1. Introduction 

Ce module permet de gérer les données de vos sous traitants utilisées dans les transactions commerciales quotidiennes. Toutes les informations rattachées sont directement accessibles.
Parmi ces informations :

• Les caractéristiques administratives de vos sous traitants et de votre entreprise*,
• Les contacts des sous traitants et de votre entreprise*,
• Les différentes adresses (Raison sociale, Livraisons, Facturation) du sous traitant,

• La gestion des contrats.

• La gestion des agrément 
• Les fourniture liés au sous traitant
• Le suivi sous traitant
• Les notations
• Notion de clients sous traitants

2. Les codificateurs du module Sous-Traitants 

Avant d'aborder la notion de sous traitants, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des sous traitants.
Parmi ces codificateurs, on note :

• Fichier liés
• Spécialités
• Famille des centre de frais
• Type de sous-traitances
• Conditions de transport
• Conditions de paiement
• Fonctions
• Origines des agréments
• Méthodes d'agréments
• Procédés
• Mode de diffusion

• Les Monnaies,

• Les TVA,

• Notation
• Type de Journal
• stat des axe agora

3. L'écran principal sous traitants

 Cet écran permet de saisir les informations courantes sur le sous-traitant : Raison sociale, adresse principale, ...

La spécialité est à choisir parmi celles créées dans le Module Paramétrage/codifications. Une nouvelle spécialité peut être créée avec le bouton proche de la liste déroulante (mode création ou modification).

Les champs Calendrier annuel, budget/jour, Capacité/Jour sont utilisés par Cynaps pour modéliser une charge par Sous-traitant (voir Module Cynaps)

Si la Gestion OTD est cochée on peut gérer un Délai min(jour(s)) et délai max(jour(s) pour avoir une plage de livraison validée ce qui permet le suivi d’une évaluation OTD dans le reporting.

La coche contrôle réception permet d’activer le contrôle lors de la réception d’une fourniture envoyé par ce sous-traitant, Ce qui permet de faire une réception administrative en ajoutant une étape de contrôle à la réception.

La coche signataire qualité permet d’ajouter une signature supplémentaire soumise a compétence dans les commandes sous-traitant avant la validation.

4. Les Onglets 

4.1. l'onglet "Fichier" du module "sous traitant" 

Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le sous traitant dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.

4.2. L'onglet "Etats personnalisés" du module "sous traitant" 

Cet Onglet vous permet de définir des états spécifiques au sous traitant à imprimer lors de l’envoi d’une commande, d’une relance ou d’un Bordereau de Réception.

Ces états sont personnalisables depuis le paramétrage des modules concernés

Il est également possible de définir le nombre d’exemplaires nécessaires de chaque état. Par exemple, lors de l’impression d’une commande, cela permettra de proposer par défaut le nombre d’exemplaires à éditer.

Les états renseignés pour le sous traitant 0 sont vos états personnalisés, applicables à tous les sous traitants dont les états ne sont pas spécifiques

4.3. L'onglet "Personnel" du module "sous traitant" 

Cet onglet remonte la liste du personnel rattaché au sous traitant. Cette liste est mise à jour depuis le module personnel et permet un meilleur suivi commercial.

Le contenu des fenêtres est exportable sous Excel ou CVS

4.4. L'onglet "EDI" du module "sous traitant" 

Cet onglet permet de configurer les chemins pour la génération des BL et factures EDI. Voir la documentation HII_EDI.pdf

4.5. L'onglet "Sous-traitance" du module "sous traitant" 

Cet Onglet permet de voir la liste des liens code sous-traitance fournisseur.

Le contenu des fenêtres est exportable sous Excel ou CVS.

4.6. L'onglet "Suivi sous traitant" du module "sous traitant" 

Cet écran est l'historique (exportable sur Excel) de votre sous traitant. Vous y trouverez :

• Ses commandes
• Ses livraisons
• Contrôle
• Ses factures
• Ses avoirs
• Non-Conformité

Un double clique permet d'ouvrir le module préfiltrer sur la ligne sélectionnée.

5. La Toolbar du module "Sous traitant"  

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des évènements de type action commerciale par exemple pour le sous traitant sélectionné.

5.1. Les notes de la fiche "sous traitant" 

Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au sous traitant

5.2. Fichiers liés de la fiche "sous traitant" 

5.3. Archives de la fiche "sous traitant" 

Cette action permet d'archiver un ou plusieurs sous traitants. Un sous traitant archivé est un sous traitant inactif. Il n'est plus présent dans les listes ou choix.
Le menu « Archivage » permet d'archiver (1) ou de désarchiver (2) un ou plusieurs sous traitants.
La liste de droite contient la liste des sous traitants archivés.

5.4. Journal de la fiche "sous traitant" 

Le journal d'évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale. Il permet de saisir tous les échanges ou actions commerciales entre vous et vos interlocuteurs chez les sous traitants.
Il est possible d'affecter un libellé pour l'évènement, un type (accessible depuis le Codifications H2/sous traitant / Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l'évènement.

Il est possible de créer un lien avec un ou plusieurs document(s) commerciale(s) via les boutons « Commandes», « Réception», « Facturation » et « Avoir .

Ce module est très pratique pour la saisie d'évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné.
Helios ERP gère les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l'origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.

6. Les liens du module "sous traitant" 

Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « sous traitants »

6.1. Les Adresses de commande et de règlement de la fiche "sous traitant" 

Ces écrans permettent de saisir les différentes adresses de commande et de règlement chez le sous traitant. Ces adresses sont utilisées lors de la saisie des commandes sous traitants, des BL sous traitants et des factures sous traitants.


Les adresses de commande contiennent les informations relatives aux conditions de transport. 

Les adresse de règlement contiennent les informations comptables (mode de règlement, n° de compte tiers, type de TVA, TVA CEE, …).

Le N° de compte tiers est un identifiant unique pour le sous traitant, le N° de compte est utilisé en comptabilité pour regrouper des sous traitants, suivant leur secteur d’activité par exemple.

6.2. Les contacts de la fiche "sous traitant" 

Cet écran permet de saisir vos différents contacts chez le sous traitant. Ils seront utilisés lors de la saisie des commandes. Il est possible de désactiver un contact pour ne plus le voir apparaître dans les listes associées.

Outre les données administratives, il est possible d’affecter à chaque contact une adresse professionnelle (choisie parmi les adresses de livraison et de facturation du sous traitant auquel il est rattaché) et une adresse personnelle (bouton Adresse Pers.).

Il est possible d’associer à chaque contact une adresse mail ainsi qu’un mode de diffusion. Ces deux informations seront automatiquement reprises par Helios ERP lors des diffusions dans le cadre des gestions documentaire ou qualité.

Il est possible de consulter le journal d’évènements associé à chaque contact (voir règle de gestion sur le journal d’évènements).

6.3. Les Agréments de la fiche "sous traitant" 

Comme pour les agréments applicables à vos sous traitants et sous-traitants, il est possible de gérer dans Helios ERP la notion de compétence applicable au personnel.

En effet, chaque sous traitant peut exiger que certaines opérations ne soient réalisées que par du personnel compétent.
Pour cela, il faut impérativement associer au sous traitant une notion de compétences, définies dans le Module Paramétrage/Codifications/Compétence.
Il faut, ensuite les distribuer aux ressources (Module Ressource technique/Personnel) concernées.
Cette distribution, permet la saisie des données suivantes :
La période de validité de la compétence
La notion de qualification pour cette compétence.
Les règles de gestion portant sur cette notion de compétence concernent les gammes, les pointages, la planification par pôle de compétence (option).
Toutes les fonctionnalités (validation de commandes, validation documentaire, …) nécessitant une compétence associée (voir dans les paramétrages des modules respectifs) sont à déclarer sur le sous traitant de code « 0 ».

6.4 Gestion sous-traitance 

Ouverture du module Sous-traitance filtré sur le Sous traitant sélectionné. 

6.5. Gestion des contrats en fiche "sous traitant" 

Les contrats pré-initialisent le prix, le délai, la quantité et l'approvisionneur lors de l'intégration par EDI ou lors d'une saisie manuelle d'une commande sous traitant en fonction de la date de livraison de la ligne de commande sous traitant.

Un contrat est valable pour un client ou un groupe de Sous traitant pour une période donnée. Il doit être actif pour être pris en compte et ceci pour la date de livraison de la commande.
Si pour une date de livraison donnée, il n'existe pas de contrat actif, c'est le contrat actif du Sous traitant de la commande avec le code contrat le plus élevé qui est pris en compte. S'il s'agit d'une intégration EDI, aucun prix ne sera remonté dans ce cas.
Lors de l'activation d'un contrat, Helios ERP vérifie si les références au contrat n'existent pas déjà sous un autre contrat pour le même client et pour la même période. Si c'est le cas le contrat ne sera pas activé.
Les champs « validé par », « signataire » et le mode de règlement par défaut permettent de renseigner directement les commandes crées par EDI.
Le champ « Validé par  » est juste une information.
Les types de contrats vont permettre de gérer plusieurs contrats pour un même sous traitant qui porteront sur des articles différents. Ex : Contrat chaudronnerie, contrat tôlerie …
Ils peuvent être de type EDI ou NON* (case à cocher).

6.5.1 Création d'un contrat 

Il faut sélectionner « Nouveau contrat ». puis sélectionner le sous traitant (1) dans la fenêtre qui apparaît et valider (2).
Une fois le client sélectionné, il faut saisir les données de l'entête du contrat.
Puis saisir les données du contrat, Type, N°de contrat, période de validité, remises, mode de règlement , EDI ou Non EDI…

Les champs de date sont remplacés par les champs de gestion des rangs (2) et (3) lorsque la case de gestion des rangs est cochée sur l'interface
Puis sélectionner le bouton « Exécuter ».
La liste de articles apparaît dans la liste de gauche (1), saisir le prix des articles pour le contrat et renseigner les zones suivantes, Délai, Transit, lot… puis faire passer dans la liste de droite les articles du contrat via le bouton noté (2).

Valider.

6.5.2. Postulats (Règles qui régissent l'utilisation des contrats)

• L'activation d'un contrat désigne à la fois la validation et la mise à disposition du contrat pour la saisie des commandes sous traitants.
• Une fois activé il peut être à tout moment désactivé et lors de la saisie des commandes le contrat n'est plus utilisé (c'est la stratégie tarifaire de la société qui prend le relais).
• Un Sous traitant peut posséder plusieurs contrats actifs.
• Un article ne peut se trouver que dans un contrat actif pour une période donnée.

Toutes ces règles sont gérées sur la fonctionnalité « Activer le contrat », si une d'elle n'est pas vérifiée un message vous aiguillera dans l'erreur diagnostiquée.

6.5.3. Lignes de contrat

Une ligne de contrat est une référence article, elle est accessible via un double clic, sur la ligne concernée. Elle permet de compléter les données de la ligne du contrat.
Le « Coût de lancement » permet de pré initialiser le prix unitaire avec un coût fixe en plus du tarif catalogue.
Les champs « Semaine » et « mois » servent pour l'EDI Sup@irworld pour la distinction entre Horizon flexible (semaines) et Horizon Prévisionnel (mois).
Transit (voir Module Commande Sous traitant).

A la création de la ligne, ces champs sont initialisés automatiquement en fonction des données de la fiche Sous traitant.
Pour chaque ligne, le catalogue permet de donner le prix unitaire par quantité ou fixe.
De plus, le contrat permet de stocker l'approvisionneur par défaut de la pièce pour le client, cet approvisionneur peut fournir la totalité des besoins pour la pièce (dans ce cas on parle d'appro client), ne peut rien fournir (c'est de l'appro propre), ou peut fournir une partie des besoins (appro partiel).

6.5.6. Gestion des délais des contrat

Les délais et transit peuvent être mis à jour par cet écran de basculement soit ligne à ligne soit en marquant le délai et transit en haut et en basculant une ou plusieurs lignes.

6.5.7. Gestion des remises des contrats 

En sélectionnant une ligne de mon contrat, je modifie le taux de la remise et je bascule la ligne ou en marquant le taux de remise en haut, toutes les lignes que je bascule prendront la remise indiquée.

6.5.8. Evolution tarifaire

Cette fonctionnalité permet facilement « d’augmenter » (ou diminuer) les tarifs d’un contrat ou partie d’un contrat via la saisie d’un taux d’augmentation ou de diminution du tarif.

6.6 Type de sous-traitances 

Permet d’ouvrir un écran secondaire afin de liés un type de sous traitance au sous-traitant

6.7 Prévisionnel 

Commun au Module des Commandes Sous Traitants, cet écran vous propose la liste de toutes les phases d’OF prévues en sous-traitance chez le sous traitant sélectionné, à condition qu’il apparaisse en priorité numéro 1 dans les liens phases/Sous-traitance. (Voir Module GAMMES)

Cette liste comprend aussi bien les OF issu du CBN que ceux issus du PDP. (voir Module CBN/PDP).

Filtrée pour ce module, la liste globale est accessible depuis le Module des Commandes ST.

L’ergonomie de cette grille est l’ergonomie classique, notamment pour l’export vers Excel ou le format texte (voir Module Ergonomie).

6.8 Société 

Permet de lier un sous traitant a une société dans le cadre du multi société.

7. Les outils du module "sous traitant" 

7.1. Envoyer par Agora du module "sous traitant" 

Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le sous traitant en cours.

7.2. Impression du module "sous traitant" 

Il s'agit des éditions disponibles.

8. Paramètre  Sous-traitant 

Accessible depuis le menu paramétrage H2 → Sous traitant afin de définir des valeurs par défaut lors de la création d'un sous traitant.