Le menu Codifications/Sociétés permet de définir la société propriétaire du logiciel ainsi que toutes les autres sociétés ou sites qui doivent être gérées par Helios ERP dans le cadre du multi sociétés. Elles devront être identifiées dans les modules commandes clients, commandes fournisseurs, ST, …

Ces données sont importantes car reprises dans les livraisons, facturations et autres états.

Champs ajouté pour la dématérialisation : 

• Membre assujetti (oui / non) --> MB_ASSUJETI
• Si oui alors saisi obligatoire dans le champ Numéro assujetti --> NUM_MB_ASSUJETI
• Si non le champ  Numéro assujetti se vide et se masque
• Champs liés à la gestion du  Représentant fiscal
  • Nom du représentant : NOM_REP_FISCAL
  • Id.TVA du représentant ID_TVA_REP_FISCAL
  • Pays (ISO) du représentant ID_PAYS_REP_FISCAL
  • Pays du représentant PAYS_REP_FISCAL
• Champ REP_FISCAL (oui/non) --> REP_FISCAL
  • Si oui alors saisie obligatoire des champs
  • Si non les champs se masquent et se vident

De plus, le logo de l’entreprise est à placer dans la zone photo, l’adresse de votre société et ses informations juridiques remonteront ensuite sur tous les états. En outre, la définition du calendrier annuel donne les jours d’ouverture de votre entreprise à Helios ERP, c’est sur ce calendrier qu’Helios ERP jalonnera vos OFs.

Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.

Il suffit alors de préciser la monnaie de référence, c'est-à-dire celle qui apparaît par défaut partout où vous visualisez des prix. Elle est modifiable et les conversions sont assurées grâce au coefficient de conversion entre la monnaie décrite et cette monnaie de référence.

Le taux de change peut être saisi soit au jour le jour, soit mois par mois avec un taux directeur pour chaque mois.

Il est possible d’historiser le taux de différentes monnaies au jour le jour.

De plus, il est possible d’archiver une monnaie pour stopper l’ajout de taux de change lorsque cela est inutile (arrêt d’échange avec cette devise par exemple), et de reprendre quand cela sera nécessaire (case Archivée).

Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.

[DEB 2024.24.0111]

Il est possible dans la codification Monnaie manuellement ou via le Scheduler  d'effectuer l'historisation des Taux via BCE : https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml

L’interrogation ramène un fichier XML contenant

• La dernière date d’actualisation des taux

• L’ensemble des valeurs des taux des monnaies par rapport à l’euro pour les principales monnaies

• L'ABREV EDI est le champ utilisé pour rechercher la monnaie dans le fichier XML

• Aucune localisation de fichier n'est à configurer

• 16h est l'heure d'édition du taux de change en France (chaque jour ouvré)

Le Bouton "Import" déclenche cette procédure sur le PC pour mettre à jour la base de donnée

[FIN 2024.24.0111]

Création des types de TVA et du taux associé. Elles servent pour toutes les factures (Clients / Fournisseurs / ST etc…)

[DEB 2024.4.24.0111 -DEMAT]

Catégorie de TVA : peut-être vide non obligatoire il contient les valeurs ci-dessous :

Le motif exonération et Exonération devront être remplie si le taux de TVA est égal à 0%.

[FIN2024.4.24.0111 -DEMAT]

Le type d’activité peut contenir les activités Vente nationale / Export/ Domestique / Exonéré France

Moteur de génération des numéros de compte sur les lignes de factures clients

Pilotage par le type de TVA. Si le nouveau paramétrage comptable est activé alors la règle appliquée sera déterminée par le couple Type d’activité + CEE

La chaine d’héritage est toujours la même pour initialiser le numéro de compte sur la ligne de facture

• Info de la fiche article

• Si vide alors info de la sous famille d’article

• Si vide alors info de la famille d’article

• Si vide alors du type de TVA

• Si vide paramétrage général des numéros de compte de vente

Les champs utilisés dans la règle d’héritage seront déterminés par le couple type d’activité + CEE de la manière suivante

• Si la case CEE n’est pas cochée alors les champs numéros de compte hors CEE seront utilisés

• Si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Export alors les champs numéros de compte CEE seront utilisés

• Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Domestique alors les champs numéros de compte DOM TOM seront utilisés

• Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Exonéré France alors les champs numéros de compte Exonéré France seront utilisés

• Sinon si la case CEE est cochée et que la valeur du type d’activité est Vente nationale on utilisera les anciens champs présents sur les fiches

La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :

• Désignation : permet de mettre un texte personnalisé pour l’identifier
• Fin de mois : Cocher la case si c’est le cas
• Jours : Nombre de jours pour règlement après le déclenchement
• Décalage : s’il y en a un, s’il n’y en a pas : choisir « pas de décalage »
• Escompte : s’il y en a un

Par cette écriture concaténée, Helios pourra calculer les dates d’échéance des factures.

• Code ISO : MODE_REG_ISO , chaine de caractère en saisie libre

A noter des notions complémentaires d’adresse de banque, de RIB, de n° IBAN nécessaires pour des échanges de factures EDI avec B_Process.

Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.

Il indique les jours d’ouverture de l’entreprise.

le bouton   permet d'ouvrir le calendrier afin de définir les jours fermé par année pour la ligne sélectionnée.

Il permet de gérer les horaires des salariés et des machines semaine par semaine avec en particulier celles des changements d’équipe.

Le bouton  permet de définir les plages horaire par jour pour chaque ligne

Jour de fermetures de l’entreprise comme par exemple les ponts et les vacances d’été et les jours fériés.

Permet de gérer les droits des groupes d’utilisateurs dans la gestion des accès. Il est fondamental de bien segmenter et de bien nommer les classifications en fonction de la future gestion des droits d’accès.

Bouton - Adresse :  utilisé dans le PILOTE pour la fonctionnalité sortie Semi-automatique (ou automatique)

• la classification est l’endroit où l’on définit les adresses autorisées à faire ce genre de mouvement

• uniquement par groupe de personne (classification)