Sommaire

1. Introduction

L’enregistrement des commandes clients comporte un en‑tête et un corps. L’en‑tête permet de renseigner les déclarations générales (Numéro de commande, adresse de livraison, représentant, contremarque, devise, délai souhaité, ...) et les conditions de paiement. Le corps permet de saisir les différentes lignes de la commande (article, quantité, 5 lignes de désignation, prix de vente, ...). 

On distingue deux statuts pour les commandes : non confirmées et confirmées. La confirmation permet notamment de préciser les délais. Un numéro de confirmation est associé à chaque commande client ; ce numéro de confirmation est rappelé en expédition par exemple. 

A chaque saisie d’une ligne de commande, il est possible de visualiser les détails de la fiche de l’article commandé, son stock, son délai d’approvisionnement ou de fabrication… 

L’enregistrement de la commande est en liaison permanente avec la gestion des tarifs qui, en fonction du client, de l’article, des dates de validité des taux de remises, de la quantité commandée et du paramétrage des priorités de choix entre plusieurs tarifs, propose le prix net ou les taux de réduction à appliquer.

Les dates de livraison souhaitées par le client sont précisées sur chaque ligne, avec une gestion au plus tôt et au plus tard, permettant d’introduire des contraintes de fin d’une grande précision pour la planification. 

Ce module permet également de confirmer au client la date de livraison de chaque article commandé en fonction du délai souhaité, des stocks, des commandes d’achats (articles de négoce), et des délais d’approvisionnement ou de fabrication. 

Les confirmations de commandes clients peuvent être éditées individuellement ou groupées. Il est également possible d’éditer des factures proforma. Les éditions, comme toutes celles de l’ERP, sont paramétrables par l’utilisateur, qui, en outre, peut les dupliquer pour obtenir des éditions multi‑langues ou spécifiques au format d’un client. 

De nombreux listages de suivi des ventes permettent de connaître l’ensemble des commandes en cours, triées par client, par produit, les restes à expédier,…

Avec le module « Réservations » il est possible de traiter automatiquement toute la chaîne de prise de décision avant la confirmation du délai au client. L’ensemble de la commande est relu, les stocks disponibles sont réservés, les ordres de fabrication en cours sont affectés à la commande et les besoins restants génèrent des lancements.

Les derniers peuvent être immédiatement transférés dans le module de planification afin de vérifier la disponibilité des ressources nécessaires. 

La duplication d’une commande réactualise :

• Les comptes comptables,

• Les taux de TVA,

• Les dates.

L’accès aux commandes clients s’effectue en sélectionnant l’option « Commandes et accusés réception ».

2. L’entête des commandes clients

Le mode Liste permet la visualisation de l'ensemble des commandes client saisies dans l’ERP.

Des tris, selon différents critères, sont accessibles dans la liste déroulante ; ils facilitent la recherche d'une commande précise.

2.1. Le masque des clés et l’onglet “Général” de l’entête de l’application “Commandes clients”

Identification

• N° Cde : Numéro de la commande du client (obligatoire).  C’est le numéro de la pièce chez le client.

• Code client : Code du client qui passe la commande (obligatoire). Le bouton «  » présente, en création, un listage de recherche des codes clients et en visualisation permet de consulter la fiche du client. 

• N° A.R. : Numéro d’accusé de réception interne à l’ERP (obligatoire). Le numéro d’accusé de réception est suivi d’un indice. L’indice évolue lorsque la confirmation de commande est éditée et que l’utilisateur modifie la commande. Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (Lire IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Siloget 13. Groupes, sociétés et sites - E2 - ERP Silog »). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).

Rappel Fonctionnement du codificateur : 

Par exemple, si deux utilisateurs saisissent deux documents en simultané, le premier utilisateur se réserve le numéro de document n qui est le prochain compteur disponible, le second utilisateur se réserve le même numéro n tant que ce numéro n’a pas été attribué lors d’une validation. Le compteur est dit provisoire, il est suivi de la lettre « P ». 

Utilisateur 1 =>  compteur nP

Utilisateur 2 =>  compteur nP 

Le compteur provisoire est le même. 

Le premier des deux utilisateurs qui valide son enregistrement (clés et données) obtient son numéro définitif, c’est le prochain compteur libre sans le caractère « P ».

Exemple utilisateur  2 => compteur n

Puis lorsque l’utilisateur 2 valide ses clés : Le numéro provisoire s’incrémente car le compteur a été attribué, le compteur provisoire est renuméroté :  compteur (n+1)P 

Pendant ce temps, si un autre utilisateur saisit un même type de document son numéro provisoire sera le même que celui qui est en cours de saisie avec l’utilisateur 1.

compteur (n+1)P

S’il valide ses données avant l’utilisateur 1 son numéro définitif sera compteur n+1

Quant à l’utilisateur 1, la validation de sa saisie lui attribue le prochain numéro de compteur définitif libre  n+2

Remarque : 

Il est possible d’écraser le compteur provisoire en saisissant le numéro manuellement sans le caractère « P », mais si le numéro saisi manuellement a déjà été attribué, le message suivant apparaît et la validation de la fiche est impossible

La saisie manuelle d’un numéro de compteur ne met pas à jour le prochain numéro de compteur, à la prochaine saisie le compteur continuera de s’incrémenter suivant son séquençage prévue dans le codificateur multi usage. S’il rencontre un numéro qui existe déjà dans la base de données issue d’une saisie manuelle, le numéro définitif sera automatiquement incrémenté lors de la validation des données.

Client

• Nom : Nom du client. 

• Catégorie : Catégorie du client. 

Type de vente

• Type de vente et libellé du type de vente : Code du type de vente. Par défaut, il s’agit du type de vente associé au client. Il est modifiable. Il est possible d’importer un type de vente. Un type de vente permet de personnaliser le compteur du document (cf application « Société et sites »). 

A saisir ou à importer : 

Taxes

Lire 7. Profils de taxes - E14 - ERP Silog

• Profils de taxes : Pour les utilisateurs du module Profils de taxes.

• Mentions légale : Mention de pieds de facture.

• Code d’exonération : Code d’exonération lié à la dématérialisation des factures dans le cas d’une pièce exonéré. Ce code est hérités en BE et Facture.

Lignes de la pièce 

Ce listage permet de visualiser les lignes de la pièce en cours (Corps). Le menu contextuel permet d’ouvrir la ligne sélectionnée pour la consulter, modifier ou supprimer. 

Dans le cas de l’utilisation du module CBNSAD, des lanternes de couleur devant chaque ligne indiquent l'état d’avancement des approvisionnements de la ligne.

Lire 3. La contextualisation des résultats du CBNSAD dans les applications - G7A2 G4A7 - ERP Silog

Il est également possible de créer une nouvelle ligne sans descendre dans le corps de l’application.

Une fenêtre modale présente le corps de l’application

Montant

• Montants : Les montants HT remisés et TTC en monnaie principal et en devises sont affichés. L’onglet ‘Talon’ détaille ces montants. 

Dates

• Date de la commande : Par défaut, la date de l’ERP est proposée, mais cette date est modifiable par l’utilisateur. C’est la date de commande du client. 

• Date d’effet : Par défaut, le système propose la date de la commande. L’utilisateur peut modifier cette date. La date d’effet de la commande est utilisée pour le calcul des statistiques. 

• Date souhaitée (au + tôt) et (au + tard) : Dates (au plus tôt et au plus tard) à laquelle le client veut que sa commande lui soit livrée. Cette date, saisie en en‑tête, est ensuite rappelée par défaut au niveau de chaque ligne du corps. 

Concernant, la date souhaitée au plus tard, cette date peut provenir de deux sources :

• Soit du calendrier principal

• Soit du calendrier de livraison associé à l’adresse de livraison sélectionnée dans l’onglet précédent.

• Calcul de la date promise : ce combo-box permet de sélectionner à partir de quelle date, le calcul de la « date promise au plus tard » doit être effectué dans les lignes du corps.

Si des lignes de commande existent, la modification de cette valeur ne provoquera pas la mise à jour des dates de ces lignes. Le message suivant apparaît :

Statut

• Confirmée : En activant cette zone, l’utilisateur indique que la commande est confirmée. 

• Editée : Cette zone indique que l’accusé réception de la commande a été édité. 

• Reste à expédier ? : Cette zone indique si des quantités restent à expédier sur la commande ou si la commande est soldée (pas de restes à expédier). 

• Escompte conditionnel : Cette zone permet de définir si l’escompte saisi est conditionnel ou non. Un escompte conditionnel n’est pas pris en compte dans le montant de la pièce car il est conditionné au respect des conditions d’attribution de l’escompte par le client. Ce n’est qu’au moment du règlement pas le client que l’opérateur ou le comptable en charge de la saisie des règlements validera ou non l’application de l’escompte en vérifiant si les conditions ont été respectées. Si cette option n’est pas sélectionnée, l’escompte s’applique sur les montants HT en déduisant le montant de l’escompte dans le montant de la pièce. Par défaut, cette information provient de la fiche du client, elle est modifiable. 

• Facturer l’éco participation : Cette zone permet de définir si la pièce doit facturer l’éco participation, cette information provient de la fiche client. Si l’adresse de livraison est modifiée pour un pays différent de ‘FR’, cette zone est automatiquement désactivée. L’éco participation n’est par défaut applicable qu’à la France. Elle est modifiable par l’utilisateur pour la totalité de la pièce. Le fait de décocher ou recocher ce paramètre réactualise les lignes du document. Lire 4. La gestion de l’éco participation dans les pièces commerciales de ventes - G3A11 - ERP Silog.

Devise

• Export : Cette zone permet de préciser s’il s’agit d’une commande destinée à l’exportation (‘O’ui). Le champ ‘Export’ est initialisé par défaut à ‘O’ui lorsque le champ ‘Client (France, CEE, Hors CEE)’ de la fiche du client est renseigné à ‘CEE’ ou ‘Hors CEE’. Si la commande est déclarée à l’export, par défaut la commande est exonérée de TVA (code TVA = 0). Lorsque la zone ‘Export’ est modifiée, le talon de la commande, ainsi que le corps de la commande sont mis à jour automatiquement, à la validation de la modification (suppression de la TVA lorsque l’export est passé à ‘O’ui et ajout de la TVA dans le cas inverse).

• Devise : Code de la devise utilisée dans la commande. Le bouton «  » présente à l’écran le tableau des devises. Ce tableau est renseigné à partir du paramétrage général. Suivant le paramétrage du tableau des devises, soit les prix des lignes de commandes et de factures sont saisis en euros puis convertis en devises en fonction du cours, soit ils sont directement saisis en devises. 

• Cours et Date mise à jour : Le cours de la devise, renseigné dans le tableau des devises, est proposé par défaut mais il est possible de le modifier manuellement. La date du cours de la devise peut également être mise à jour. La mise à jour du cours s’applique uniquement pour la commande, et n’est pas répercutée sur le tableau des devises

Adresse

• Adresse de livraison  : Adresse de livraison du client., le téléphone, le code postal et la ville de l’adresse de livraison du client sont affichés. Le bouton “” du numéro de l’adresse de livraison du client permet de sélectionner l’adresse de livraison concernée qui a été enregistré dans l’application « Adresses ».

Le bouton “RAZ” permet de supprimer le contenu de l’adresse de livraison.

Si l’utilisateur modifie manuellement l’adresse associée au code adresse, un message prévient l’utilisateur que les tournées ne seront plus gérées pour cette commande car cette nouvelle adresse n’est pas liée à un calendrier de tournées. Le code adresse devient dans ce cas ‘0’ et le code zone géographique se vide.

Ne pas oublier de saisir les informations de dématérialisation des factures :

• Adresse de facturation  : Adresse de facturation du client, le téléphone, le code postal et la ville de l’adresse du siège du client sont affichés.

Ne pas oublier de saisir les informations de dématérialisation des factures :

Commissionnement

• Intervenant : Code de l’intervenant commercial principal lié au document commercial. Par défaut le système propose le code de l’intervenant renseigné dans la fiche client, mais il est possible d’en changer, en création ou en modification à l’aide du bouton «  ». 

• Profil : Cette affectation permet si vous disposez du module de « Gestion des Intervenants et de leur rémunération » d’affecter le profil de commissionnement. Ce dernier provient de l’application « Profils de commissionnement », il permet de décrire de façon détaillée comment les différents intervenants renseignés dans l’onglet « Intervenants » seront commissionnés.

2.2. L’onglet “Divers” de l’entête de l’application “Commandes clients”

Transporteur

• Date prépa. expéd. : L’utilisateur peut renseigner la date de préparation d’expédition. 

• Transporteur : Nom du transporteur affecté pour la commande. Le transporteur renseigné dans la fiche client est proposé par défaut. 

• Poids total : Le poids total des articles de la commande est indiqué s’ils sont renseignés dans les fiches articles des articles commandés. 

• Destination : Cette zone reprend, par défaut, la destination renseignée sur la fiche client ; elle est modifiable par l'utilisateur.

Préparable

• Préparable : Cette zone n’est utilisée que par le module logistique, seules les lignes de commandes qui ont le statut « Préparable » coché seront disponibles dans le module de Logistique.

  • Si toutes les lignes de la commande ont le statut « Préparable » à OUI alors la commande est « totalement Préparable »

  • Si quelques lignes de la commande ont le statut « Préparable » à OUI alors la commande est « partiellement Préparable »

  • Si aucune des lignes de la commande n’a le statut « Préparable » à OUI alors la commande n’est pas Préparable. 

Comptabilité

• Affaire : En enregistrement de commandes, il est possible de saisir ou de sélectionner un numéro d’affaire « père » dans l’en-tête de la commande. Cette affaire « père » est un regroupement des affaires « fils » de chaque ligne de commande. Si le numéro d’affaire « père » saisi n’existe pas, la création annexe de l’affaire est proposée par le système. Dans le listage de recherche des numéros d’affaires, le caractère ‘R’ permet de différencier les regroupements d’affaires. 

• Cpt. Ana. glob. : L’utilisateur peut renseigner un numéro de compte analytique global pour toute la commande. Le bouton «  » présente un listage d'importation de l'ensemble des comptes analytiques. Le libellé du compte, s’il existe, s'inscrit à droite du numéro de compte. 

• Client Exonéré de TVA : Cette zone indique si le client est exonéré de TVA. 

• Cpt. Client : Rappel du numéro de compte général de la fiche client. Ce numéro de compte n’est pas modifiable en enregistrement de commande. 

• Obs. Comptable : L’observation comptable saisie dans la fiche client est affichée.

Revu de contrat 

• Revue de contrat à effectuer : Ce paramètre permet de préciser si la commande est soumise à une revue de contrat. Lorsqu’une commande est soumise à une revue de contrat, il n’est pas possible de confirmer directement la commande (à l’aide de l’indicateur ‘Confirmée O/N’). C’est la validation de la revue de contrat qui confirme automatiquement la commande. Reportez vous au chapitre « Revue de contrat » pour avoir des explications sur le fonctionnement et l’utilisation des revues de contrats.

• Code modèle de revue de contrat : Ce champ permet d’importer un modèle de revue de contrat. La nouvelle revue de contrat de la commande est alors créée à partir du modèle sélectionné. 

• Code revue de contrat : Code de la revue de contrat de la commande. Il doit obligatoirement être renseigné si la commande est soumise à une revue de contrat. Le bouton ‘ ’ permet soit d’importer une revue de contrat existante, soit de créer une nouvelle revue de contrat. Pour créer une nouvelle revue de contrat, l’utilisateur doit au préalable saisir le code de la revue de contrat dans cette zone. La nouvelle revue de contrat peut être créée à partir d’un modèle de revue de contrat.

Tarifs

• Si le module « Tarifs et remises » est activé dans l’application « Paramétrages ventes », alors ce cartouche permet de renseigner les paramètres du tarif, les valeurs sont renseignées par défaut avec les données enregistrées dans la fiche client.

Lire 2. Les Tarifs et Remises - G3O5 - ERP Silog

• Si le module « Grilles de tarifs » est activé dans l’application « Paramétrages ventes », alors ce cartouche présente la grille de tarifs de talon applicable.

Lire 1. Les Grilles de Tarifs Ventes - G3O4 - ERP Silog

Prise en compte dans le CBN

Ces paramètres permettent d’exclure ou d’inclure la commande en cours dans le calcul du CBNSAD.

Lire I. Le CBNSAD - G7A2 G4A7 - ERP Silog

2.3. Onglet « Infos » de l’en-tête des commandes clients

Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de commande, le bouton «» permet de sélectionner un code du dictionnaire d’informations. Le dictionnaire d’informations permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.

Lire 8. Le dictionnaire d’informations - E6 - ERP Silog

2.4. Onglet « Infos » de l’en-tête des commandes clients

Cette page présente le talon de la commande, en devise principale et en devise si la commande est passée en devise.

Le talon est détaillé. Le montant total des remises appliquées dans les lignes les montants des prestations de talon inclues dans le total du talon et les montants des différentes taxes (TVA et TPF) de la commande. 

• Règlements : Par défaut, le système propose les modes de règlements renseignés dans la fiche client. L’utilisateur peut les modifier.

  • La première colonne permet, dans le cas d’un règlement partiel, de saisir la part de chaque mode de règlement par rapport au montant total. Cinq modes de règlement différents peuvent ainsi être renseignés. Bien entendu, le total des différents pourcentages doit être égal à 100 % ; à défaut, le système refuse de valider les modes de règlements saisis. S’il n’y a qu’un mode de règlement pour le client, seule la première ligne doit être renseignée, avec un pourcentage égal à 100  %.

  • La deuxième colonne permet de saisir les différents modes de règlements de la commande. La création du mode de règlement en création ou modification de commande est possible si l’utilisateur dispose des droits pour créer un mode de règlement avec la formule de calcul de l'échéance qui l’accompagne. Le bouton «  » présente un listage de recherche des modes de règlements existants. Les modes de règlements peuvent également être créés à partir des menus « Gestion des achats » et « Gestion des ventes ».

  • Les deux dernières colonnes présentent respectivement le montant du règlement en euros et le cas échéant dans la devise sélectionnée pour la commande de vente. 

• Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche client est proposé par défaut. L’utilisateur peut le modifier pour la commande (voir explications précédentes sur l’onglet « Talon »). 

• Le tableau « Taxes : Détail remises et charges », permet de présenter les données relatives aux taxes regroupées par taux de TVA pour la dématérialisation des factures. Le détail des charges (prestations de talon, TPF et éco participation) et des remises (escompte, remises talon) est affiché en dessous pour la ligne de TVA sélectionnée.

2.5. Onglet « Intervenants » de l’en-tête des commandes clients

Cet onglet permet d’associer plusieurs intervenants à la commande client si vous possédez le module « G3A2_Intervenants commerciaux et leur rémunération ». Un intervenant est un interlocuteur, de type VRP, Représentant, Chargé d’affaire… qui pourra être commissionné sur le CA généré par la commande. Par défaut ce sont les intervenants associés au client qui sont récupérés dans la commande. Cependant les boutons permettent d’ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs intervenants.

Pour chaque intervenant, il est possible de changer sa catégorie, de saisir une part de marge ou de CA sur laquelle il sera commission, de rendre actif ou non son commissionnement, de saisir une date et un motif de refus, de saisir une distance kilométrique le séparant du client sur le documents en cours. 

Par catégorie , la somme des parts de marge ou de CA ne peut dépasser 100 %, sinon le message suivant apparaît.

La gestion des commissions est effectuée dans le module concerné (pour plus de détails se reporter au module concerné).

2.6. Onglet « Hist. Commande » de l’en-tête des commandes clients

Cet onglet permet de consulter l’historique des lignes de commandes passées par le client. 

Pour filtrer les données à afficher, il faut être en mode « Modification » et saisir un bornage de date des commandes concernées. 

Lorsque qu‘un filtre de date est saisi, il est possible de saisir un numéro d’AR pour le visualiser. 

La zone « code article » n’est pas gérée. 

Un double-clic sur une ligne ou l’utilisation du menu contextuel, permet d’ouvrir la commande sélectionnée.

2.7. Le menu contextuel de l’en-tête des commandes clients

2.7.1. Les Consultations

2.7.2. Les Editions

2.7.3. Les Traitements

2.7.3.1. Saisie des grilles de tarifs ou Tarifs

L'application annexe “Saisie des grilles de tarifs” ou “Tarifs et remises” permet de visualiser, modifier ou créer des Tarifs ou remises.

2.7.3.2. Réservations ventes

Cette fonction permet d’effectuer une réservation automatique des lignes de commandes, selon différents critères. La commande doit être confirmée.

Après le choix du critère et éventuellement de ses valeurs, le système présente un listage de sélection des lignes de commandes pour lesquelles des quantités restent à livrer et à réserver.

L’utilisateur peut sélectionner / désélectionner des lignes selon la méthode classique des listages de sélection et modifier la quantité à réserver des lignes de commande en cliquant sur le bouton ‘Modifier’.

Si le paramétrage est « réservation sur stock et lancements » et « seulement si stock disponible suffisant », le système réserve en priorité sur le stock disponible, puis sur les lancements existants et enfin propose la création d’un nouveau lancement. 

Lorsqu'il y a plusieurs lignes de commande pour un même article, le programme effectue un regroupement de ces lignes pour créer un lancement unique au lieu de créer un lancement par ligne de commande. Ce regroupement est effectué si les conditions suivantes sont respectées :

• même code article ;

• même date de fin de production au plus tard ;

• même code affaire (s’il est renseigné) ;

• même code de modèle de devis (s’il est renseigné) ;

• même code de table de paramètres (s’il renseigné avec l’utilisation du configurateur). 

Le bouton « Traitements » permet de demander la création d’un nouveau lancement pour la ligne sélectionnée, qui était initialement réservée sur stock :

Résultat :

Après validation, les lancements sont créés. L’application « Lancements » s’ouvre.

Lorsqu’il n’existe aucun modèle de liste de fabrication pour un article, la réservation sur lancement n’est pas possible, un message d’information apparaît pour la ligne concernée.

2.7.3.3. Paramétrage réservations ventes

Cette fonction permet de paramétrer la présélection effectuée par le logiciel en réservation automatique.

Il est possible de réserver uniquement sur stock ou sur stock et sur lancements. Pour la réservation sur stock, l’utilisateur peut définir si les lignes doivent être présélectionnées seulement lorsque le stock disponible est suffisant ou quel que soit le stock disponible. Ces deux masques de paramétrage sont affichés successivement.

2.7.3.4. Calcul Talon

Cette fonction permet d’accéder au traitement de recalcul du talon de la commande à partir des lignes de la commande. Ce traitement est à exécuter si vous constatez que le montant total du talon de la commande ne correspond pas à la somme des lignes, suite par exemple à une coupure de courant, à un blocage du poste...

2.7.3.5. Intégration EDI

Si vous possédez l’ancien module d’Echanges de Données Informatisés (EDI) vous pourrez y accéder directement depuis cette action.

2.7.3.6. Statistiques ventes

Cette fonction permet de lancer le module de statistiques dynamiques sur les ventes.

Lire XV. Les Statistiques Multicritères - G3O6 - ERP Silog

2.7.3.7. Planification de commande 

Cette fonction permet de lancer l’ancien module optionnel de planification des commandes client.

Lire III. Le Plan de Production et le Stock à Dates - P1 G4O1 - ERP Silog

2.7.3.8. Paramétrage

• Création automatique de l’affaire mère (entête de commande) : Pour créer automatiquement le numéro de l’affaire dans l’entête de l’application sans lancer l’application « Affaire » suivant le codificateur défini dans l’application « Codificateur multi-usage ».

• Création automatique de l’affaire fille (Ligne de commande) : Pour alimenter automatiquement le numéro de l’affaire fille dans le corps de l’application sans lancer l’application affaire suivant le codificateur défini dans l’application « Codificateur multi-usages ».

2.7.3.9. Paramétrage des tarifs et remises

Cette fonction permet d’ouvrir la fenêtre de paramétrage du traitement de recalcul des prix et des remises des lignes de la pièce. Elle concerne le module optionnel « Tarifs et remises ».

2.7.3.10. Recalcul des prix et des remises des lignes de la pièce

Ce traitement concerne le module optionnel « Tarifs et remises ». Il permet d’actualiser les tarifs et les remises appliqués dans les lignes de la pièce.

2.7.3.11. Recodifier le numéro de la commande

En cas d’erreur dans la saisie du numéro d’une commande client, il est possible maintenant de recodifier ce numéro de commande si la commande n’a pas franchie les étapes suivantes comme par exemple, préparation d’expédition, expédition, facturation…

Les tables recodifiées sont les suivantes :

• COME, COMC

• HCOME, HCOMC

• COMREM

• RESVEN, HRESVEN

• CABACH

3. Le corps des commandes clients

L'onglet Corps (ou la touche F9) permet d’accéder au corps de la commande.

Le corps permet de visualiser, de modifier, d’ajouter ou de supprimer des lignes de la commande. des commandes clients.

Les différentes colonnes présentent les principales informations des lignes de la commande.

• La colonne « T » contient ‘A’ s’il s’agit d’un article et ‘P’ s’il s’agit d’une prestation.

• La colonne « D » contient ‘*’ si la date de fin de production souhaitée (compte-tenu des dates saisies sur la commande) est inférieure à la date de fin de production prévue. Cet indicateur alerte l’utilisateur sur le fait que, compte-tenu des dates de la commande, celle-ci ne pourra être livrée à temps.

3.1. Le masque des clé et l’onglet “Général” du corps des commandes clients

L’utilisateur peut créer une ligne de commande en sélectionnant :

• Soit un article interne, une prestation interne ou un devis ;

• Soit un appel d’offre client (création multilignes possible) ;

• Soit un article client ou une prestation client.

Les identifiants de la ligne

• N° Ligne : Numéro de la ligne de commande. En création de ligne, le système propose un numéro qui s'incrémente automatiquement mais l'utilisateur peut le modifier. Valider par ‘Entrée’ afin de pouvoir accéder aux autres zones de saisie. 

• Article / Prestation client / Equipement / Devis / AOC : Code de l'article client ou de la prestation client ou de l’équipement commandé. En création le bouton «  » propose un listage de recherche des articles ou des prestations ou des équipements du client concerné. Les articles et les prestations clients sont les références des articles/prestations vendus aux clients. Elles peuvent être différentes des articles interne de l’ERP.

Il est possible d’importer une ligne de devis en cours du client en sélectionnant « Importer Devis ». Le système présente un listage de recherche des lignes de devis en cours du Client non passés en commande.

Il est possible aussi d’importer un appel d’offre en sélectionnant « Importer Entête AOC ». 

Le système présente un listage de recherche des Appels d’Offres du Client non passés en commande.

Le système présente ensuite un listage de sélection des lignes de l’appel d’offre. L’utilisateur sélectionne les lignes à importer en commande. Le bouton « Modifier » permet de corriger la quantité, le prix unitaire et le pourcentage de remise avant d’importer en commande.

Le bouton « Valider » importe ensuite les lignes sélectionnées de l’AOC dans la commande. Si des informations diffèrent entre l’AOC et la commande (exemple Représentant, Adresses, etc...), le système demande pour chacune d’elles si l’utilisateur veut conserver la valeur de la commande ou reprendre celle de l’AOC. Toutes les informations de la ligne d’AOC (prix, quantité, dates, etc...) sont bien entendu récupérées dans la ligne de commande.

Le bouton « Annuler » annule l’import des lignes d’AOC en commande.

• Article client : Code de l’article chez le client. 

• Type : Sélectionner la nature de la commande.  

• Prestation de talon : Si la ligne concerne une prestation cette zone apparaît, elle permet de typer la prestation de la ligne comme faisant partie des prestations de talons. 

• Désignation de la commande : Désignation de l’article ou de la prestation commandée. Par défaut le système propose, la désignation de l’article ou de la prestation client, ou à défaut de l’article ou de la prestation interne. Cette désignation peut être modifiée, sur la ligne de commande. 

• Infos : pour saisir un commentaire libre.

Les quantités  

• Quantité commandée : Quantité d’articles (ou de prestations) commandés. En modification de ligne, elle ne peut être inférieure à la quantité déjà expédiée. La quantité commandée met à jour les quantités restant à expédier de la fiche article, en tenant compte, éventuellement, du coefficient de conversion entre l’unité d’achat et l’unité de stock. 

• Quantité expédiée : Quantité de la ligne de commande déjà expédiée. Cette zone n'est pas modifiable par l'utilisateur ; elle est renseignée automatiquement par le système en fonction des bons d'expéditions effectués pour cette ligne de commande. 

• A expédier : Quantité d’article restant à expédier. 

• Réservée : Indique la quantité réservée pour la ligne de commande. Ces quantités peuvent être réservées sur stock, sur des lancements existants ou sur un nouveau lancement. 

• Type de quantités (Ferme/Prévisionnelle) : Permet d’indiquer s’il s’agit d’une ligne de commande ferme ou prévisionnelle.

• Préparable : Cette zone est utilisée par le module logistique. Elle permet de désigner les lignes de la commande comme étant préparables ou non préparables par le module logistique. Seules les lignes qui ont le statut « Préparable » renseigné à OUI sont prises en compte dans le module logistique. Dès lors que le statut « Préparable » est activé, il n’est plus possible de modifier aucune date dans la ligne de commande. 

• Ajust (O/N) : Il y a ajustement (Oui) lorsque la quantité commandée d'une ligne de commande n'a pas été entièrement livrée et que le reste ne sera pas livré. On solde une ligne à une quantité inférieure à la quantité de commande et le reste à expédier est forcé à zéro. L’ajustement s’effectue soit directement dans cette zone de la ligne commande, soit sur la ligne du bon d’expédition.

Les documents associés

• AOC et N° ligne d’AOC : Si la ligne a été créée par importation d'une ligne d’AOC le numéro de l’AOC et la ligne d’AOC sont affichés. 

• Devis : Si la ligne a été créée par importation d'un code devis ou d’une ligne appel d’offre (associée à un devis), le code du devis associé à la ligne de commande est affiché. 

• Modèle : Code du modèle de liste de fabrication applicable à la ligne. En création et en modification, le bouton « » présente un listage de recherche des listes de fabrication existantes. Lorsqu’un modèle est défini pour une ligne de commande, celui-ci est récupéré dans le lancement créé par réservation à partir de la ligne ou de l’en-tête de la commande.

Les dates

• Dates souhaitées et date promises : Voir l’onglet « Dates et logistique »

Prix unitaire

• Prix unitaire : Prix unitaire de l’article ou de la prestation issue de la fiche article en monnaie principale et en devise, d’un tarif ou d’une grille de tarifs. Si une éco participation est incluse dans le prix unitaire du tarif ou de la grille, elle est déduite du montant du prix unitaire lorsqu’elle est facturée. 

• Prix unitaire remisé : Prix unitaire précédent minoré de la remise appliquée. Le taux de remise est précisé. 

• Eco-participation unitaire : Prix unitaire de l’éco participation, somme des prix unitaires de chaque ligne de barèmes de la pièce.

Total ligne 

Ce cartouche détaille le montant total de la ligne en monnaie principale et en devise. Montant total HT remisé, Montant total remisé et escompté, montant total de l’éco participation si elle s’applique, montant HT avec éco participation, Montant TVA, TPF et montant TTC de la ligne.

Tarifs et remises pour la quantité commandée

Pour les utilisateurs du module « Tarifs et remises », ce cartouche permet de voir l’origine du prix appliqué. L’origine est modifiable. 

Le prix est soit :

• Calculé : Issu d’un tarif.

• Prix de vente : Prix de vente de la fiche article.

• Saisie : Saisi manuellement dans la ligne. 

Il est possible de voir les remises appliquées issues des profils de remises, et d’en ajouter ou supprimer. Voir la documentation « G3O5_Tarifs et Remises.doc » pour de plus amples informations ce module.

Pour les utilisateurs du module « Grilles de tarifs », ce cartouche permet de voir le détail des remises applicables.

• Remises : Les remises 1, 2 et 3 sont saisissables et modifiables en pourcentage. Elles s'enchaînent en cascade pour donner une valeur de remise cumulée. Si une grille de tarif en pourcentages de remise s’applique à la ligne de commande, le pourcentage de « Remise 1 » est renseigné automatiquement. Les zones ‘Code grille’, ‘Critère’, ‘Valeur Critère’ présentent les informations de la grille de tarifs applicables à la ligne de commande. 

• Remise (Grille) : Visualisation de la remise cumulée, qui correspond au produit en cascade des trois remises renseignées dans l’onglet « Remise/Imputation ».

Lignes de barèmes associées à l’article

Lorsque l’article est soumis à l’éco-participation, les lignes de barèmes écologiques concernées par l’article et le clients alimentent ce listage. La somme des montants des éco-participations applicables alimente la zone « Eco-participation unitaire » de la ligne.

Le menu contextuel de ce listage permet de modifier l’éco participation applicable.

Lire 4. La gestion de l’éco participation dans les pièces commerciales de ventes - G3A11 - ERP Silog

3.2. Onglet « Dates et logistique » du corps des commandes clients

« Dates » et « Fin de fabrication »

• Les dates souhaitées saisies dans l’en-tête de la commande sont proposées par défaut pour les lignes de la commande. Elles peuvent être modifiées pour chaque ligne. Lorsque la ligne de commande est importée d’un AOC, les dates de la ligne d’AOC sont reprises sur la ligne de commande. Les dates souhaitées sont celles demandées par le client. Les dates promises sont les dates que l’on confirme au client. Elles apparaissent sur l’accusé de réception envoyé au client. Pour saisir une date, il est possible soit, de saisir une date précise, ce qui met à jour la semaine et l'année, soit de saisir le numéro de semaine et l'année ; le système affiche alors la date du premier jour de la semaine correspondante (le lundi). 

• Nombre de jours d’acheminement : C’est, par défaut, celui renseigné sur la fiche client mais, il est modifiable par l'utilisateur. Si la ligne de commande provient d’un AOC, ce délai est récupéré de l’AOC. Il permet de calculer la date de fin de production à partir de la date de réception promise au plus tard. Inversement, il est possible de saisir le jour de fin de production et le système calcule le délai d'acheminement maximum disponible. 

• Nombre de jours de préparation : Il s’agit du nombre de jour attribué à la préparation de la commande avant l’expédition. 

• Date de fin de production souhaitée : Date de fin de production souhaitée, par défaut, elle est égale à la date souhaitée par le client. 

• Date de fin de production prévue (sur réservation) : Date de fin la plus éloignée de tous les lancements sur lesquels la ligne de commande réserve. 

• Date et heure de départ usine : Date et heure de prise en charge de la marchandise par un transporteur pour être livrée chez le client. Cette date tient compte du calendrier de départ usine associé à l’adresse du client s’il en existe un. La date est calculée par contre l’heure de départ doit être saisie. Ces zones peuvent servir comme source de données pour alimenter les zones « DateDepartUsine », « HeureDepartUsine » et “MinuteDepartUsine » dans les profils des étiquettes « GALIA » pour les possesseurs de ce module optionnel. 

• Date de fin de production prévue (sur délai Liste de Fabrication) : Date de fin de production qui tient compte du délai de fabrication de la liste de fabrication.

• Calcul de la date promise :

Saisie

Dans ce cas de figure la date promise au plus tard est égale par défaut à la date de réception souhaitée au plus tard. 

• Exemple 1 : on laisse le système calculer la date de fin de production souhaitée.

La  date promise au plus tard est la base du calcul. Le calcul de la date de départ usine est effectué en tenant compte du nombre de jour d’acheminement. La date de fin de production souhaitée est déduite ensuite en fonction du nombre de jour de préparation.

Date de réception au plus tard =03/11/2010

Nbre de jours de préparation =5

Nbre de jours d’acheminement = 17

La date de départ usine : 03/11/2010 – 17 jours ouvrés = 11/10/2010.

Le 11/10/2010 est un jour fermé dans le calendrier de départ usine, le système propose donc le 07/10/2010 comme date de départ usine. 

Calendrier de départ usine :

La date de fin de production souhaitée : date de départ usine – nombre de jour de préparation

07/10/2010-5 jours ouvrés.

Soit le 30/09/2010.

• Exemple 2 : on saisit la date de fin de production souhaitée.

Date de réception au plus tard = 03/11/2010

Date de fin de production souhaitée : 15/09/2010

Le système estime que le nombre de jour de préparation est nul puisque la date de fin de production souhaitée est imposée.

Le système calcule le nombre de jour d’acheminement :

03/11/2010-15/09/2010 = 35 jours ouvrés

Puis le système applique la date du calendrier usine la plus proche pour calculer la date de départ usine :

Soit une date de départ usine le : 16/09/2010.

A partir de la date de fin de production souhaitée 

Dans ce cas de figure la date promise au plus tard est calculée. Le calcul ne tient compte que de la date de fin de production souhaitée, du nombre de jour d’acheminement et du nombre de jour de préparation

• Exemple 1

Date de fin de production souhaitée : 18/11/2010

Date départ usine : 18/11/2010 + 5(préparation) = 25/11/2010

Le calendrier de départ usine indique le 25/11/2010 comme étant un jour ouvré.

Donc date départ usine = 25/11/2010

Date promise au plus tard= Date départ Usine + 10 jour ouvrés du calendrier de l’entreprise.

Soit le 09/12/2010.

• Exemple 2

Date de fin de production souhaitée 01/12//2010

Date départ usine : 01/12/2010 + 5(préparation) = 08/12/2010

Le calendrier de départ usine indique le 08/12/2010 comme étant un jour chômé.

Le système va donc prendre le premier jour ouvré suivant qu’il trouve dans ce calendrier pour calculer la date de départ usine.

C'est-à-dire le 09/12/2010 

Date promise au plus tard= Date départ Usine + 10 jour ouvrés du calendrier de l’entreprise.

Soit le 23/12/2010, date promise au plus tard au client.

A partir de la date de fin de production prévue (sur réservation) 

Le calcul de la date promise au plus tard tient compte de la date de fin de fabrication la plus éloignée des lancements sur lesquels portent les réservations en tenant compte du nombre de jour d’acheminement et du nombre de jour de préparation. 

Le calcul est similaire à précédemment, c’est la date de fin de production sur réservation qui est pris comme base de calcul.

A partir de la date de fin de production prévue (sur délai Liste de Fabrication) 

Le calcul de la date promise au plus tard tient compte du délai de fabrication estimé par la fonction « calcul délai ».

Ce calcul est lancé en sélectionnant le bouton.

La date de base à ce calcul est la date ERP : Dans notre exemple le 14/10/2010. 

Date de fin de prod prévue (sur liste de fab) = 77 jours ouvrés + date ERP = 28/01/2011

Départ usine = Date de fin de prod prévue (sur liste de fab) +  jours de préparation

28/01/2011+5 = 04/01/2011 cependant dans le calendrier départ usine le 4/02/2011 est chômé :

La date possible de départ usine est donc le 08/02/2011. 

+ 10 jours d’acheminement, la date promise au plus devient le 22/02/2011.

Quantités

Dans ce sous-ensemble, sont rappelées les quantités commandées, le reste à livrer, le réservé livré, le livré total et le réservé total de la ligne de commande.

Stock en fiche article

Ce cartouche affiche les données concernant le stock de l'article commandé.

Les informations présentées sont le stock physique, éventuellement le stock bloqué, les quantités réservées sur stock pour la vente et pour la production, et enfin le stock disponible de l'article.

NB : Les prestations ne sont pas gérées en stock.

Préparation et poids

Ce cartouche présente le Poids prévu qui est calculé à partir du poids renseigné dans la fiche de l’article commandé et de la quantité commandée. Le poids réel de la ligne de commande est saisi par l'utilisateur.

Code tournée

Cette zone permet d’importer un code tournée (uniquement les tournées non fermées) pour l’associer à la ligne de commande. La création annexe d’une tournée est possible.

Destination 

• Destination : Zone saisissable, elle permet de saisir la destination de la livraison. Si vous possédez le module optionnel « GALIA », cette zone peut servir à renseigner le code du point de déchargement des produits si le client a fourni l’information et si cette information est mappée dans le profil d’étiquettes « GALIA ». 

• N°d’appel de Livraison : Zone saisissable, elle permet de saisir le numéro d’appel de livraison du client si le client l’a fourni. 

• Point de consommation : Cette zone est destinée aux possesseurs du module optionnel « GALIA », elle permet de saisir le point de destination des produits si le client a fourni l’information. Cette zone peut servir à renseigner le code du point de destination de l’étiquette si cette information est mappée dans le profil d’étiquette « GALIA » concerné (Voir le module « GALIA » pour plus d’informations). 

• Code de routage : Cette zone est destinée aux possesseurs du module optionnel « GALIA », elle permet de saisir le Code de routage qui sera visible sur l’étiquette. Cette zone peut servir à renseigner le code de routage de l’étiquette si cette information est mappée dans le profil d’étiquette « GALIA » concerné. 

• Code Type de colis : Type de colis associé à l’article, il est alimenté automatiquement par celui de l’article et il est modifiable. Dans le cadre du module optionnel « GALIA », le type de conditionnement permet de désigner le format de l’étiquette à utiliser pour le conditionnement, voir l’application « Type de conditionnement ».

3.3. Onglet « Divers » du corps des commandes clients

L’utilisateur peut renseigner sur cette page les imputations comptables (compte analytique et compte général) et le numéro d'affaire. Pour le compte analytique, le numéro d'affaire, le bouton «   » présente un listage de recherche des valeurs autorisées. Par défaut ces zones sont automatiquement alimentées en fonction des informations de la fiche article ou prestation et de la localisation France, CEE hors CEE du tiers. 

Dans le listage de recherche des numéros d’affaires, le caractère ‘R’ permet de différencier les regroupements d’affaires. Il n’est pas possible de sélectionner un regroupement d’affaires sur une ligne de commande.

Le caractère * signale que : 

• soit que l’affaire est déjà associée à une autre ligne de commande. 

• soit que le Produit Fini de l'affaire est différent du Produit Fini de la ligne de commande. 

Si l’affaire sélectionnée est déjà associée à une commande, le message suivant apparaît :

• Centre payeur : Permet de choisir le centre payeur du client pour la ligne de commande. Le centre payeur défini dans la fiche client est proposé par défaut. 

• Désignation de l’article client : 3 lignes de désignation non modifiables de l’article chez le client. Ces informations proviennent de la fiche « Articles clients ». 

• Remarques : 3 lignes de remarques saisissables.

3.4. Onglet « Stock à date » du corps des commandes clients

Cet onglet n’est visible que dans la mesure où l’ancien module SAD (Stock à date) est présent, lire III. Le Plan de Production et le Stock à Dates - P1 G4O1 - ERP Silog.

3.5. Onglet « Intervenants » du corps des commandes clients

Cet onglet permet d’associer plusieurs intervenants à la ligne de commande client si vous possédez le module « G3A2_Intervenants commerciaux et leur rénumération ». Le principe de fonctionnement est le même que celui de l’en-tête. Dans le corps, il permet d’ajouter des intervenants sur certaines lignes du corps. Il ne reprend pas les données de l’entête.

3.6. Onglet « Dématérialisation » du corps des commandes clients

Cet onglet permet de visualiser les informations de la dématérialisation des factures relatives aux types de TVA de dématérialisation de la ligne et du code exonération de dématérialisation lorsque le taux de tva est 0.

Le type de TVA provient du profil de taxe.

Le code exonération provient aussi du profil de taxe.

3.7. Le menu contextuel du corps des commandes clients

3.7.1. Les Traitements

3.7.1.1. Paramétrage réservations vente :

Cette fonction permet de préciser le type de réservation à effectuer pour la ligne de commande. Le type de réservation sélectionné détermine le comportement de l'option ‘Réservés vente’  de ce même menu.

• Réservation sur stock : Cette option permet de réserver les articles commandés uniquement sur le stock.

• Réservation sur stock et lancements : Cette option permet de réserver les articles commandés sur le stock et les lancements existants.

• Réservation sur un nouveau lancement : Cette option propose la création d’un nouveau lancement pour l’article commandé avec une quantité de lancement égale à la quantité commandée. La ligne de commande est alors réservée sur ce lancement.

3.7.1.2. Réservés vente

Cette option permet de réserver les articles d'une ligne de commande client. En fonction du paramétrage défini (voir ci-dessus), le système propose de réserver sur stock, sur stock et lancements existants ou sur un nouveau lancement.

L’utilisateur saisi dans la zone ‘Nouvelle qté réservée sur stock’ la quantité à réserver sur stock pour la ligne de commande. La quantité réservée ne peut évidemment excéder la quantité commandée. Si la quantité saisie est supérieure au stock disponible de l’article (qui est présenté sur l’écran), un message demande à l’utilisateur de confirmer la quantité réservée ; dans ce cas, le stock disponible de l'article devient négatif.

Réservation sur stock et sur lancements existants.

La réservation concernant la ligne de commande client s’effectue, en même temps sur stock et/ou sur les lancements existants ayant un reste à réserver.

La première ligne du listage présente le stock de l’article ; les suivantes présentent les lancements existants de l’article pour lesquels des quantités restent à réserver.

Pour réserver sur stock et/ou sur des lancements existants, l’utilisateur doit sélectionner les lignes concernées par un double-clic. Un symbole « » s’affiche en regard des lignes sélectionnées.

Le bouton « Modifier » permet de changer la quantité réservée pour chaque ligne. En haut de l’écran, le reste à réserver sur la ligne de commande par rapport à la quantité commandée est affiché. Il n’est pas obligatoire de réserver entièrement la ligne de commande, il n’est en revanche bien entendu pas possible de réserver une quantité supérieure à la quantité commandée.

Le bouton « Traitements » permet de créer un nouveau lancement. De même, si des quantités restent à réserver sur la ligne de commande après avoir réservé sur stock et sur les lancements existants (bouton « Ok »), le système propose automatiquement de créer un nouveau lancement pour la quantité restant à réserver. 

Pour information, certains lancements ont un le caractère « * » en préfixe, c'est le cas lorsque la date promise au plus tard de la ligne de commande est inférieure à la date de fin de production du lancement.

Exemple :

Réservation sur un nouveau lancement.

Le système ouvre une boîte de dialogue demandant de confirmer la création d'un nouveau lancement. La validation par « Oui », lance l'application « Lancements et OF » en création pour l’article commandé. La quantité lancée proposée correspond à la quantité restant à réserver sur la ligne de commande. L’utilisateur paramètre le lancement [1] puis en quittant l’application « lancement », le système revient sur la commande ; la quantité lancée est alors automatiquement réservée pour la ligne de commande. Si l’article n’est pas nomenclaturé, le système propose soit de créer le lancement à partir d’un modèle de liste de fabrication standard, soit de créer l’en-tête de nomenclature de l’article.

Lorsque la ligne de commande est entièrement réservée sur un lancement, l’action « Réservés vente » prévient l’utilisateur. Après validation, le système propose de modifier la réservation effectuée.

3.7.1.3. Paramétrage de l’article configuré

Lire VII. Le Configurateur et les les règles de calcul - M6 - ERP Silog

3.7.2. Les consultations