Un utilisateur est rattaché à de nombreux éléments dans l’ERP, certains sont plus ou moins nécessaires dans les flux, d'où la nécessité d’effectuer certaines modifications lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise ou change de poste.
Avant de pouvoir désactiver un utilisateur, il est nécessaire de vérifier tous les éléments exclusivement affectés à l’utilisateur.
En premier lieu, il faut vérifier si parmi les rôles affectés à l’utilisateur il existe un rôle exclusif à l'utilisateur, auquel cas il convient d’affecter le remplaçant de l’utilisateur à ce rôle.
Voici une liste exhaustive des activités manipulant des éléments qui peuvent être potentiellement affectés à l’utilisateur directement. Il conviendra soit d’affecter son remplaçant, soit, pour éviter cette reprise, d’affecter, lorsque c’est possible, le rôle propre à la fonction du poste :
“Gérer les tâches manuelles,
“Gérer les flux d’informations informatifs”,
“Paramétrer le processus de validation des documents” : regarder pour chaque processus s'il y a des documents en cours de validation pour l'utilisateur et si oui, s'il existe bien un suppléant actif pour cette étape.
“Planifier les tâches” : effectuer la recherche “Exécutée par" "égal à "utilisateur". Modifier chaque tâche concernée pour indiquer le remplaçant au niveau de "exécuter par".
“Gérer les employés” :
Rechercher l'employé associé à l'utilisateur. Il faut reprendre tous les employés pour lequel il est supérieur hiérarchique pour les affecter à son remplaçant.
Déclarer la sortie et rendre l’employé inactif. Cela permet aussi de rendre l’utilisateur inactif.
Astuce Afin de valider qu’un utilisateur dispose strictement des mêmes droits qu’un autre, il est possible d’utiliser l’activité “Lister les accès d'un rôle ou d'un utilisateur” et vérifier le nombre d’éléments accédés.
