1. Introduction

Dans le cadre de la préparation des données à mettre en place pour la dématérialisation des factures ( Lien FAQ ), Hélios ERP continue à s’enrichir avec des nouvelles fonctionnalités.

Ce chapitre rappelle les données mises en place dans la version 2023 et vous présente les fonctionnalités livrées en version 2024 Q4.

Hélios ERP met à votre disposition des nouveaux champs liés à la dématérialisation des factures pour vous permettre de préparer vos données de bases avant l'échéance fixée par le gouvernement.

D’autres évolutions seront publiées dans les prochaines versions

Ce paragraphe détaille les champs que vous pouvez dès maintenant commencer à renseigner dans votre Helios ERP.et présente le flux de la dématérialisation des factures pour Helios ERP.

2. Donnée impactée par la dématérialisation

2.1. Société

Dans le module société il est maintenant question de notion de membre assujetti et numéro associé. Si le premier est coché le second sera alors visible et obligatoire.

La notion de représentant Fiscal est également ajouté avec les information Nom, Pays, Numéro TVA du représentant.

2.2. Client/ Fournisseur/ Sous traitant

Dans les modules Client/ Fournisseur et sous traitant ainsi que sur les adresses de facturation de ces modules les champs liés a la dématérialisation sont

SIREN : Le SIREN (Système d'Identification du Répertoire des Entreprises) est un identifiant unique attribué à chaque entreprise ou organisation en France. Il est composé de 9 chiffres et sert à identifier de manière unique une entreprise au sein du système d'enregistrement national des entreprises
Code établissement : NIC : Numéro Interne de Classement), qui identifie de manière unique un établissement spécifique au sein de l'entreprise composé de 5 chiffre.
SIRET : Concaténation des 2 champs ci dessous. Le SIRET permet de distinguer les différents établissements d'une même entreprise, comme les succursales, les bureaux ou les filiales, et il est utilisé pour des raisons administratives, fiscales, et légales.

Les 3 champs sont liés si il y a une modification dans le SIRET cela implique le SIREN ou le code établissement et inversement.

2.2.1 Adresse de facturation CLIENT

Rajout de champs ci dessous

L’identifiant de schéma : Liste déroulante de valeurs fournis par l’état : L'identifiant de schéma de facturation (ou "billing schema identifier") est un terme utilisé dans le contexte de la facturation électronique pour identifier le format ou la structure d'une facture. En France, cet identifiant est particulièrement pertinent avec la transition vers la facturation électronique et la dématérialisation fiscale, où différents schémas et formats sont utilisés pour garantir la conformité avec les réglementations fiscales. Pour les entreprises françaises, cet identifiant peut indiquer le type de format de facture utilisé, comme ceux conformes aux normes européennes (par exemple, Factur-X, UBL, etc.) ou des formats spécifiques pour certaines transactions commerciales. Le choix de l'identifiant de schéma de facturation est crucial pour garantir la compatibilité entre les systèmes de facturation et l'acceptation des factures par les autorités fiscales ou d'autres partenaires commerciaux. Dans le contexte de la facturation électronique, l'identifiant de schéma peut également aider à établir des règles et des normes de validation pour garantir que les factures émises ou reçues respectent les exigences légales et réglementaires.
Si la Valeur saisie est différente de Aucun alors le champs SCHEMA est visible et obligatoire
- Quand le champ vaut 0009 - SIRET les données du SIREN et du code établissement devront obligatoirement être saisies et viendront initialisées la valeur du champ SCHEMA

Code Service : Fourni par le client acheteur : Le code service pourrait indiquer un code attribué à un service particulier fourni par une entreprise, ce qui facilite l'identification du type de service facturé.

Champs a libérer dans le designer pour les rendre visible

Gestion Factor (oui/non)
- Si oui, nécessite la saisie d’une adresse de facturation d’un client et d'un contact du client sélectionné via le choix de l’adresse de facturation
Code pays : ID_PAYS : 2 caractères maximum champs rajouté dans les écrans Société/ Adresse de règlement FRS et ST / Adresse de livraison Client, FRS et ST.

Lors de la sauvegarde de la fiche Client si la dématérialisation des factures est activé sur clé des pops up d'information informent des données manquantes.

Fiche Client :

Champ SIREN et Code établissement saisi

Adresse principale de facturation du client existe et champs ci dessous mis à jour (ADR_PRINC = 1) :
- NOM / ADR1 / CP / VILLE / ID_PAYS / PAYS
- Dans la table de TVA lié à l'adresse de facturation vérifier la saisie des informations
- Dans la table COND_REG, lié à l'adresse de facturation vérifier la saisie des informations
  - Bankname / BankAdress / Banque / Guichet / CLE / IBAN / BIC

Champ SIREN et Code établissement saisi
Champ SCHEMA (CD_DEMAT_SCHEMA + SCHEMA) initialisé
Si Champ FACTOR = 1 alors CD_CLI_FACTOR et N_ADR_FACTOR doivent être saisis
Champ d'adresse renseigné
Champ TVA intra communautaire initialisé (TVA_CEE)
Information de TVA
Information de paiement

2.5. Catégorie de l'opération

Une facture doit être liée a une catégorie d'opération : Bien / Service / Les 2 et chaque ligne de la facture doit être catégorisée Bien ou Service

L'information est mise en place avec comme stratégie d’héritage

Famille
Sous famille
Fiche

Le champ catégorie de l’opération a été rajouté

Périmètre article / composant / matière
- A la modification d’une fiche : Vérification des données liée à la catégorie de l’opération (Gestion des biens et services) sur famille, sous famille d’article et fiche article : Une des 3 zones doit avoir le champ d’initialisé à Avertissement non bloquant
Types de ligne de commandes clients
Saisi d’une ligne de commande Sans référence

2.6. Codification TVA

Dans la codification TVA nous avons rajouté

Catégorie de TVA : liste fournie par l’état

Motif d'exonération : champs texte libre

2.7. Codification Mode de Règlement

Dans la codification Mode de règlement nous avons rajouté

Code ISO lié au mode de règlement est à indiquer
Bankname / BankAdress / Banque / Guichet / CLE / IBAN / BIC

2.8. Monnaie et Historisation des taux via BCE

Il est possible dans la codification Monnaie manuellement ou via le Scheduler d'effectuer l'historisation des Taux via BCE : https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml

L’interrogation ramène un fichier XML contenant

La dernière date d’actualisation des taux
L’ensemble des valeurs des taux des monnaies par rapport à l’euro pour les principales monnaies
L'ABREV EDI est le champ utilisé pour rechercher la monnaie dans le fichier XML
aucune localisation de fichier n'est à configurer
16h est l'heure d'édition du taux de change en France (chaque jour ouvré)

Le Bouton "Import" déclenche cette procédure sur le PC pour mettre à jour la base de donnée

2.9 Onglet Dématérialisation

Ajout d'un onglet Dématérialisation dans les modules Facture Client et Avoir Client.

Type de facture (380 (Facture) / 381 (Avoir) / 386 (acompte) …)
Soumis à dématérialisation : oui / non
Nature du Flux : E-Invoicing / E-Reporting
Catégorie de l’opération
Contact client
Statut de dématérialisation (interne) : En attente / Cohérent /Incohérent / Dématérialisable /Dématérialisé
Statut de dématérialisation (cycle de vie) : Déposée / Rejetée /Pris en charge/ Acceptée / Refusée/ Payée/ Encaissée
Msg Cohérence : Remonte les incohérences de la facture pour la dématérialisation suite au passage de la fonctionnalité Cohérence dans le module "Dématérialisation des ventes"

Les champs ci dessous sont modifiable si le statut de la facture est "en attente"

Soumis à dématérialisation
Nature du flux
Contact client
Archivage Externe des facture
Scellement des factures

2.10. Onglet Dématérialisation : Contrôles

Cet onglet est visible dans les module Client, Facture client, Avoir client, et Aide Dématérialisation.

Il permet de lister l'ensemble des contrôle bloquant et information qui ne sont pas respecté pour lancer la cohérence de la dématérialisation

Cet écran est également alimenté pendant le scanner Client de l'écran Aide Dématérialisation.

2.11. Codification Contrôles Zone Démat

Cette codification permet de définir le type de Contrôle à effectuer sur les clients lors de la sauvegarde des données (Mode de règlement/ Adresse de facturation/ Adresse de Livraison/ Module Client).

Le système affichera la pop-up ci dessous pour les types de contrôle définie en bloquant

Il permet également de définir lors de la cohérence de la facture les contrôles qui sont bloquant, un contrôle de type information ne bloquera pas la mise en cohérence de la facture.

Libellé	Module
Rendre obligatoire la saisie du SIREN sur la fiche client	Fiche client
Rendre obligatoire la saisie du SIRET sur la fiche client	Fiche client
Rendre obligatoire la saisie de la nature du flux dématérialisé	Fiche client
Rendre obligatoire la saisie du SIREN sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du SIRET sur l'adresse de facturation du client	Adresse de facturation du client
Rendre obligatoire la saisie de l'identifiant de schéma sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du schéma sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du service sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du nom sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du code postale sur l'adresse de facturation de la fiche article	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du code pays sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du pays sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du nom de l'adresse sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie de la ville sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie de la TVA intra communautaire sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du client lorsque le factor est renseigné sur l'adresse de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie de la banque dans les adresses de facturation de la fiche client	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du guichet (IBAN) dans les adresses de facturation des fiches clients	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du RIB (IBAN) dans les adresses de facturation des fiches clients	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie de la clé (IBAN) dans les adresses de facturation des fiches clients	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie de l'IBAN dans les adresse de facturation des fiches clients	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie du BIC (IBAN) dans les adresses de facturation des fiches clients	Adresse de facturation de la fiche client
Rendre obligatoire la saisie de l'information assujetti TVA sur la fiche société	Fiche société
Rendre obligatoire la saisie de la catégorie de TVA sur les types de TVA	Codif les types de TVA
Rendre obligatoire la saisie motif d'exonération de TVA sur les types de TVA	Codif les types de TVA
Rendre obligatoire la saisie du texte associé au motif d'exonération de TVA sur les types de TVA	Codif les types de TVA
Rendre obligatoire la saisie du code SIO sur les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie de la banque dans les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie de l'adresse de la banque dans les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie du RIB dans les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie du guichet (IBAN) dans les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie de la clé (IBAN) dans les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie de l'IBAN dans les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie du BIC (IBAN) dans les modes de règlement	Codif mode de règlement
Rendre obligatoire la saisie des informations de pénalités	Paramétrage facture
Rendre obligatoire la saisie des informations des informations clients	?
Rendre la catégorie de l'opération obligatoire dans les familles des articles	Familles des articles
Rendre la catégorie de l'opération obligatoire dans les familles de composant	Familles de composant
Rendre obligatoire la catégorie de l'opération dans les familles de matière	Familles de matière

2.12. Persistance Facture et Avoir Client

Mise en place d'une nouvelle structure Oracle
Même principe que sur les OFs à Dupliquer la totalité des données constituant une facture dématérialisée
Pas de possibilité de modifier ces données une fois que la facture aura été dématérialisée
Branchement des IHM et états sur les données persistées

3. Préparation des données

3.1. Activation

Dans le but d'une mise en route progressive de la dématérialisation nous avons rajouter

Dans la fiche client

Soumis à la dématérialisation : Check box (oui / non) active la dématérialisation pour ce client.
Nature du flux :
- e-Invoicing : L'e-Invoicing, ou facturation électronique, consiste à émettre, recevoir et traiter des factures sous forme électronique. Cela peut inclure l'envoi de factures par des moyens électroniques plutôt que sous forme papier, l'utilisation de plateformes en ligne pour générer ou envoyer des factures, ou le traitement des factures via des logiciels spécifiques. L'e-Invoicing permet de simplifier les processus comptables, d'accélérer les paiements, et d'améliorer la transparence des transactions commerciales.
- e-Reporting : L'e-Reporting concerne la génération et la transmission de rapports financiers ou autres documents réglementaires sous forme électronique. Cela peut englober la soumission de rapports fiscaux aux autorités, la déclaration de TVA, ou d'autres types de rapports nécessaires à la conformité réglementaire. Les systèmes d'e-Reporting permettent souvent une intégration avec d'autres systèmes financiers et comptables pour faciliter l'automatisation des tâches et la conformité réglementaire.

Dans Adresse de facturation client la surcharge de la nature du Flux est possible mais nécessite que le client soit soumis au processus de dématérialisation

3.2. Contrôle des données de dématérialisation

Mise en place d’une fonctionnalité de contrôle bloquée sur clé : Dématérialisation des factures

Lors de la modification d’une fiche client soumis à dématérialisation

Balayage des données liées à la fiche client avec contrôle des données liée au processus de dématérialisation
- Sur la fiche client SIREN et Code établissement
- Adresse principale de facturation
  - SIREN / Code établissement / Maillage
  - Gestion du Factor
    - Si oui alors cohérence de l’adresse de facturation associée
  - Données de l’adresse renseignée (Code ISO pays)
  - Numéro TVA intracommunautaire
  - Pour le type de TVA paramétrée
    - Catégorie de la TVA
    - Si Taux = 0 alors Motif d’exonération et le texte légal associé
  - Pour les conditions de paiement rattachée
    - Code ISO lié au règlement
    - Information bancaire
Message d’information si une donnée liée est non renseignée, la liste des données liée non renseignée se retrouvera dans l'onglet des Contrôle Dématérialisation

A la modification d’une fiche article

Vérification des données liée à la catégorie de l’opération (Gestion des biens et services) sur famille, sous famille d’article et fiche article
- Une des 3 zones doit avoir le champ d’initialisé à Avertissement non bloquant

A la modification d’une facture

Vérification des données liées aux textes légaux (paramétrage des factures)
Avertissement si un des champs n’est pas renseigné

3.3. Paramétrage du stockage des document Démat

Cet écran disponible depuis le paramétrage → paramétrage dématérialisation des facture permet de configurer le répertoire de stockage pour création du FACTUR-X

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