1. Introduction 
Ce module a pour but de gérer l‘ensemble du personnel de l’entreprise.
La saisie des employés sert à la gestion du personnel de l’entreprise et à la gestion des utilisateurs d'Helios ERP.
Elle sert aussi à gérer les extensions «QUALITE», c'est-à-dire les compétences internes ou clients associées à la gestion de certaines fonctionnalités, et les extensions «PLANIFICATION» pour la gestion des ressources de production
Toutes les informations rattachées sont directement accessibles :
2. Les codificateurs du module Personnel
Avant d'aborder la notion de Personnel, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Personnels.
Parmi ces codificateurs, on note :
Cette codification permet de gérer des fonctions dans l'entreprise afin de les assigné a des genres ( Client / Fournisseur/ Sous traitant / opérateur)
Codification Helios ERP → Mode de diffusion
Chaque abonné aura un mode de diffusion associé : papier ou mail pour une gestion automatique assurée par Helios ERP, mais il est possible d’en définir d’autres dans cette codification
Permet de gérer les droits des groupes d’utilisateurs dans la gestion des accès. Il est fondamental de bien segmenter et de bien nommer les classifications en fonction de la future gestion des droits d’accès.
Bouton - Adresse : utilisé dans le PILOTE pour la fonctionnalité sortie Semi-automatique (ou automatique)
la classification est l’endroit où l’on définit les adresses autorisées à faire ce genre de mouvement
uniquement par groupe de personne (classification)
Codification H2 - > Personnel → Section regroupement d'heure
Permet de regrouper les heures par groupe avec différent paramétrage afin de les utiliser dans les bilans
- Pris en compte dans la base horaire
- Prise en compte pour la gestion des congés payés
Il indique les jours d’ouverture de l’entreprise.
le bouton 
permet d'ouvrir le calendrier afin de définir les jours fermé par année pour la ligne sélectionnée.
Jour de fermetures de l’entreprise comme par exemple les ponts et les vacances d’été et les jours fériés.
Codification H3 → Prime
Permet de catégoriser des primes
La gestion des compétences est utilisé dans le module Personnel, elle permet de définir des libellé de compétences afin d'effectuer dans Personnel → liens→ compétence : des liens entre le paramétrages de fonctionnalité (Autorisation , blocage ) et des personnes.
Pour que la compétence soit visible dans le module Personnel, il faudra au préalable l'assigner au client 0 dans le module Client.
- Libellé : Libellé de la compétence
- Statut : liste déroulante statuts de compétence
- Gestion des documents : Ce Bouton permet de liés des documents a la compétence
- Sécurité : check box
Il n'est pas possible de supprimer un type de Journal si il est utilisé dans le système par la fonction Journal ( OF, commande,....).
Codification → Devis → Suivi Agora
Cette codification permet la gestion de la distribution de notification aux opérateurs via Agora lors d'un changement de statut dans le module Devis.
3. L'écran principal Personnel
Cet écran permet de saisir les informations administratives courantes sur le personnel : Nom, Prénom, adresse principale, Numéros de téléphone, Fax, email...
Notez la possibilité d’associer des fichiers liés (voir $5.2).
Le champ Compte Windows permet de configurer l’Access directory afin que Helios ERP soit directement relier à la session Windows de l’utilisateur (voir Introduction : Helios ERP (H3) :Gestion des accés $3.1).
Il est possible d’ajouter le type de connexion Atelier a l’opérateur dans le formulaire ce qui obligera l’opérateur à se connecter en mode Atelier.
Si le type de connexion Atelier n’est pas définie l’opérateur pourra choisir lors de la connexion le mode de licence a utiliser.
Il sera possible dans un second temps de définir si c’est un opérateur générique ce qui nécessitera une connexion avant toute action dans le pilote.
Dans le Designer les opérateurs avec le type de connexion Atelier activé auront le symbole ci-dessous associé.
3.1 Gestion des utilisateurs d'Helios ERP
Chaque personne est un utilisateur potentiel d’Helios ERP (saisie de données, pointage...). Il faut lui affecter des droits sur les modules.
Ces droits sont modifiables dans le Module Sécurité/Designer. Lors de la création d’un employé, celui-ci récupère les droits correspondant à la classification qu’on lui donne. Les droits par classification sont modifiables dans le Module Sécurité/Designer $3.4 .
Une vision récapitulative est consultable par employé sur l’icône ainsi que par des états Cristal Report récapitulatifs des accès et interdictions liés aux modules et fonctionnalités.
Les employés qui utilisent Helios ERP sont appelés les utilisateurs. Chaque utilisateur a un mot de passe qui lui est demandé au lancement d’Helios ERP. Par défaut, les utilisateurs sont créés avec un mot de passe égal à leur code employé.
Le mot de passe peut être changé dans le Module Paramétrage - Sécurité H2 par les personnes ayant les droits d'accès à ce module ou directement lors de la connexion à Helios ERP par l’utilisateur lui même après validation de son ancien mot de passe.
Dans ce module nous trouvons également des modalités de gestion propre à chaque employé :
* Le champ poste de pointage permet de définir un poste de pointage par défaut pour un employé, notamment sur un pointage sur commande ou sur devis.
* Le champ mode de diffusion permet de définir pour chaque employé le moyen par lequel les diffusions d'informations Helios ERP lui seront envoyées (diffusion de documentations, de non-conformité, …).
* Les boutons Clients, Sous-traitants et Fournisseurs permettent de savoir si un employé est lié avec un ou des tiers en particulier. Informations nécessaires notamment pour établir des statistiques «par employé», pour les commerciaux et les acheteurs.
La possibilité de liens avec des tiers est paramétrée sur le code Postes dans le Module Codification. Ce code correspond au champ Fonction de l'écran principal.
* Les coches Signataire EASA et Signataire BL/BC permettent de donner les droits par employé pour la signature des Bordereaux de Livraison/Contrôle ou des signatures de EASA.
3.2 Modification d’un utilisateur
Tout utilisateur connu dans Helios ERP est identifié pour toutes les actions qu’il mène. Helios ERP assure ainsi toute la traçabilité nécessaire à la production. Cependant, si vous avez besoin de modifier des données relatives à une personne (voire de la supprimer), Helios ERP vous demandera automatiquement s’il s’agit de la même personne :
- Si vous répondez OUI, Helios ERP prend en compte les modifications et la traçabilité reste inchangée pour la personne.
- Si vous répondez NON, Helios ERP prend en compte les modifications mais historise l’ancien utilisateur pour assurer deux traçabilités distinctes : une sur l’ancien, une sur le nouveau.
4. Les Onglets
4.1. L'onglet "Calendrier" du module "Personnel"
Gestion des ressources de production :
Pour Helios ERP, un employé est également considéré comme une ressource de production. Il faut alors définir sa présence et sa disponibilité dans la fenêtre Calendrier pour pouvoir planifier sur cette ressource.
Cette fenêtre permet d’indiquer quel calendrier suit l’opérateur, c’est-à-dire quels sont ses jours de présence et ses cycles, c'est-à-dire ses horaires de travail. Ces calendriers sont à saisir dans le Module Codification.
Le calendrier annuel indique les jours fériés annuels ; ils peuvent être répétitifs (le 14 juillet par exemple).
Le calendrier cyclique indique les plages horaires pendant la semaine.
Si le cyclique complet choisi se déroule sur plus d’une semaine, il faut indiquer une date de calage du cycle (un lundi) pour savoir à quelle semaine du cycle correspond la semaine en cours. Le déroulement du cycle est alors automatiquement géré par Helios ERP. |
|---|
L‘information 
permet dans la planification Cynaps de figer le planning entre 2 calculs de planification sur la ressource.
Le champ Capacité infinie n’est plus géré.
4.2. L'onglet "Comptabilité" du module "Personnel"
Cet écran permet de saisir des informations orientées « comptabilité » sur la personne : numéro de section analytique, amplitude horaire, code utilisateur dans un autre logiciel...
La date d’arrivée servira à initialiser le calendrier cyclique.
La date de départ renseignée, interdira à l’opérateur de pointer à partir de cette date.
4.2. L'onglet "Etat-civil" du module "Personnel"
Cet écran permet de saisir des informations plus spécifiques et confidentielles sur la personne et d’y ajouter une photo. Une image ou un fichier représentant la personne peuvent être associés en modification de l’enregistrement.
Il est également possible d’insérer une signature numérique dans la photo et par personnalisation des états, la faire affichée par exemple sur une édition de commande fournisseurs et donc de les envoyer par email.
5. La Toolbar de la fiche "Personnel" 
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le personnel sélectionné.
5.1. Les notes du module "Personnel"
Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.
Le bouton 
permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.
5.2. Fichiers liés du module "Personnel"
Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.
Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.
Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.
Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?
5.3. Archives du module "Personnel"
Le fonctionnement est similaire quelque soit la ressource technique, Article, Matière, Composant, Consommable, Centre de charge, Machine ou Client, Fournisseur, Sous Traitant...
Cette action permet d'archiver une ou plusieurs matières. Une matière archivée est une matière inactive Elle n'est plus présentée dans les listes ou choix.
A condition d'avoir activer l'archivage voir codification ci dessous Codification Archivage
Cette codification permet d’activer le bouton Archive dans les différents modules au cas par cas si la case à cocher Archive est activée.
Liste des modules :
Articles
Centre de charge
Clients
Composants
Consommables
Fournisseurs
Machines
Matières
Personnel
Outillages
Sous-traitants
Le bouton Archive sur la Toolbar des modules permet d'archiver (1) ou d'activer (2) une ou plusieurs matières.
La liste de droite contient la liste des matières archivées.
Il s'agit de l'ergonomie des fenêtres de basculement de la technologie H2.
A venir pas encore disponible dans la version la fenêtre de basculement H3
5.4. Journal du module "Personnel"
Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale et gestion de la maintenance. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur, sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise.
Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement. Idem pour les écrans de création de liens avec les devis, CDI, BL, factures et avoirs pour préciser le lien exact avec un élément de votre Base de données.
Ce module est très pratique pour la saisie d’évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné. Helios ERP gère pour vous les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l’origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.
La fonction « Envoyer par Agora » permet d’initialiser un message de votre part pour un destinataire et un contenu qu’il vous reste à choisir.
5.5 Suppression d'une Fiche "Personnel"
Permet de supprimer une fiche personnel si le personnel n'est pas lié a un centre de charge.
6. Les liens du module "Personnel"
6.1. Calendrier des arrêts de la fiche du module "Personnel"
Les arrêts sont les périodes pendant lesquelles l’employé est indisponible (congés, maladie, formation, ...).
Il est nécessaire d’associer à chaque arrêt un motif d’arrêt. Pour Helios ERP, cela correspond à un poste de pointage. Il est souvent nécessaire de créer un centre de charge fictif, non rattaché à la production, pour définir ces postes (voir Module Heures).
Ces informations sont utilisées pour la planification et pour l’édition des heures de l’employé.
6.2 Calendrier exceptionnels de la fiche du module "Personnel"
Les exceptions sont des périodes pendant lesquelles le calendrier cyclique habituel sera remplacé par un autre (période de travail en 2 x 8 par exemple).
Ces informations sont utilisées pour la planification et pour l’édition des heures de l’employé.
6.3. Client/Fournisseur/Sous-traitants de la fiche du module "Personnel"
6..3.1 Client
Permet de faire le lien entre un utilisateur et un client
6.3.2 Sous traitant
Permet de faire le lien entre un utilisateur et un sous-traitant
6.4. Compétence de la fiche du module "Personnel"
Cette notion de Compétences, décrite dans le module Clients, permet de mettre en place une gestion de contraintes qualité sur les employés.
Par analogie aux Modules Fournisseurs et Sous-Traitants pour les agréments, la fenêtre des compétences permet de lister les compétences d'un opérateur. Ces compétences sont créées dans le Module Codification. Ces compétences sont d'abord liées à un client (compétences internes = client 0) puis distribuées dans le module Clients
Mais on peut également lier une compétence à un opérateur depuis ce module. L'intérêt est surtout de suivre, pour un opérateur donné, les validités (date de début et date de fin de ses compétences) afin de prévoir les formations, audit et autres moyens de prolongation ou de création de compétences.
Deux états donnent la liste des compétences par opérateur et la liste des opérateurs par compétence.
6.5. Présence de la fiche du module "Personnel"
Permet de voir la présence d’un opérateur avec l’extension TELLA
6.6. Affecter CDC de la fiche du module "Personnel"
Permet de lier des Centre de charge a un opérateur
6.7. Manipulation de la sécurité pour un opérateur de la fiche du module "Personnel"
Permet de voir les droits sur les champs et menus de l’opérateur
6.8. Adresse de stock de la fiche du module "Personnel"
Permet de définir la zone de travaille de l’utilisateur.
6.9. Société de la fiche du module "Personnel"
Dans le cadre du multi société permet de lier un opérateur a une société.
En fonction des liens opérateur – sociétés si le paramétrage (Paramétrage / Personnel ) est activé il sera possible de restreindre les créations des commandes ventes
8. Les outils du module "Personnel"
8.1. Agora du module "Personnel"
Objectifs du module
Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.
L’écran principal
L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception
Création d’un élément
Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.
Eléments envoyés
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.
Boite de réception
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.
Fonctions Lire, Modifier et Supprimer
Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.
8.2. Impression du module "Personnel"
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via H3 lancer par le serveur d'application
9. Paramétrage du module "Personnel"
Accessible depuis le menu Paramétrage/Personnel
Ce module reprend les valeurs par défaut du module : Signataire qualité, calendrier et cycle, capacité infinie, amplitude horaire, transmission des heures à la paye.
Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Personnel, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.
Il est important de cocher les cases de « Confirmation » pour que le message « oui/non » apparaisse lors de créations/modifications/suppressions.
Il est possible de restreindre les créations des commandes ventes et achats en fonction des liens opérateur – sociétés.
