1. Introduction

Ce module permet aux deviseurs de centraliser les actions liées aux devis.

Visualisation des données liés aux devis
Modification des données des lignes de devis
Accès aux informations complémentaire des devis.
Gestion des changement de statut.

2. Les codificateurs des Devis

Avant d'aborder la notion de Suivi des devis, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Devis.
Parmi ces codificateurs, on note :

Fichier liés

Prérequis

Paramétrage du coffre-fort par l’administrateur Système.
1. Définition des droits sur le coffre-fort afin d’autoriser uniquement les personnes compétentes à accéder/modifier ce dossier
2. Le coffre-fort doit être accessible par le serveur d’application et en lecture par les opérateurs pour une ouverture depuis H2
Espace de stockage en cohérence avec le volume à traiter.

Paramétrage

Rappel : Utilisation uniquement en mode BDD&Archivage en attendant la fin de la migration H2 -> Helios ERP des écrans car H2 reste en BDD

Le paramétrage des fichiers liés pour l’archivage ou le passage en mode serveur de fichier s’effectue dans la codification « stockage de document »

A partir du moment où l’on souhaite extraire les documents de la BDD il faut obligatoirement passer par le mode de stockage « Base de données & archivage » afin de récupérer l’ensemble des documents stocké sur la BDD.

Le répertoire de stockage doit être le même pour Base de données & archivage ou serveur de fichier afin d’avoir accès aux données extraites.

Utilisation

Ci-dessous un exemple d’utilisation de l’archivage pour les Fichiers Liés

Ouvrir codification « stockage de document »
Sélectionner Base de données & archivage
Renseigner le répertoire de stockage créé (coffre-fort)
Cliquer sur OK
Ouvrir codification « Fichiers Liés »

Sélection d’un module
Sélection de l’année et d’un mois ou garder tout
Cliquer sur Archiver

Une fois l’ensemble des modules archivés si vous le souhaitez, vous pouvez passer en mode serveur de fichiers dans la codification « stockage de document ».

1.1.1.1 Format D’archivage

Le format d’archivage des fichiers liés est défini sous la forme :

En général, le nom du fichier sera donné par
- La clé primaire de la table de référence si c'est une clé simple (ex pour OFs : CD_OFS)

La concaténation des informations de la clé primaire séparées par le caractère - : (ex pour S_BL_LG : CD_S_BL+'-'+LIG_BL)

Le caractère '.' plus la valeur du champ N_LIGNE de la table d'extraction du fichier lié
Le caractère '-' plus le nom du fichier contenu dans le champ NOM_FICHIER de la table d'extraction du fichier lié

Il existe des exceptions (compatibilité avec l'outil HEL_FAV) pour les modules ci-dessous. Le champ utilisé en première position est différent
- BL : Champ utilisé ID_BL
- C_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
- FACTURE : Champ utilisé : ID_FACTURE
- F_BL : Champ utilisé : N_BR
- S_BL : Champ utilisé : N_BR
- OFS : Champ utilisé : ID_OFS
- RVC : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+ LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
- S_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_S_CMD), 8)
- STOCK_COMP_EBL : Champ utilisé : N_IDENT
- STOCK_MATI_EBL : Champ utilisé : N_IDENT

Plus d'information dans la documentation Transverse d'archivage des documents

modes de règlement

La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :

Désignation : permet de mettre un texte personnalisé pour l’identifier
Fin de mois : Cocher la case si c’est le cas
Jours : Nombre de jours pour règlement après le déclenchement
Décalage : s’il y en a un, s’il n’y en a pas : choisir « pas de décalage »
Escompte : s’il y en a un

Par cette écriture concaténée, Helios pourra calculer les dates d’échéance des factures.

Code ISO : MODE_REG_ISO , chaine de caractère en saisie libre

A noter des notions complémentaires d’adresse de banque, de RIB, de n° IBAN nécessaires pour des échanges de factures EDI avec B_Process.

Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.

TVA

Création des types de TVA et du taux associé. Elles servent pour toutes les factures (Clients / Fournisseurs / ST etc…)

Catégorie de TVA : peut être vide non obligatoire il contient les valeurs ci dessous :

Le motif exonération et Exonération devront être remplie si le taux de TVA est égale a 0%.

Le type d’activité peut contenir les activités Vente nationale / Export/ Domestique / Exonéré France

Moteur de génération des numéros de compte sur les lignes de factures clients

Pilotage par le type de TVA. Si le nouveau paramétrage comptable est activé alors la règle appliquée sera déterminée par le couple Type d’activité + CEE

La chaine d’héritage est toujours la même pour initialiser le numéro de compte sur la ligne de facture

Info de la fiche article
Si vide alors info de la sous famille d’article
Si vide alors info de la famille d’article
Si vide alors du type de TVA
Si vide paramétrage général des numéros de compte de vente

Les champs utilisés dans la règle d’héritage seront déterminés par le couple type d’activité + CEE de la manière suivante

Si la case CEE n’est pas cochée alors les champs numéros de compte hors CEE seront utilisés
Si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Export alors les champs numéros de compte CEE seront utilisés
Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Domestique alors les champs numéros de compte DOM TOM seront utilisés
Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Exonéré France alors les champs numéros de compte Exonéré France seront utilisés
Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Vente nationale on utilisera les anciens champs présents sur les fiches

Nature de phase

La Nature de la phase est à choisir parmi la liste créée dans le Module Paramétrage (voir option de menu Codifications Natures / Phases). Cette information n’est pas obligatoire mais il est fortement conseillé de la renseigner car elle est imprimée sur l’édition de l’OF et sert pour la fonction Visualiser du Module OF.

L’utilisateur peut également y associer des textes au choix insérables dans les instructions de fabrication et de contrôle (option du menu Notes Insérer). Il peut aussi insérer manuellement des textes dans ces instructions ou bien des textes par défaut sans lien direct avec une nature quelconque. Pour cela, les renseigner sur la nature 0.

Chaque phase doit être liée à un Centre de Charge ou à une Machine. Ce sont les ressources prises en compte en planification. Il est fortement déconseillé d’appeler une machine en direct dans une phase. Elle serait prioritaire en planification mais pourrait engendrer de grosses modifications en cas d’évolution de vos moyens de production.

cet écran permet donc de définir les natures de phases possible qu'il sera possible de choisir dans le formulaire de la phase

La famille/ sous famille de nature de phase sont définie par des codifications Helios ERP

Bouton Note

Bouton Centre de charge afin de restreindre la liste des centre de charge lors de la création

Les Natures de phase TS

Les lignes de traitement sont un regroupement de moyens permettant de réaliser une ou plusieurs prestations.

Il faut ici identifier les lignes physiques de l‘entreprise.

La notion de ligne permettra de voir tous les Centres de Charge présents sur la ligne.

Pour créer une ligne : "Codification / Nature de phase »

La nature de phase est à typer « ligne de traitement ». Le bouton donnera une visualisation de tous les CDC qui composent la ligne.

Cette création de ligne de traitement peut être faite en modifiant (via cet écran) le type de gestion sur des natures de phases existantes.

La création peut aussi être faite directement depuis les centres de charge via l’option du menu Créer Ligne

La création d’une ligne entraine la création automatique d’un Centre de Charge de type « ligne de traitement ». Ce Centre de Charge de type « ligne de traitement » se compose lui-même d’autres Centres de Charge qui seront typés « traitement de surface ».

Si on crée la ligne depuis les Centres de Charge, une nature de phase de type « ligne » se crée en automatique.

Monnaies

Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.

Il suffit alors de préciser la monnaie de référence, c'est-à-dire celle qui apparaît par défaut partout où vous visualisez des prix. Elle est modifiable et les conversions sont assurées grâce au coefficient de conversion entre la monnaie décrite et cette monnaie de référence.

Le taux de change peut être saisi soit au jour le jour, soit mois par mois avec un taux directeur pour chaque mois.

Il est possible d’historiser le taux de différentes monnaies au jour le jour.

De plus, il est possible d’archiver une monnaie pour stopper l’ajout de taux de change lorsque cela est inutile (arrêt d’échange avec cette devise par exemple), et de reprendre quand cela sera nécessaire (case Archivée).

Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.

Unité

Cette codification permet la gestion des unités dans Hélios.

il est possible de créer des unités propre avec une valeur de conversion a définir en fonction de l'unité international du type d'unité sélectionné

Type de journal

Il n'est pas possible de supprimer un type de Journal si il est utilisé dans le système par la fonction Journal ( OF, commande,....).

Marge

Remise

Codification disponible sous Hélios ERP.

La remise flottante est la remise standard proposé par le système, il sera possible de modifier le taux, mais il est également possible des remise propose à votre utilisation.

Causes relances

Causes refus

Taux de vente

Codification H2 - > Devis

Concrétisation

Unable to render {include} The included page could not be found.

Suivi Agora

Codification → Devis → Suivi Agora

Cette codification permet la gestion de la distribution de notification aux opérateurs via Agora lors d'un changement de statut dans le module Devis.

3. L'écran principal du Suivi des devis

Le suivi des devis permet a l'opérateur d'effectuer une recherche sur les devis client grâce au filtre de gauche afin d'inclure ou exclure des données:

- Statut de la ligne de devis : liste déroulante (en attente/ transmis/accepté/refusé/terminé) DEVIS_LG.STATUT

- Périmé : tout/oui / non (champ calculé, cf ci-dessus)

- Périmé depuis le (>=) : DEVIS_LG.DATE_VALIDITE

- Relancer avant le (<=) : Champ calculé DATE_RELAN

- Devis depuis le (>=) : DATE_DEVIS

- Client : Liste déroulante triée basé sur le champ DEVIS.CD_CLIENT et affichant le Nom du client

La grille de suivi de devis contient la liste des devis en fonction des critères de recherche ci dessus :

Année : Année du devis
N° Devis : Numéro du devis DEVIS.ID_C_CMD
Avenant : Numéro d'avenant du devis (0 : pas d'avenant sur le devis)
Ligne : Numéro de la ligne de devis
Client : Code Client du devis
Nom : Nom du client du devis
Ville : Ville du client
Type : Champ calculé

détail du type

Valeur possible :

- TXT_ARTI_SPEC à Sans référence
- TXT_MATI_DEV_NGC à Matière devis négoce
- TXT_MATI_NGC à Matière de négoce
- TXT_COMP_DEV_NGC à Composant devis négoce
- TXT_COMP_NGC à Composant de négoce
- TXT_DEVIS à Article de devis
- TXT_CATALOGUE à Article catalogue

Article : code de l'article
Référence : référence de l'article : DEVIS_LG_ARTI.REF
Désignation : Désignation de l'article : DEVIS_LG_ARTI.LIBELLE
Autre réf : Autre réf de l'article : DEVIS_LG_ARTI.REF_CLI
Famille : Famille de l'article : DEVIS_LG_ARTI. FAMILLE
Sous famille : Sous famille de l'article : DEVIS_LG_ARTI.SS_FAMILLE
Statut Ligne : Statut de la ligne de devis (A=En attente/ F=Terminé/ V=Validé/ T=Transmis/ P=Accepté/ R=Refusé/ D=Décliné) : DEVIS_LG.STATUT

détails statuts

- En attente : le devis est en cours d’élaboration.
- Terminé : le devis est finalisé (choix utilisateur)
- Validé : le devis est validé par un utilisateur ayant les droits pour que seuls les devis validés puissent être transmis
- Transmis : il a été envoyé par mail, courrier, téléphone
- Accepté et refusé : c’est un panachage des deux cas ; seules les lignes acceptées pourront être récupérées en commande
- Accepté : toutes les lignes ont été acceptées. Elles pourront être automatiquement récupérées en commande. Les «éléments devis» peuvent devenir alors «éléments catalogue».
- Refusé : toutes les lignes ont été refusées. Aucune ligne ne pourra être récupérée en commande. Les «éléments devis» restent «éléments devis»
- Décliné : l’utilisateur décline la demande de devis

Signataire : Signataire du devis (Concaténation Nom - prénom) il est possible par paramétrage d’insérer une personne par défaut : DEVIS_LG.CD_EMP_SIGNE
Validateur : Opérateur ayant valider la ligne de devis ( Concaténation Nom - prénom). Cette validation dépend du paramétrage pour le choix de la compétence associée au client 0 (Voir Module Clients).Il est alors possible de bloquer l’envoi d’un devis tant qu’une personne compétente ne l’a pas validé. : DEVIS_LG.CD_EMP_VAL
Modifié le : date de modification du devis : DEVIS.DATE_MODIF
Avenant le : Date du dernier avenant du devis : DEVIS.DATE_AVENANT
Périmé : indique si le devis est périmé : Booléen
Transmis le : Date d'envoi du devis : DEVIS.DATE_TRANS
Relancé le : Date de relance du devis : Champ calculé et récupéré du paramétrage devis
Nb de relance: Nombre de relance effectuée sur le devis : Champ calculé

Avec également les champs ci dessous modifiable directement dans la grille :

N° appel d'offre client : champ texte
N° Poste : champ Texte numéro de poste client
Devisé le : champ date pour la date de devis
Ligne valide au : Assure la cohérence avec la date de péremption du devis. Rappel : la date de péremption du devis est égale à la plus grande des dates de validité des lignes. Si la date de validité de la ligne dépasse la date de péremption du devis alors il faudra mettre à jour la date de péremption du devis avec cette date.
Périmé le : valeur et récupéré du paramétrage devis mais modifiable. La mise à jour du champ entraine à la validation de la modification la mise à jour du champ DATE_VALIDITE sur les lignes de DEVIS:
- Si modification à la hausse de la date de péremption alors toutes les lignes de devis sont mises à jour avec la valeur
- Si modification à la baisse alors les lignes dont la date de validité est supérieure à la date de péremption sont mises à jour
Réponse le : champ date indiquant la date de réponse
CONTRAT : Si Contrat coché alors les dates de début et fin de contrat doivent être renseignées et Le système vérifie si le contrat est valide. Principe, il faut s’assurer qu’il n’existe pas un autre devis, géré en contrat (champ CONTRAT=1), qui possède une période de validité (défini par les champs DATE_DEB_CONTRAT et DATE_FIN_CONTRAT) chevauchant avec celle défini sur le devis courant pour un des articles de la ligne de devis. Une ligne de devis pouvant être créée pour un article, composant ou matière il y a 3 requêtes qui permettent de vérifier cela, une pour chaque typologie (article, composant ou matière). Si la vérification échoue alors on empêche la modification en indiquant l’article (on prend le plus petit code par exemple) commun : DEVIS_CONTRAT
Date début : date de début du contrat, toujours strictement inférieur au champ DATE_FIN_CONTRAT. Obligatoire si la case a cocher CONTRAT est cochée : DATE_DEB_CONTRAT
Date fin : date de fin du contrat, toujours strictement supérieur au champ DATE_DEB_CONTRAT. Obligatoire si la case a cocher CONTRAT est cochée : DATE_FIN_CONTRAT
REMISE : Champ numérique en % avec comme valeur possible entre 0 et 100. la modification entraine la mise à jour du champ montant remisé de devis (MONTANT * ( 1 – REMISE / 100)) : DEVIS_REMIS
Type de TVA : Choix dans la liste déroulante TYPE de TVA. Entraine la mise à jour du taux de TVA sur le devis avec la valeur présente dans la table TYPE_TVA : CD_TYPE_TVA
Société : Liste déroulante des sociétés : La société dans le cadre du multi sociétés.(la société sera ensuite reportée tout au long des modules commerciaux)
N°DOSSIER : Numéro de dossier de la ligne de devis : DEVIS_LG.N_DOSSIER
Norme : champ Liste déroulante de la norme a appliqué a la ligne de devis, peut être récupéré du paramétrage devis par defaut : DEVIS_LG.-CD_QUALITE
Délai : en jours DEVIS_LG.-DELAI
Transit : temps de transfert en jours : champ DEVIS.LG.-TRANSIT

3.1. Règle de gestion du module

il existe plusieurs règles de gestion sur ce module, notamment :

Lorsque le devis est «transmis», on ne peut plus lui rajouter de ligne de devis. Si l’utilisateur désire rajouter, supprimer ou modifier une ligne, en passant en modification, un avenant sera créé, qui aura le statut « en attente ». Il faudra à nouveau le transmettre.
Lorsque le devis est «accepté» ou «refusé», plus rien n’est modifiable sur ce devis (ni les lignes, ni l’entête). Cependant on peut annulé la réponse client, il repasse en « transmit ».
La restriction de la validation par l’utilisation d’une compétence avec restriction d’accès ou non : s’il n’y a pas de compétence, toute personne accédant au module peut valider le devis. Si une compétence (sans restriction d’accès) est renseignée, alors seules les personnes compétentes apparaitront dans la liste de choix du personnel sinon il faut absolument que l’opérateur soit compétent pour pouvoir accéder à la mise à jour automatique du champ avec le nom de l’utilisateur même
La gestion des relances à partir de la date de relance. Il parait très utile de se faire un état spécifique reprenant les lignes de devis à relancer en se personnalisant l’affichage sur la proximité des relances (date pas obligatoirement échue par exemple).
L’acceptation ou le refus massif d’un devis depuis l’entête ou bien en détaillant ligne par ligne depuis les lignes.

4. Les Onglets

La liste des onglets ci dessous affiche un indicateur de présence dans le cas ou l'onglet remonte des informations dans la grille.

4.1. l'onglet "Note " du module "Suivi des devis"

Affichage des notes en lecture seul, il faudra sélectionner la note dans la Toolbar si l'opérateur souhaite modifier ou ajouter des informations.

o Notes de l’entête : Champ MEMO de la table DEVIS_MEMO pour le devis courant et la valeur N_MEMO = 1

o Notes de l’historique : Champ MEMO de la table DEVIS_MEMO pour le devis courant et la valeur N_MEMO = 2

o Notes de la ligne : Champ TEXTE_COM de la ligne de devis

4.2. L'onglet "Tranche de prix" du module "Suivi des devis"

Permet de visualiser les tranches de prix du devis

4.3. L'onglet "Commande" du module "Suivi des devis"

Permet de visualiser les commandes lié au devis client sélectionné.

Il est alors possible de double cliquer sur l’élément en question pour ouvrir le Module Commande Client positionné sur la ligne en question.

4.4. L'onglet "Adresses" du module "Suivi des devis"

Formulaire qui affiche les deux adresses du client : Adresse de livraison et adresse de facturation avec modification possible en modifiant la liste déroulante de l'adresse.

4.5. L'onglet "Décomposition du prix" du module "Suivi des devis"

Permet de visualiser la décomposition du prix du devis

4.6. L'onglet "Contrat de l'article" du module "Suivi des devis"

Permet de visualiser les contrat de l'article avec leurs dates de validité.

5. La Toolbar de la fiche "Suivi des devis"

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le devis sélectionné.

5.1. Les notes du module "Suivi des devis"

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.

Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

5.2. Fichiers liés du module "Suivi des devis"

Gestion des fichier liés pour l'entête de commande client et pour les lignes de commandes client

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.

Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?

5.3 Le Journal du lien du module "Suivi des devis"

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale et gestion de la maintenance. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur, sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement. Idem pour les écrans de création de liens avec les devis, CDI, BL, factures et avoirs pour préciser le lien exact avec un élément de votre Base de données.

Ce module est très pratique pour la saisie d’évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné. Helios ERP gère pour vous les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l’origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.

La fonction « Envoyer par Agora » permet d’initialiser un message de votre part pour un destinataire et un contenu qu’il vous reste à choisir.

6. Les Actions de la Fiche "Suivi des devis"

6.1. Fiche devis de la fiche du module "Suivi des devis"

Ouverture de l'écran H2 de la fiche de devis (voir III.2. Le devis Client /wiki/spaces/SUPPHELIOS/pages/32212009

6.2. Terminer de la fiche du module "Suivi des devis"

Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut en attente a terminé en basculant les devis dans la grille de droite.

6.3. Valider de la fiche du module "Suivi des devis"

Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut Terminé à Validé en basculant les devis dans la grille de droite.

Il est possible également de modifier la date de validation ainsi que l'opérateur qui valide

6.4. Transmettre de la fiche du module "Suivi des devis"

Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut Validé à Transmis en basculant les devis dans la grille de droite.

Il est possible également de modifier la date ainsi que l'opérateur qui transmet

la transmission pourra se faire par courrier/ téléphone/ email/ export.

6.5. Périmer de la fiche du module "Suivi des devis"

Cette action permet de traiter les devis périmer en masse avec la possibilité de les réactiver ou de les décliner.

6.6.Relancer de la fiche du module "Suivi des devis"

Cette action permet de relancer les devis en masse.

6.7. Créer avenant de la fiche du module "Suivi des devis"

Lorsque le devis est «transmis», on ne peut plus lui rajouter de ligne de devis.

Si l’utilisateur désire rajouter, supprimer ou modifier une ligne, en passant en modification, un avenant sera créé, qui aura le statut « en attente ». Il faudra à nouveau le transmettre.

Le champs N° avenant sera alors incrémenté de 1.

6.8.Réponse de la fiche du module "Suivi des devis"

Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut transmis afin d'effectuée une réponse en basculant les devis dans la grille de droite sur accepté ou refusé.

6.9. Décliner de la fiche du module "Suivi des devis"

Cette action permet de traiter en masse les devis refusé afin d'appliquer un type de refus.

7. Les liens du module "Suivi des devis"

7.1. Catalogue du lien du module "Suivi des devis"

Affichage du catalogue de prix de l'article

7.2. Stock du lien du module "Suivi des devis"

Les stocks liés à la ligne de devis sont directement consultables depuis cette fonctionnalité, uniquement dans le cas « d’éléments catalogues ».

7.3. Article de ligne du lien du module "Suivi des devis"

Ouvre l'écran de gestion de l'article de la ligne de devis sélectionné,

La fonction Article → vue simplifiée accessible avec un clique droit permet de constituer rapidement une gamme sur un article de ligne de devis en utilisant des phases de gamme ou des phases présentes sur d’autres articles de ligne de devis.

7.4. Document du lien du module "Suivi des devis"

Permet de lié des document au devis en enregistrant le chemin d’accès à des fichiers sélectionnés.

7.5. Gestion Documentaire du lien du module "Suivi des devis"

Le fonctionnement est similaire quelque soit le module appelant, Article, Matière, Composant, Consommable, Centre de charge, Machine...

Cet écran permet d’associer des documents à l’article et de les visualiser . Les documents doivent au préalable avoir été insérés dans la Base depuis le /wiki/spaces/SUPPHELIOS/pages/32212055.

Deux types de liens vers le document peuvent être créés :

Lien flottant : le lien se fait toujours sur le dernier indice valide. Ce lien évolue « tout seul », sans impact sur l’article.
Lien fort : le lien se fait sur un indice valide et toute évolution « peut » avoir des conséquences sur la gestion de l’article, il faudra cocher la check box pour créer un lien fort lors du basculement.

La visualisation du document lié à l’article s’effectue par l’intermédiaire de l’icône.

L’impression du document peut se faire avec l’OF, si la case Imp. sur l’OF est cochée et que le paramétrage du module OF le demande (voir Module Paramétrage/OF).

Il est nécessaire d'enregistrer après une modification dans l'écran de droite( imp. sur lOFS/ Nb imp/ Sym. plan).

Ecran Helios ERP

Ecran H2 n'est plus disponible après la version 2023.4.24.0930, on utilise l'écran ci dessus.

8. Les outils du module "Suivi des devis"

8.1. Rentabilité du module "Suivi des devis"

Affichage de l'écran de rentabilité de l'article de la ligne de devis

8.2. Simuler du module "Suivi des devis"

La simulation article ou matière fabriquée est basée sur le contenu du dossier technique.
Tous les calculs sont stockés y compris les méthodes PMP, PMA que vous n'avez pas choisi. Vous n'avez pas à recalculer si vous changer de méthodes de valorisation.

Deux graphes illustrent le résultat pour chaque quantité de la tranche et du pas de calcul.

Un double clic sur un graphe permet de l'afficher à la place du tableau.

1 => Saisir la plage de quantité désirée pour l'analyse, puis le pas de quantité.

2 => Pour prendre en compte les approvisionnements clients, cocher l'option "Appro client".

3 => Saisir la monnaie d'analyse.

4 => Pour simuler un prix saisir les coefficients de majoration ou minoration des coûts pour les rubriques suivantes :

Heures,
Sous-traitance (Stce),
Achat des composants,
Achat des matières.

5 => et pour chaque rubrique saisir le mode de valorisation.

Sous traitance	Base prix composant	Base Prix Matière	Base Prix fourniture

6=> Lancer le calcul. Le bouton Lancer traite les données suivant les options choisies, le prix unitaire de chaque article et le gain en % par rapport à la 1ère quantité simulée.
Il est possible de lancer un traitement de masse depuis le module Bilans.

Détail des données du tabeau :

COUT HEURES :

Le coût des heures prend en compte les temps de toutes les phases de la gamme, auxquelles sont rattachés les taux horaires des centres de charge, avec prise en compte des coefficients de simulation associés (coefficient général sur les Heures, coefficient de simulation sur les centres de charges et les machines). Les temps de préparation ne sont pris en compte qu'une seule fois.

COUT Sous-traitance :

Le coût de la sous-traitance est calculé en fonction du lien de 1^ère priorité sous-traitant créé sur les phases de la gamme. Ce calcul prend en compte le PU et les frais fixes renseignés. Uniquement valable pour les liens de type «Sous-traitance toujours».
Dans le cadre de la sous-traitance, par phase, un PMA et un PMP est calculé et donc un nouveau paramétrage existe pour le calcul de la sous-traitance (PMA ou PMP) : Ces valeurs dépendent directement des factures et avoirs des sous-traitants.
Intégration des catalogues de prix sous-traitance dans la simulation : Il faut pour cela choisir la méthode Catalogue de prix dans Sous-traitance
Si vous cliquez sur la colonne sous-traitance, une fenêtre apparaît montrant toutes les phases de sous-traitance de l'article quelque soit le niveau de nomenclature. Il y figure également le PMA, PMP et le prix du catalogue de prix. Il est ainsi facile de voir si une sous-traitance est valorisée dans la simulation. Le résultat de l'affichage est exportable sur EXCEL.

COUT ACHATS :

Si l'utilisateur a choisi l'option «Appro. Client», le coût «Achats» est toujours nul. Sinon, Hélios balaye tous les liens Articles- Composants/Matières ainsi que le coût de chacun.
Ces coûts, visibles sur chaque fiche de stock, sont automatiquement calculés en fonction des entrées (valorisées au prix commandé puis au prix facturé avec prise en compte des avoirs et historisation des monnaies) et des sorties de stock (voir Modules Commandes Fournisseurs et Stock).
Hélios propose de choisir entre le Prix Moyen d'Achat, le Prix Moyen Pondéré, le Prix Moyen de Vente , Prix Catalogue, le dernier prix d'achat et catalogue de prix.
Intégration des catalogues de prix sous-traitance dans la simulation : Il faut pour cela choisir la méthode Catalogue de prix dans la Sous-traitance
Les paramétrages sont dissociés entre matière et composant (Ex : on peut appliquer la méthode PMP pour les composants et PMA pour les matières)
Si vous cliquez sur les colonnes achat comp, achat mati, achat, une nouvelle fenêtre apparaît présentant la liste des composants et matières liés à l'article quel que soit le niveau de nomenclature. Il y figure également le PMA, PMP, PMV, PRIX_CATA, Prix du catalogue de prix. Il est ainsi facile de voir si un composant ou une matière est valorisée dans la simulation. Le résultat de l'affichage est exportable sur EXCEL
Possibilité d'affecter des coefficients de majoration différents pour la matière et le composant.
Dans la présentation du calcul la colonne achat a été séparée en deux : achat composant et achat matière
Le taux de simulation est calculé à chaque pas et il représente le gain en % de votre simulation. Ce calcul permet de définir les lots et quantités économiques.

COUT OUTILLAGES : voir aussi Module Outillages.

Le coût d'outillage représente le coût d'amortissement. En effet, dans les simulations de prix de revient, il peut être nécessaire de prendre en compte le coût de l'outillage pour « vendre » son outillage et autofinancer la fabrication du prochain.
Le montant est calculé selon la formule:
Quantité * Coût de l'outillage * Nbre d'outillages nécessaires / Nbre de pièces simultanées) (pour le nombre d'utilisation, données des phases de gamme).

COUT TOURNURES : voir aussi Module Gammes et Matières.

Le coût des tournures représente le coût de récupération matière. En effet, dans les simulations de prix de revient, il peut être nécessaire de prendre en compte ce coût pour représenter la part matière revendue et ainsi diminuer la part achat.
En effet, sur chaque phase de la gamme associée à l'article, vous pouvez renseigner la perte matière exprimée dans la même unité que le lien matière initial ainsi que la valorisation « revendue ».
Ainsi au final votre coût matière initial est diminué de la somme (des pertes matières de chaque phase * Taux « revente » de chaque type de perte).

COUT TOTAL :

COUT HEURES + COUT Sous-traitance + COUT ACHATS + COUT OUTILLAGES + COUT TOURNURES

PRIX UNITAIRE :

COUT TOTAL QTE N/QTE N

% :

C'est le pourcentage de gain du prix pour chaque quantité simulée par rapport à la quantité unitaire.

100-(100*(PRIX UNITAIRE QTE N / PRIX UNITAIRE QTE 1))

Le premier graphe :

Il permet de voir l'évolution du prix unitaire en fonction des quantités suivant le paramétrage des bases de calcul et des coefficients.

Dans l'exemple, on est plutôt sur une simulation "Prix de revient" (Coef 1 et base Prix moyen d'achat).

La courbe rouge représente l'évolution du prix unitaire de la simulation en fonction des quantités. Le prix évolue vers un plancher matérialisé par la courbe verte

Dans notre exemple, le prix le plus bas estimé est 164.72 Euros pour la tranche de quantité saisie.

Pour des petites quantités, la part des coûts fixes, liée à des temps de préparation par exemple, représente une part importante du prix unitaire. Ces coûts sont dilués avec l'augmentation des quantités fabriquées pour devenir négligeables.

Le deuxième graphe :

La courbe bleue représente l'évolution du pourcentage de gain du prix pour chaque quantité simulée par rapport à la quantité unitaire. C'est la colonne % du tableau.

La courbe verte est la courbe inverse, elle part du pourcentage de gain max, dans notre exemple 52.22 %. Elle tend vers 0.

8.3. Gestion du module "Suivi des devis"

Les outils ci dessous permettent la gestion des "éléments de devis", cela permet d'accéder directement a l'élément concerné sans passer par l'article de devis.

En effet, il s’agit de bâtir un devis en faisant appel à des éléments connus dans la base de données, ou à d’autres créés directement dans le module devis pour anticiper le travail et récupérer ainsi toutes ces données techniques au passage en commande

Même si l’on peut créer et modeler un article par la modification des lignes, il peut être plus avantageux de créer un article devis qui sera réutilisable sur plusieurs devis.

Voir même de créer des « patrons » : Pour cela, vous avez accès, dans le menu, à la création de tous les paramètres nécessaires à la valorisation d’un article.

Se reporter aussi aux informations directement liées aux modules «articles, composants, matières, gammes, nomenclatures», les processus étant les mêmes.

8.3.1. Article

Permet de voir/Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque article de devis la fiche article devis, les liens a l'article, la gamme de l'article avec les taux et les temps de phases ainsi que les liens article/Composant/Matière/Outillage sur la phase et la nomenclature de devis

Les articles saisis sont entièrement « customisables », c'est-à-dire que les éléments suivants peuvent être changés :

le libellé,
la nomenclature,
les phases de gamme,
le prix de chaque composant,
les taux horaires,
les frais de sous-traitance,
des coefficients de marge….

Les boutons « instructions de fab », « instructions de contrôle », les « documents liés », « les fichiers liés » permettent associées à chaque phase toutes informations importantes.

Un Module «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à la phase. Elles seront récupérées dans les instructions de fabrication.

Toutes ces informations liées à la gamme de devis seront récupérées lors du passage en commande.

Le statut de la gamme sera alors «Devis» pour signaler que cette gamme n’est pas totalement complète. Il manque notamment tout le détail technique lié à la réalisation de la pièce. Ces informations ne sont pas renseignées dans le devis car non indispensables.

8.3.2. Composant

La gestion des composant de devis permet de Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque composant de devis la fiche composant, les liens a l'article ainsi que la gestion des achats via les liens Fournisseur(priorité , les délais, transit), Format d'achat ( les quantités d’achat, les minimum de commande…) et définition du catalogue.