Traitement de l'inventaire

Schéma process d’inventaire

Faire un inventaire de A à Z - Travaux préparatoires

1. Les travaux listés ici doivent être effectués AVANT d'extraire les positions de stock, cela pour s'assurer que le flux physique a bien été reporté dans le système informatique.

2. Vérifier qu'il ne reste aucun document, générant des mouvements de stock, en statut "à confirmer". Le cas échéant, il faut confirmer ces documents (seulement si la marchandise a été envoyée, et est donc sortie du stock).

3. Sortir le portefeuille des 'consignations/soumissions' avant correction, l'envoyer à chaque client concerné puis, dès que vous l'avez reçu en retour, y apporter les corrections nécessaires. Voir le Comment faire - Inventaire pour stocks privés.

4. Vérifier que les mouvements physiques de stock ont bien été reportés.

5. Vérifier qu'il n'y a pas de transfert de stock en souffrance.

6. Vérifier qu'il n'y a pas de documents de 'mise en stock de contrôle' en souffrance.

7. Vérifier que tous les ordres de fabrication réceptionnables sont bien réceptionnés et que les éventuelles affectations de composants ont été effectuées.

8. Pour l'intégration des données via Code barres ou fichiers externes, vous devez avoir vérifié et complété de façon cohérente les configurations liées (Intégration des données externes d'inventaire).

Faire un inventaire de A à Z - Bloquez les positions de stock pour l'inventaire

Les cases à cocher "Blocage des positions de stock" des objets "Stocks logiques" et "Emplacements de stock" ne sont pas gérées. Pour éviter que des mouvements de stock puissent avoir
lieu pendant l'inventaire, plusieurs moyens sont à votre disposition :

1. Recherche pour le bien, le stock et l'emplacement concernés (objet des Produits, onglet "Inventaire", case à cocher "Blocage position de stock"), si rien trouvé →

2. Recherche pour le bien et le stock concernés (objet des Produits, onglet "Inventaire", case à cocher "Blocage position de stock"), si rien trouvé →

3. Recherche pour le bien concerné (objet des Produits, onglet "Inventaire", case à cocher "Blocage position de stock"), si rien trouvé →

4. Configuration GCO_CInven_FIXED_ST_POS = True

5. Le blocage empêche tout mouvement manuel de stock ET toute confirmation de documents logistiques qui ont au moins un détail de position concerné par le blocage de position.

Faire un inventaire de A à Z - Créez l’inventaire

Ouvrir l'objet Préparation / Traitement de l'inventaire, disponible sous :
Logistique → Administration des stocks → Inventaire

1. Cliquer sur le bouton du ruban;

2. Renseigner le type d'inventaire (manuel/initial) ainsi que  la désignation de l'inventaire;

3. Renseigner le champ Initialisation de la qté inventoriée
   Permet deux valeurs:
   

   1. Qté inventoriée initialisée à zéro : possibilités d'avoir plusieurs saisies pour la même position, les quantités inventoriées s'additionnant alors
      l'une avec l'autre;

   2. Qté inventoriée initialisée avec qté système : une seule saisie autorisée par position; en cas de saisie à double, la dernière renseignée remplace
      automatiquement la précédent

4. Donner éventuellement accès aux champs valeurs.

Cette case à cocher, si elle est sélectionnée, autorise la modification des données de valeur des positions d'inventaire
modifiées (= le prix unitaire/champ "Prix unitaire saisi", le prix total/champ "Prix total saisi", en saisie d'inventaire).
Accessible si le statut de l'inventaire est différent de 06 = Traité.

5. Valider via le bouton Valider du ruban;

6. Rendre l'inventaire disponible pour la saisie déjà maintenant ou attendez que les extractions soient effectuées pour le faire.

Saisir manuellement des données d'inventaires - Extraire des positions de stock

L'extraction permet de sélectionner les produits voulus pour l'inventaire.

Vous pouvez soit créer une nouvelle extraction, soit ajouter des données à une extraction existante. Le choix se fait à la fin du processus de sélection des produits.

1. Ouvrir l'objet Préparation / Traitement de l'inventaire, disponible sous :
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire.

2. Sélectionner l'inventaire dans le volet de navigation.

3. Allez dans l'onglet "Extractions".

4. Cliquez sur le bouton "Ajouter" de la barre de navigation verticale du tableau de données.

Un assistant s'ouvre.

Vous suivez les diverses étapes proposées (il est toujours possible de se déplacer entre les différentes étapes au moyen des boutons "Suivant" et "Précédent").

Étape 1 - Choix de la requête de sélection des données:

1. Vous choisissez, par le biais d'une des requêtes affichées, les données que vous désirez extraire pour l'inventaire. Un double clic dans le champ "Remarque" ouvre
   une fenêtre modale qui affiche plus d'informations sur la requête choisie (si ce champ a été renseigné lors de la création de la requête).

2. Cliquez sur le bouton "Suivant".

Étape 2 - Filtre sur les biens à extraire:

Apparaît si la commande de sélection choisie dans la fenêtre de "Choix de la requête de sélection des données" nécessite la saisie de paramètres.

1. Nécessaire, par exemple : pour restreindre les biens à extraire, par exemple : vous ne désirez faire une extraction que pour un bien, ou un stock et un emplacement particulier, un alliage, etc.

2. Vous choisissez alors ce bien, ce stock, cet alliage, etc.

3. Cliquez sur le bouton "OK".

Étape 3 - Le résultat de la requête s'affiche et vous pouvez vérifier les données extraites:

Ici s'affichent toutes les positions de stock qui répondent aux critères de sélection choisis à l'étape précédente. Ce n'est que lors de la génération de l'extraction que le système contrôle que les positions choisies ne sont pas déjà sélectionnées dans une autre extraction. Si tel est le cas, la position n'est pas insérée dans la nouvelle extraction.

1. Vous pouvez aussi désélectionner des positions extraites, voire toutes, si vous désirez créer une extraction vide (Utile pour l'impression d'un rapport qui ne porte pas sur l'extraction (aucune position de stock extraite))

2. Cliquez sur le bouton "Suivant".

Étape 4 - Vous pouvez :

1. Ajouter les données à une extraction existante (case d'option "Ajout des données à une extraction existante") : -> vous choisissez alors dans le tableau de données l'extraction désirée

2. Ajouter les données à une nouvelle extraction (case d'option "Créer une nouvelle extraction")

3. vous saisissez la désignation de l'extraction, par ex. : stock "Magasin", Produit 2400.05", etc.

4. pour la commande SQL d'affichage des données qui sera utilisée lors de la saisie des données d'inventaire, voir ci-contre "Choix de la requête possible".

5. le champ "Description" permet de saisir une information destinée à la personne chargée du comptage des quantités.

6. Cliquez sur le bouton "Terminer". L'assistant se ferme

Rendre disponible l'inventaire (si pas fait lors de la création) ainsi que les extractions.

Inventaire : Cliquez sur le bouton Rendre disponible du ruban, onglet "Accueil", groupe "Actions".
Extractions :  Cliquez sur le bouton Rendre disponible dans la barre de navigation verticale du tableau de données de l'onglet "Extractions".

Saisir manuellement des données d'inventaires - Imprimez des listes de comptage pour la saisie et effectuez le comptage physique dans les stocks

1. Imprimer les listes voulues pour les personnes chargées du comptage dans les stocks, et vous les leur remettez.

2. L'opérateur compte et note les quantités trouvées en stock et vous retourne la liste.

Il existe différentes possibilités d'impression depuis l'objet de la "Préparation / traitement de l'inventaire".

• Cliquez sur le bouton "Imprimer" du ruban. La fenêtre "Impression d'inventaire" s'ouvre.
  Cette solution est utilisée pour l'impression des extractions et des journaux, pour les listes de comptage ou d'écart de valorisation après inventaire.
  Ne pas oublier de sélectionner les extractions ou les journaux avec la case à cocher "Sel" puis de les passer dans le grid "Extraction sélectionnées" via le bouton .

Imprimer les listes de comptage

Fermer

• Cliquez sur le bouton "Etats" du ruban d'autres rapports standard sont également accessibles.

Saisir manuellement des données d'inventaires - Saisir les données de l'inventaire (manuellement)

Report, dans le système informatique, des données recueillies par l'opérateur

1. Ouvrir l'objet Saisie de l'inventaire, disponible sous :
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire.
   

2. Sélectionner l'inventaire dans le volet de recherche (il doit être disponible ou en cours de saisie).

3. Choisir l'extraction correspondant au document papier de comptage que vous avez reçu en retour.

4. Cliquez sur le bouton "Saisie des quantités"

Une fenêtre s'ouvre dans laquelle: :

a. soit vous créez un nouveau journal (via le bouton "Nouveau journal").
La fenêtre de saisie des positions d'inventaire s'ouvre aussitôt le journal créé.

b. soit vous sélectionnez un journal existant, puis cliquez sur le bouton "Saisie des quantités" qui ouvre la fenêtre de saisie des quantités d'inventaire.

5. Renseignez les quantités selon le document papier reçu, ligne après ligne.
   La partie supérieure affiche les positions d'inventaire de l'extraction choisie et permet la saisie des quantités. La partie inférieure affiche, à titre informatif,
   les saisies déjà effectuées dans le journal.

   Ajouter une position d’inventaire: Au cas où un produit n'existant pas dans l'extraction remise à l'opérateur a néanmoins été 'découvert' et compté dans un stock, vous
   pouvez l'ajouter (via le bouton "Ajout" . Ce produit doit bien entendu exister dans le système informatique (= doit avoir été renseigné dans l'objet des Produits").

Examiner le détail des quantités saisies : Vous pouvez aussi examiner le détail des quantités saisies via le bouton "Détail des quantité saisies" .

Modifier les champs valeur : Si l’extraction le permet (case à cocher "Accès aux champs valeur" sélectionnée), vous pouvez modifier les données de valeur des positions d'inventaire modifiées (= le prix unitaire/champ "Prix unitaire saisi", le prix total/champ "Prix total saisi", en saisie d'inventaire).

6. Une fois la saisie terminée, vous fermez successivement les fenêtres via le bouton , jusqu'au retour à l'écran de départ.

Saisir des données avec fichier externe - Faire une extraction des positions de stock

Possibilité 1 = les mêmes étapes que pour une saisie manuelle

1. Il est possible d'utiliser les mêmes étapes que pour l'extraction pour une saisie manuelle.

2. Un des avantages consiste dans le fait que les produits concernés acquièrent le statut "En cours d'inventaire" et que tout mouvement de stock sur ces produits peut être bloqué.

Possibilité 2

Saisir des données avec fichier externe - Rendre les extractions disponibles pour la saisie

Lorsque la première extraction est créée, il est possible de rendre disponible l'inventaire pour la saisie.

1. Ouvrir l'objet "Préparation et traitement de l'inventaire", disponible sous :
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire.

2. Aller dans l'onglet "Extractions".

3. Sélectionner l'extraction désirée dans le tableau de données.

4. Cliquer sur le bouton Rendre disponible pour saisie dans la barre de navigation verticale du tableau de données.

L'extraction désirée passe en statut "Disponible", ce qui permettra d'y saisir les données via un journal.

Saisir des données avec fichier externe - Intégrer les données externes d'inventaire

1. Ouvrir l'objet de gestion "Importation de données externes d'inventaire", disponible sous :
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire.

   

2. Se positionner sur l'onglet "A intégrer";

3. Cliquer sur le bouton "Importer" , dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Fichier.

4. Une fenêtre "Importation à partir d'un fichier" apparaît.

5. Renseignez les champs (certains champs sont automatiquement initialisés via des configurations. Dans le champ "Nom du fichier" vous devez
   renseigner le nom du fichier des données d'importation (un .csv ou un .txt).

6. Cliquez sur le bouton "Suivant".

7. Une fenêtre "Modification du détail" s'ouvre. Dans celle-ci vous pouvez:

• visualiser les lignes posant problèmes,

• changer le statut des lignes (bouton "Marquer une ligne comme supprimée " = ne supprime pas la ligne, ne fait
  que changer son statut)), Retrouver une ligne supprimée (bouton "Réactiver une ligne supprimée " ),

• voir l'historique (bouton "Historique " ),

• etc.

8. Quand tout est en ordre, mettez à jour les positions d'inventaire à partir des données de l'importation, via le bouton "Intégrer " .

9. Confirmez votre décision. Le statut des lignes passe à "Intégré". Les données se trouvent alors dans l'onglet "Extractions" de l'objet "Préparation et traitement
   de l'inventaire". Elles sont prêtes pour être traitées. Leur statut est "En cours de saisie".

10. Fermez la fenêtre via le bouton .

11. Dans la fenêtre de départ de l'objet "Importation de données d'inventaire", sélectionnez le fichier qui a été intégré.

12. Cliquez sur le bouton "Boucler importation " .

13. Confirmez votre décision.

14. Le fichier d'importation disparaît de l'onglet "A intégrer" et passe dans l'onglet "Intégrés".

Traiter l'extraction (=mise à jour du système selon les quantités inventoriées) - Mesures préalables

Il n'est possible de traiter une extraction (= passer les mouvements correctifs sur les positions de stock) que si tous les utilisateurs chargés de la saisie des données de l'extraction concernée sont déconnectés.

Vous pouvez être amenés à supprimer des utilisateurs encore connectés par exemple : dans le cas où un problème est survenu pendant l'utilisation de l'objet "Saisie de l'inventaire" (coupure de courant par exemple).

1. Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous : 
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire

2. Aller dans l'onglet "Inventaire"

3. Aller dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Actions", Etat d'avancement.

4. Regarder s'il y a des utilisateurs encore connectés (colonne "Utilisateurs connectés").

5. Si c'est le cas, fermer cette fenêtre.

6. Aller dans l'onglet "Extractions".

7. Aller dans le ruban, onglet "Options", groupe "Gestion" Utilisateurs connectés

8. Supprimer la connexion d'un utilisateur chargé de saisir les données d'inventaire.
   Le tableau de données de la zone de groupe "Extractions" affiche la liste des extractions qui sont actuellement en cours d'utilisation.
   Le tableau de données de la zone de groupe "Journaux de saisie" affiche le détail des connexions de l'extraction sélectionnée. Chaque connexion est liée à un journal.
   

9. Sélectionnez une extraction pour sélectionner tous les journaux de l'extraction.

10. Supprimez toutes les connexions liées à une extraction ou ne supprimez que certains journaux, cela via le bouton
    Lors de la suppression, un message est affiché qui rend compte de la procédure de suppression. Le système supprime toutes les connexions effectivement "mortes" (plus utilisées) ou signale que la connexion n'a pu être supprimée ("vivante") soit parce qu'elle est en cours d'utilisation soit parce qu'un problème technique (Oracle) est survenu.

Traiter l'extraction (=mise à jour du système selon les quantités inventoriées) - Lancer le traitement

1. Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous : 
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire

2. Aller dans l'onglet "Extractions"

3. Cliquer sur le bouton "Traiter extractions " dans le ruban, onglet "Accueil", groupe "Actions". Une fenêtre "Traitement des extractions" s'ouvre pour sélectionner les extractions à traiter (uniquement celles de statut "En cours de saisie").

4. Sélectionner les extractions que vous désirez traiter, via la case à cocher "Sel" du tableau de données.

5. Cliquez sur le bouton "Traiter les extractions sélectionnées " dans la barre de navigation verticale.

6. Confirmer votre décision.

7. Si tout se passe bien, à la fin du traitement un journal est affiché indiquant, pour chaque extraction, le résultat du traitement.

Trouver les erreurs éventuelles

Si aucune erreur n'est rencontrée lors du traitement, l'extraction passera en statut "06 / Traité".

En cas d'erreur, on aura une extraction avec un statut "05 / Partiellement traité".

1. Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous : 
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire

2. Aller sous l'onglet "Extractions".

3.  Sélectionner l'inventaire désiré dans le volet de recherche.

4.  Ouvrir l'extraction via le bouton "Détails de l'extraction " dans la barre de navigation verticale du tableau de données.

5.  Une fenêtre "Détail de l'extraction : <nom de l'extraction> est affichée.

6.  Allez sous l'onglet "Positions".

7.  Dans le tableau de données, trouvez la colonne "Statut de la position" qui indique le code erreur quand une position n'a pas pu être traitée correctement.

La solution consiste à

-soit corriger en conséquence les quantités à inventorier

-soit supprimer les articles avec l’erreur et de terminer l’inventaire et ensuite de refaire un inventaire avec les articles qui étaient en erreur.

Ajouter une position d'inventaire

Vous pouvez ajouter une position d'inventaire alors qu'elle n'était pas extraite au départ, par exemple : la personne chargée du comptage dans le stock Magasin a découvert de façon inattendue 5 dérailleurs dans ce stock. Vous pouvez les ajouter immédiatement en tant que position d'inventaire de l'extraction. Vous ne pouvez ajouter que des produits déjà définis dans l'objet Produits.

1. Ouvrir l'objet de gestion "Stockage"
   Logistique → Administration des stocks → Stockage

2. Aller dans l'onglet "Inventaire".

3. Renseigner selon vos besoins le Stock logique et l'Emplacement de stock.

4. Cliquez sur le bouton "Extraire les positions de stock"

5. Cliquez sur le bouton de la barre de navigation du tableau de données.

6. Une fenêtre "Ajout d'une position d'inventaire apparaît".

7. Renseigner les champs de cette fenêtre.

8. Cliquer sur le bouton "OK".

9. C'est fait.

Inventaire pour stock privés

Ces stocks sont mis à jour notamment par :

Débloquer un journal d'inventaire bloqué par un utilisateur

1. Ouvrir l'objet de gestion "Préparation / traitement de l'inventaire" disponible sous:
   Logistique → Administration des stocks → Inventaire

2. Aller dans le ruban, onglet "Options", groupe "Gestion", menu "Utilisateurs connectés".

3. La fenêtre affiche les connexions que le système juge encore actives = journaux non disponibles.

4. Sélectionnez, dans le tableau de données de la zone "Journaux de saisie", le journal à libérer, en sélectionnant la case à cocher "Sel".

5. Cliquez sur le bouton de ce tableau de bord (en bas de la fenêtre).

6. La connexion est alors supprimée, mais pas les données de l'extraction.