Sommaire

1. Introduction

L’enregistrement d’une commande d’achat comporte les déclarations générales (fournisseur, N° de commande, délai, conditions d’acheminement...), les différentes lignes de la commande (code article, référence chez le fournisseur, quantité, prix, remise, date impérative de livraison...) et les conditions de règlements (acompte, modes de règlements...). 

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L’accès à l’application « Achats et Accusés de Réception » s’effectue en sélectionnant l’option « Achats et accusés de réception » du menu de l’ERP Silog.

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2. L’en‑tête des commandes d’achats

 Le mode liste de l’application Achats permet de lister l’ensemble des commandes passées.

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2.1. Les zones du masque des clés de l’entête de l’application “Achats”

• N° Achat : Numéro de la commande d’achat (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (voir la documentation « E2_Utilitaires Responsable.doc »). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).

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• Profil de taxes : Voir le chapitre “Profils de taxes” 

• Mention légale : Voir le chapitre “Profils de taxes” 

2.2. L’onglet “Général” de l’entête de l’application “Achats”

• Lignes d’achats : Cette liste présente les lignes de la pièce en cours. Le menu contextuel de la liste permet de consulter, modifier supprimer ou créer une ligne.

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• Adresse livraison : Par défaut le système propose l’adresse renseignée dans le corps de l’application « Groupes Sociétés et sites », pour le site connecté.

• Adresse achat : Par défaut, le système propose l’adresse d’achat de la fiche fournisseur. Elle peut être modifiée par l’utilisateur.

• Transporteur : Nom du transporteur pour la commande. Par défaut le système propose le transporteur renseigné dans la fiche fournisseur. Le nom du transporteur peut être modifié par l’utilisateur.

• A l’attention de : Nom de la personne concernée par la livraison.

• Frais d’acheminement : Ce champ présente la somme des frais d’acheminement autres que ceux du fournisseur saisis sur les lignes. Ce champ n’est pas saisissable, il s’agit des frais totaux liés à l’acheminement des différentes lignes du BR, ce montant n’influe pas sur le talon, il s’agit du montant total des frais d’acheminement qui sont pris en compte pour la valorisation des articles au PMP et au DPA.

• Règle de calcul : Cette zone permet de sélectionner une règle de calcul pour répartir la part des montants des prestations de talon dans la valorisation du PMP et du DPA des articles concernés lorsque le paramètre « Intégrer les prestations talons dans le calcul du PMP » est activée. Par défaut, une zone de l’application « Paramétrages achats » permet d’alimenter cette zone avec une valeur par défaut.

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• Date souhaitée au plus tôt et au plus tard : Ces zones permettent de renseigner les dates souhaitées au plus tôt et au plus tard pour réceptionner la commande. Il est possible de saisir directement les dates ou uniquement la semaine et l’année. La saisie de la semaine et de l’année recalcule la date correspondant au lundi de la semaine saisie (en considérant que le lundi est le premier jour de la semaine). Réciproquement, la saisie de la date impérative met à jour la semaine et l’année de réception souhaitée. Ces données sont proposées par défaut sur chaque ligne du corps de la commande. Le logiciel autorise la saisie de dates antérieures à la date de l’ERP ; si la date souhaitée au plus tard est antérieure à la date de l’ERP, un message d’avertissement prévient l’utilisateur. Il est bien entendu interdit de saisir une date au plus tard antérieure à la date au plus tôt. 

2.3. L’onglet “Divers” de l’entête de l’application “Achats”

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Cette page permet de renseigner un numéro de compte analytique global pour toute la commande. Ces codes sont rappelés par défaut sur chaque ligne de commande. Lorsque l’utilisateur modifie ces codes dans l’en-tête, le système propose de répercuter la modification sur toutes les lignes de la commande.

• Obs. Compta. : L’observation comptable saisie dans la fiche fournisseur est affichée.

• Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche fournisseur est proposé par défaut. Il est affiché entre parenthèses. Il est modifiable par l’utilisateur. Ce pourcentage d’escompte est alors proposé par défaut en création des lignes de commande.

• Tarifs et remises : Dans le cas de l’utilisation du module « Tarifs et remises », ces zones permettent d’alimenter les tarifs et ou les profils de remises à appliquer par défaut. Voir le chapitre « Tarifs et remises ».

• Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de commande, le bouton «  » permet de sélectionner un code du dictionnaire d’information. Le dictionnaire d’information permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.

2.3. L’onglet “Talons” de l’entête de l’application “Achats”

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Cette page présente le talon de la commande achat, en devise principale et en devise si la commande est passée en devise. 

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Le détail des remises et des charges est présenté dans le tableau du bas pour le taux de TVA sélectionné.

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2.4. L’onglet “Relations Tiers” de l’entête de l’application “Achats”

Voir le chapitre III. La nouvelle Gestion de la relation des tiers V2 - C11 - ERP Silog

2.5. Le menu contextuel de l’entête de l’application “Achats”

2.5.1. Les Consultations

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2.5.2. Les Editions

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2.5.3. Les Traitements

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2.5.3.1. Calcul du Talon

Pour lancer le recalcul des données du talon de la commande.

2.5.3.2. Mise à jour des lignes “Prévisionnelles/Fermes”

Ce traitement permet de changer le statut des lignes de commandes « Prévisionnelles » sélectionnées en « Fermes » pour la commande en cours. Un listage de sélection permet de sélectionner les lignes dont le statut doit être changé.

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2.5.3.3. Saisie des tarifs et remises ou grilles de tarifs

Ouvre l’application « Grille de tarifs » ou « Tarifs et remises » suivant votre mode de gestion.

2.5.3.4. Ajuster toutes les lignes d’achats

Ce traitement met à jour la zone « Ajustement » avec la valeur « O » de toutes les lignes de l’achat, de ce fait la commande n’a plus de reste recevoir.

3. Le corps des commandes d’achats

L’accès au Corps de la commande s’obtient en cliquant sur l’onglet Corps (ou touche F9).

Celui-ci permet de visualiser, de modifier, d’ajouter ou de supprimer des lignes de la commande. La combinaison de touches ALT-F7 permet de dupliquer une ligne d’achat.

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3.1.

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Les zones du masque des clés du corps des Achats

• N° Ligne Achat : Numéro de la ligne de commande (obligatoire). En création de ligne de commande, le système propose un numéro de ligne qui s’incrémente automatiquement. L’utilisateur peut modifier celui-ci. 

• Code Fourniture / Prestation : Code de la fourniture ou de la prestation à commander (obligatoire). En création de ligne de commande, le bouton « » présente un listage de recherche des fournitures ou des prestations référencées chez le fournisseur concerné. Si le code saisi n’existe pas, le système propose la création annexe d’une fourniture ou d’une prestation pour le fournisseur. 

• Article : Code de l’article ou de l’équipement (si vous posséder le module « Equipement ») interne auquel la fourniture est associée. Il est automatiquement renseigné par le système si le code fourniture a été saisi avant. Il est aussi possible de saisir un article par sa référence, et dans ce cas s'il n'existe qu'une seule fourniture associée pour le fournisseur et l'article interne, alors la zone fourniture est automatiquement alimentée. 

• Prestation liée : Cette zone permet d’indiquer si la prestation est liée au code fournisseur (‘O’ui). En effet, il est possible de définir des prestations liées à un fournisseur et des prestations sans fournisseur déclaré voir III. Les Prestations achats - G2A1 - ERP Silog . 

• Prestation de talon : Permet d’indiquer si la prestation doit apparaître dans le talon de la commande (‘O’ui) ou uniquement dans les lignes (‘N’on). Pour les prestations de talon, les éventuels escomptes peuvent ou non s’appliquer à la prestation selon l’option choisie dans le Paramétrage général. 

• Désignation de la commande : Désignation de la fourniture ou de la prestation pour la ligne de commande. Par défaut la désignation de la commande reprend celle de la fiche fourniture (ou de la prestation le cas échéant). L’utilisateur peut modifier la désignation de la commande, sans que cette modification soit répercutée sur la fiche fourniture (ou prestation).

3.

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2. L’onglet “Général” du corps des Achats

• Quantité commandée : Quantité de fournitures (ou de prestations) commandée. En modification de ligne, elle ne peut être inférieure à la quantité déjà livrée. La quantité achetée met à jour les quantités restant à recevoir (R.A.R.) de la fiche fourniture et de la fiche article, en tenant compte, éventuellement, du coefficient de conversion entre l’unité d’achat et l’unité de stock. 

• Quantité livrée : Zone non saisissable informant de la quantité de fournitures (ou prestations) déjà livrée pour la ligne de commande. 

• A recevoir : Zone non saisissable informant de la quantité de fournitures (ou prestations) restant à recevoir pour la ligne de commande. 

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• Prix unitaire remisé : Prix unitaire minoré de la remise. Le taux de remise global est rappelé. 

• Mtt HT (rem. esc.) : Montant hors taxe remisé et escompté total de la ligne de commande. L’éventuel montant HT en devises est présenté dans la zone mitoyenne. Le pourcentage d’escompte à appliquer à la ligne de commande est modifiable, sa valeur provient de l’entête.

• Code TVA/Code TPF : Affiche les codes TVA et TPF sélectionnés et le pourcentage correspondant. En création et en modification de ligne, le bouton «  » permet de sélectionner un taux de TVA parmi ceux renseignés dans l’ERP. Il n’est pas possible de modifier les codes TVA à partir de cette application ; le paramétrage des taux de TVA s’effectue dans le Paramétrage Général ou dans les Profils de taxes.

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Il est possible de saisir directement les dates ou uniquement la semaine et l’année. La saisie de la semaine et de l’année recalcule la date correspondant au lundi de la semaine saisie. Réciproquement, la saisie d’une date précise met à jour la semaine et l’année de réception. Le logiciel autorise la saisie de dates antérieures à la date de l’ERP. Bien entendu, les dates au plus tôt ne peuvent être antérieures aux dates au plus tard.

Imputations

Le cartouche « Imputations » « Imputations » permet de renseigner un numéro de compte analytique global et une section analytique globale pour la ligne de commande. Lorsque le compte analytique est modifié dans l’en-tête de la commande, le système propose de répercuter la modification sur toutes les lignes de la commande. Le compte général présenté par défaut provient de la fiche fourniture (ou prestation).

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Sur cette page, trois lignes sont également disponibles pour saisir des remarques concernant la ligne de commande. Le cadre « Unités » rappelle les unités d’achat, de stock ainsi que le coefficient de conversion de la fourniture commandée.

Enfin, le cartouche « Remises » affiche et permet de modifier les pourcentages de remises. Les trois remises s'enchaînent en cascade pour donner une valeur de remise cumulée qui est affichée dans l’onglet « Général » de la ligne de commande.

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3.3. Le menu contextuel du corps des Achats

3.

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3.1. Les Consultations

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3.

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3.2. Les Editions

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3.

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3.3. Les Traitements

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Lors de l’enregistrement d’une ligne d’une commande achat, vous avez la possibilité de saisir une ou plusieurs lignes d’imputation, en sélectionnant l’option ‘Imputation sur achat’ du menu contextuel.

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Le curseur doit être positionné sur la ligne à modifier et la ligne ne doit pas être sélectionnée ; le symbole ‘ ’ ne doit pas être affiché en regard de la ligne à modifier.

3.

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3.3.1. L’imputation d’une ligne de commande sur une affaire

L’utilisateur sélectionne ensuite l’option ‘Nouvelle affaire’ pour créer une nouvelle affaire ou l’option ‘Importer affaire’ pour effectuer une imputation sur une affaire existante. 

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Veuillez vous reporter au chapitre « Suivi d’Affaires » pour avoir d’avantages d’explications sur l’enregistrement des lignes d’imputation.

3.

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3.3.2. L’imputation d’une commande d’achat sur un lancement

Il est possible d’imputer une ligne d’achat  sur un lancement et de définir le type d’imputation qui sera réalisé à la réception de la commande. Il est possible de considérer ces lignes d’imputation comme une entrée en stock (type ‘S’), comme une consommation sur lancement (type ‘C’), comme une sortie de stock ou comme une consommation directe sur le lancement (type ‘D’).