1. Introduction 

Dans le cadre de la préparation des données à mettre en place pour la dématérialisation des factures ( Lien FAQ ), Hélios ERP continue à s’enrichir avec des nouvelles fonctionnalités.

Ce chapitre rappelle les données mises en place dans la version 2023 et vous présente les fonctionnalités livrées en version 2024 Q4.

D’autres évolutions seront publiées dans les prochaines versions 

Ce paragraphe détaille les champs que vous pouvez dès maintenant commencer à renseigner dans votre Helios ERP.et présente le flux de la dématérialisation des factures pour Helios ERP.

2. Donnée impacté par la dématérialisation 

2.1. Société

Dans le module société il est maintenant question de notion de membre assujetti et numéro associé. Si le premier est coché le second sera alors visible et obligatoire.

La notion de représentant Fiscal est également ajouté avec les information Nom, Pays, Numéro TVA du représentant.

2.2. Client/ Fournisseur/ Sous traitant 

Dans les modules Client/ Fournisseur et sous traitant ainsi que sur les adresses de facturation de ces modules les champs liés a la dématérialisation sont

• SIREN : Le SIREN (Système d'Identification du Répertoire des Entreprises) est un identifiant unique attribué à chaque entreprise ou organisation en France. Il est composé de 9 chiffres et sert à identifier de manière unique une entreprise au sein du système d'enregistrement national des entreprises
• Code établissement : NIC : Numéro Interne de Classement), qui identifie de manière unique un établissement spécifique au sein de l'entreprise composé de 5 chiffre.
• SIRET :  Concaténation des 2 champs ci dessous. Le SIRET permet de distinguer les différents établissements d'une même entreprise, comme les succursales, les bureaux ou les filiales, et il est utilisé pour des raisons administratives, fiscales, et légales.

Les 3 champs sont liés si il y a une modification dans le SIRET cela implique le SIREN ou le code établissement et inversement.

2.2.1 Adresse de facturation CLIENT

Rajout de champs ci dessous 

• L’identifiant de schéma  : Liste déroulante de valeurs fournis par l’état : L'identifiant de schéma de facturation (ou "billing schema identifier") est un terme utilisé dans le contexte de la facturation électronique pour identifier le format ou la structure d'une facture. En France, cet identifiant est particulièrement pertinent avec la transition vers la facturation électronique et la dématérialisation fiscale, où différents schémas et formats sont utilisés pour garantir la conformité avec les réglementations fiscales. Pour les entreprises françaises, cet identifiant peut indiquer le type de format de facture utilisé, comme ceux conformes aux normes européennes (par exemple, Factur-X, UBL, etc.) ou des formats spécifiques pour certaines transactions commerciales. Le choix de l'identifiant de schéma de facturation est crucial pour garantir la compatibilité entre les systèmes de facturation et l'acceptation des factures par les autorités fiscales ou d'autres partenaires commerciaux. Dans le contexte de la facturation électronique, l'identifiant de schéma peut également aider à établir des règles et des normes de validation pour garantir que les factures émises ou reçues respectent les exigences légales et réglementaires. 

  Si la Valeur saisie est différente de Aucun alors le champs SCHEMA est visible et obligatoire

  • Quand le champ vaut 0009 - SIRET les données du SIREN et du code établissement devront obligatoirement être saisies et viendront initialisées la valeur du champ SCHEMA

• Code Service : Fourni par le client acheteur : Le code service pourrait indiquer un code attribué à un service particulier fourni par une entreprise, ce qui facilite l'identification du type de service facturé.

• Gestion Factor (oui/non)
  • Si oui, nécessite la saisie d’une adresse de facturation d’un client et d'un contact du client sélectionné via le choix de l’adresse de facturation
• Code pays : ID_PAYS : 2 caractères maximum champs rajouté dans les écrans Société/ Adresse de règlement FRS et ST / Adresse de livraison Client, FRS et ST.

2.5. Catégorie de l'opération 

Une facture doit être liée a une catégorie d'opération : Bien / Service / Les 2 et chaque ligne de la facture doit être catégorisée Bien ou Service

L'information est mise en place avec comme stratégie d’héritage

• Famille
• Sous famille
• Fiche

Le champ catégorie de l’opération a été rajouté

• Périmètre article / composant / matière
  • A la modification d’une fiche : Vérification des données liée à la catégorie de l’opération (Gestion des biens et services) sur famille, sous famille d’article et fiche article : Une des 3 zones doit avoir le champ d’initialisé à Avertissement non bloquant
• Types de ligne de commandes clients
• Saisi d’une ligne de commande Sans référence

2.6. Codification TVA

Dans la codification TVA nous avons rajouté 

• Catégorie de TVA : liste fournie par l’état

• Motif d'exonération : champs texte libre

2.7. Codification Mode de Règlement 

Dans la codification Mode de règlement nous avons rajouté 

• Code ISO lié au mode de règlement est à indiquer
• Bankname / BankAdress / Banque / Guichet / CLE / IBAN / BIC

2.8. Monnaie et Historisation des taux via BCE

Il est possible dans la codification Monnaie manuellement ou via le Scheduler  d'effectuer l'historisation des Taux via BCE : https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml

L’interrogation ramène un fichier xml contenant

• La dernière date d’actualisation des taux
• L’ensemble des valeurs des taux des monnaies par rapport à l’euro pour les principales monnaies

2.9 Onglet Dématérialisation 

Ajout d'un onglet Dématérialisation dans les modules Facture Client et Avoir Client.

• Type de facture (380 (Facture) / 381 (Avoir) / 386 (acompte) …)
• Soumis à dématérialisation : oui / non
• Nature du Flux : E-Invoicing / E-Reporting
• Catégorie de l’opération
• Contact client
• Statut de dématérialisation (interne) :  En attente / Cohérent /Incohérent / Dématérialisable /Dématérialisé
• Statut de dématérialisation (cycle de vie) : Déposée / Rejetée /Pris en charge/ Acceptée / Refusée/ Payée/ Encaissée
• Msg Cohérence : Remonte les incohérences de la facture pour la dématérialisation suite au passage de la fonctionnalité Cohérence dans le module "Dématérialisation des ventes"

2.10. Persistance Facture et Avoir Client

• Mise en place d'une nouvelle structure Oracle
• Même principe que sur les OFs à Dupliquer la totalité des données constituant une facture dématérialisée
• Pas de possibilité de modifier ces données une fois que la facture aura été dématérialisée
• Branchement des IHM et états sur les données persistées

3. Préparation des données 

3.1. Activation 

Dans le but d'une mise en route progressive de la dématérialisation nous avons rajouter

Dans la fiche client 

• Soumis à la dématérialisation : Check box (oui / non) active la dématérialisation pour ce client.
• Nature du flux : 

  • e-Invoicing : L'e-Invoicing, ou facturation électronique, consiste à émettre, recevoir et traiter des factures sous forme électronique. Cela peut inclure l'envoi de factures par des moyens électroniques plutôt que sous forme papier, l'utilisation de plateformes en ligne pour générer ou envoyer des factures, ou le traitement des factures via des logiciels spécifiques. L'e-Invoicing permet de simplifier les processus comptables, d'accélérer les paiements, et d'améliorer la transparence des transactions commerciales.

  • e-Reporting : L'e-Reporting concerne la génération et la transmission de rapports financiers ou autres documents réglementaires sous forme électronique. Cela peut englober la soumission de rapports fiscaux aux autorités, la déclaration de TVA, ou d'autres types de rapports nécessaires à la conformité réglementaire. Les systèmes d'e-Reporting permettent souvent une intégration avec d'autres systèmes financiers et comptables pour faciliter l'automatisation des tâches et la conformité réglementaire.

Dans Adresse de facturation client la surcharge de la nature du Flux est possible mais nécessite que le client soit soumis au processus de dématérialisation

3.2. Contrôle des données de dématérialisation

Mise en place d’une fonctionnalité de contrôle bloquée sur clé : Dématérialisation des factures

Lors de la modification d’une fiche client soumis à dématérialisation

• Balayage des données liées à la fiche client avec contrôle des données liée au processus de dématérialisation
  • Sur la fiche client SIREN et Code établissement
  • Adresse principale de facturation
    • SIREN / Code établissement / Maillage
    • Gestion du Factor
      • Si oui alors cohérence de l’adresse de facturation associée
    • Données de l’adresse renseignée (Code ISO pays)
    • Numéro TVA intracommunautaire
    • Pour le type de TVA paramétrée
      • Catégorie de la TVA
      • Si Taux = 0 alors Motif d’exonération et le texte légal associé
    • Pour les conditions de paiement rattachée
      • Code ISO lié au règlement
      • Information bancaire
• Message d’information si une donnée liée est non renseignée

A la modification d’une fiche article

• Vérification des données liée à la catégorie de l’opération (Gestion des biens et services) sur famille, sous famille d’article et fiche article
  • Une des 3 zones doit avoir le champ d’initialisé à Avertissement non bloquant

A la modification d’une facture

• Vérification des données liées aux textes légaux (paramétrage des factures)
• Avertissement si un des champs n’est pas renseigné

3.3. Paramétrage du stockage des document démat 

Cet écran disponible depuis le paramétrage → paramétrage dématérialisation des facture permet de configurer le répertoire de stockage 

4. Facturation Vente

4.1. Flux facturation Vente Facture-X 

4.2. Dématérialisation des Ventes

Liens Vers le module Dématérialisation des ventes

5. Facturation Achat

5.1. Flux facturation Achat 

5.2. Dématérialisation des Achats 

Liens Vers le module Dématérialisation des achats

6. Aide Tiers dématérialisé 

Liens Vers le module Aide tiers dématérialisé