1. Introduction

Ce module a pour but de gérer toutes les livraisons relatives à vos commandes clients.

Toutes les informations rattachées sont directement accessibles :

La traçabilité entre vos fabrications (Entrées de stock) et vos clients (Sorties de stock)
cohérence des données dans le cas d’annulation et de suppression de livraison.
Activité Négoce
Piloter les livraisons : créer une commande et la livrer tout en assurant toute la traçabilité requise.
suivi des livraisons dans le cadre de l’EDI par l’envoi d’un fichier informatique au format exigé par vos clients.

2. Les codificateurs de la livraison client

Avant d'aborder la notion de livraison client, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des livraison clients.
Parmi ces codificateurs, on note :

Flux d'envoi

Version 2024

Version 2024

Lorsqu’une fonctionnalité Helios ERP nécessite un envoi (Courrier / Mail/ Exporter ) (Ne s'applique pas à Appliquer) il est possible de surcharger le nom du fichier généré par l'état via cette codification (exemple Envoi facture client).

On peut également utiliser une liste de mots clés définie par flux pour le nommage du fichier en fonction du flux.

Il est également possible via la casse à cocher Stockage GED de lier le document en fichier lié sur l'élément envoyé.

On pourra alors définir le Type de fichier du fichier lié que l'on souhaite par flux si on le souhaite.

Module impacté...

BL
FACTURE CLIENT
AVOIR CLIENT
DEVIS CLIENT
DEVIS Relance
C_CMD_ARC
APPEL_OFFRE PASSER
F_CMD ENVOI
F_CMD Relance
F_CMD LST_REL
S_CMD ENVOI
S_CMD RELANCE
S_CMD LST_REL
GED Diffusion
Non conformité Diffusion
Non Conformité Relance
événement Diffusion
événement Relance
Création non conformité
Validation Revue de contrat
Création Client
Création Article
APPRO_PARTIEL
"TABLEAU";"ETAT_DIFF";"TXT_ETAT_DIFF"
"DEMA_ACHT";"DEM_HA_CREE";"TXT_DEM_HA_CREE"
"FAI";"FAI_CREE";"TXT_FAI_CREE"

3. L'écran principal livraison client

Une livraison client sous Hélios ERP définie par un code BL.

Un BL concerne un seul client mais peut concerner plusieurs lignes de plusieurs commandes de ce client (voir lignes). Dans le cadre du multi sociétés, la société est récupérée de la commande et l’incrémentation du n° de BL est gérée par société. Elle n’est pas modifiable. Un double clic sur la ligne permet d’accéder à la ligne de commande.

Cet écran permet de visualiser les informations de la livraison client :

Code BL () alphanumérique (non modifiable),
Statut évolue automatiquement au cours de l’avancement du BL et n’est pas modifiable par l’utilisateur(en attente → préparé → envoyé → Facturé ou Annulé.
Client du BL
Date de création : initialisée à la date du jour et non modifiable
Date de préparation et Opérateur de préparation
Case a cocher Signé et Opérateur qui signe : Le signataire du BL est une ressource compétente pour la validation des BL (voir Module Personnel : signataire qualité). Cette liste est filtrée sur la case à cocher du Module Personnel. Il est possible d’empêcher l’envoi de BL non signés dans le paramétrage
Date d'expédition : Calculée automatiquement par Hélios d’après la date système et le paramètre «jour maximum pour la date de livraison» (voir Module Paramétrage H2->Livraisons)mais peut être modifiée par l’utilisateur si le statut du BL est en attente, préparé ou envoyé..
Transit : Le nombre de jours calendaires pour acheminer les pièces chez votre client si la date de livraison est convenue chez celui-ci. Si la valeur du champ est modifiée alors il faut recalculer la valeur du champ DATE_LIV en rajoutant la nouvelle valeur du transit à la date d’expédition du BL : champ DATE_EXP
Date de livraison : égale à la date d’expédition + Transit. Elle est modifiable que par le Transit ou la date d’expédition.
Société : Champs visible qu’en mode entreprise étendue c’est-à-dire avec l’option GEST_EE activé sur la clé de protection.
Case a cocher BL sans facture : Si la livraison ne doit pas donner lieu à de la facturation (livraison d’articles en remplacement d’articles non acceptés par le client par exemple), le BL doit être coché «BL sans facture» Le sytème ajoutera dans la note l’information « jj/mm/aaaa hh:mm:ss N° PERSONNE BL sans facture coché ».
Consommation : Le champ VMI, traduit par la valeur TXT_BL_CONSO : n’est visible que si la valeur du champ VMI vaut 1.
Consignation : n’est visible que si la valeur du champ est 1
échéance : Champs visible si option AirSupply

Si le paramètre «bloquer la livraison des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage H2->Livraisons), l’utilisateur ne pourra pas livrer une ligne de commande non validée (voir «validée par» dans le Module Commandes Clients).

4. Les Onglets

4.1. l'onglet "Traçabilité" du module "livraison client"

Cette fonction permet de mettre en évidence vos problèmes de rupture de stock en fonction de vos consommations et en tenant compte de la notion d’approvisionnement. client.

4.2. L'onglet "Ligne" du module "livraison client"

Affichage des lignes de livraison client liés a l'entête. L’opérateur peut double cliquer sur la ligne pour ouvrir l'écran secondaire de la ligne

4.3. L'onglet "Adresse" du module "livraison client"

L’adresse de livraison est à choisir parmi celles saisies pour ce client dans le Module Clients. Lors de la création de la 1^ère ligne de BL, Hélios ramène par défaut l’adresse de livraison de la commande client correspondante.

5. La Toolbar de la fiche "livraison client"

5.1. Les notes du module "livraison client"

Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.

Le bouton permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.

5.2. Fichiers liés du module "livraison client"

Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.

Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.

Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.

Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?

5.3. "Ligne" du module "livraison client"

Une ligne de BL concerne une ligne de commande client avec une quantité livrée. Cette quantité ne peut être supérieure à la quantité livrable de la ligne de commande (articles provenant d’OF clôturés et/ou provenant du stock disponible). Si toutefois vous souhaitez livrer plus que prévu, Hélios vous averti par un message et si vous le souhaitez toujours, il fait automatiquement évoluer la quantité commandée sur la ligne de commande, et trace l’évolution dans les notes de l’entête de cette commande et réserve l’excédent. Cela n’est bien sur possible que si des pièces sont disponibles en stock. (Le stock de sécurité est dans ce cas accessible.

Il est possible de créer un BL avec des lignes concernant des commandes clients différentes à condition qu’elles concernent le même client.

Une même ligne de commande peut être livrée en plusieurs fois et sur plusieurs BL.

L’utilisateur peut bloquer temporairement la facturation d’une ligne de BL avec la case à cocher «bloquer la facturation» (exemple : litige sur le prix unitaire de l’article à régler avant de facturer).

Ce blocage pourra être enlevé par l’utilisateur, lorsqu’il estimera que la ligne peut passer en facturation, en modifiant la ligne de BL ou en utilisant la fonction Basculer (voir ci-dessous).

Si vous désirez que toutes les lignes de BL soient créées avec ce blocage par défaut, utilisez le paramètre «Lors de la création d’une ligne de BL : bloquer la facturation par défaut» (voir Module Paramétrage H2->Livraisons).

De plus, on pourra paramétrer l’envoi (via AGORA) d’une notification à la comptabilité, la qualité, ou tout autre service pour en expliquer les causes et qui agira sur la régulation du problème.

Les entrées de stocks, les factures et avoirs liés à la ligne du BL sont directement consultables depuis cette ligne.

Un bouton «Notes» permet la saisie de tout commentaire relatif à la ligne.

5.4. Création BL du module "livraison client"

Cet écran propose toutes les livraisons possibles, que ce soit des articles livrés ou en retour client ou bien des articles de négoces.

Les quantités livrables peuvent être modifiées (commande livrée sur plusieurs BL).

Les quantités livrables peuvent dépassées le « à livrer » si la marchandise est en stock (la commande est modifiée en conséquence).

On peut déréserver les quantités « réservées » pour d’autres commandes (double clic pour accéder la fiche de stock/réservation client).

Le basculement peut être massif, les regroupements seront directement effectués en fonction du critère choisi sur les clients (voir Module Clients).

5.5 Suppression d'une Fiche livraison client

Lors de la suppression d’une ligne de BL qui est dans le statut «envoyé», Hélios :

Supprime les sorties de stock articles liées à cette ligne de BL.
Recalcule les niveaux de stock puis les met à jour.
Remet à jour la quantité livrée sur la ligne commande client associée et éventuellement son statut (livrée ou facturée), ainsi que le statut de la commande si nécessaire.
Pose des réservations sur le stock articles pour la ligne de commande client figurant sur la ligne de BL.

Pour la suppression totale d’un BL, l’action est la même sur chacune des lignes. La suppression n’est plus possible lorsqu’il existe au moins une facture liée à une ligne du BL.

L’annulation d’un BL est identique à une suppression sauf que ce BL existe toujours et reste lié à la ligne de commande, l’historique n’est pas perdu et il ne sera pas possible d'effectuer une suppression.

5.6. Journal BL du module "livraison client"

Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi de vos livraisons. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur (sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise) pour toutes vos livraisons.

Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.

Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement

6. Les Actions de la Fiche "livraison client"

6.1. Annuler la fiche du module "livraison client"

Si le statut du BL est envoyé alors il est possible d’annuler le BL sauf s’il est de type VMI : Champ VMI = 1 (mode consignation), sinon, pour les autres statuts, annulation impossible.

L’annulation d’un BL est identique à une suppression sauf que ce BL existe toujours et reste lié à la ligne de commande, l’historique n’est pas perdu.

6.2.Préparer de la fiche du module "livraison client"

Cette étape du BL a pour but de donner le choix des pièces qui vont être sorties du stock pour un BL donné (très utile quand on utilise la sérialisation).

Soit l’on choisit le stock à envoyer, soit le système fait une sortie sur la règle FIFO (voir Module Paramétrage H2->Livraisons).

Avant cette étape, les articles sont toujours en stock et valorisés en fonction des bilans de fabrications respectives.

Après, Hélios recalcule les niveaux de stock puis les met à jour. Dans le cas de pièces provenant d’OF sérialisé, il est impératif de préciser quelles sont les pièces livrées.

C’est à cette étape que l’on peut lier et imprimer toute la traçabilité des pièces préparées.

La liste affiche les BL aux statuts en attente et Bl sans facture non coché.

Il existe un blocage de préparation paramétrable dans Module Paramétrage H2→Livraisons

Une fois le BL au statut préparé, la fonctionnalité Fichiers à joindre, permet de remonter sur le BL tous les fichiers liés à la nomenclature des sorties effectuées sur les OFs choisis précédemment. On retrouve les fichiers liés aux lignes de réceptions fournisseurs (nouvelle fonctionnalité) qui ont servi les OFs, les fichiers liés aux réceptions de sous-traitance réalisées sur les phases d’OFs, les fichiers liés sur les OFs, les rapports de contrôle, les mouvements d’entrées en stock (composant + matière) et le BL lui-même. Un écran de basculement permet de joindre les fichiers souhaités au BL. Lors de l’envoi du BL ils pourront être imprimés.

6.3.Envoyer de la fiche du module "livraison client"

Cette option de menu permet d’envoyer les BL qui sont «préparé et signé», c’est-à-dire de les valider informatiquement et de les éditer.

Il existe différents blocage d'envoi paramétrable dans Module Paramétrage H2→Livraisons

Blocage GED avec le check des documents attendus sauf pour une compétence définie. Le blocage est définie (Document bloquant) dans la fonction document à joindre du module Commande client

Avec le message d'information

Blocage BL avec le check des sorties d’articles

Avec le message de blocage

Gestion des quantités livrées et des statuts de lignes et d’entête de commande

«bloquer la livraison des lignes de commandes non validées» est actif (voir Module Paramétrage H2->Livraisons), l’utilisateur ne pourra pas envoyer un BL dont l’une de ses lignes porte sur une ligne de commande client non validée (voir validée par dans le Module Commandes Clients).

Gestion de la consignation : Pour le vérifier il faut que la clé soit active STOCK_CSG et que le BL ait sa propriété CONSIGNATION = 1
- Si c’est le cas alors le système met en place les règles métier ci-dessous
  - Création du stock de consignation si nécessaire
  - Création du mouvement d’entrée de stock
  - Mise à jour de la fiche de stock de consignation

Si il n'y a pas de blocage alors Hélios il y a une mise à jour du statut du BL met aussi à jour la quantité livrée sur la ligne commande client associée et éventuellement son statut (livrée) ainsi que le statut de la commande si nécessaire et les informations de crédit client sont aussi mises à jour.

Il est possible d'effectuer différent type d'envoi

Téléphone : Le système vérifie les blocage paramétré et effectue les impressions en fonction de l'écran d'envoi
Courrier/Imprimer BL : cette fonction reprend pour chaque état imprimé le Chargement de l’état avec le contexte du BL envoyé

La recherche de l’état à utiliser en fonction

Du flux (par exemple : Envoi de BL ou Etiquette EDI)
Du client du BL et si pas d’info du client 0

Recherche de l’imprimante

En fonction de l’état à Imprimante paramétrée pour le couple PC / Compte Windows
En fonction de l’état à Imprimante paramétrée pour l’état
Imprimante par défaut

Mail : envoi email via Outlook 32 bit /[DEBV2024] Envoi email via le serveur d'application, on prend l'email sur le contact en premier puis sur la fiche si le contact est vide. Si il n'y a pas d'email paramétré une pop up au basculement informe l'opérateur [FINV2024]
Export : Recherche de l’état et génération automatique d’un PDF suite a la sélection d'un dossier d'export pour le BL
EDI : L’envoi peut être fait au format EDI (avec impression des étiquettes EDI mais pas du BL) aprés configuration du path dans le module Client onglet EDI et l'ajout du fichier correspondant)

L'impression des étiquettes lors de l'envoi du BL est possible si dans l'onglet logistique du module Article les informations sont correctement paramétrées ( voir module Article - Logistique)

6.4.Comptoir de la fiche du module "livraison client"

La fonctionnalité de BL comptoir permet de créer directement la commande et la livraison depuis le module BL (uniquement avec l’option de Négoce dans le packaging Helios).

Lors de la création, Hélios vous remonte la liste des articles ayant du stock disponible donc pouvant faire l’objet d’un BL immédiat. Si ce n’est pas le cas, il faut absolument libérer des pièces en réservant pour les rendre disponibles.

Les lignes de commandes alors sans pièces se mettront automatiquement à jour pour passage au CBN.

Comme pour les commandes clients classiques, Hélios récupère le prix de la fiche article ainsi que les adresses principales de livraison et de facturation associées au client. Ces informations sont modifiables. Le Prix Unitaire n’est pas obligatoire pour déclencher la création du BL.

Le BL est automatiquement envoyé par papier dans le format associé au client, les pièces étant sorties en FIFO quel que soit le paramétrage.

Depuis cette option, nous avons aussi la possibilité d’émettre des lignes de BL de type prestation : aucune pièce n’est donc sortie du stock (attention de ne pas confondre avec la gestion des acomptes).

7. Les liens du module "livraison client"

7.1. Fichier a joindre de la fiche du module "livraison client"

Récupération des fichiers liés via la traçabilité des OFS : permet d’accéder (et d’imprimer) tous les fichiers liés aux articles du BL, en partant de la réception matière.

Les fichiers liés provenant des non conformités

Les fichiers liés provenant des relevés de côtes

Les liens GED sur l’OFs

Les liens GED sur les phases de l’OFs

Disponible si le statut du BL est préparé / envoyé / Facturé

Les fichier attendue sont initialiser par la ligne de commande client (fichiers à joindre) et via l'article logistique.

Important : les liens qui seront prix en compte lors de la livraison seront ceux existant sur la ligne de commande client.

La fonctionnalité est accessible depuis la ligne de commande client via le menu : Fichier à joindre

Un écran semblable au précédent s’ouvre pré initialisé avec les données de l’article.

Si les document ne sont pas basculer a droite alors qu'ils sont attendus en livraison et bloquant la livraison ne pourra être envoyer

7.2. Fichier joints de la fiche du module "livraison client"

Cette fonctionnalité permet de lister les documents joints aux BLs et de les visualiser.

Elle permet aussi de les imprimer ou de les exporter dans un dossier paramétrable (paramétrage du module BL). L’export ce fait par numéro de BL (un dossier par BL).

NB : Le dossier paramétrable devra être accessible par l’utilisateur du service Helios ERP.

En effet, l’export sera réalisé par le serveur d’application si on sélectionne C:\TEMP c'est le dossier TEMP du serveur d'application et non celui du poste client qui sera utilisé.

Un rappel des documents attendus est également effectué.

Une solution pour enregistrer sur le poste client et de visualiser le document et d'effectuer son enregistrement en local

7.3. Réguler de la fiche du module "livraison client"

Permet a l'opérateur de changer le statut du BL

Il est possible de venir modifier la propriété BL sans facture (champ BL_SS_FACT) dans le cas ou le statut est

- En attente

- Préparé

- Envoyé mais qu’il n’y a pas de ligne de facture client qui pointe vers une des lignes du BL (idem ci-dessus)

Dans le cas d’un BL de retour client (champ INACTIF = 1) alors il faut vérifier le paramétrage :

SELECT CONFIGURATION FROM CONFIG WHERE CONSTANTE = 'BL_FACTURE_RET_CLI'

Si la valeur de la configuration est à 0 (signifie que l’on ne facture pas les BLs de retour client) alors la case à cocher est inactive et ne peut être modifiée.

Si la livraison ne doit pas donner lieu à de la facturation (livraison d’articles en remplacement d’articles non acceptés par le client par exemple), le BL doit être coché «BL sans facture».

7.4. Cohérence de la fiche du module "livraison client"

La cohérence permet de vérifier si tous les articles fils ont bien été sortis sur les OFs.

En plus si toutes les sorties ne sont pas faites sur l’OF livré, l’envoi du BL peut être bloqué par ce paramétrage

7.5. EASA from One de la fiche du module "livraison client"

Si une EASA FORM ONE est demandée sur la commande par le client, il est alors possible de rentrer dans ce module pour intervenir sur les notions de :

EASA de réparation : JAR 145 par exemple
EASA de fabrication en indiquant la conformité ou la navigabilité.

Le signataire du BL est une ressource compétente pour la validation des EASA (voir Module Personnel). Cette liste est filtrée sur la case à cocher du module Personnel.

7.6. EDI de la fiche du module "livraison client"

Le bouton EDI permet de régénérer le message EDI à envoyer au client.

Si un BL est de type EDI alors le bouton EDI est actif, sinon inactif

8. Les outils du module "livraison client"

8.1. Envoyer Agora du module "livraison client"

8.2. Impression du module "livraison client"

La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export

L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application

9. Paramétrage du module livraison client

(Module Paramétrage H2->Livraisons)

Ce module permet de mettre en place les règles de gestion liées au module :

mode de sorties de stock lors de l’envoi,
blocage des lignes lors de l’envoi en fonction de la validation de la ligne de commande,
blocage automatique en facturation
Signataire par défaut
Bloquer l'envoi du BL s'il n'est pas signé
Bloquer l'envoi du BL si toutes les sorties d'articles n'ont pas été faites
Bloquer l'envoi du BL en fonction des documents a joindre
Autoriser la surcharge du mode de préparation du BL

Il permet de définir le jour maximum de prise en compte d’un BL sur un mois donné, de définir le mode de sortie de stock lors de l’envoi d’un BL : manuelle ou FIFO.

De plus, le paramétrage « Création automatique du BL lors de la clôture d’un OF », permet créer directement un BL au statut préparé à la clôture de l’OF.

Il permet aussi de définir toutes les informations relatives aux livraisons «papier» et EDI. Pour l’impression «papier», il est possible d’imprimer les notes de la ligne de commande Clients.

Ce n’est pas systématique car elles peuvent contenir des informations «commerciales».

Il est possible d’intervenir sur tous les états liés au Module Livraisons, pour modifier ou dupliquer des états existants, ou créer des états supplémentaires.

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