Introduction

Ce nouvel écran (Helios ERP 2024) permet de visualiser les factures achat .

Un processus intègre dans les tables de persistance, les données du fichier FACTUR-X achats
- On a des factures dématérialisées au statut ‘M’ comme mis à disposition
Accès aux données connexes
- Fournisseurs
- Adresses de facturation du fournisseur
- Commande d’achat si elle a été rapprochée
- Bordereau de réception s’il a été détecté
- Facture d’achat si elle a été intégrée

La structure et l IHM du module est la même que celle mise en place pour les ventes

2. L'écran principal du Dématérialisation des achats

Le module Dématérialisation des achats permet de visualiser l'ensemble des facture client/ Avoir client qui sont en cohérence avec la dématérialisation ( passage de la fonction Vente → Cohérence des factures) .

Colonne de la grille

Liste des champs de colonnes de la grille principale

Modifiable

Statut : (Mise a disposition/Prise en charge/Rejeté/Refusé/Accepté)
Type d'action ( Créer facture/ Lier Facture/ Créer comptoir/ Pas dans ERP)
Employé : Liste déroulante
Date action: Date
Fait le : Date
Fait : case a cocher

Non Modifiable

Origine
Type d'action
Anomalie
Info anomalie
Facture
N° facture
Type de facturation
Code client
Nom acheteur
Cplt. nom acheteur
Rue acheteur
Rue (suite) acheteur
CP acheteur
BP Acheteur
Ville acheteur
Pays acheteur
ISO pays acheteur
N° SIREN acheteur
Code étab. acheteur
Schéma acheteur
Val. schéma acheteur
TVA C.E.E. acheteur
Adresse de facturation acheteur
Cplt. nom adr. acheteur
Rue adr. acheteur
Rue (suite) adr. acheteur
CP adr. acheteur
BP adr. acheteur
Ville adr. acheteur
Pays adr. acheteur
ISO Pays adr. acheteur
N° SIREN adr. acheteur
Code établissement adr. acheteur
Schéma adr. acheteur
Val. schéma adr. acheteur
Service adr. acheteur
Nom adresse de livraison
Cplt. nom livraison
Rue livraison
Rue (suite) livraison
CP livraison
BP livraison
Ville livraison
Pays livraison
ISO pays livraison
Adresse de facturation vendeur
Cplt. nom adr. vendeur
Rue adr. vendeur
Rue (suite) adr. vendeur
CP adr. vendeur
BP adr. vendeur
Ville adr. vendeur
Pays adr. vendeur
ISO Pays adr. vendeur
N° SIREN adr. vendeur
Code établissement adr. vendeur
Schéma adr. vendeur
Val. schéma adr. vendeur
Service adr. vendeur
Nom contact acheteur
Prénom contact acheteur
Rue contact acheteur
CP contact acheteur
Ville contact acheteur
Pays contact acheteur
ISO pays contact acheteur
Téléphone contact acheteur
E-Mail contact acheteur
Nom contact vendeur
Prénom contact vendeur
Rue contact vendeur
CP contact vendeur
Ville contact vendeur
Pays contact vendeur
ISO pays contact vendeur
Téléphone contact vendeur
E-Mail contact vendeur
Mtt net
Mtt Remise
Montant TVA
Montant HT
Montant TTC
Mtt acpt
Mtt TVA acpt
Mtt à payer
Mtt TVA devise
Mtt frais
ISO monnaie facture
ISO monnaie TVA
Nom vendeur
Cplt. nom vendeur
Rue vendeur
Rue (suite) vendeur
CP vendeur
BP vendeur
Ville vendeur
Pays vendeur
ISO pays vendeur
N° SIREN vendeur
Ident. SIREN
Val. schéma vendeur
TVA Vendeur
TVA C.E.E. Vendeur
MB assujeti
N° MB assujeti
BL vendeur
Code Process
Ident process
Conditions de paiement
Service
Option paie TVA
N° de cmde acheteur
N° de cmde vendeur
Date émission
Date échéance
Date paie TVA
Date début
Date fin

1.1. Statut de la facture dématérialisé Achat

Le Champs Statut interne pour les factures dématérialisée achat impacte les autre champs modifiable en fonction de sa valeur:

Pris en charge
- Assignation à un opérateur
- Date d’action
Rejetée ou Refusée
- Changement de statut
- Action effectuée le … et par ….
- Il faudra plus tard brancher le flux de cycle de vie
Acceptée
- Changement de statut
- Paramétrage de la poursuite du traitement
  - Intégration automatique Facture achat dans l’ERP
  - Intégration manuelle Facture achat dans l’ERP
  - Intégration via processus Facture achat comptoir
  - Pas liée à une facture achat de l’ERP

1.2. Info anomalie de la facture dématérialisé Achat

1.2.1. Vérification de l’existence du fournisseur

Contrôles effectués
- 1 - Via le SIRET
- 2 – Via le SIREN (unicité)
- 3 – Via le SIREN et le NOM
Création d’une anomalie de type 2 à Fournisseur introuvable

Cette Gestion de l’anomalie peut être résolu via un écran dédié ( Achat → Fournisseurs non existant)

1.2.2. Vérification de l’existence de l’adresse du fournisseur

Si le fournisseur existe alors rapprochement de l’adresse de facturation avec dans l’ordre

SIRET
Champs principaux d’adresse
- ADR1 / NOM / VILLE / CP / PAYS
Totalité des champs de l’adresse

Cette Gestion de l’anomalie peut être résolu via un écran dédié ( Achat → Adresse non renseignée)

2.1. Onglet du module "Dématérialisation des achats"

2.1.1. Onglet "Lignes" du module "Dématérialisation des achats"

2.1.2. Onglet "Montant" du module "Dématérialisation des achats"

Affichage de divers montant transitant dans le flux et de Condition paiement

2.1.3. Onglet "Vendeur" du module "Dématérialisation des achats"

Affichage de la fiche Vendeur (Société dans le cas de la facture de vente), de l'adresse du vendeur et du contact chez le vendeur

2.1.4. Onglet "Acheteur" du module "Dématérialisation des achats"

Affichage de la fiche client final, de son l'adresse et de son contact.

2.1.5. Onglet "Affacturage" du module "Dématérialisation des achats"

2.1.6. Onglet "Livrée à" du module "Dématérialisation des achats"

Affichage de la Fiche client lié au BL et de l'adresse de livraison du client déduite du BL.

2.1.7. Onglet "Complément" du module "Dématérialisation des achats"

2.1.8. Onglet "Note" du module "Dématérialisation des achats"

2.1.9. Onglet "Frais" du module "Dématérialisation des achats"

2.1.10. Onglet "TVA" du module "Dématérialisation des achats"

2.1.11. Onglet "Remise" du module "Dématérialisation des achats"

3. La Toolbar de la fiche "Dématérialisation des achats"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.

3.1. Les Lignes de facture du module "Dématérialisation des achats"

Ce bouton permet d'ouvrir un écran secondaire Ligne de facture en fonction de la ligne sélectionné dans la grille

Il sera possible de visualiser les informations de l'article de la facture

De la commande client et le BL

Ainsi que sur les Frais

3.2. Imprimer du module "Dématérialisation des achats"

Génération du fichier PDF, manuellement via la fonctionnalité Impression

4. Achat du module "Dématérialisation des achats"

4.1. Fournisseurs - sous traitants des achats du module "Dématérialisation des achats"

Ouverture du module Fournisseur ou sous traitant Filtré sur la ligne sélectionnée

4.2. Facturations des achats du module "Dématérialisation des achats"

Ouverture du module Facturation Fournisseur ou sous traitant Filtré sur la ligne sélectionnée

4.3. Avoir des achats du module "Dématérialisation des achats"

4.4. Fournisseurs non existants des achats du module "Dématérialisation des achats"

Cette fonctionnalité permet de gère l'anomalie "Fournisseur introuvable" via un écran dédié

Il sera possible de créer un fournisseur ou de mettre à jour un fournisseur existant en fonction du traitement.

Créer -> Création d’un fournisseur ou d’un sous-traitant
- Contrôle de l’existence du SIRET à Bloquant
- Contrôle de l’existence du SIREN à Avertissement
Rapprocher -> Mise à jour d’un fournisseur existant (même SIREN)
- Choix d’un fournisseur parmi ceux ayant le même SIREN
- Mise à jour de la fiche sélectionnée avec les données présentes dans le fichier

4.5. Adresse non renseignée des achats du module "Dématérialisation des achats"

Cette fonctionnalité permet de gère l'anomalie "Adresse de facturation non présente pour le fournisseur" via un écran dédié

Il sera possible de créer un fournisseur ou de mettre à jour un fournisseur existant en fonction du traitement.

Créer une adresse pour le fournisseur
Mettre à jour une adresse existante
- Sélection manuelle d’une adresse
- Mise à jour des données de l’adresse

4.6. Commande des achats du module "Dématérialisation des achats"

4.7. Réception des achats du module "Dématérialisation des achats"

4.8. Cohérence facture achat des achats du module "Dématérialisation des achats"

Lancement de la cohérence des facture achats

5. Achat du module "Dématérialisation des achats"

Ce menu n'est pas disponible pour la Dématérialisation des achats il est utilisé dans la dématérialisation achat.

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