Dans la codification Fichier liés on retrouve les informations du volumes de fichier liés par module en fonction du paramétrages du stcokages des documents
on pourra évaluer le volume stocké en BDD.
Il est aussi possible de définir un répertoire par défaut afin que lors de l'ajout d'un fichier liés dans le module sélectionné on ouvre l'explorateur windows sur le répertoire définie.
La check box Supprimer les fichiers permets da définir si on souhaite supprimer le fichier après l'importer dans les fichier liés du répertoire définie.
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Prérequis
- Paramétrage du coffre-fort par l’administrateur Système.
- Définition des droits sur le coffre-fort afin d’autoriser uniquement les personnes compétentes à accéder/modifier ce dossier
- Le coffre-fort doit être accessible par le serveur d’application et en lecture par les opérateurs pour une ouverture depuis H2
- Espace de stockage en cohérence avec le volume à traiter.
Paramétrage
Rappel : Utilisation uniquement en mode BDD&Archivage en attendant la fin de la migration H2 -> Helios ERP des écrans car H2 reste en BDD
Le paramétrage des fichiers liés pour l’archivage ou le passage en mode serveur de fichier s’effectue dans la codification « stockage de document »
A partir du moment où l’on souhaite extraire les documents de la BDD il faut obligatoirement passer par le mode de stockage « Base de données & archivage » afin de récupérer l’ensemble des documents stocké sur la BDD.
Le répertoire de stockage doit être le même pour Base de données & archivage ou serveur de fichier afin d’avoir accès aux données extraites.
Utilisation
Ci-dessous un exemple d’utilisation de l’archivage pour les Fichiers Liés
- Ouvrir codification « stockage de document »
- Sélectionner Base de données & archivage
- Renseigner le répertoire de stockage créé (coffre-fort)
- Cliquer sur OK
- Ouvrir codification « Fichiers Liés »
- Sélection d’un module
- Sélection de l’année et d’un mois ou garder tout
- Cliquer sur Archiver
Une fois l’ensemble des modules archivés si vous le souhaitez, vous pouvez passer en mode serveur de fichiers dans la codification « stockage de document ».
1.1.1.1 Format D’archivage
Le format d’archivage des fichiers liés est défini sous la forme :
- En général, le nom du fichier sera donné par
- La clé primaire de la table de référence si c'est une clé simple (ex pour OFs : CD_OFS)
La concaténation des informations de la clé primaire séparées par le caractère - : (ex pour S_BL_LG : CD_S_BL+'-'+LIG_BL)
- Le caractère '.' plus la valeur du champ N_LIGNE de la table d'extraction du fichier lié
- Le caractère '-' plus le nom du fichier contenu dans le champ NOM_FICHIER de la table d'extraction du fichier lié
- Il existe des exceptions (compatibilité avec l'outil HEL_FAV) pour les modules ci-dessous. Le champ utilisé en première position est différent
- BL : Champ utilisé ID_BL
- C_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
- FACTURE : Champ utilisé : ID_FACTURE
- F_BL : Champ utilisé : N_BR
- S_BL : Champ utilisé : N_BR
- OFS : Champ utilisé : ID_OFS
- RVC : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+ LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
- S_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_S_CMD), 8)
- STOCK_COMP_EBL : Champ utilisé : N_IDENT
- STOCK_MATI_EBL : Champ utilisé : N_IDENT
Plus d'information dans la documentation Transverse d'archivage des documents