Procédure de relance

Pour faciliter le traitement, les rappels sont liés à un journal dans PCE. Le journal va permettre d'éditer un document de rappel (pas un document comptable). On obtient également un historique par débiteur de tout ce qui a été rappelé.

C'est un journal spécial qui n'aura pas de n° de journal, l'avantage du journal c'est que l'on aura plus de souplesse.

Dans la notion de “relance” On distingue les rappels et les relevés

Rappel = l’ensemble des postes ouverts échus.

Relevé = l'ensemble des postes ouverts échus et non échus, situation au jour de l’extraction.

Après la génération des relances, il n'y a pas de trace comptable (pas de document comptable), la seule indication visible d’une relance se retrouvera sur la consultation du débiteur dans l'onglet 'Relance'.

Finance → Interrogations → Comptes débiteurs / clients

Cet onglet peut nécessiter un certain paramétrage de la part du consultant, si l’on souhaite dissocier les rappels des relevés dans l'affichage. L’affichage standard contient l’ensemble des documents de relance dans le même tableau.

Open

Procédure de rappels débiteurs

Ouvrir journal de rappel :

Dans un premier temps on sélectionne les factures à l'aide de filtre à disposition dans l'écran, mais en principe on prend tout (sans sélection)

Open

La date de référence est importante, car c'est la date qui va définir si on relance ou on ne relance pas, elle va vérifier que l'échéance de la facture soit dépassée. On peut utiliser cette date de référence pour tester/simuler la politique de rappel mise en place en mettant une date dans le future …

Dans le volet de gauche, on a la liste de tous les débiteurs à relancer et dans le volet de droite l’ensemble des documents échus à relancer du débiteur sélectionné :

On obtient un document de rappel par client et par monnaie avec l’ensemble des postes ouverts échus (configuration standard)
Possibilité par du paramétrage de générer un document de rappel par facture échue.

Pour afficher un rappel, sélectionner un client et cliquer sur ‘Aperçu' en haut de l’écran.

Dans le volet de gauche, possibilité de sélectionner les débiteurs à ne pas relancer et de les supprimer via le bouton ‘Supprimer’ en haut de l'écran.
Possibilité également pour un débiteur de supprimer les documents que l’on ne souhaite pas rappeler, ceci via le “-” en bas de l'écran de l’onglet ‘Document’.

Les différents boutons permettent de :

Texte : texte de rappel qui va être appliqué, on pourrait rajouter une communication particulière pour le client et ce rappel (texte lié au document de rappel)

Adresse : adresse du rappel, on peut changer l'adresse.

Échéance : échéances du niveau de rappel.

Commentaire : Ajouter un commentaire supplémentaire à but informatif. 

Si on a effectué toutes les modifications voulues on peut ensuite faire une liste de contrôle des rappels.
Aller dans le ruban ‘Etats’ puis sélectionner ‘Liste des relances’. On obtiendra ainsi une proposition de relances que l'on pourra contrôler avant d’effectuer l’impression de masse de l’ensemble des rappels qui se lance au même endroit sous ‘Impression des relances’.

Imprimer avec impression définitive, ceci permet de renseigner la date d'impression du rappel dans l'historique des relances du débiteurs dans la consultation (objet : ‘Comptes débiteurs / clients’)

Si les rappels sont envoyés, il faut mettre le journal en définitif. Obligatoire par mesure de sécurité !!! Car on peut supprimer le journal même si les rappels ont été effectués. Par conséquent toutes les facture reprendront le niveau de rappel d’avant la génération du journal supprimé et on perdra par conséquent l’historique des relances sur le débiteur. Important surtout si l’on émet les rappels avec BVR (QRCode)