Gestion des Fichiers liés

Owned by Mathieu Ladoumegue
Last updated: Mar 08, 2024

Prérequis

  • Paramétrage du coffre-fort par l’administrateur Système.
    1. Définition des droits sur le coffre-fort afin d’autoriser uniquement les personnes compétentes à accéder/modifier ce dossier
    2. Le coffre-fort doit être accessible par le serveur d’application et en lecture par les opérateurs pour une ouverture depuis H2
  • Espace de stockage en cohérence avec le volume à traiter.


Paramétrage

Rappel : Utilisation uniquement en mode BDD&Archivage en attendant la fin de la migration H2 -> Helios ERP des écrans car H2 reste en BDD

Le paramétrage des fichiers liés pour l’archivage ou le passage en mode serveur de fichier s’effectue dans la codification « stockage de document »


A partir du moment où l’on souhaite extraire les documents de la BDD il faut obligatoirement passer par le mode de stockage « Base de données & archivage » afin de récupérer l’ensemble des documents stocké sur la BDD.

Le répertoire de stockage doit être le même pour Base de données & archivage ou serveur de fichier afin d’avoir accès aux données extraites. 

Utilisation

Ci-dessous un exemple d’utilisation de l’archivage pour les Fichiers Liés

  • Ouvrir codification « stockage de document »
  • Sélectionner Base de données & archivage
  • Renseigner le répertoire de stockage créé (coffre-fort)
  • Cliquer sur OK
  • Ouvrir codification « Fichiers Liés »

  • Sélection d’un module
  • Sélection de l’année et d’un mois ou garder tout
  • Cliquer sur Archiver

Une fois l’ensemble des modules archivés si vous le souhaitez, vous pouvez passer en mode serveur de fichiers dans la codification « stockage de document ».

1.1.1.1      Format D’archivage

Le format d’archivage des fichiers liés est défini sous la forme :

  • En général, le nom du fichier sera donné par 
    • La clé primaire de la table de référence si c'est une clé simple (ex pour OFs : CD_OFS)

La concaténation des informations de la clé primaire séparées par le caractère - : (ex pour S_BL_LG : CD_S_BL+'-'+LIG_BL)

  • Le caractère '.' plus la valeur du champ N_LIGNE de la table d'extraction du fichier lié
  • Le caractère '-' plus le nom du fichier contenu dans le champ NOM_FICHIER de la table d'extraction du fichier lié
  • Il existe des exceptions (compatibilité avec l'outil HEL_FAV) pour les modules ci-dessous. Le champ utilisé en première position est différent
    • BL : Champ utilisé ID_BL
    • C_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
    • FACTURE : Champ utilisé : ID_FACTURE
    • F_BL : Champ utilisé : N_BR
    • S_BL : Champ utilisé : N_BR
    • OFS : Champ utilisé : ID_OFS
    • RVC : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+ LPAD(TRIM(ID_C_CMD), 8)
    • S_CMD : Champs utilisés : ID_ANNEE+'-'+LPAD(TRIM(ID_S_CMD), 8)
    • STOCK_COMP_EBL : Champ utilisé : N_IDENT 
    • STOCK_MATI_EBL : Champ utilisé : N_IDENT


Plus d'information dans la documentation Transverse d'archivage des documents