si une d'elle n'est pas vérifiée un message vous aiguillera dans l'erreur diagnostiquée.

6.6.3. Lignes de contrat

Une ligne de contrat est une référence article, elle est accessible via un double clic, sur la ligne concernée. Elle permet de compléter les données de la ligne du contrat.
Le « Coût de lancement » permet de pré initialiser le prix unitaire avec un coût fixe en plus du tarif catalogue.
Les champs « Semaine » et « mois » servent pour l'EDI Sup@irworld pour la distinction entre Horizon flexible (semaines) et Horizon Prévisionnel (mois).
Transit (voir Module Commande Fournisseur).

Cet écran permet aussi de renseigner l'année, le mois de référence et le nombre de mois qu'il faut soustraire à la date de livraison lors du calcul du delta matière (gestion de l'alliage matière : voir Module Matières).
A la création de la ligne, ces champs sont initialisés automatiquement en fonction des données de la fiche Fournisseur.
Pour chaque ligne, le catalogue permet de donner le prix unitaire par quantité ou fixe.
De plus, le contrat permet de stocker l'approvisionneur par défaut de la pièce pour le Fournisseur, cet approvisionneur peut fournir la totalité des besoins pour la pièce (dans ce cas on parle d'appro Fournisseur), ne peut rien fournir (c'est de l'appro propre), ou peut fournir une partie des besoins (appro partiel).

6.6.4. Cas de l'appro partiel

Si votre référence est constituée à la fois de besoins (composants – matières) fournis par le Fournisseur et par votre société, on dira que votre article est géré en appro-partiel.
Pour cela il faut renseigner le type d'appro sur la ligne de contrat : « Appro partiel », le bouton « Appro partiel » s'active, il permet de stocker la nomenclature (à plat) des besoins de l'article et pour chacun des besoins l'approvisionneur qui peut être le Fournisseur ou le stock propre de la société. Si vous initialisez le type d'appro. en Appro. partiel, une première construction de la configuration en automatique est proposée. 

Initialisation automatique de la configuration pour la gestion de l'appro. partiel :
Lorsque vous choisissez le type d'appro. « Appro Fournisseur partiel » une première initialisation est faite suivant la méthode décrite si dessous :

1. Mise à plat de tous les liens composant et matière quel que soit le niveau de la nomenclature de l'article.
2. Initialisation de chacun des liens en fonction des mouvements d'entrées dans les stocks sociétés et Fournisseurs, s'il existe un mouvement d'entrée dans le stock Fournisseur alors le lien matière ou composant sera initialisé en appro Fournisseur, sinon sur le groupe et enfin en appro. propre

Ainsi cette première initialisation génère une configuration de type approvisionnement « Fournisseur partiel », cette configuration est modifiable.

Initialisation manuelle de la configuration pour la gestion de l'appro. partiel :
Pour configurer les approvisionnements partiels, il faut sélectionner le bouton « Appro partiel », l'écran de création de l'Appro partiel s'ouvre.

1. : Zone de configuration des liens composant : cliquez sur la colonne appro Fournisseur pour choisir le type d'appro. sur le lien
2. : Zone de configuration des liens matière : cliquez sur la colonne appro Fournisseur pour choisir le type d'appro. sur le lien
3. : Dans le cas où la nomenclature à évoluée, il faut cliquer sur le bouton « Exécuter » .

Mise à jour de la configuration{*}.
Les nomenclatures d'appro partiel stockées au niveau des lignes de contrat peuvent ne pas être à jour si les nomenclatures des données techniques évoluent (ajout ou suppression d'article, création de lien composants et matières sur des articles de la nomenclature, rajout d'équivalents sur les liens principaux, modification des quantités de besoin…).
Pour éviter les incohérences il convient de venir rafraichir la nomenclature d'appro partiel, à chaque évolution de celle-ci.
Pour faciliter la cohérence un paramétrage au niveau du module article permet de mettre à jour les nomenclatures d'appro partiel.

Le mode manuel est le mode par défaut, il faut à chaque évolution venir modifier la configuration stockée sur la ligne de contrat en passant par le bouton .
Le mode automatique rafraîchit systématiquement toutes les nomenclatures d'appro partiel impactées par une modification (création, modification ou suppression de lien, article, composant, matière ou équivalent) de la nomenclature de l'article contractualisé, sans modifier l'initialisation effectuée auparavant.
Le mode semi auto piloté par Agora permet à l'utilisateur de déterminer quels sont les contrats à rafraichir. Dans ce cas, il faut paramétrer un workflow, pour informer les services concernés et rafraichir les données. Un Workflow par défaut doit être paramétré dans l'écran de paramétrage du module article. Il est possible de créer plusieurs scénarii car le workflow peut être différent suivant le Fournisseur, la famille ou la sous famille de l'article.
L'ordre de choix sera :

• Sous famille d'article.
• Famille d'article.
• Fournisseur du contrat.
• Paramétrage général.

Cette configuration est automatiquement remontée à la saisie d'une commande Fournisseur sur la ligne de commande, elle reste modifiable (voir Module Commande Fournisseur).

6.6.5. Gestion des groupes d'entreprise dans les contrats

Les groupes d'entreprises permettent d'associer plusieurs Fournisseurs entre eux, de manière à utiliser (ou non) le contrat d'un des Fournisseurs du groupe si pour un article donné le Fournisseur ne possède pas de contrat. Le groupe est utilisable pour les groupes d'entreprise qui possèdent plusieurs entités ou sociétés et pour lesquels un contrat groupe est applicable.
C'est dans l'écran « Groupe d'entreprise » que l'on peut accéder à la gestion des groupes d'entreprise.

Seuls les Fournisseurs fournisseurs du groupe remontent dans la liste de choix des Fournisseurs pour les approvisionnements.
Au niveau :

• Des lignes de commandes Fournisseurs.
• Des lignes de contrat.

Exemple : Listes des Fournisseurs d'un groupe.

Le passage dans la liste de droite se fait via un drag and drop des lignes sélectionnées (Cliquer/Glisser).

6.6.6.  Rafraîchissement des tarifs 

Cette procédure permet d'initialiser ou de mettre à jour le prix des contrats en utilisant la stratégie tarifaire sans toucher aux remises déjà négociées.

Exemple:
Si le coût de fabrication d'une famille d'articles a augmenté considérablement au cours de l'année (augmentation du coût de la matière, position de monopole d'un sous-traitant …) vous pouvez alors d'un click (une fois votre catalogue de prix interne recalculé) mettre à jour tous les contrats Fournisseur possédant un article de cette famille.
Le rafraîchissement des contrats se fait au travers un écran de basculement selon les filtres suivant : N contrat, Fournisseur, famille article, sous-famille article et code article…

6.6.7. Gestion des remises des contrats 

C'est la gestion des remises négociées avec le Fournisseur sur un contrat ou un article particulier.
La gestion des remises se fait au travers d'un écran de basculement selon les filtres suivants : famille article, sous-famille article et code article…
Dans la liste de gauche, il est possible de saisir ligne par ligne les remises applicables. Il est possible aussi de saisir pour un ensemble de lignes sélectionnées la remise.

6.6.8. Evolution tarifaire

Cette fonctionnalité permet facilement « d’augmenter » (ou diminuer) les tarifs d’un contrat ou partie d’un contrat via la saisie d’un taux d’augmentation ou de diminution du tarif.

7. Les outils du module "Fournisseur" 

7.1. Envoyer par Agora du module "Fournisseur" 

7.2. Impression du module "Fournisseur" 

Il s'agit des éditions disponibles.