V.8. Contrôle Fournisseur

Owned by Mathieu Ladoumegue
Last updated: Jun 03, 2024

1. Introduction 

Ce module a pour but de gérer les Contrôles des commandes fournisseur :

Une étape de contrôle permet de définir sur la quantité livrée, le nombre de pièces bonnes, acceptées en l’état et rebutées.

Il suffit alors d’activer le paramétrage Contrôles (voir module Paramétrages) et d’entrer dans l’écran des contrôles en création, Hélios proposera alors la liste des lignes réceptionnées, quel que soit le Fournisseur, pour en assurer le contrôle.

Pour chacun des éléments à contrôler vous trouverez le risque d’avoir au moins N pièce(s) rebutée(s), ce risque est fonction du pourcentage de rebut du fournisseur ainsi que de la quantité livrée (tout le calcul est basé sur des lois probabiliste : loi binomiale, poisson … ). Cela permet de mettre en alerte les contrôleurs de la possibilité de présence de pièces livrées défectueuses. Cet affichage est paramétrable (Voir paramétrage du module).

Une zone libellée permet d’associer au contrôle une information libre.

Il est impératif de saisir la quantité bonne (initialisée par Hélios) ou la quantité « litigieuse ». Cette quantité vous permettra d’ouvrir une non-conformité. L’ouverture de cette non-conformité peut être automatique et un message Agora d’avertissement peut être émis (Voir paramétrage du module).

Seule la quantité rebutée viendra se mettre à jour sur l’ OF dans la zone «litigieuse», jusqu’à ce qu’une décision soit prise sur la non-conformité (voir module Qualité).

Pour compléter ce module il est possible de regarder la partie Relevé Achat.

2. Les codificateurs de la Contrôle fournisseur

il n'y a pas de Codification pour les Contrôle fournisseur 

3. L'écran principal Contrôle fournisseur

Une Contrôle fournisseur sous Hélios ERP définie par un N° Ctrl.

Un contrôle concerne une réception fournisseur mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs réceptions de ce fournisseur. Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande et l’incrémentation du n° de BL est gérée par société. Elle n’est pas modifiable. Un double clic sur la ligne permet d’accéder à la ligne de commande.

Cet écran permet de visualiser les informations des Contrôle fournisseur :

  • N° Ctrl :Numéro de Contrôle saisie lors de la création
  • N° BL :  Numéro du bon de rece
  • N° BR :
  • Fournisseur de la commande : information de la commande
  • Date de livraison : initialisée à la date du jour mais modifiable

Si le paramètre «bloquer la livraison des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage H2->Livraisons), l’utilisateur ne pourra pas livrer une ligne de commande non validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Clients).

4. Les Onglets 

4.1. l'onglet "Lignes" du module "Contrôle fournisseur"

Cette fonction permet de mettre en évidence les lignes du BL, un double clique sur la ligne ouvre le détails des lignes du BL( voir chapitre 5.3)

5. La Toolbar de la fiche "Contrôle fournisseur"  

5.1. "Ligne" du module "Contrôle fournisseur" 

5.2. Création d'une Fiche Contrôle fournisseur

L’étape de contrôle n’est pas obligatoire. Lorsqu’elle l’est, c’est elle qui bloque automatiquement l’entrée en stock. La quantité commandée est toujours considérée comme en commande.

Il suffit alors d'effectuer une création dans l’écran des contrôles et Hélios proposera la liste des lignes réceptionnées, quel que soit le fournisseur, pour en assurer le contrôle.

-   Pour chacun des éléments à contrôler vous trouverez le risque d’avoir au moins N pièce(s) rebutée(s), ce risque est fonction du pourcentage de rebut du fournisseur ainsi que de la quantité livrée (tout le calcul est basé sur des lois probabiliste : loi binomiale, poisson … ). Cela permet de mettre en alerte les contrôleurs de la possibilité de présence de pièces livrées défectueuses. Cet affichage est paramétrable (Voir paramétrage du module).

-   Une gestion de l’échantillon : elle permet de définir la taille de l’échantillon représentatif dans lequel sera déterminé le nombre de litige (définition des types de prélèvement (Module Composants et Matières)

  • Une aide à la décision vous indiquera le nombre de litige parmi l’échantillon représentatif. Si le nombre de litige est supérieur ou égal à celui indiqué il est préférable de mettre tout le lot en litige

Il est impératif de saisir la quantité bonne (initialisée par Hélios) ou la quantité rebutée. Cette quantité rebutée vous permettra d’ouvrir une non-conformité Achat. Cette quantité est une quantité de « format », un format étant pour Hélios soit bon soit mauvais. L’ouverture de cette non-conformité peut être automatique et un message Agora d’avertissement peut être émis (Voir paramétrage du module).

Comme dans le paragraphe précédent, Hélios vérifie en fonction des quantités rebutées la faisabilité des pièces à l’origine des besoins. Même remarque sur le calcul des valorisations d’entrées de stock.

* Entrée en stock :

A ce niveau, seul le paramétrage du module intervient sur l’automatisation de l’entrée en stock.

Si l’intégration n’est pas automatique, il suffit alors de lancer la fonction «INTEGRATION» qui proposera la liste des fournitures à entrer en stock et de les entrer manuellement par basculement d’écran.

5.3. Suppression d'une Fiche Contrôle fournisseur

La suppression d'une fiche contrôle fournisseur n'est pas possible si il existe une sortie de stock.

Lors de la suppression on ne supprime pas la NC généré par le contrôle. 

5.4. Impression du module "Contrôle fournisseur" 

Propose l'impression des états du module

6. Les outils du module "Contrôle fournisseur" 

6.1. Envoyer Agora du module "Contrôle fournisseur" 

Objectifs du module 

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément 

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.