II.4. Le Consommable

Owned by Hugues Dubuisson
Last updated: Mar 07, 2024 by Mathieu Ladoumegue

1. Introduction 

Ce module permet de définir l’ensemble des Consommables liées à la production ainsi que les liens articles et les liens fournisseurs associés à chaque Consommable.

Les consommables sont les éléments achetés aux fournisseurs mais qui ne rentrent pas en compte dans la production des produits de la société.

Toute la description de ce module est analogue à celle des composants (voir Module Composants).

Toutes les informations rattachées sont directement accessibles : 

  • Les liens fournisseurs associés à chaque Consommable.
  • Les stocks Consommable,  associés à chaque Consommable.
  • La Gestion documentaire (GED) associés à chaque Consommable.
  • Le suivi achat de la Consommable
  • Les Sociétés associés à chaque Consommable.
  • Les conversion d'unité associés à chaque Consommable.

Les Consommables sont des éléments entrant dans l’élaboration des articles et achetés à l’extérieur. Ils ne sont donc pas fabriqués par votre entreprise ou l’un de vos sous-traitants ; ils ne donnent pas lieu à des OF mais à des commandes fournisseurs ou des demandes d’appro clients.

2. Les codificateurs du Consommable

Avant d'aborder la notion de Consommable, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Consommables.
Parmi ces codificateurs, on note :

 Famille / Sous famille / Sous sous famille de Consommable

Une famille est un groupe de composant qui ont les mêmes caractéristiques ou les mêmes fonctions.  Le choix de l’appellation (Libellé) des familles est spécifique à la nature des consommable gérés et à d’autres critères qui sont propres à votre organisation. La famille est une information associée aux fiches consommable. Elle n'est pas obligatoire.

Elles sont utilisées, par exemple pour simplifier, la saisie des informations comptables des produits car la famille porte l'ensemble des comptes comptables de vente et d'achat (France, CEE, DOM TOM, HORS CEE, EXO) généraux et analytiques, cela permet d'alimenter par défaut les informations comptables des produits lors des passages en comptabilité sans avoir à les saisir dans leurs fiches.

Elles sont également utilisées comme critères de regroupement dans les statistiques et les traitements divers.


La famille  peut se subdiviser en plusieurs sous-familles. Sur le même principe, la sous-famille comporte les mêmes informations.

La sous sous familles porte également les informations comptables des comptes achats pour le transfert en comptabilité des factures d'achat.

 Type de travail

Le type de travail permet de qualifier le travail effectué pour les affectations de coût lors des bilans. Utilisé lors des pointages et des commandes sous-traitant, il permet de définir des travaux et de leur associer des sections d’affectations.

Les coûts sont donc automatiquement ventilés lors des bilans pour comparaison :

  • Normal : comparaison avec les temps prévus.
  • Qualité : affectation aux coûts de qualité.
  • Divers : affectation aux coûts divers.

Cette ventilation permet d’analyser des données «comparables» : les heures «prévues» et «réalisées» ne devant, par exemple, tenir compte que des travaux «normaux» pour une remise en cause efficace des gammes de production.

 Type de prélèvement

Disponible dans les codifications H2 → composant

Cet écran permet de définir des type de prélèvement pour définir le type de contrôle

3. L'écran principal Consommable 

Cet écran permet de saisir les informations du Consommable : Code interne (ID_Consommable)  alphanumérique (non modifiable, s'incrémente de 1 a chaque création), ID Mobilité concaténation du code  CD_Consommable et de l'identifiant consommable "6"(non modifiable)

Chaque Consommable est défini par sa désignation, sa référence (Obligatoire). L’unicité est définie par le code (ID), et la référence.

Un consommable peut soit :

- être stocké : Il faut gérer les sorties et donner une imputation (centre de frais) (check box stocké ).

- être non stocké : Lors de la commande fournisseur, il faut donner l’imputation ou l’OF.

Un consommable stocké peut être contrôlé et avoir un type de prélèvement comme les composants et la matière.

Dans le cadre des interfaces de comptabilité « Achat », chaque Consommable pourra avoir un Numéro de Compte et un Numéro de Section Analytique.

Les Consommables peuvent être regroupés par famille pour tout traitement externe (requête, statistiques diverses,..) ainsi que pour les « Numéro de Compte». Ces familles et caractéristiques de famille sont à choisir parmi celles créées dans le Module Paramétrage/Consommable. 

Les familles / Sous familles /Sous sous familles sont liées, quand l’opérateur choisit une famille il ne peut choisir qu’une sous famille liée à la famille et une sous sous-famille liée à la sous famille

À partir du moment qu’un lien supérieur est modifié les liens inférieur sont initialisé a Aucun.

En général, les Consommables sont gérés unitairement contrairement aux matières mais peuvent avoir des unités de gestion différentes comme le Kg, les M, etc. (voir Module Matières).

Un type d’unité ne peut pas être modifié quand il y a un lien fournisseur ou Article avec le Consommable.

Il est possible de contrôler chaque Consommable lors de la réception de celui-ci. Pour cela, il faut impérativement le mentionner sur l’enregistrement (case à cocher) et agir sur le paramétrage du Module Commandes Fournisseurs : 3 Stratégies de contrôle sont alors applicables (voir. Module Commandes Fournisseurs).

Identification nécessaire est une check box visible uniquement si le module mobilité est activé.

Type de prélèvement permet de définir une quantité ou un pourcentage a prélever en fonction de la quantité réceptionner afin de pré réinitialiser un champs d'aide lors du Contrôle du lot.

Pour la gestion des ventes ils y a des numéros de compte de vente CEE, hors CEE, DOM TOM et Exonéré France par consommable

Norme douanière : Champs d'information de la nomenclature douanière qui est le système de désignation et de codification de toutes les marchandises dans l'Union européenne. Elle est maintenu par l'Organisation Mondiale des Douanes.

4. Les Onglets 

4.1. L'onglet "Suivi achat" du module  "Consommable" 

Le suivi achat permet de voir ou est utilisé la Consommable dans helios. La pastille rouge dans l'onglet permet de voir ou nous avons des données.

Un double clique sur une ligne permet d'ouvrir directement le module de l'onglet filtré sur la ligne

Exemple : BL, double clic sur la ligne du BL 10 --> Ouverture du module BR fournisseur filtré sur le BL 10 

4.2. L'onglet "Fichier" du module  "Consommable" 

Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant la Consommable dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel et via un clic droit dans l'onglet  

il est également possible de télécharger l'image avec un clic droit.

5. La Toolbar de la fiche "Consommable" 

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le consommable sélectionné.

5.1. Les notes du module "Consommable" 

 En savoir plus

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.


Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

5.2. Fichiers liés du module "Consommable" 

 Fichiers Liés

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

 

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.


Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système? 

5.3. Archives du module "Consommable" 

Le fonctionnement est similaire quelque soit la ressource technique, Article, Matière, Composant, Consommable, Centre de charge, Machine ou Client, Fournisseur, Sous Traitant...

Cette action permet d'archiver une ou plusieurs matières. Une matière archivée est une matière inactive Elle n'est plus présentée dans les listes ou choix.

A condition d'avoir activer l'archivage voir codification ci dessous Codification Archivage 

 Codification Archivage 

Cette codification permet d’activer le bouton Archive dans les différents modules au cas par cas si la case à cocher Archive est activée.

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Liste des modules :

  • Articles

  • Centre de charge

  • Clients

  • Composants

  • Consommables

  • Fournisseurs

  • Machines

  • Matières

  • Personnel

  • Outillages

  • Sous-traitants

Le bouton Archive sur la Toolbar des modules permet d'archiver (1) ou d'activer (2) une ou plusieurs matières.

La liste de droite contient la liste des matières archivées.

Il s'agit de l'ergonomie des fenêtres de basculement de la technologie H2.

A venir pas encore disponible dans la version la fenêtre de basculement H3 

5.4. Dupliquer du module "Consommable" 

Permet de dupliquer les informations d’un consommable afin de créer une autre fiche avec seulement la référence/code pour différence.

5.5 Suppression d'une Fiche "Consommable" 

Permet de supprimer d'une fiche si elle n'est pas utiliser.

Si le Consommable a un lien Fournisseur/article ou stock Consommable il n’est pas possible de le supprimer, le bouton n’est pas accessible

6. Les liens du module "Consommable" 

6.1. Les Fournisseurs de la fiche du module "Consommable" 

Ce bouton permet de définir les liens « Consommables-Fournisseurs » en vue des achats futurs de Consommables.

Pour avoir le fournisseur qui remonte dans la liste de sélection il faudra avoir coché la casse a coché "Cons stocké" ou "Cons non stocké" dans la fiche Fournisseur.

Toutes ces informations sont capitales pour le processus « Achat » puisque toutes ces données servent à initialiser les commandes. Les Demandes de prix viendront mettre à jour ces liens pour « automatiser » la récupération des informations en commande. A la différence des Consommables, aucun besoin de format n’est émis dans Helios ERP, seul le respect du format fournisseur est important

Cet écran permet de définir les fournisseurs possibles de votre Consommable.

Pour cela, il contient les informations suivantes :

  • La priorité du lien (renumérotable directement dans le formulaire, le système lors de l'enregistrement recalculera l'ensemble des priorités en fonction du changement )
  • La Référence chez ce fournisseur là du lien.
  • Le délai par défaut d’appro ainsi que la durée de transport. Ces deux valeurs servent pour le jalonnement des achats mais seul le premier est pris en compte pour le calcul de la date de livraison lors de la création de la ligne de commande.
    • Ces valeurs ne seront reprises que si elles ne sont pas précisées sur le détail du catalogue.
  • La notion de contrôle pré initialisée par le paramétrage des commandes fournisseurs.
  • La monnaie applicable à tout le catalogue de prix.
  • Le contrat fournisseur actif lié à ce lien.

6.1.1 Format 

Dans ce sous niveau, il est possible d’associer au couple unique Fournisseur – Fourniture des quantités et formats différents en fonction de vos besoins d’achats.

Il est possible d’associer plusieurs formats mais il ne peut y avoir qu’un seul lien par format. La décomposition par quantités se fera dans un troisième temps dans les liens catalogues.

Les informations relatives à la gestion du format sont les suivantes :

  • Délais d’appros et de transport, même remarque que pour les entêtes de liens. Ils sont prioritaires sur ceux du lien d’entête mais secondaires par rapport à ceux du catalogue.
  • La notion Format réappro permet de définir parmi tous les formats de réappro du fournisseur pour une fourniture, le format de réappro du stock, c’est à dire celui susceptible de mettre à jour la fiche de stock dans le cas des priorités les plus fortes (fournisseurs et Clients – Fournisseurs). Il suffit de faire un click droit sur la ligne correspondante pour la faire passer Format de réappro. Par défaut, c’est le premier créé.
  • La notion Commander au format permet de savoir si la quantité à acheter doit respecter ce format ou pas.
  • La notion Cmde est le minimum de commande, à savoir qu’il est impératif de commander au minimum cette quantité dans le format décrit.

Le bouton référence permet d’associer plusieurs références pour un même format (Gestion des Kanbans).

6.1.1.1 Catalogue 

C’est le niveau le plus bas, c’est à dire le niveau premier pour la création des lignes de commandes.

En effet, il contient toutes les données : prix, délais et quantités exprimées dans le format saisi immédiatement au dessus et pour le couple Fournisseur – Fourniture d’entête.

Cet écran résume les modalités d’achats avec un catalogue de prix, forcément exprimé dans le format lui même exprimé dans l’écran supérieur.

Hélios vous propose alors de donner toutes les caractéristiques mais seules sont obligatoires les quantités mini et maxi d’application du prix. Par défaut Hélios vous proposera automatiquement la plage immédiatement supérieure à la plage maximale mais il est possible de modifier ces plages pour coller à la réalité de vos catalogues qui peuvent évoluer au fil du temps.

Hélios le fera automatiquement lors la mise à jour des ces catalogues par les lignes de commandes, par exemple si prix de 5€ valable de 1 à 10 avec commande de 4 à 6€. Hélios modifiera alors les plages pour aller de 1 à 3 avec 5€ puis de 4 à 10 avec 6€.

Il est aussi possible de raisonner en prix par lot avec la taille d’application du lot.

6.2. Les Stock Consommable de la fiche du module "Consommable" 

Il est possible d’accéder directement aux stocks propres depuis le module Consommable. Seule la fiche de ce Consommable là est accessible mais les droits d’accès à cet enregistrement sont ceux définis sur le module stock.

Le module Stock Consommables a pour but de gérer le stock de tous les éléments achetés dans Hélios. Il assure ainsi la cohérence entre les entrées de stock, issues des commandes fournisseurs, et les sorties réalisées sur centre de frais. Les centres de frais sont créés dans le module Codification en fonction des statistiques que vous souhaitez élaborer

Les consommables peuvent être gérés en stock mini en configurant le seuil de réappro, la quantité et le délai de réappro.

Dès que la somme des quantités en stock et des quantités en commande est inférieure à la quantité de réappro. Hélios propose de commander la quantité de réappro.

Remarque : pour la gestion des N° de compte et N°analytique transmis dans votre comptabilité, se référer au Module HII_CPT.

6.3. La GED de la fiche du module "Consommable" 

Le fonctionnement est similaire quelque soit le module appelant, Article, Matière, Composant, Consommable, Centre de charge, Machine...

Cet écran permet d’associer des documents à l’article et de les visualiser . Les documents doivent au préalable avoir été insérés dans la Base depuis le /wiki/spaces/SUPPHELIOS/pages/32212055.

Deux types de liens vers le document peuvent être créés :

  • Lien flottant : le lien se fait toujours sur le dernier indice valide. Ce lien évolue « tout seul », sans impact sur l’article.
  • Lien fort : le lien se fait sur un indice valide et toute évolution « peut » avoir des conséquences sur la gestion de l’article, il faudra cocher la check box pour créer un lien fort lors du basculement.

La visualisation du document lié à l’article s’effectue par l’intermédiaire de l’icône.  

L’impression du document peut se faire avec l’OF, si la case Imp. sur l’OF est cochée et que le paramétrage du module OF le demande (voir Module Paramétrage/OF).

Il est nécessaire d'enregistrer après une modification dans l'écran de droite( imp. sur lOFS/ Nb imp/ Sym. plan). 

Ecran Helios ERP

Ecran H2 n'est plus disponible après la version 2023.4.24.0930, on utilise l'écran ci dessus.

6.4. Les Conversion de la fiche du module "Consommable" 

Cette matrice contient les valeurs saisies manuellement. Toutes ces valeurs seront reprises en cas de conversions entre unités. Il sera alors possible de les modifier et de remonter cette valeur modifiée dans la matrice.

6.5 Les Sociétés de la fiche du module "Consommable" 

Dans le cadre du multi société cela permet de définir les sociétés utilisant cette matière afin de faciliter la gestions des commandes

7. Les outils du module "Consommable" 

7.1. Envoyer Agora du module "Consommable" 

Objectifs du module 

Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.

L’écran principal

L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception

Création d’un élément 

Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.

Eléments envoyés 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.

Boite de réception 

Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.

Fonctions Lire, Modifier et Supprimer

Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.

7.2. Impression du module "Consommable" 

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

Depuis la Toolbar le bouton impression gère l'impression côté Helios ERP avec le serveur d'application.

8. Paramétrage du module "Consommable" 

Accessible depuis le menu Paramétrage/Matière

Ce module reprend les valeurs par défaut des liens fournisseurs, des liens articles.

Il est aussi possible de saisir une liste de caractères à ignorer pour rechercher tous les doublons de saisie au caractère près.

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au module Consommables, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires