Sommaire

1. Définition

Une société peut être tenue de suivre les articles du fournisseur au client en raison d’exigences de traçabilité imposées par le gouvernement ou par des instances locales. 

Le module de Traçabilité permet d'être en mesure de consulter, pour un lot et/ou numéro de série d'un article déterminé, l'historique de sa vie au sein de l'entreprise, sa provenance s'il a été acheté, sa composition précise en lots et/ou numéros de série s'il a été fabriqué et dans ce cas la provenance de chacun de ses composants achetés et/ou fabriqués et sa destination finale en tant que composant d'un produit dans le processus de vente.  

Fonctionnalités couvertes

Un tableau de bord permet de saisir le filtre de recherche, Il s'agit du lot et/ou du numéro de série recherché, c'est à dire : un code article et un code lot et/ou un numéro de série.

Il est possible aussi de saisir un bornage de dates pour interroger les mouvements de stock à l'intérieur d'une période.

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Un ensemble de rapports est généré pour visualiser :

• L'historique des mouvements de stock datés (entrées, sorties, consommations, productions, réceptions, expéditions, retours fournisseurs et clients...), des non conformités, des rappels et des rapports de contrôles pour le lot et/ou le numéros de série saisi à l'intérieur de la période saisie.

• L'identification précise de tous les lots et/ou numéros de série qui le composent si ce dernier a été fabriqué au sein de l'entreprise, sinon l'identification de la réception ou de la facture d'achat directe qui désigne le fournisseur.

• L'identification précise des lots et/ou des numéros de série des produits finis ou semi-finis qui le contiennent dans leur nomenclature et l'identification des expéditions ou des factures directes de ventes qui le contiennent directement en tant que produit livré ou indirectement en tant que composant du produit livré.

Le but est d'identifier les acteurs concernés par un rappel produit pour mettre en place les actions correctives :

• Les clients : L'identification des contacts clients concernés par un potentiel rappel produit et génération de la campagne de rappel (Edition du rappel produit, envoi par mail du rappel).

• Le stock : L'état du stock physique informatique interne, pour retrait des produits concernés en tant que pièces, matières premières ou produits fabriqués composés de ce lot et/ou numéro de série.

• Les fournisseurs : Pour procéder aux retours qui s'imposent. 

L’accès à ces fonctionnalités est effectué depuis le module « la gestion des stocks ».

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2. Prérequis indispensable à une traçabilité

Il faut bien comprendre qu’une traçabilité n'est possible que dans la mesure où la saisie des consommations est correctement imputée sur le lot et/ou le numéro de série du lancement concerné.

Sans cette imputation, aucune traçabilité n'est possible.

Saisie des imputations des consommations sur un lot et un numéro de série dans l’application « Saisie des consommations réelles »

Cette imputation est possible en standard à partir de la version 10.10.

3. Cas pratique

L'entreprise "VELOCITY"  fabrique des vélos, l'exemple ci-dessous montre une liste de fabrication type dont la référence est la suivante : "VELO_HUGD_700".

La nomenclature de ce vélo comporte deux sous niveaux pour gérer la fabrication des roues avants et celle des roues arrières.

Les composants sont achetés à différents fournisseurs.

Ce vélo est à la fois géré par lot et par numéro de série en fiche article, pour assurer une traçabilité.

Une restitution parfaite de la traçabilité nécessite aussi de gérer les composants sensibles par traçabilité. 

Ainsi la plupart des composants de cette entreprise sont gérés :

• Soit en gestion par lot,

• Soit en gestion par numéros de série,

• Soit en gestion par lot et numéros de série.

3.1. Problématique : Rappel Produits

L'entreprise "VELOCITY" a de nombreux fournisseurs et aujourd'hui elle reçoit de la part de son fournisseur "Acieries" codifié "00ACIERIES" une campagne de rappel qui porte sur la fourniture "AxeRoueAv" qui est un composant de nombreux vélos de l'entreprise dans la conception des sous-ensembles des roues avant.

Ce rappel concerne le lot "ARA2425 » :

Ce composant est aussi géré par numéro de série mais le rappel concerne le lot entier, donc tous les numéros de série du lot sont concernés. 

Le responsable qualité de l'entreprise "VELOCITY",  M. Marc Durand doit donc interroger le module de traçabilité de l'ERP, pour prendre les mesures qui s'imposent en répondant aux différentes questions suivantes : 

1. Est-ce que le lot est toujours présent en stock sous sa forme achetée (retours fournisseurs à prévoir) ou sous une forme transformée (produit finis ou sous-ensemble) ?

2.  Doit-il procéder à une campagne de rappel auprès de ces clients ? 

Etape 1 : 

Depuis le menu de l'ERP, l'application "Traçabilité des lots et des numéros de série" permet d'accéder au module.

Etape 2 : 

Après ouverture de l'application, M. Marc Durand saisit le  "Filtre" avec les informations de la traçabilité ciblées : code article et lot concerné.

Le bornage de date permet de limiter l'interrogation des mouvements de stock du lot ou du numéro de série à une période ciblée.

Etape 3 : 

Analyse des tableaux de bords de la traçabilité.

3.2. Quel a été le parcours du lot rappelé au sein de l'entreprise ?

Ce premier rapport permet de visualiser rapidement, tous les flux dans lesquels ce lot et/ou numéro de série est intervenu.

Il se présente sous deux formes :

1 : Forme Transposée - Onglet "Général" 

Une mise en forme personnalisable représente une vision à date des différents mouvements.

Ce rapport  indique à Marc les points suivants :

Que le lot a été réceptionné  le 7 juin 2021 en quantité 150, le fournisseur est bien ''00ACIERIE". Le bon de réception est mentionné  "BR21/00154". Les 150 numéros de série sont listés dans le détail.

Que le lot a été expédié non transformé en quantité de 2 au client "ARTUS" :

• numéro de série "ARA02846" dans le bon de livraison "BL21/00128"

• numéro de série "ARA02847" dans le bon de livraison "BL21/00128"

Que le lot a été consommé en quantité de 2 :

• numéro de série 'ARA02835' dans le lancement "LCT01274"  pour un semi "Roue700Av"

• numéro de série 'ARA02836' dans le lancement "LCT01288"  pour un semi "Roue700Av"

Il indique également qu'un contrôle réception a bien été fait sur un échantillon de 50 articles. Ce contrôle n'étant que visuel, il n'a pas été en mesure de détecter le défaut de traitement à la corrosion, objet du rappel. 

La liste de flux visibles dans ce rapport est la suivante : 

2.. Forme Chronologique - Onglet "Chronologie des mouvements"

On y retrouve les mêmes informations sous la forme d'un listage chronologique.

3.3. De quoi est composé le lot rappelé ?

Dans le cadre de cet exemple, le produit a été acheté, il n'a donc aucune composition.

Cependant, dans la mesure où il s'agit d'un lot sérialisé, le détail des numéros de série réceptionnés pour ce lot est présenté.

Onglet "Composé de" :

3.4. Dans quelles productions ce lot rappelé a t'il été consommé ?

Comme nous l'avons vu dans le premier rapport, quatre numéros de série du lot rappelé sont sortis du stock, 2 sont consommés en production et 2 ont été expédiés chez un client.

Marc a identifié un client, pour sa campagne de rappel, mais cela n'est pas suffisant, il faut identifier les clients qui ont reçus un article qui contient dans sa composition le lot du produit objet du rappel. 

Cette étape permet donc d'identifier tous les produits fabriqués qui ont consommés ce lot et/ou numéro de série.

L'onglet "Composant de" permet visuellement de remonter tous les niveaux de la nomenclature pour identifier les fabrications qui ont dans leur nomenclature le lot et/ou numéro de série concerné.

Onglet "Composant de" :

Ce que nous dit le rapport : 

On note plusieurs étapes de contrôles sur tout le process de fabrication du vélo final.

2 consommations :

Deux axes de roues du lot "ARA2425" et séries "ARA02835" et "ARA02836" ont été consommés dans les lancements suivant "LCT01274" et "LCT01288" pour fabriquer deux  "Roue700Av" de lot "LOTP00197" dont les séries sont les suivants : "LOT03676" et "LOT03655".  

Le numéro de série "LOT03676" de l'article "Roue700Av" n'a pas été consommé. 

La  "Roue700Av" de série "LOT03655" a été consommée dans la fabrication du 'VELO_HUGD_700" lot "LOTP00198" et  n° de série "LOT03660". 

Ce "VELO_HUGD_700" a été consommé dans la fabrication du 'VELO_HUGD_700_LUXE" lot "LOTP00195" et  n° de série "LOT03635". 

Ce vélo 'VELO_HUGD_700_LUXE" a ensuite été expédié au client 4025 dans le Bon de livraison "BL21/00125".

2 expéditions :

On visualise aussi une expéditions du composant "AxeRoueAv' lot "4025" en quantité 2 pour les numéros de série " ARA02846" et "ARA02847" pour le client "ARTUS". Il s'agit de l'expédions identifiée dans le premier rapport. 

Au final :

Ce rapport permet d'identifier les clients qui ont reçus sous sa forme transformée ou non le lot objet du rappel. tous les bons d'expéditions sont identifiés.

Il existe aussi une vue non arborescente des données à droite :

Pour chaque niveau : les informations visibles avec une légende de couleur  : 

• Réception : Bleu ciel

• Contrôle : Rose

• Retour fournisseur : Vert foncé

• Consommation : Vert clair

• Production : Bleu

• Contrôle : Rose

• Expédition : Vert Foncé

• Retour client : Bleu ciel

• Consommation : Vert clair

3.5. Qui notifier dans la campagne de rappel ?

Nous avons vu dans le rapport précédent, que le client 4025 a reçu le  'VELO_HUGD_700_LUXE" lot "LOTP00195" et  n° de série "LOT03635" dans le Bon de livraison "BL21/00125". 

Ce vélo contient l'axe de roue objet du rappel fournisseur. 

L'onglet "Rappel" permet de lister automatiquement les contacts des clients pour permettre de les notifier dans une campagne de rappel.

Le client Artus à qui l'entreprise a livré l'axe de roue avant  en deux exemplaires (sans transformation) est aussi présent parmi les acteurs à notifier tout comme le client 4025.

En rouge, les contacts du client typés "Vigilant produit", ils sont présélectionnés par défaut.

Le menu contextuel permet de générer une campagne de rappel à destination des contacts sélectionnés. Le traitement génère une campagne.

3.6. La campagne de rappel

L'onglet "Campagnes" présente la liste des campagnes de rappel associées au lot et/ou numéros de série objet du rappel. Il s'agit des campagnes créées dans l'étape précédente.

Il s'agit du mode liste d'une nouvelle application "Campagnes » disponible à partir de la version 10.10.

 Le but est de sauvegarder une trace des différents rappels et de générer via cette application l'édition voir la notification par mail du rappel produit à l'attention des contacts sélectionnés.

Le mode page est préalimenté avec les informations liés au rappel :

L’entête de la campagne de rappel :

Dans la zone "Modèle de mail" Marc sélectionne le modèle de mail à utiliser pour cette campagne, si cette dernière doit être diffusée par mail.  

Dans la zone "Description" Marc saisit le motif du rappel qui sera diffusé.

Dans le corps de l'application "Campagnes" la liste des destinataires sélectionnés à l'étape précédente.

C'est dans le corps de l'application, "Campagne" que l'on voit le produit concerné par le rappel pour le client concerné.

Encadré en vert le lot défectueux, et en rouge le produit livré chez le client qu'il faut rappeler. 

Pour un publipostage : L'édition "Edition de la campagne", un document , à l'attention de chaque destinataire sélectionné.

Dans l'exemple suivant, deux clients différents sont concernés par le rappel, le client "Parfums de Gency (4025)", qui a été livré du vélo "VELO-HUGD-700-LUXE" qui contient dans sa composition le lot de l'axe de roue avant défectueux, et le client "ARTUS" qui a été livré directement du lot défectueux en deux exemplaires.

Marc procède donc au rappel produit auprès de ces clients concernés. 

Pour un envoi par mail : Cet envoi utilise le modèle de mail associé à la campagne.

Un mail est envoyé par destinataire avec l'édition en pièce jointe.

A la suite de la création de la campagne, la campagne de rappel apparaît dans le rapport relatant la vie du produit. 

3.7. Y a-t-il des produits à retirer du stock ?

Ce dernier rapport “Stock” permet de visualiser l'état du stock pour les produits concernés par le rappel. 

Soit directement la pièce rappelée, soit les produits composés du lot et/ou du numéro de série rappelé. 

Ce rapport est basé sur les données de  l'onglet " Composant de ".

Marc peut dont faire retirer du stock tous les produits concernés par le rappel. Il connait l'état du stock physique et où se trouvent informatiquement les produits concernés, dépôts et emplacements (si gestion par emplacement). 

Dans l'exemple ci-dessus,

Une "Roue700av", produit semi-fini de lot "LOTP00197" et de numéro de série "LOT03676"

et 148 "AxeRoueAv" de code lot "ARA2425" avec différents numéros de série. 

Marc est maintenant en mesure de gérer les retours fournisseurs si nécessaire.