Problématique
Un utilisateur est rattaché à de nombreux éléments dans l’ERP, certains sont plus ou moins nécessaires dans les flux, d'où la nécessité d’effectuer certaines modifications lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise ou change de poste.
Avant de pouvoir désactiver un utilisateur, il est nécessaire de vérifier tous les éléments exclusivement affectés à l’utilisateur.
Voici une liste exhaustive de ces éléments à vérifier :
EnPar exemple, en premier lieu, il faut vérifier si, parmi les rôles affectés à l’utilisateur, il existe un rôle exclusif
qui n’aurait été créé que pour cet utilisateur. Si c’est leà l'utilisateur, auquel cas il convient d’affecter le remplaçant de l’utilisateur à ce rôle.
Une liste non exhaustive à vérifier en cas de départ ou remplacement d'un salarié (cela permet également de redéfinir proprement des accès par rôle et non par utilisateur) :
Employé : Déclaration de sa sortie et le rendre inactif. Le fait de rendre inactif un employé rend aussi inactif l'utilisateur associé. Rechercher l'employé associé à l'utilisateur. Il faut reprendre tous les employés pour lequel il est supérieur hiérarchique pour les affecter à son remplaçant.
Utilisateur : propager les recherches et le paramétrage des listes si l’utilisateur est remplacé. Affecter son menu de navigation.
Rôles : affecter les rôles à l’utilisateur pour utiliser les tableaux de bord (graphiques, indicateurs, requêtes), tâches à réaliser/à venir, attributs, alertes, scénarios de saisie.
Flux vente / achat : Changement de réviseur de commande, changement le représentant / acheteur sur la fiche tiers et de responsable de l’affaire.
Flux d'information informatif : réaffectation au remplaçant si le flux a été affecté uniquement à l'utilisateur.
Il conviendra soit d’affecter son remplaçant, soit, pour éviter cette reprise systématique, d’affecter, lorsque c’est possible, le rôle propre à la fonction du poste.
Liste des activités avec une affectation possible à l’utilisateur :
“Gérer les tâches manuelles,
“Gérer les flux d’informations informatifs”,
“Paramétrer le processus de validation des documents” : regarder pour chaque processus s'il y a des documents en cours de validation
pour l'utilisateur et si oui, s'il existe bien un suppléant actif pour cette étape.
“Planifier les tâches
” : effectuer la recherche
“Exécutée par" "égal à "utilisateur"
. Modifier chaque tâche concernée pour indiquer le remplaçant au niveau de "exécuter par".
“Gérer les employés” :
Rechercher l'employé associé à l'utilisateur.
Il faut reprendre tous les employés pour lequel il est supérieur hiérarchique pour les affecter à son remplaçant.
Déclarer la sortie et rendre l’employé inactif. Cela permet aussi de rendre l’utilisateur inactif.
| Tip |
|---|
Astuce |
Et l’employé ?
L’utilisateur est souvent associé à un employé, il convient alors aussi de réfléchir de ce qu’il advient des encours liés à l’employé qui quitte l’entreprise.
Par exemple, un employé peut être un acheteur, il est possible d’indiquer son remplaçant dans toutes les fiches fournisseur avec le mécanisme de modification rapide.
Pour le cas du représentant, c’est plus compliqué puisqu’un client possédant une liste de représentant, cette donnée ne peut pas être modifiée avec le mécanisme de modification rapide.
Toutefois, via l’outil “Analyser les références d’un élément” on peut voir l’ensemble des éléments qui référence l'élément sélectionné.
Cependant, cet outil est limité car :
il propose tous les éléments et pas juste ceux qui sont en cours de réalisation et pour lesquels la question du changement se pose,
aucune action n’est possible depuis l’outil, on est obligé d’ouvrir l’activité correspondante et de rechercher l'élément pour le modifier.