Sommaire

1. Introduction

Dans l’industrie pharmaceutique, la définition issue des Bonnes Pratiques de Fabrication (de l’ANSM) désigne le lot comme étant la « Quantité définie d’une matière première, d’un article de conditionnement ou d’un produit, fabriquée en une opération ou en une série d’opérations, telle qu’elle puisse être considérée comme homogène ». 

Dans l’industrie alimentaire, on entend par lot un ensemble d'unités de vente d'une denrée alimentaire qui a été produite, fabriquée ou conditionnée dans des circonstances pratiquement identiques. L'unité de temps, de lieu et de processus de fabrication constitue le critère essentiel de définition du lot. Ne peuvent naturellement être groupés sous un même lot que des denrées de même nature. 

Un numéro de lot est la combinaison de chiffres ou de lettres ou de chiffres et de lettres qui identifie spécifiquement un lot. 

Les codes articles auxquels les lots sont associés sont appelés des glossaires dans l’ERP Silog. 

La gestion par lot permet d’assurer une traçabilité et aussi de gérer les dates de péremption des produits. 

Les informations relatives aux lots sont consultables dans l’application « Lots ».

 Cette application est accessible depuis le menu « Traçabilité » :

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2. Désigner un article comme étant géré par Lot

Cela s’effectue dans la fiche article :

Fiche article d’un produit géré par Lot :Trois cas possibles pour la gestion par Lot  :

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Trois cas possibles pour la gestion par Lot  :

1 : Non : Pas de gestion par lot de l’article. Lors des mouvements de stock, aucun numéro de lot ne sera demandé.

2 : Oui : A chaque mouvement de stock la saisie du code lot est obligatoire, soit un numéro de lot existant, soit un nouveau numéro de lot (création annexe possible). Pour passer à ce mode de gestion, le stock physique de l’article doit être nul.

3 : Les 2 :  La saisie du code lot n’est pas obligatoire lors des mouvements de stock. Ce mode de gestion interdit la gestion par numéros de série. A utiliser comme un mode de gestion transitoire avant de passer à une gestion totale par lot lorsque le stock de l’article n’est pas encore nul. C’est un mode de gestion non conseillé sur du long terme.

3. L’application « Lots »

Cette application permet de créer, modifier et supprimer des lots. La suppression n’est possible que si le lot n’est pas présent en stock et/ou si aucun mouvement de stock n’est associé à ce lot.

Dans la Silog ERP, les codes articles auxquels des lots sont associés sont appelés des glossaires. Les lots d’un glossaire sont présentés dans le corps de l’application. Les fonctionnalités des écrans des fiches lots sont similaires aux écrans des fiches glossaires. Voir application Lots pour plus d’information.

Le corps de la fiche article présente les lots associés au glossaire. Il est conseillé d’utiliser l’application “Lots”.

3.1. Le masque des clés

• Glossaire : Code du glossaire concerné, c’est le code de l’article associé au lot. 

• Code lot Interne : Combinaison de chiffres ou de lettres ou de chiffres et de lettres qui identifie spécifiquement un lot. Cette combinaison peut être automatiquement générée par un codificateur multi usage seulement s’il en existe un associé à la fiche du glossaire (Fiche article). 

Ce code « Lot » est unique, c’est la raison pour laquelle, il faut éviter de renseigner cette zone avec le code lot du fournisseur pour les articles achetés, car rien ne garantit que deux fournisseurs différents ne codifient pas leurs lots de la même façon, l’utilisation d’un codificateur permet de le garantir. Si aucun codificateur n’est associé au glossaire (Fiche article), la saisie du code lot est manuelle lors des mouvements de stock.

• Code lot fournisseur : Dans le cas des articles achetés, cette zone permet de renseigner le code du lot donné par le fournisseur et ainsi assurer le lien avec le code lot interne.

• Famille : Zone non saisissable, valeur de la fiche glossaire (article).

• Mot Directeur : Par défaut hérité de la fiche article. Zone modifiable.

• Fournisseur : Zone alimentée automatiquement lors des réceptions ou des factures directes achats. Zone modifiable.

• Pays d’origine : Pays ou a été fabriqué le lot. Ce pays sert a alimenter la déclaration EMEBI anciennement DEB. Il faut alimenter cette zone lors de la création du lot.

• Mode de gestion de la sérialisation du Lot :

• Un article géré totalement par lot peut aussi être géré par numéros de série. Par défaut le mode de gestion est hérité de la fiche de l’article concerné, le glossaire. Cependant, il est possible de gérer des spécificités : Un lot géré exceptionnellement par numéro de série alors que les autres lots du même glossaire ne le sont pas et inversement ne pas gérer un lot par numéros de série alors que les autres lots du glossaire le sont. 

• Codificateur des numéros de série : Il s’agit du codificateur des numéros de série qui sera utilisé pour générer les numéros de série de ce lot. La valeur par défaut est celle qui est associée aux lots dans le corps de l’application « Groupes, Sociétés et Sites » dans l’onglet « Codificateur », elle est modifiable.

3.2. L’onglet « Lot »

Généralités :

• Désignation : 5 Zones de désignation. Par défaut celles du Glossaire.

• Observation : Zone de saisie d’une observation sur le lot.

• Date de création : Date de création du lot et d’entrée en stock (soit bloqué, soit directement disponible).

• Type date de péremption : Cette zone permet de préciser si la date de péremption du lot est une « Date Limite de Consommation (DLC) » ou une « Date Limite d’Utilisation Optimale (DLUO) », cette valeur prend la valeur par défaut renseignée dans la fiche article (Glossaire).

• Cotation de non-conformité : Cette zone permet de saisir une cotation de non-conformité par lot. Cette cotation servira, dans le module de gestion de la qualité, à évaluer les fournisseurs.

• Nb J. avant lib et Nb J. avant pér : Données provenant de la fiche du glossaire (Fiche article). L’utilisateur peut saisir sur la fiche glossaire du lot (Fiche article) le nombre de jours avant libération pour permettre d’effectuer des contrôles qualités avant le transfert du stock bloqué vers le stock disponible et le nombre de jours avant péremption pour permettre d’anticiper les lots à sortir du stock en premier. Si ces informations sont renseignées, elles permettent de calculer automatiquement les dates de libération et de péremption des lots lors de leur création.

• Date de libération : Date de libération du lot, date prévisionnelle de sortie du lot du stock bloqué. Calculée lors de sa création suivant la formule :

• Date de libération = Date du jour + Nb de jours avant libération saisi sur le glossaire (Fiche article).

• Date de péremption : Date de péremption du lot, calculée lors de sa création suivant la formule :

• Date de péremption = Date du jour + Nb de jours avant péremption saisi sur le glossaire. La date de péremption est modifiable uniquement dans le corps de l’application « Multi-dépôts ».

• Date d’acceptation : Date réelle d’acceptation du lot, c’est à dire du transfert du stock bloqué vers le stock disponible.

• Quantité reçue : Quantité de produits reçue sur ce lot.

• Quantité reçue non conforme : Cette zone n’est pas gérée.

Les stocks 

• Les stocks sont présentés dans deux colonnes distinctes :

La colonne « Lots » représente la quantité en stock du lot sélectionné de l’article.

La colonne « Glossaire » représente la somme du stock lotifié et du stock non lotifié de l’article. 

• Physique : Quantité du lot et de l’articles (glossaire) en stock. C’est le « stock réel informatique » du lot et de  l’article. Le stock physique est réajusté par les procédures d’inventaire donc par le contrôle physique de la présence des articles et des lots.

• Bloqué : Quantité d’articles en stocks dit bloqués (stocks de contrôle, de consignation, de quarantaine...). Ce stock n’est pas utilisable, il ne fait pas partie du stock disponible.

• Réservé sur Stock : Quantité des articles se trouvant actuellement en stock que l’on réserve pour les ventes ou pour être consommée en production. Ce stock ne fait pas partie du stock disponible. La réservation sur stock d’un lot n’est pas possible en saisie de commande. La colonne « Lot » totalise les lots en stock réservés pour être consommés en production et les lots réservés sur affaire. 

• Disponible : Disponible = Physique ‑ Bloqué ‑ Réservé sur stock. Il s’agit du stock non encore affecté de façon ferme. De nombreux calculs (besoins, réservations...) sont effectués à partir du stock disponible. De même, à chaque expédition client et à chaque mouvement de stock, le logiciel contrôle que la quantité mouvementée n’est pas supérieure au stock disponible. Si c’est le cas, un message de confirmation est affiché. 

• Réservé sur les lancements : Quantité d’articles en cours de fabrication réservée pour la vente et/ou pour la consommation en production. Cette zone est mise à jour automatiquement par le système. Concernant la colonne « Lot », elle totalise les réservations de lots saisies pour les consommations dans le corps des lancements. 

• Reste à recevoir : Quantité d’articles en commande chez les fournisseurs restant à recevoir. La somme des quantités d’articles en commande chez les différents fournisseurs s’inscrit dans cette zone. Cette zone est mise à jour automatiquement par le système. La date indiquée correspond à la date du dernier recalcul manuel du reste à recevoir.

• Reste à fabriquer : Quantité théorique d’articles lancés en production restant à fabriquer. La somme des quantités d’articles des différents lancements non soldés restant à fabriquer s’inscrit dans cette zone. Cette zone est mise à jour automatiquement par le système. La date indiquée correspond à la date du dernier recalcul manuel du reste à fabriquer.

• Stock prévisionnel = Disponible + Reste à recevoir + Reste à fabriquer - Réservé sur lancement. Le stock prévisionnel permet de prévoir, d’après la situation actuelle, quel sera le niveau de stock de l’article quand on aura ajouté en stock les articles qui restent à recevoir et à fabriquer, et enlevé toutes les quantités réservées sur lancement.

Le détail des réservations  pour le lot en cours :

Il existe deux sortes de réservation production :

Deux colonnes : sur Stock et sur Lct, Elles totalisent respectivement, les quantités du lot réservés sur stock et sur lancement. 

• Réservé Vente : Quantité d’articles réservés par des confirmations de commandes clients et restant à expédier. La réservation vente directement sur les lots n’est pas possible, ces deux zones de réservation vente sur stock et sur lancement ne sont pas utilisées dans le cas des lots.

• Réservé Production : Quantité du lot concerné réservée par des lancements en production.

• Réservé sur Affaire : Quantité d’articles réservés sur stock pour des affaires. La réservation pour affaire peut se faire dès la création de la commande fournisseur ou à partir d’un mouvement de stock manuel (Entrées Fournisseur). La réservation Affaire se fait uniquement sur stock.

3.3. L’onglet « Séries »

Si le lot est géré par numéro de série, cet onglet permet de visualiser tous les numéros de série associés à ce lot. Il s’agit du mode « Liste » de l’application « Numéros de séries » en mode conteneur. Il est donc possible d’accéder aux informations des numéros de séries liés et de les modifier.

3.4. L’onglet « Multistock  »

Comme en fiche article, cet onglet permet de consulter l’état du stock  dans les dépôts (Colonne « Qté lots ») et dans les emplacements du lot sélectionné. La quantité totale de tous les lots est également consultable dans la colonne « Tot. lots ».

3.5. L’onglet « Coût »

Cet onglet est similaire à celui de la fiche article appliqué au lot sélectionné. voir 3. L'onglet "Coût".

3.6. L’onglet « Traçabilité » 

Toutes les informations relatives à la traçabilité du lot sélectionné. Il s’agit de l’application « Traçabilité » en mode conteneur, avec le filtre pré renseigné.

Lire IV. La traçabilité des lots et des numéros de série - G4A6 - ERP Silog