1  Introduction 

La volumétrie des bases Oracle croît de façon significative chez nos clients. La dématérialisation des documents et les exigences de traçabilité entrainent une utilisation de plus en plus importante de la fonctionnalité des fichiers liés.

Il devient de plus en plus fréquent que les fichiers de base de données contenant ces fichiers saturent et que le support doive intervenir pour rajouter, lorsque cela est possible, des fichiers.

Nous nous retrouvons devant un autre problème, la capacité disque allouée au serveur Oracle qui n’est pas toujours extensible à souhait.

Dernière problématique, les sauvegardes de base Oracle ou les processus de migration de base de données prennent de plus en plus de temps du fait de cette volumétrie.

Il a été mis en œuvre afin de pouvoir paramétrer le mode de gestion du stockage des fichiers liés afin de pouvoir maitriser la volumétrie de la base de données. Ce développement sera disponible en version V2.5 d’Hélios ERP.

Le contenu du document ci-dessous est l’intégration de cet utilitaire dans Hélios ERP pour l’ensemble des modules utilisant des fichiers liés.

2  Stockage Document

2.1    Sécurité

Dans Hélios ERP 2.5 nous avons rajouté le paramétrage du stockage document dans la partie paramétrage d Hélios ERP visible via l’habilitation du designer « Paramétrage – Stockage document ».

2.2    Mode de Stockage

Ce paramétrage permettra de pouvoir définir l’espace de stockage des fichiers liés :

• BDD : sur le Serveur Oracle
• BDD & Archivage : sur le Serveur Oracle mais avec la possibilité d’archiver le contenu pour libérer de la place comme via le HEL_FAV dans le patch renseigné.

• Serveur de fichiers : Renseignement d’un path pour stocker sur un serveur de fichiers

2.3    Arborescence de stockage

L’arborescence de stockage correspond a :

• Premier niveau : MODULE

En fonction du module d'où est extrait le fichier lié : table FICHIER_LIEN, on utilise la colonne ABREV et on concatène _LISTE_FIC

            Exemple : les fichiers du module OFs descendront dans le dossier OFS_LISTE_FIC 

• Deuxième niveau : ANNEE

En fonction de la date de création de l'enregistrement dans la table principale ou est lié le fichier on crée un dossier avec l'ANNEE

Ex : si l'OFs sur lequel est lié un fichier est créé en 2015 alors le dossier sera 2015

• Troisième niveau

Un dossier INACTIF dans lequel on descend le fichier qui est stocké dans la base mais avec un flag ARCHIVE = 1

Un dossier ORIGINAL dans lequel on descend le fichier qui est stocké dans la base avec le flag ARCHIVE = 0

2.4    Nommage des fichiers

Règles de nommage des fichiers descendus sur disque :

• En général, le nom du fichier sera donné par 
  • La clé primaire de la table de référence si c'est une clé simple (ex pour Consommable : CD_CONSOMMABLE)

La concaténation des informations de la clé primaire séparé par le caractère - : (ex pour S_BL_LG : CD_S_BL+'-'+LIG_BL)

• Le caractère '.' plus la valeur du champ N_LIGNE de la table d'extraction du fichier lié
• Le caractère '-' plus le nom du fichier contenu dans le champ NOM_FICHIER de la table d'extraction du fichier lié

• Il existe des exceptions (compatibilité avec l'outil HEL_FAV) pour les modules ci-dessous. Le champ utilisé en première position est différent
  • BL : Champ utilisé ID_BL
  • C_CMD : Champ utilisé : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
  • FACTURE : Champ utilisé : ID_FACTURE
  • F_BL : Champ utilisé : N_BR
  • S_BL : Champ utilisé : N_BR
  • OFS : Champ utilisé : ID_OFS
  • RVC : Champ utilisé : ID_ANNEE+'-'+ LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
  • S_CMD : Champ utilisé : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_S_CMD), 8)
  • STOCK_COMP_EBL : Champ utilisé : N_IDENT 
  • STOCK_MATI_EBL : Champ utilisé : N_IDENT

3. Archivage

3.1. Pré requis hélios ERP

• Pour pouvoir « Archiver » il faudra avoir l’habilitation « Paramétrage – Stockage document » afin d’accéder au paramétrage Fichier Lier dans Helios ERP.
• Dans le module paramétrage d’helios II, gestion de la sécurité, une compétence doit être sélectionnée pour permettre la libération du bouton Archive des fichiers liés.
• 
• Avoir sélectionné dans le stockage document le stockage « BDD&Archivage » pour permettre la libération du bouton Archive des fichiers liés.

Hélios ERP V2.4 Evolution propose de pouvoir archiver les documents et si le client le souhaite commencer à passer dans un mode serveur de fichiers afin de libérer de la place sur le serveur Oracle.

3.2. Type d’archivage

Il est possible d’archiver l’ensemble des documents GED par type de document ainsi que l’ensemble des fichiers liés par module.

Pour les deux types de documents il existe 3 modes :

• BDD : Les documents sont sur la BDD oracle (comportement Actuel)
• BBD & Archivage : on peut extraire les documents dans le coffre-fort afin de gagner de la place sur la BDD. Le système consultera la BDD dans un premier temps et après le coffre-fort afin de remonter le document. La sauvegarde de nouveaux documents s’effectue sur la BDD.
• Serveur de Fichier : Ce mode est à sélectionner après avoir archivé l’ensemble des documents dans le coffre-fort pour les modules migrés. La consultation des documents s’effectue directement sur le coffre-fort.

3.3. Pré requis système

• L’extraction des données depuis oracle vers un serveur de fichier (dossier) nécessite un paramétrage via l’administrateur système afin de créer un « coffre-fort » pour sécuriser les documents. Car si un document est directement effacé depuis le serveur de fichiers (dossier) il ne sera plus accessible depuis HELIOS ERP.
  1. Il est recommandé de créer des back up du dossier/ disque en cas de problème matériel.
• Le disque dur contenant le coffre-fort doit être de type SSD afin de supporter les consultations depuis Helios ERP. Effectivement si plusieurs opérateurs demandent en même temps ou non des informations sur des documents sur un disque dur de type SATA cela aura un impact sur la réactivité de l’affichage dans Helios ERP
• Le coffre-fort doit être accessible par le serveur d’application HELIOS ERP afin d’archiver/Sauvegarder les documents et en lecture pour les opérateurs afin d’être accessible pour la partie H2.
• Une fois le chemin d’extraction défini, il ne faudra pas le changer ou alors il faudra déplacer l’ensemble des sous-dossiers du chemin précédent afin de garder la même arborescence.

3.4. Droit et Compétence

L’opérateur pourra effectuer l’archivage sous condition :

• Avoir accès aux codifications
  • GED

•  Fichiers Liés

• Compétence définie dans Paramétrage -> Sécurité assignée à l’opérateur avec une date valide dans le module Personnel afin d’activer le bouton archivage

(Valable pour Fichier Liés et GED) 

4. Fichiers Liés

4.1. Prérequis

• Paramétrage du coffre-fort par l’administrateur Système.
  1. Définition des droits sur le coffre-fort afin d’autoriser uniquement les personnes compétentes à accéder/modifier ce dossier
  2. Le coffre-fort doit être accessible par le serveur d’application et en lecture par les opérateurs pour une ouverture depuis H2
• Espace de stockage en cohérence avec le volume à traiter.

4.2. Paramétrage

Rappel : Utilisation uniquement en mode BDD&Archivage en attendant la fin de la migration H2 -> Helios ERP des écrans car H2 reste en BDD

Le paramétrage des fichiers liés pour l’archivage ou le passage en mode serveur de fichier s’effectue dans la codification « stockage de document »

A partir du moment où l’on souhaite extraire les documents de la BDD il faut obligatoirement passer par le mode de stockage « Base de données & archivage » afin de récupérer l’ensemble des documents stocké sur la BDD.

Le répertoire de stockage doit être le même pour Base de données & archivage ou serveur de fichier afin d’avoir accès aux données extraites. 

4.3. Utilisation

Ci-dessous un exemple d’utilisation de l’archivage pour les Fichiers Liés

• Ouvrir codification « stockage de document »
• Sélectionner Base de données & archivage
• Renseigner le répertoire de stockage créé (coffre-fort)
• Cliquer sur OK
• Ouvrir codification « Fichiers Liés »

• Sélection d’un module
• Sélection de l’année et d’un mois ou garder tout
• Cliquer sur Archiver

Une fois l’ensemble des modules archivés si vous le souhaitez.

Vous pouvez passer en mode serveur de fichiers dans la codification « stockage de document ».

4.4. Format D’archivage

Le format d’archivage des fichiers liés est défini sous la forme :

• En général, le nom du fichier sera donné par 
  • La clé primaire de la table de référence si c'est une clé simple (ex pour OFs : CD_OFS)

La concaténation des informations de la clé primaire séparées par le caractère - : (ex pour S_BL_LG : CD_S_BL+'-'+LIG_BL)

• Le caractère '.' plus la valeur du champ N_LIGNE de la table d'extraction du fichier lié
• Le caractère '-' plus le nom du fichier contenu dans le champ NOM_FICHIER de la table d'extraction du fichier lié

• Il existe des exceptions (compatibilité avec l'outil HEL_FAV) pour les modules ci-dessous. Le champ utilisé en première position est différent
  • BL : Champ utilisé ID_BL
  • C_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
  • FACTURE : Champ utilisé : ID_FACTURE
  • F_BL : Champ utilisé : N_BR
  • S_BL : Champ utilisé : N_BR
  • OFS : Champ utilisé : ID_OFS
  • RVC : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+ LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
  • S_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_S_CMD), 8)
  • STOCK_COMP_EBL : Champ utilisé : N_IDENT 
  • STOCK_MATI_EBL : Champ utilisé : N_IDENT

5. Gestion Documentaire

5.1. Prérequis

• Paramétrage du coffre-fort par l’administrateur Système.
  1. Définition des droits sur le coffre-fort afin d’autoriser uniquement les personnes compétentes à accéder à ce dossier
  2. Le coffre-fort doit être accessible par le serveur d’application
• Espace de stockage en cohérence avec le volume à traiter.

5.2. Paramétrage

Le paramétrage de la GED pour l’archivage ou le passage en mode serveur de fichiers s’effectue dans le menu « Paramétrage Gestion documentaire »

A partir du moment où l’on souhaite extraire les documents de la BDD il faut obligatoirement passer par le mode de stockage « Base de données & archivage » afin de récupérer l’ensemble des documents stockés sur la BDD.

Le répertoire de stockage doit être le même pour Base de données & archivage et serveur de fichiers afin d’avoir accès aux données extraites. 

5.3. Utilisation

Ci-dessous un exemple d’utilisation de l’archivage pour la GED

• Ouvrir codification « Paramétrage Gestion documentaire »
• Sélectionner Base de données & archivage
• Renseigner le répertoire de stockage créer (coffre-fort)
• Cliquer sur OK
• Ouvrir codification « Type de documents »

• Sélection d’un type de document
• Si le volume sur BDD est différent de 0 et que l’opérateur a la compétence, le bouton archivage est disponible
• Cliquer sur Archiver

Une fois l’ensemble des types de document archivés si vous le souhaitez. Vous pouvez passer en mode serveur de fichiers dans la codification « Paramétrage Gestion documentaire » sans changer le chemin d’archivage.

5.4. Format D’archivage

Le format d’archivage de la GED est défini sous la forme « Type_[Code type de document] »