Ce module a pour but de gérer des inventaires Composants, matières, consommables (stockés) et articles.

Cette option est protégée sur la clé d’Hélios.

L’ergonomie de ce module est la même que celle d’Hélios.

Ainsi, il est possible de :

Créer une liste de mouvements d’entrées de stock à inventorier,
Mettre en « quarantaine » ces mouvements ainsi que les réservations liées,
Proposer les résultats trouvés,
Assurer la cohérence entre les résultats attendus et ceux trouvés,
Gérer les excédents sous forme d’entrées et les manques sous formes d’achats ou d’OF.

LA MISE EN QUARANTAINE DE VOS STOCKS PENDANT LA DUREE DE L’INVENTAIRE NECESSITE UNE BONNE ORGANISATION DES DIFFERENTS SERVICES. PAR EXEMPLE PAS DE SORTIES POSSIBLES SUR UN ELEMENT PENDANT QU’IL EST DANS UN INVENTAIRE (stock à 0). IDEM POUR CBN, ENCOURS,…

Pour cela, il suffit de:

1° Créer une liste de mouvements à Inventorier :

Il suffit d’aller sur un des stocks de votre choix (composants, matières, consommables ou articles) et de faire créer, mais il n’est pas possible de mélanger dans un même inventaire plusieurs types de fournitures, ni même stock propre ou client.

Hélios propose alors la liste de tous les mouvements d’entrée non soldés.

En effet, le but d’un inventaire étant de vérifier la présence ou non d’un stock, seul les mouvements non soldés sont proposés ici mais lors de la saisie des résultats, il sera possible d’aller chercher des mouvements soldés ou des composants sans stock pour de la régulation.

Les possibilités de recherche de ces mouvements d’entrée sont diverses :

Famille,
Référence,
Situations,
Client,
BL, BR, lots, CC, ….

Ce basculement a pour but de générer l’entête de l’inventaire qui comporte :

Un numéro fait d’un code et de l’année,
Un statut : En attente, en cours ou terminé,
Des renseignements sur la saisie et sur la validation,
Des lignes dont le détail est décrit ci-dessous.

Par défaut cet inventaire est en attente, sous entendu de validation de la liste des mouvements à inventorier.

Depuis l’entête, il est alors possible de :

Créer un autre inventaire, mais les mouvements de cet inventaire ne sont plus accessibles *,
Modifier cet inventaire pour la saisie ou la validation,
Supprimer cet inventaire (car en attente).

Remarque

Dès qu’une ligne est sélectionnée, Hélios génère automatiquement un mouvement de sortie sur OF 0 sur le mouvement concerné et écrit dans les notes le commentaire suivant : Sortie sur l'inventaire : 5 - 2006 ligne : 3

NB : si le mouvement est du type 5*10 composants, Hélios génère autant de sortie pour pouvoir donner des résultats sur chacun des 5 formats de 10.

2° Gérer cette liste de mouvements à Inventorier :

Pour cela, entrer sur les lignes. Hélios propose alors un écran contenant une ligne par fourniture avec la quantité totale à inventorier et la quantité après inventaire qui est initialisé à 0.

Dans un sous écran Hélios vous propose le détail des quantités entrées :

NB : Les quantités à inventorier sont toujours 5*10. (Idem pour les matières)

Il est alors possible :

D’ajouter ou de supprimer des mouvements à inventorier, Hélios gérant alors la mise à jour des quantités totales sur l’entête, les sorties de stock si ajout ou les suppressions des sorties faites si suppression ainsi que la mise à disposition du nouveau détail dans le sous écran.
De modifier pour la validation de la ligne.

Remarques sur les matières :

Toute matière en attente d’intégration de chute est par défaut intégrée pour l’inventaire en forme autre.
Dans le détail des lignes pour une matière, les mouvements d’origines apparaissent comme ci-dessous :

Les chutes apparaissent avec le détail suivant :

3° Début de l’inventaire :

Cette liste étant faite, l’inventaire peut être validé pour débuter la saisie. Pour cela, valider chacune des lignes ou bien l’entête qui proposera de valider l’ensemble des lignes.

Cette condition est indispensable pour avoir accès aux fonctionnalités suivantes :

L’inventaire peut alors être débuter et le statut passe à « en cours ». C’est le feu vert de départ qui valide la liste et donne alors accès à la saisie des résultats.

4° Saisie de l’inventaire :

Cette fonctionnalité, accessible uniquement depuis l’entête de l’inventaire « en cours » et valable pour cet inventaire. Hélios vous propose alors la liste suivante pour laquelle vous devez donner les résultats trouvés mais ne vous propose pas les quantités attendues, seulement les formats : (MODE DE SAISIE EN AVEUGLE)

Possibilité de paramétré l’impression des entrées générées depuis l’inventaire. Chaque stock peut être paramétré séparément

Par exemple nous retrouvons les quantités de 10 pour lesquelles nous devrions en avoir 5.

Il existe deux modes de saisie d’inventaires : saisie globale ou au mouvement.

4.a Gestion globale :

Cette gestion propose de donner le total trouvé mais la traçabilité est perdue. La gestion est seulement plus rapide mais tout est perdu puisque Hélios a sorti tous les mouvements d’entrée pour ne générer qu’une seule entrée compensatrice.

Cette gestion est assez restreinte et réservée aux unités, masses et volumes.

4.b Gestion des mouvements :

Cette gestion est bien plus complexe, voire indispensable pour la gestion de la traçabilité mais aussi et surtout pour les formats.

Dans cet écran, l’utilisateur doit donner la quantité trouvée. Pour cela, il lui suffit de renseigner la colonne verte, (donc modifiable pour l’ergonomie Hélios) mais sans connaître la valeur à trouver.

Dans notre exemple ou nous attendions 5*10. Hélios propose 0*10 par défaut. Mais l’utilisateur peut saisir la quantité de 5 s’il a tout, sinon il peut par exemple saisir 4*10. Pour le delta, il lui suffit de faire un double click sur la ligne. L’écran suivant s’ouvre alors :

Il reprend toutes les caractéristiques du mouvement d’entrée et il lui suffit par exemple de dire qu’il en a trouvé que 1*8 pour un total de 48. Le résultat est alors celui affiché sur l’écran :

Ce cas est le cas simple car il reprend des mouvements déjà existants dans la liste et pour lesquels seuls les formats ou les quantités ne sont pas corrects. D’autres cas peuvent aussi se présenter :

Fournitures trouvées sur mouvements soldés,
Fournitures trouvées sur mouvements non existants mais connus,
Le mouvement est connu car il a été créé lors de la réception fournisseur. Cependant, cette pièce n’a pas de mouvement existant car lors la rentrée en stock de chaque profilé, elle n’existait pas.
Fournitures trouvées sur mouvements non existants et inconnus par la base.

Dans tous ces cas, il est possible d’ajouter des mouvements d’entrées .

Pour cela, vous pouvez soit utiliser :

Le simple double click sur une ligne existante et, pour ce composant là, donner les caractéristiques et les quantités,
Le double click puis ouvrir pour accéder à la fenêtre suivante qui vous donne accès à tous les mouvements non utilisés dans cet inventaire et/ou en attente sur d’autres, aux mouvements soldés de tous les éléments, y compris ceux qui n’ont pas de mouvements :

Dans ce dernier cas, Hélios vous proposera les caractéristiques suivantes :

Remarques très importantes :

Dans tous les cas cités, Hélios fera automatiquement une entrée en stock, sans même assurer une cohérence sur des quantités attendus ou déjà en stock. En effet, ce cas ne doit pas se produire car vous auriez alors du l’avoir dans votre liste des mouvements à inventorier, sinon sortir de la saisie et aller chercher cette ligne présente en stock pour l’inventorier et assurer une cohérence des quantités. SINON C’EST UN AJOUT.
Lors de la saisie d’inventaire, il n’y a pas de validation. Vous pouvez quitter l’écran et y re-rentrer, Hélios mémorise les données saisies. Elles n’ont pour l’instant aucun effet sur le stock.

5° Fin de l’inventaire : Fonction TERMINER

C’est la fonction la plus importante du module car c’est elle qui va faire l’analyse de cohérence entre les quantités attendues, et donc mises en quarantaine, et celles trouvées.

ATTENTION donc à ne pas le lancer s’il reste des lignes à 0 ou alors c’est volontaire car cela se traduirait par une mise à 0 du stock pour le mouvement. C’EST LA VALIDATION DANS LE STOCK

Hélios fait donc la synthèse entre les sorties temporaires faites lors de la création de la liste et le résultat trouvé.

Dans notre exemple, il avait fait 5 sorties de 10. Le résultat final et donc d’en annuler 4, en maintenir une puisque les 10 n’y sont pas et il créé une entrée de 8 avec les caractéristiques attendues pour la traçabilité, soit un total de 48

Il essaye alors de reporter les réservations existantes avant et mises en quarantaines. S’il y arrive, tant mieux, sinon il génère des manquants ou des OF.

Un contrôle vous annonce si la saisie de l’inventaire est correcte et si vous ne risquez pas de générer un grand nombre de ligne par erreur de saisie.
Ex : 1500 x 1 au lieu de 1 x 1500

6° Valorisation du stock : Fonction VALORISER

Lors des insertions de stock avec la fonction terminer, Hélios créé le mouvement d’entrée en la valorisant. Cette valorisation est alors :

Celle du BL/BR si liée à un BL/BR existant ; elle est modifiable et non mise à jour en fonction des factures et avoirs.
Celle du paramétrage du module ou le PMP, si non renseignée, dans le cas de BL/BR inconnu pour Hélios (saisie manuelle ou générée par Hélios Inventaire_6 par exemple). Dans ce cas uniquement, la fonction valoriser permet de modifier le prix si vous n’êtes pas d’accord avec la valeur donnée en automatique. Pour cela, agir sur la colonne verte (ergonomie).

Il n’y a pas de paramétrage spécifique pour cette fonction d’inventaire si ce n’est pour la valorisation automatique pour laquelle il faut choisir entre les valeurs calculées sur les fiches de stock. Un paramétrage par type de stock, avec possibilité de choix différents pour composants, matières, …

Tout mouvement d’entrée ou de sortie est marqué avec un cd_inventaire, n_ligne et n_detail pour une identification propre. Dans le cadre de tableaux de bords de dépréciation, penser à les enlever.

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