Sommaire

1. Introduction

Silog met à la disposition trois applications qui permettent d’utiliser neuf fonctions d’envoi de courriels. 

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• Une application pour configurer les serveurs d’envoi de courriels. Chaque serveur peut être associé à un utilisateur de Silog : « Configuration des serveurs d’envoi » . 

• Une application pour créer des modèles de courriels contenant des tags de formules Silog interprétés lors de l’envoi des courriels : «  Modèles de mail ». Un modèle peut être associé à un fichier HTML pour la mise en page du corps du message.

• Une application qui permet d’historiser les courriels envoyés par L’ERP : « Messages Mail ». 

• Neuf fonctions d’envoi de courriels qui permettent de piloter par paramétrage l’envoi des courriels en utilisant les serveurs configurés, les modèles créés et si besoin l’application « Messages Mail » pour historiser les envois.

  • MAIL.NewMessage()

  • MAIL.AddRecipient()

  • MAIL.SetReplyAddress()

  • MAIL.Setfrom()

  • MAIL.SetObject()

  • MAIL.SetMessage()

  • MAIL.AddAttachment()

  • MAIL.SendMessage()

  • MAIL.SendNewMessage()

2. Configuration des serveurs d’envoi

Cette application permet de déclarer plusieurs serveurs pour les envois de courriels. Ces serveurs sont utilisés pour envoyer des courriels depuis l’ERP SILOG via les fonctions dédiées. Un serveur peut être associé à un utilisateur Silog ERP.

Pour renseigner correctement ces paramètres, il est fortement conseillé de faire appel à un administrateur qui maitrise bien la configuration des serveurs d’envoi.

2.2. L’application

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Mode « Liste » de l’en-tête

Le mode « Liste » présente la liste des serveurs d’envoi enregistrés. 

Un serveur d’envoi de courriels est caractérisé par :

• Un code qui permet de l’identifier. Ce code est utilisé par les fonctions d’envoi de courriels et les modèles pour indiquer le serveur de configuration à utiliser.

• Le libellé permet de définir le serveur.

• Le nom de serveur smtp d’envoi qui peut également être une adresse IP.

• Un numéro de port.

• Une méthode d’authentification du client SMTP: Standard (SMTP simple par user et mot de passe), Anonyme ou SASL (Exchange).

• Le nom de l’identifiant à utiliser.

• Le mot de passe.

• Le nom de l’émetteur qui sera affiché sur les courriels envoyés (Certains serveurs imposent que cette zone soit renseignée d’une façon particulière).

• L’utilisation ou non d’une authentification sécurisée.

• Protocoles TLS utilisés : Si plusieurs protocoles sont sélectionnés, on laisse au serveur Smtp le choix de choisir dans la sélection. Si un seul protocole est sélectionné, le choix du protocole est forcé.

• Une configuration de serveur d’envoi de courriels peut également être associée à un utilisateur ERP. Ainsi, au cours de la session de cet utilisateur, tous les courriels utiliseront ce serveur. »

2.3. Les traitements 

2.3.1. Activer la configuration actuelle par défaut

Cette option permet de définir, le serveur d’envoi sélectionné comme serveur à utiliser pour les courriels pour lesquels aucun serveur n’a été défini.

Cela a pour effet de côcher la zone « Par défaut » : .

2.3.2. Envoyer un courriel de test

Cette action a pour effet d’afficher la fenêtre « Nouveau message » qui permet de saisir les caractéristiques d’envoi du courriel pour vérifier le bon fonctionnement du serveur sélectionné.

Il est possible de « glisser-déposer » une pièce jointe de son emplacement d’origine vers la zone dédiée.

Pour supprimer une pièce jointe, sélectionner la pièce puis sélectionner la touche « Suppr ».

Une fois les paramètres saisis, cliquer sur « Envoyer ».

Si une erreur apparaît, reportez vous à la liste ci-dessous pour connaître la cause.

Voici l’interprétation des différents codes erreurs :

• 11201 : Aucun message à envoyer

• 11202 : le nom ou l’adresse du serveur n’est pas renseigné

• 11203 : le nom de l’identifiant est vide

• 11204 : le numéro de port est incorrect ou vide

• 11205 : le nom de l’émetteur est vide

• 11206 : aucun destinataire n’a été renseigné pour le message

• 11207 : une exception a été levée pendant l’envoi du message

• 11208 : erreur de connexion au serveur d’envoi de message

• 11209 : un fichier à ajouter en pièces jointes n’a pas été trouvé

• 11210 : le mode de connexion au serveur passé en paramètre est inconnu

• 11211 : la définition de priorité du message passé en paramètre est inconnue

• 11212 : l’application d’envoi de message n’a pas été chargée

• 11213 : le K-Code d’autorisation des fonctions d’envoi de courriels n’a pas été trouvé

S’il n’y a pas d’erreur, la fenêtre se ferme, le message a bien été envoyé

3. Modèles de messages

L’application de définition des modèles de message permet de créer des messages formatés prêt à l’emploi. Ils seront utilisés lors d’évènements dans l’ERP SILOG.

3.1. L’application

L’application de définition des modèles de message permet de créer des messages formatés prêt à l’emploi. Ils seront utilisés lors d’évènements dans l’ERP SILOG.

 Un modèle de message est défini par :

• Un code unique qui permet de l’identifier et de le retrouver quand celui-ci doit être utilisé pour l’envoi d’un courriel.

• Un libellé descriptif de l’utilisation du modèle.

• Un choix de serveur de configuration à utiliser pour l’envoi du courriel à partir du modèle :

• Enregistrer le message : Il est possible de définir sur le modèle que tous les mails envoyés à partir de ce dernier seront enregistrés dans l’application « Messages Mail ».

• Les destinataires du courriel sont paramétrables sur le modèle pour des destinataires en copie systématiques du mail envoyé à un client ou partenaire.

• L’adresse de réponse est paramétrable.

• Le corps du message peut être saisi dans un champ mémo mais il ne permet pas dans ce cas de formater le message et le texte sera brut. L’utilisation d’un fichier permet de définir un modèle de message au format HTML avec des images intégrées comme le logo de l’entreprise. Un onglet permet de voir le contenu du fichier modèle en HTML.

·         La zone « Informations » permet de donner des indications à l’utilisateur lorsque ce modèle est utilisé pour envoyer un message avec prévisualisation avant son envoi. Cette information est affichée dans la boite de dialogue de saisie du message. 

Exemple :

• Une zone permet également de « glisser-déposer » des fichiers en pièces jointes du modèle de message pour indiquer que ces fichiers seront systématiquement envoyés dans les courriels qui utiliseront le modèle. 

Pour supprimer une pièce jointe, sélectionner la pièce puis sélectionner la touche « Suppr ».

• Les zones qui composent un modèle de message peuvent contenir des tags de formule : A, Cc, Cci, Objet et Message. Les tags seront remplacés par leur valeur correspondante au moment où le message est généré pour être envoyé. Les tags sont formatés sous cette forme : [@nom formule ou fonction]. Chaque tag trouvé dans le texte est interprété et remplacé par sa valeur dans le contexte où la fonction a été appelée.

3.2. Exemple de modèle HTML

L’exemple ci-dessous concerne un modèle d’accusé réception d’une commande client. 

 4. Messages Mail

Cette application permet de visualiser les courriels envoyés depuis les applications de Silog si ces derniers ont été programmés pour être sauvegardé.

Elle ne permet pas de créer ou modifier un message existant. Elle n’est pas destinée à l’envoi de messages même s’il est possible de le faire dans les traitements de l’application.

4.1.  L’application

La zone « Statut d’envoi » permet de savoir si le message a bien été envoyé :

• 1 => Message envoyé

• 2 => Message non envoyé

4.2. Les traitements

4.2.1. Nouveau message

Cette action a pour effet d’afficher la fenêtre « Nouveau message » qui permet de saisir les caractéristiques d’envoi d’un courriel et de l’envoyer. Cependant cela n’est pas la vocation de cette application.

Le principe de fonctionnement est identique à celui qui est décrit dans le paragraphe : Envoyer un mail de test.

5. Les neuf fonctions de paramétrage.

Les fonctions de paramétrages ont été créées pour permettre l’envoi de messages par programmation en utilisant les informations saisies dans les applications suivantes dédiées de Silog :

• Configuration des serveurs d'envoi,

• Modèles de mail.

 Le principe de fonctionnement de ces fonctions réside dans l’utilisation de l’application « Message Mail » pour envoyer des messages qui peuvent être enregistrés dans le système pour en conserver une trace.

Toutes les fonctions d’envoi de messages sont préfixées par « MAIL. ».

• MAIL.NewMessage()

• MAIL.AddRecipient()

• MAIL.SetReplyAddress()

• MAIL.Setfrom()

• MAIL.SetObject()

• MAIL.SetMessage()

• MAIL.AddAttachment()

• MAIL.SendMessage()

• MAIL.SendNewMessage()

L’ensemble de ces fonctions permet de constituer un message basé sur un modèle avant son envoi par appels successifs à des fonctions adaptées pour chacune des propriétés qui constituent le message.

Elles permettent de modifier ou de compléter les paramètres du modèle associé (ajout de destinataires, modification de l'objet...).

La fonction suivante MAIL.SendNewMessage permet d'envoyer un courriel suivant un modèle sans modification des éléments durant son élaboration, la modification reste, toutefois possible manuellement dans la fenêtre « Nouveau message » si son ouverture est activée avant l’envoi.

Des « Tags » sont utilisables dans le corps du message et dans toutes les fonctions d'envoi de courriels :

Les tags doivent être rédigés sous la forme [@formule] où la formule peut être une variable de l’application ou encore l’appel d’une fonction de l’ERP. Ces tags sont ensuite interprétés pour être remplacés par la valeur en cours de l’application mère.

Il est ainsi possible d’ajouter le nom de l’utilisateur ERP en signature du message avec le tag [@g_c_user$] ou le numéro de la commande avec le tag [@COME.NoCommande].

6. Exemple de paramétrage d’envoi par courriel d’un accusé réception de commande et de prise de rendez-vous.

6.1. Description de la fonctionnalité paramétrée

L'exemple suivant permet d'envoyer un courriel d'accusé réception d'une commande client avec en pièces jointes le fichier pdf relatif à l'accusé réception ainsi qu'un fichier d'extension ICS relatif à la prise de rendez-vous pour la livraison.

Pour cet exemple, les variables utilisées sont les suivantes :

f01199$(0) = COME.VarAlphaUtil => Date de début du RDV

f01199$(1) = COME.VarAlphaUtil2 = > Date de Fin du RVD

f01199$(2)= COME.VarAlphaUtil3 => Lieu du RDV

f01199$(3)= COME.VarAlphaUtil4 => Objet du RDV

f01199$(4)= COME.VaralphaUtil5 = > Heure de début du RDV

f01199$(5)= COME.VaralphaUtil6 = > Heure de fin du RDV

f01199$(6)= COME.VaralphaUtil7 = > Description du RDV

i01101$=COME.NoCommande=> Numéro de la commande

f01105$=COME.NoAccuseReception => Numéro d'accusé réception de la commande

f00704$(8)= CLI.Telex2 => adresse de messagerie du contact client

f00702$(2) = CLI.Contacts => Nom du contact

i01102$=COME.CodeClient=> Code du client

Le répertoire de création des pièces jointes est pour cet exemple le sous-répertoire portant le nom du code client dans le répertoire « c:/CDE » (ce répertoire pourrait être un chemin réseau, un répertoire partagé pour tous).

Exemple pour le client de code « 4025 », les pièces jointes sont enregistrées dans le répertoire portant le libellé du code client.

Le modèle d'Email utilisé (Application "Modèles de mail") est dans l'exemple : "EnvoiCDE" vu précédemment.

Le contenu brut :

Dans l'application  "Commandes et accusés réceptions" , voici les zones ajoutées pour le rendez-vous  associé  à la pièce ( des « VarAlphaUtil ») : 

Les heures sont formatées comme indiqué ci-dessous :

Après sélection du bouton "Envoyer l'accusé et le RDV" de l’application « Commandes et accusés de réception », une fenêtre apparaît avec les données et les pièces jointes pré alimentées. 

Après sélection du bouton « Envoyer » :

Réception du message, le modèle HTML est interprété :

L'accusé réception se trouve en piece jointe :

Le Rendez-vous pour la livraison est en pièce jointe également :                                               

6.2. Paramétrage de l’envoi de courriel :

Pour ce paramétrage, le courriel est envoyé via la sélection d’un bouton  dans l’entête de la commande.

Sans prise en charge des caractères accentués dans la description du RDV (les fonctions de manipulation de fichiers ne savent pas gérer le format UTF-8)  : 

 Avec prise en charge des caractères accentués dans la description du RDV (les fonctions de manipulation de fichiers ne savent pas gérer le format UTF-8)  :