Sommaire

1. Introduction

L’enregistrement d’une commande d’achat comporte les déclarations générales (fournisseur, N° de commande, délai, conditions d’acheminement...), les différentes lignes de la commande (code article, référence chez le fournisseur, quantité, prix, remise, date impérative de livraison...) et les conditions de règlements (acompte, modes de règlements...). 

L’enregistrement d’un article à commander peut être introduit dans la commande manuellement par appel de la référence du fournisseur (code fourniture) ou du code article interne, ou automatiquement par génération des achats à partir d’un retour d’appel d’offres, ou d’une proposition d’achats à partir du calcul des besoins. Si une grille de tarifs se rapporte à la ligne de commande, le système propose automatiquement un prix remisé ou un pourcentage de remise à appliquer, en tenant compte, le cas échéant, de la quantité commandée. Une visualisation par multi‑fenêtrages de la fiche du produit est disponible et le coefficient de changement d’unité achat - stock s’applique automatiquement. 

L’édition des commandes peut être demandée unitairement ou quotidiennement. 

De nombreux listages de suivi des achats permettent de connaître l’ensemble des commandes en cours, triées par fournisseur, par produit... Des états de relance des fournisseurs sont réalisés par analyse des réceptions attendues et par dates impératives souhaitées. 

L’accès à l’application « Achats et Accusés de Réception » s’effectue en sélectionnant l’option « Achats et accusés de réception » du menu de l’ERP Silog.

2. L’en‑tête des commandes d’achats

 Le mode liste de l’application Achats permet de lister l’ensemble des commandes passées.

2.1. Les zones du masque des clés de l’entête de l’application “Achats”

• N° Achat : Numéro de la commande d’achat (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (voir la documentation « E2_Utilitaires Responsable.doc »). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).

Fonctionnement du codificateur : 

Par exemple, si deux utilisateurs saisissent deux documents en simultané, le premier utilisateur se réserve le numéro de document n qui est le prochain compteur disponible, le second utilisateur se réserve le même numéro n tant que ce numéro n’a pas été attribué lors d’une validation. Le compteur est dit provisoire, il est suivi de la lettre « P ».

Utilisateur 1 =>   compteur nP 

Utilisateur 2 =>   compteur nP 

Le compteur provisoire est le même. 

Le premier des deux utilisateurs qui valide son enregistrement (clés et données) obtient son numéro définitif, c’est le prochain compteur libre sans le caractère « P ». 

Exemple utilisateur  2 => compteur n

Puis lorsque l’utilisateur 2 valide ses clés : Le numéro provisoire s’incrémente car le compteur a été attribué, le compteur provisoire est renuméroté : compteur (n+1)P.

Pendant ce temps, si un autre utilisateur saisit un même type de document son numéro provisoire sera le même que celui qui est en cours de saisie avec l’utilisateur 1.  compteur (n+1)P. 

S’il valide ses données avant l’utilisateur 1 son numéro définitif sera compteur n+1

Quant à l’utilisateur 1, la validation de sa saisie lui attribue le prochain numéro de compteur définitif libre   n+2. 

• N° d’A.R. : Numéro de la confirmation d’achat. Par défaut le système propose le même numéro que le numéro d’achat, mais l’utilisateur peut le changer. Pour un même fournisseur, il n’est pas possible de créer deux commandes d’achat avec le même N°d’A.R.

• Code fournisseur : Code du fournisseur de la commande (obligatoire). En création de commande d’achat, le bouton «  » permet d’importer un code fournisseur. Si le fournisseur est bloqué en commande le message suivant apparaît, et la commande ne peut être saisie. 

• Si le Bon à payer est bloqué pour ce fournisseur, le message suivant apparaît, mais la saisie n’est pas bloquée.

• Profil de taxes : Voir le chapitre “Profils de taxes” 

• Mention légale : Voir le chapitre “Profils de taxes” 

2.2. L’onglet “Général” de l’entête de l’application “Achats”

• Lignes d’achats : Cette liste présente les lignes de la pièce en cours. Le menu contextuel de la liste permet de consulter, modifier supprimer ou créer une ligne.

• Montant : Montant HT et TTC du talon en monnaie principale et en devise. 

• Date d’achat : La date d’achat est celle qui s’inscrit sur la commande d’achat envoyée au fournisseur. Par défaut, la date de l’ERP est proposée, mais elle peut être modifiée par l’utilisateur. 

• Créé le / Mise à jour le : Dates de création et de la dernière modification de la commande dans l’ERP. 

• Date d’effet : Par défaut, le système propose la date de l’achat. L’utilisateur peut modifier cette date. La date d’effet de la commande est utilisée pour le calcul des statistiques.

• Confirmé (O/N) : Cette zone permet d’indiquer si la commande est confirmée ou non.

• Date de confirmation : Par défaut, le système propose la date de l’ERP lors de la confirmation de la commande. L’utilisateur peut modifier cette date.

• Edité : Cette zone n’est pas gérée dans la version actuelle.

• Franco de port : Permet d’indiquer si la commande est « Franco de port ». Si la zone « Franco de port » est à ‘O’ui est que l’achat n’est pas à l’import, un message non bloquant prévient l’utilisateur.

• Achat complet : Permet de renseigner si l’achat peut ou non être ensuite complété automatiquement lors d’une génération automatique d’achats à partir d’un retour d’appel d’offres ou d’une proposition d’achat effectuée à partir du calcul des besoins.

• Reste à recevoir (O/N) : Cette zone indique si des articles restent à recevoir sur cette commande d’achats (Oui). Lorsque la commande est soldée, cette zone est à Non.

• Import (O/N) : Cette zone permet de préciser s’il s’agit d’une commande en France ou à l’étranger. Le champ ‘Import’ est initialisé par défaut à ‘O’ui lorsque le champ ‘Fournisseur (France, UE Hors UE)’ de la fiche du fournisseur est renseigné à ‘UE’ ou ‘Hors UE’.

• Achat en devise : Permet de préciser si l’achat s’effectue en euros ou dans une devise étrangère. Cette zone est initialisée par défaut à ‘O’ui si le code devise renseigné dans la fiche fournisseur est différent de ‘0’.

• Devise : En création et en modification de commande, le bouton «   » permet de sélectionner un code devise. Le code devise renseigné dans la fiche fournisseur est proposé par défaut. Le cours de la devise par défaut est celui renseigné dans le tableau des devises. Il peut être actualisé pour la commande ainsi que la date du cours sans que cela ne modifie les données du tableau des devises.

Adresses d’achat et de livraison : 

• Adresse livraison : Par défaut le système propose l’adresse renseignée dans le corps de l’application « Groupes Sociétés et sites », pour le site connecté.

• Adresse achat : Par défaut, le système propose l’adresse d’achat de la fiche fournisseur. Elle peut être modifiée par l’utilisateur.

• Transporteur : Nom du transporteur pour la commande. Par défaut le système propose le transporteur renseigné dans la fiche fournisseur. Le nom du transporteur peut être modifié par l’utilisateur.

• A l’attention de : Nom de la personne concernée par la livraison.

• Frais d’acheminement : Ce champ présente la somme des frais d’acheminement autres que ceux du fournisseur saisis sur les lignes. Ce champ n’est pas saisissable, il s’agit des frais totaux liés à l’acheminement des différentes lignes du BR, ce montant n’influe pas sur le talon, il s’agit du montant total des frais d’acheminement qui sont pris en compte pour la valorisation des articles au PMP et au DPA.

• Règle de calcul : Cette zone permet de sélectionner une règle de calcul pour répartir la part des montants des prestations de talon dans la valorisation du PMP et du DPA des articles concernés lorsque le paramètre « Intégrer les prestations talons dans le calcul du PMP » est activée. Par défaut, une zone de l’application « Paramétrages achats » permet d’alimenter cette zone avec une valeur par défaut.

• Date souhaitée au plus tôt et au plus tard : Ces zones permettent de renseigner les dates souhaitées au plus tôt et au plus tard pour réceptionner la commande. Il est possible de saisir directement les dates ou uniquement la semaine et l’année. La saisie de la semaine et de l’année recalcule la date correspondant au lundi de la semaine saisie (en considérant que le lundi est le premier jour de la semaine). Réciproquement, la saisie de la date impérative met à jour la semaine et l’année de réception souhaitée. Ces données sont proposées par défaut sur chaque ligne du corps de la commande. Le logiciel autorise la saisie de dates antérieures à la date de l’ERP ; si la date souhaitée au plus tard est antérieure à la date de l’ERP, un message d’avertissement prévient l’utilisateur. Il est bien entendu interdit de saisir une date au plus tard antérieure à la date au plus tôt. 

2.3. L’onglet “Divers” de l’entête de l’application “Achats”

Cette page permet de renseigner un numéro de compte analytique global pour toute la commande. Ces codes sont rappelés par défaut sur chaque ligne de commande. Lorsque l’utilisateur modifie ces codes dans l’en-tête, le système propose de répercuter la modification sur toutes les lignes de la commande.

• Obs. Compta. : L’observation comptable saisie dans la fiche fournisseur est affichée.

• Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche fournisseur est proposé par défaut. Il est affiché entre parenthèses. Il est modifiable par l’utilisateur. Ce pourcentage d’escompte est alors proposé par défaut en création des lignes de commande.

• Tarifs et remises : Dans le cas de l’utilisation du module « Tarifs et remises », ces zones permettent d’alimenter les tarifs et ou les profils de remises à appliquer par défaut. Voir le chapitre « Tarifs et remises ».

• Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de commande, le bouton «  » permet de sélectionner un code du dictionnaire d’information. Le dictionnaire d’information permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.

2.3. L’onglet “Talons” de l’entête de l’application “Achats”

Cette page présente le talon de la commande achat, en devise principale et en devise si la commande est passée en devise. 

Le détail des échéances est présenté, ainsi que le détail des prestations de talon et des taxes.

Détail des règlements :

Par défaut et lorsque le corps du bon de réception est renseigné, le système propose les modes de règlements renseignés dans la fiche du fournisseur. L’utilisateur peut les modifier. 

La première colonne permet, dans le cas d’un règlement partiel, de saisir la part de chaque mode de règlement par rapport au montant total. Cinq modes de règlement différents peuvent ainsi être renseignés. Bien entendu, le total des différents pourcentages doit être égal à 100 % ; à défaut, le système refuse de valider les modes de règlements saisis. S’il n’y a qu’un mode de règlement pour le fournisseur, seule la première ligne doit être renseignée, avec un pourcentage égal à 100  %. 

La deuxième colonne permet de saisir les différents modes du bon de réception. La création du mode de règlement en création ou modification de la fiche client est possible si l’utilisateur dispose des droits pour créer un mode de règlement avec la formule de calcul de l'échéance qui l’accompagne. Le bouton « » présente un listage de recherche des modes de règlements existants. Les modes de règlements peuvent également être créés à partir des menus « Gestion des achats » et « Gestion des ventes ». 

Les deux dernières colonnes présentent respectivement le montant du règlement en euros et le cas échéant dans la devise sélectionnée pour le bon de réception.

Taxes : Détail remises et charges :

Dans le cadre de la mise en place de la dématérialisation des factures achats, un tableau de regroupement des taxes par taux de TVA est présent. Il s’agit des données relatives aux taxes regroupées par taux de TVA (Base HT et montant TVA par taux). 

Le détail des remises et des charges est présenté dans le tableau du bas pour le taux de TVA sélectionné.

2.4. L’onglet “Relations Tiers” de l’entête de l’application “Achats”

Voir le chapitre III. La nouvelle Gestion de la relation des tiers V2 - C11 - ERP Silog

2.5. Le menu contextuel de l’entête de l’application “Achats”

2.5.1. Les Consultations

2.5.2. Les Editions

2.5.3. Les Traitements

2.5.3.1. Calcul du Talon

Pour lancer le recalcul des données du talon de la commande.

2.5.3.2. Mise à jour des lignes “Prévisionnelles/Fermes”

Ce traitement permet de changer le statut des lignes de commandes « Prévisionnelles » sélectionnées en « Fermes » pour la commande en cours. Un listage de sélection permet de sélectionner les lignes dont le statut doit être changé.

2.5.3.3. Saisie des tarifs et remises ou grilles de tarifs

Ouvre l’application « Grille de tarifs » ou « Tarifs et remises » suivant votre mode de gestion.

2.5.3.4. Ajuster toutes les lignes d’achats

Ce traitement met à jour la zone « Ajustement » avec la valeur « O » de toutes les lignes de l’achat, de ce fait la commande n’a plus de reste recevoir.

3. Le corps des commandes d’achats

L’accès au Corps de la commande s’obtient en cliquant sur l’onglet Corps (ou touche F9).

Celui-ci permet de visualiser, de modifier, d’ajouter ou de supprimer des lignes de la commande. La combinaison de touches ALT-F7 permet de dupliquer une ligne d’achat.

3.1. Le masque des clés du corps des Achats

• N° Ligne Achat : Numéro de la ligne de commande (obligatoire). En création de ligne de commande, le système propose un numéro de ligne qui s’incrémente automatiquement. L’utilisateur peut modifier celui-ci. 

• Code Fourniture / Prestation : Code de la fourniture ou de la prestation à commander (obligatoire). En création de ligne de commande, le bouton « » présente un listage de recherche des fournitures ou des prestations référencées chez le fournisseur concerné. Si le code saisi n’existe pas, le système propose la création annexe d’une fourniture ou d’une prestation pour le fournisseur. 

• Article : Code de l’article ou de l’équipement (si vous posséder le module « Equipement ») interne auquel la fourniture est associée. Il est automatiquement renseigné par le système si le code fourniture a été saisi avant. Il est aussi possible de saisir un article par sa référence, et dans ce cas s'il n'existe qu'une seule fourniture associée pour le fournisseur et l'article interne, alors la zone fourniture est automatiquement alimentée. 

• Prestation liée : Cette zone permet d’indiquer si la prestation est liée au code fournisseur (‘O’ui). En effet, il est possible de définir des prestations liées à un fournisseur et des prestations sans fournisseur déclaré voir III. Les Prestations achats - G2A1 - ERP Silog . 

• Prestation de talon : Permet d’indiquer si la prestation doit apparaître dans le talon de la commande (‘O’ui) ou uniquement dans les lignes (‘N’on). Pour les prestations de talon, les éventuels escomptes peuvent ou non s’appliquer à la prestation selon l’option choisie dans le Paramétrage général. 

• Désignation de la commande : Désignation de la fourniture ou de la prestation pour la ligne de commande. Par défaut la désignation de la commande reprend celle de la fiche fourniture (ou de la prestation le cas échéant). L’utilisateur peut modifier la désignation de la commande, sans que cette modification soit répercutée sur la fiche fourniture (ou prestation).

3.1. L’onglet “Général” du corps des Achats

•  Quantité commandée : Quantité de fournitures (ou de prestations) commandée. En modification de ligne, elle ne peut être inférieure à la quantité déjà livrée. La quantité achetée met à jour les quantités restant à recevoir (R.A.R.) de la fiche fourniture et de la fiche article, en tenant compte, éventuellement, du coefficient de conversion entre l’unité d’achat et l’unité de stock. 

• Quantité livrée : Zone non saisissable informant de la quantité de fournitures (ou prestations) déjà livrée pour la ligne de commande. 

• A recevoir : Zone non saisissable informant de la quantité de fournitures (ou prestations) restant à recevoir pour la ligne de commande. 

• Unité : Unité d’achat et de stock, le coefficient de conversion entre l’unité d’achat et de stock est rappelé.

• Ajustement : Pour ajuster la ligne de commande fournisseur, le reste à recevoir devient 0.

• Prix unitaire : Prix d’achat de la fourniture (ou de la prestation). Par défaut, le prix de la fiche fourniture (ou prestation) est proposé mais il peut évidemment être modifiée.

• Prix unitaire remisé : Prix unitaire minoré de la remise. Le taux de remise global est rappelé. 

• Mtt HT (rem. esc.) : Montant hors taxe remisé et escompté total de la ligne de commande. L’éventuel montant HT en devises est présenté dans la zone mitoyenne. Le pourcentage d’escompte à appliquer à la ligne de commande est modifiable, sa valeur provient de l’entête.

• Code TVA/Code TPF : Affiche les codes TVA et TPF sélectionnés et le pourcentage correspondant. En création et en modification de ligne, le bouton «  » permet de sélectionner un taux de TVA parmi ceux renseignés dans l’ERP. Il n’est pas possible de modifier les codes TVA à partir de cette application ; le paramétrage des taux de TVA s’effectue dans le Paramétrage Général ou dans les Profils de taxes.

•  Montant TTC : Montant TTC de la ligne de commande. Les montants sont affichés en devise principale (colonne de gauche) et en devise (colonne de droite) si la commande est saisie en devise.  La colonne du milieu présente les montants dans la devise secondaire, si le module optionnel « Changement de monnaie » est disponible et si l’option « Afficher les montants en monnaie secondaire » est activée dans l’application « Paramétrages ERP ».

• Remises : Les trois zones de remise sont saisissables si le mode « Grilles de tarifs » est activé pour la chaîne achat Dans le mode « Tarifs et remises » ces zones ne sont pas visibles. Ces trois remises s’enchaînent en cascade. Par exemple, une remise de 10 % est appliquée à la ligne de commande, puis une remise de 25 % sur le montant déjà remisé de 10 %. Le pourcentage de remise total de la ligne est égal à 10 + ((100 - 10) * (25 / 100)) = 32.50 %.