Un utilisateur est rattaché à de nombreux éléments dans l’ERP, certains sont plus ou moins nécessaires dans les flux, d'où la nécessité d’effectuer certaines modifications lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise ou change de poste.
Avant de pouvoir désactiver un utilisateur, il est nécessaire de vérifier tous les éléments exclusivement affectés à l’utilisateur.
Voici une liste exhaustive de ces éléments à vérifier :
En premier lieu il faut vérifier si parmi les rôles affectés à l’utilisateur il existe un rôle exclusif qui n’aurait été créé que pour cet utilisateur. Si c’est le cas il convient d’affecter le remplaçant à ce rôle.
Une liste non exhaustive à vérifier en cas de départ ou remplacement d'un salarié (cela permet également de redéfinir proprement des accès par rôle et non par utilisateur) :
Employé : Déclaration de sa sortie et le rendre inactif. Le fait de rendre inactif un employé rend aussi inactif l'utilisateur associé. Rechercher l'employé associé à l'utilisateur. Il faut reprendre tous les employés pour lequel il est supérieur hiérarchique pour les affecter à son remplaçant.
Utilisateur : propager les recherches et le paramétrage des listes si l’utilisateur est remplacé. Affecter son menu de navigation.
Rôles : affecter les rôles à l’utilisateur pour utiliser les tableaux de bord (graphiques, indicateurs, requêtes), tâches à réaliser/à venir, attributs, alertes, scénarios de saisie.
Flux vente / achat : Changement de réviseur de commande, changement le représentant / acheteur sur la fiche tiers et de responsable de l’affaire.
Flux d'information informatif : réaffectation au remplaçant si le flux a été affecté uniquement à l'utilisateur.
Etape de validation de document : démarrer l'activité "Paramétrer le processus de validation des documents" vérifier pour chaque processus s'il y a des documents en cours de validation pour l'utilisateur et si oui, s'il existe bien un suppléant actif pour cette étape.
Tâche planifiée : démarrer l'activité "Planifier les tâches" et effectuer la recherche ("Exécutée par" "égal à "utilisateur"). Modifier chaque tâche concernée pour indiquer le remplaçant au niveau de "exécuter par".
Tâche manuelle : réaffectation au remplaçant si la tâche a été affectée uniquement à l'utilisateur.
L'activité "Analyser les références d'un élément" permet d'avoir un large aperçu des éléments qui référencent ou qui sont référencés par l'utilisateur ou l'employé sélectionné.
