1. Introduction

Ce module permet de gérer les données de vos Commandes Fournisseurs et d'avoir les informations rattachées directement accessibles.
Parmi ces informations :

• Créations de commandes,
• Avenants,
• Relances,
• Réceptions,
• Contrôles,
• Factures et Avoirs.
• Suivi des commandes

2. Les codificateurs du module Commande Fournisseur

Avant d'aborder la notion de commande Fournisseur, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion commandes.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal Commandes Fournisseurs

Cet écran permet de saisir les informations du Commande Fournisseur : Codifié avec l’année et un numéro incrémental (N° CDI : réinitialisé à 1 chaque année), l’entête contient toutes les informations relatives à la commande 

Le fournisseur et son contact ainsi que les adresses de commande et de règlement avec les données relatives au paiement (Mode de règlement, TVA, …).

Elles sont récupérées parmi les infos saisies dans le Module Fournisseurs. Hélios ramène automatiquement la 1^ère adresse de commande et la 1^ère adresse de règlement du Fournisseur.

• Votre adresse de livraison, à choisir parmi les adresses du client 0.
• La date de la commande.
• La société dans le cadre du multi sociétés.
• Le montant total Hors Taxe de la commande.
• Le signataire  il est possible de signer automatiquement ou soumettre cette action a compétence (voir Paramétrage du module).
• La personne qui qualifie il est possible soumettre cette action a compétence (voir Paramétrage du module).
• La personne qui valide. Il est possible de bloquer l’envoi d’une commande non validée (voir Paramétrage du module).

Une case à cocher permet de savoir si votre fournisseur a accusé réception ou non de votre commande. Cette action est manuelle puisqu’elle nécessite des mises à jour de délai recalé voire d’avenant pour les lignes.

une case a cocher cmde ouv. permet la gestion des commandes ouvertes (Fonction optionnelle du module Commande fournisseur)

Les statuts des commandes sont tous gérés en automatique par Hélios et non modifiables par l’utilisateur. Ces statuts sont :

• En attente: la commande est en cours d’élaboration ; elle n’a pas encore été envoyée.
• En cours : elle a été envoyée (Fonction Envoyer après sélection des lignes).
• Livrée : la commande devient « livrée » lorsque toutes les lignes de la commande ont été livrées ou soldées en livraison. Le statut « livrée » est complètement indépendant des entrées dans le stock. ; cette entrée pouvant être volontairement manuelle (Module Paramétrage) ou soumise à contrôle.
• Facturée : la commande doit être dans le statut « livrée » et toutes les quantités livrées ont été facturées ou soldées en facturation.

Les créations peuvent être manuelles mais le but d’Hélios est de proposer à l’utilisateur une liste d’achats dont les origines sont les besoins liés au Stock, au Calcul des Besoins et au Plan de Production afin de les rationaliser.

La valeur de votre Stock étant un point très sensible de l’entreprise, il convient d’acheter le plus intelligemment possible vos fournitures en respectant les productions, les formats et tailles des lots proposés par vos fournisseurs, ainsi que les délais liés aux impératifs de livraison.

Toute réception de commande génèrera une entrée de stock valorisée au prix commandé puis au prix facturé. De cette valorisation dépend votre encours global et tous vos bilans de production.

De plus vous avez défini dans vos liens Articles-Fournitures des besoins spécifiques exprimés sous forme de formats. Les achats doivent impérativement suivre ces formats pour la faisabilité des pièces.

La cohérence entre toutes ces données étant INDISPENSABLE, Hélios a pour but de mettre en adéquation vos besoins issus des données techniques avec vos caractéristiques fournisseurs et cela dans le respect des délais.

DANS TOUT CE QUI SUIT, SAUF PRECISION, LE MOT FOURNITURES VOUDRA DIRE COMPOSANT, MATIERE, CONSOMMABLE OU OUTILLAGE.

4. Les Onglets 

4.1. l'onglet "Suivi" du module "Commande Fournisseur"

L'onglet de suivi est une boite a onglet comprenant:

• Les lignes de la commande
• Les réceptions de la commande
• Les contrôles de la commande
• Les factures de la commande
• les avoirs de la commande
• Les Non conformités liés a la commande

Un double clique sur les lignes de la boite à onglet entrainera l'ouverture du module lié, filtré sur la commande.

5. La Toolbar du module "Commande Fournisseur"  

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des commandes.

5.1. La création manuelles de la fiche "Commande Fournisseur"

La création d’une commande manuelle passe par la création de l’entête puis des différentes lignes.

Pour l’entête, il suffit de sélectionner un fournisseur parmi la liste des fournisseurs après avoir cliquer sur nouveau . Attention, cette liste peut être filtrée qu’aux fournisseurs agréés société (voir paramétrage du module)

Elle vous montre aussi le type de fournisseurs. Cette information, déclarée dans le module fournisseur, n’est pas modifiable depuis le module des commandes.

Pour les lignes il faudra cliquer sur le bouton Lignes , la fonction « créer » proposera la liste de toutes les fournitures ayant un lien avec le fournisseur de la commande. Dans ce cas, il suffit de choisir le lien et toutes les données de la ligne seront automatiquement initialisées et modifiables. Si la fourniture souhaitée ne possède aucun lien avec ce fournisseur, il suffit de choisir la fourniture et de saisir toutes les informations relatives à la ligne de commande.

Il est aussi possible de créer une ligne de commande portant sur une «fourniture sans référence». Il suffit donc de choisir dans le tableau de sélection la ligne «SANS REFERENCE». Toutes les informations relatives à la ligne de commande sont donc à saisir. Il n’y a aucun suivi en terme de stock, mais toute la traçabilité est assurée, y compris le transfert comptable. De plus, votre achat peut être affecté à un OF et/ou centre de frais. Dans le cas où il est affecté à un OF, le cout de la commande remontera automatiquement sur le bilan de fabrication de l’OF (voir Module Bilan)

Gestion FAI : case a cocher permettant d'initialiser le rapport avec les cotes attendues.

Sur les lignes de commandes FRS, dans le cas ou le module stock par emplacement est activé alors il est possible de modifier l'adresse de la ligne de commande FRS .

5.2. Dupliquer de la fiche "Commande Fournisseur"

Cette fonctionnalité permet de dupliquer la commande fournisseur entête et lignes sur une nouvelle commande, seul l'année, le N° CDE, la date cmde et la date de création sont mis a jours et la check box Validée sera vide.

5.3. Fournisseur de la fiche "Commande Fournisseur"

Disponible uniquement lors de la création de la commande fournisseur afin de rouvrir l'écran de sélection des fournisseurs en cas d'erreur de saisie.

5.4. Supprimer de la fiche "Commande Fournisseur"

il est possible de supprimer une fiche commande fournisseur uniquement si le statut de la commande est en attente.

5.5. Livré par de la fiche "Commande Fournisseur"

Mise à jour dans le formulaire du champs « livré par »

5.6. Les notes de la fiche "Commande Fournisseur"

5.7. Fichiers liés de la fiche "Commande Fournisseur"

5.8. Journal de la fiche "Commande Fournisseur"

6. Les Actions de la Fiche "Commande Fournisseur"

6.1. Solder Livraison/Facturation de la fiche "Commande Fournisseur" 

Il vous est possible ici de solder en livraison et ou en facturation, l’ensemble de la commande (cela soldera toutes les lignes).

Cela peut être utile pour mettre au statut facturé toutes vos demandes d’appros livrées.

6.2. Créer avenant de la fiche "Commande Fournisseur"

La création d’avenant n’est possible que si le statut de la commande est « En Cours » et uniquement valable pour les lignes sans réception.

La création de l’avenant entraine la duplication de la commande sur une commande avec le même N° et avec le N° d’avenant incrémenté. Cette commande est au statut « en attente ». Vous pouvez dès lors modifier ou supprimer une ligne ; sinon vous pouvez en ajouter d’autres.

Hélios considère cet avenant comme une nouvelle commande qui annule et remplace la précédente. La marche à suivre est donc identique à une commande classique : envoi, réception, contrôle, facture, avoir.

Pour les lignes non modifiables, Hélios garde tous les liens existants : BL, réservations sur en cours, …

Il est possible de créer plusieurs avenants, chacun étant l’avenant d’un autre.

La commande initiale est historisée, la consultation de cette commande est possible depuis l’écran Historique d’avenant.

 6.3. Basculer de la fiche "Commande Fournisseur"

La création manuelle de commande est une solution mais elle reste indépendante de la production. Les quantités ne sont pas issues d’un quelconque besoin et les délais d’approvisionnement sont laissés à la libre appréciation de l’acheteur. Hélios propose donc une solution rationnelle pour commander ses fournitures. C’est la fonction «Basculer». Elle propose la liste de tous les achats avec les quantités liées au besoin, les formats indispensables, les délais à respecter, …Il est donc possible de commander en réponse aux demandes d’achats issues :

• Du stock avec la gestion des seuils, des quantités et des délais de réappro initialisés par les liens fournisseurs.
• Du calcul des besoins et du Plan de Production avec la gestion de liens articles et le respect des liens fournisseurs.
• Des demandes appro (d’achat)

Vous pouvez basculer les besoins en lançant l’ecran de basculement via deux méthodes :

1. Clic sur le menu « basculer »  depuis le menu Fiche de l'entête ou du menu Ligne de l'écran des lignes de commande fournisseurs 
2. Clic droit fonction « Basculer »  ou bouton dans l'écran des lignes 

Lors de l’ouverture d’un des écrans de basculement, le message suivant peut apparaît :

Cette procédure permet de vérifier si tous les éléments manquants ne peuvent pas être couverts par du stock nouvellement rendu disponible ou par de l’encours de commande.

Nous vous conseillons de lancer répondre oui à cette question au moins une fois par jour.

6.3.1. Ecran de basculement 

Dans tous les cas décrits ci-dessus, la logique d’achat est la même.

Le tableau ci-dessus vous montre la liste des fournitures par type avec :

• Le code.
• L’ OF demandeur.
• La quantité à commander calculée en fonction des quantités d’articles à produire et exprimée dans les formats à respecter.
• La date limite d’achat calculée en fonction de la date du besoin et du délai d’approvisionnement de la priorité la plus forte (voir Module Composants et Matières).

Il est donc possible de filtrer cette liste en fonction des achats à effectuer.

6.3.1.1. Sélection du Fournisseur

Vous pouvez choisir directement le fournisseur de la commande dans la liste des fournisseurs .

Attention, cette liste peut être filtrée qu’aux fournisseurs agréés société (voir paramétrage du module)

Les données sont récupérées parmi les infos saisies dans le Module Fournisseurs. Sinon, pour connaître les liens associés à chaque fourniture, il suffit de double cliquer sur la ligne ; la liste apparaît et vous devez choisir le lien à suivre. Ce lien vous initialise alors le fournisseur de la commande.

6.3.1.2. Restriction des fournitures par fournisseur et priorité

Avant de cliquer sur pour restreindre la liste des fournitures à acheter, il faut impérativement définir sa stratégie d’achat.

Hélios propose 3 cas :

• La possibilité d’acheter la fourniture même s’il n’existe pas de lien avec ce fournisseur. Dans ce cas il faut décocher «restreindre priorité» et la liste n’est pas filtrée. Cependant Hélios ne remonte que la quantité à commander ; il ne connaît pas les autres informations. Helios pourra néanmoins créer ce lien fournisseur-fourniture automatiquement (voir Module Paramétrage Commandes Fournisseurs) lors de l’envoi de la commande.
• La possibilité d’acheter s’il existe au moins un lien, quel que soit le niveau de priorité.
• La possibilité d’acheter uniquement suivant la priorité numéro 1.

6.3.1.3. Sélection des besoins 

La sélections des besoins a passer en commande pour le fournisseur choisi se fait en cliquant sur : .

•  Cas d’un fournisseur propre

Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur exécuter   seuls les besoins propres, fournis par ce fournisseur (quelque soit la priorité) remontent.

• Cas d’un client fournisseur sans-restriction

Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur exécuter  seul les besoins en appro-client pour ce fournisseur remontent.

• Cas d’un client fournisseur avec restriction

Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur exécuter   les besoins en appro-client ainsi que les besoins propres pour lesquels le client fournisseur possède un lien, remontent.

6.3.1.4. Fusion de lignes et commande au format

Une fois la liste filtrée, Hélios propose la liste de fournitures et récupère la notion de commande au format. Vous pouvez alors modifier cette information ou bien demander la fusion de plusieurs lignes par l’icône . Il suffit alors d’ouvrir le bouton pour revisualiser les formats et ainsi sélectionner celui choisi. Hélios calcule alors le nombre de formats « fournisseurs » nécessaires au total des lignes fusionnées en respectant les contraintes de formats liées à l’article, le résultat est écrit dans le champ qté cmdée. On peut aussi si l’on souhaite venir modifier la qté commandée par rapport à celle calculée par Helios, de plus on peut également saisir un format différent de celui choisit et faire calculer le nombre de formats nécessaires pour les besoins par l’icône proche de la qté cmdée .

Hélios mémorise alors tous les demandeurs à l’origine de la fusion et proposera l’excédent pour le stock.

Le champ en gras sous la quantité commandée indique la quantité réellement nécessaire pour combler les besoins (exemple dans le cas de surface, il faut acheter en fusionnant les besoins 3 Tôles de 2500*1250 MM², or sans imbrication le besoin réel en surface est de 2,3 Tôles de 2500*1250 MM²). C’est seulement un champ indicatif.

- Le prix remonté sur la commande est fonction du format choisit et de la qté commandée. C’est une tranche du catalogue de prix. Il possible de visualiser de catalogue par l’icône et de se placer manuellement sur une autre tranche de prix.

- L’initialisation de la date de livraison suit la date de besoin plus le délai d’approvisionnement du fournisseur. Si la date de besoin est inférieure à la date du jour, la date de livraison est la date du jour plus le délai d’appro.

La date de besoin pour Helios est par défaut la date de début de l’OF aussi non la date de début planifié si l’OF a été planifiée. Si l’analyse de couverture est passée sur l’OF la date de debut OF sera maintenant la date de début de couverture.

6.3.1.5. Création de la ligne et envoi 

Basculer la ou les lignes et Hélios génèrera automatiquement une commande avec toutes les lignes basculées.

Attention, s’il reste du manque pour cette fourniture dans le basculer besoin et que le format nécessaire peut être satisfait par le surplus commandé, Helios propose alors le message suivant :

• Si on répond Oui : Helios mémorise ce (ou ces) nouveau(x) demandeur(s) et les supprime de l’écran de basculement.
• Si on répond Non : Helios donnera le surplus commandé au stock et le (ou les) demandeur(s) de cette fourniture seront toujours présents dans l’écran de basculement.

Dans le but de ne pas commander les besoins « en double », ce message apparaîtra toujours lors d’une entrée en stock non dédiée à un manquant et lorsque l’on commande pour le stock alors que l’élément est déclaré manquant (présent dans le Basculer Besoin). Ce sera notamment le cas lors :

• De la création d’une ligne de commande manuelle
• D’une réception, si l’on réceptionne plus que prévue
• D’une entrée exceptionnelle
• D’une réintégration de chute

Toute la commande est alors modifiable avec le statut "en attente".  

6.3.1.6. Mise à jour des stocks

Une commande liée au besoin génère de l’encours réservé pour les OF à l’origine du besoin.

Les autres types de commande (manuelle, Basculer demande d’appro et Basculer PDP) génèrent de l’encours non réservé, c'est-à-dire à disposition du premier demandeur. Si ce n’est pas celui d’origine, l’organisation de l’entreprise conduira naturellement à une nouvelle génération du besoin. Par exemple un nouveau PDP qui ne retrouverait plus l’achat « anticipé » émettrait un nouveau besoin (voir Module PDP).

6.3.2 Basculement en commande d’un appel d’offre 

Depuis le module Appels d’Offre, il est possible de basculer en commande l’offre d’un fournisseur. Pour sélectionner le fournisseur auquel vous souhaitez passer une commande pour une fourniture donnée, cliquez dans la colonne « Sélection ».

Il existe également un mode de sélection automatique des fournisseurs selon le critère meilleur prix / meilleur délai.   Voir Module Appels d’Offre

6.4 Valider cmde  de la fiche "Commande Fournisseur"

L'action Valider commande permet de valider en masse des commandes fournisseurs avec un écran de basculement qui valide les commandes basculées par le nom de la personne connecté..

On retrouvera dans l'écran de gauche l'ensemble des commandes fournisseurs signée avec le statut en attente. 

Cela revient a cocher la check box Valider sur l'entête de la commande 

Après basculement a droite et validation les commandes fournisseur seront Validées

Lors de la validation Hélios met alors à jour tous les stocks des fournitures concernées par la commande et supprime la notion de manque. Tant qu’aucune ligne n’est réceptionnée, vous pouvez détruire cette commande. Hélios mettra automatiquement le stock à jour et vous proposera de régénérer le manque lié à ces lignes pour pouvoir recommander de nouveau en fonction des besoins. Si vous ne voulez plus acheter, répondez non et c’est terminé. C’est une façon de supprimer des manques.

Une commande liée au besoin génère de l’encours réservé pour les OF à l’origine du besoin.

Les autres types de commande (manuelle, Basculer demande d’appro et Basculer PDP) génèrent de l’encours non réservé, c'est-à-dire à disposition du premier demandeur. Si ce n’est pas celui d’origine, l’organisation de l’entreprise conduira naturellement à une nouvelle génération du besoin. Par exemple un nouveau PDP qui ne retrouverait plus l’achat « anticipé » émettrait un nouveau besoin (voir Module PDP).

6.5 Passer de la fiche "Commande Fournisseur" 

L'action Passer permet d'envoyer la commande fournisseur.

Lorsque tout est correct, il suffit de l’envoyer pour l’officialiser. Le statut passe alors en « en cours ».

L’envoi peut être bloqué par paramétrage en fonction de la validation de la commande (voir paramétrage du module),

L’envoi d’une commande fournisseur vient mettre à jour le statut de chacune des lignes de la commande fournisseur à encours ainsi que le statut de la commande frs à encours.

De plus chaque fiche de stock lié à une ligne de commande frs est mise à jour ou créé si nécessaire. 

Vérification de la présence de la fiche en fonction de la propriété APPRO_CLI. Il faut déterminer le périmètre (stock propre, client ou consignation) en fonction de la valeur appro cli et des données CD_COMPOSANT/CD_MATIERE et CD_CLIENT.

• Si appro cli = 0 alors on cherche dans STOCK_COMP la valeur du CD_COMPOSANT remonté par la requête. Si pas présent alors on crée la fiche de stock propre
• Si appro_cli = 1 alors on cherche dans STOCK_COMP_CLI la valeur du CD_COMPOSANT et du CD_CLIENT remonté par la requête. Si pas présent alors on crée la fiche stock composant client
• Si appro_cli = 2 alors on cherche dans STOCK_COMP_CLI la valeur du CD_COMPOSANT remonté par la requête et pour le CD_CLIENT on utilise la valeur 0 pour la recherche. Si pas présent alors on crée la fiche de stock de consignation.

Si la ligne de commande contient de la GED lors de l’envoi par courrier d’une commande fournisseur le système  lancera l’impression des document de GED lié aux lignes de la commande fournisseur et dans le cas du mail le système ajoutera les documents en tant que pièces jointes au mail.

Chaque document de GED extrait est tracé dans la diffusion de la GED.

En fonction du paramétrage Stockage GED dans la codification "Flux d'envoi" on attachera l'état au fichier lié.

L’état est paramétré sur la fiche du Fournisseur ou sur la fiche fournisseur 0 dans l'onglet état personnalisés

[DEBV2024]

Si l'opérateur a l'habilitation " ReportingRuntime - Nouvelle fenêtre d’impression"  on utilisera la Diffusion Helios ERP

Les règles ci dessus sont reprise

• Appliquer : Le système vérifie les blocage paramétré et effectue l'envoi 
• Courrier/Imprimer BL :  cette fonction reprend pour chaque état imprimé le Chargement de l’état avec le contexte de l'élément envoyé définie dans le module Fournisseur "Etats personnalisés"

• Mail : envoi email via Outlook 32 bit /[DEBV2024] Envoi email via le serveur d'application, on prend l'email sur le contact en premier puis sur la fiche si le contact est vide. Si il n'y a pas d'email paramétré une pop up au basculement informe l'opérateur [FINV2024]
• Export : Recherche de l’état et génération automatique d’un PDF suite a la sélection d'un dossier d'export pour le BL 
• EDI : L’envoi peut être fait au format EDI (avec impression des étiquettes EDI mais pas du BL) aprés configuration du path dans le module Fournisseur onglet EDI et l'ajout du fichier correspondant) 

6.6 Accusés de réception de la fiche "Commande Fournisseur"

7. Les liens du module "Commande Fournisseur"

Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « Commandes Fournisseurs »

7.1. Recaler du module "Commande Fournisseur"

Cette option de menu permet lorsqu’une ligne de commande est « en cours » de venir modifier la date de livraison et/ou la date recalée de la ligne sans créer d’avenant à la commande si l'option n'est pas coché.

Dans l’écran de basculement, on peut sélectionner une commande et renseigner à toutes les lignes une nouvelle date de livraison en l’écrivant au-dessus la grille, et même forcer certaines lignes à une date de livraison différente en la renseignant directement dans la grille.

Le basculement des lignes vers la droite validera ses modifications de date.

Le fonctionnement de l’écran est identique dans le cas d’une modification de date recalée.

7.2. Historique avenant de la fiche "Commande Fournisseur"

Permet d'afficher l'historique des avenants en effectuant une comparaison visuel en sélectionnant deux avenants.

7.3. Adresses de la fiche "Commande Fournisseur"

Permet d'afficher et de modifier  les adresses de livraison et de facturation de la commande sélectionné.

7.4. Réception du module "Commande Fournisseur"

Permet de visualiser le module réception filtré sur la commande sélectionné (Voir module Réception Fournisseur) 

Une pastille verte est visible a côté du menu si il y a une donnée liée

7.5. Contrôle du module "Commande Fournisseur"

Permet de visualiser le module Contrôle fournisseur filtré sur la commande sélectionné (Voir module Contrôle Fournisseur) 

Une pastille verte est visible a côté du menu si il y a une donnée liée

7.6. Facturation du module "Commande Fournisseur"

Permet de visualiser le module facturation fournisseur filtré sur la commande sélectionné (Voir module Facturation Fournisseur) 

Une pastille verte est visible a côté du menu si il y a une donnée liée

7.7. EDI du module "Commande Fournisseur"

7.8. Affecter commande ouverte du module "Commande Fournisseur"

Fonctionnalité optionnel Gestion des commandes ouvertes ( voir chapitre 9.5 Affecter cmde ouverte )

7.9. Intégration du module "Commande Fournisseur"

7.10. Gestion documentaire de la fiche "Commande Fournisseur"

Permet de visualiser les documents liés à la fiche de commande fournisseur qu'il faut rafraichir (ou le numéro d'indice a évoluer par rapport au lien GED sur les lignes de commande)

L'action de basculer la GED dans la grille de gauche effectuera le rafraichissement.

8. Les outils du module "Commande Fournisseur"

8.1. Suivi des commandes ouvertes du module "Commande Fournisseur"

Voir chapitre : 9. Gestion des commandes ouvertes (optionnel)

8.2. Prévisionnel du module "Commande Fournisseur"

Affichage du prévisionnel Fournisseur, calculé chaque nuit par le /CBA si il est implémenté 

Identifiant : Identifiant calculer de commande prévisionnel "Année - PXXX" incrémentation de 1 
Priorité : Priorité du liens fournisseur - Fourniture 
Type d'appro : Appro propre / Appro client 
Type fourniture : Composant / Matière / consommable / Outillage / sans référence
Date cmde : Date Liv - Délai - Transit 
Date liv. : calculé en fonction de l Horizon prévisionnel et flexible  voir /CBA dans automate
Format achat : Format du lien Fournisseur / Fourniture 
Qté totale : N X le format d'achat 
Unité : Unité du format d' achat 
Prix unit. : Prix du Contrat  sinon catalogue de prix 
Monnaie : Monnaie du Contrat  sinon catalogue de prix 
Frais : Frais du Contrat  sinon catalogue de prix 
Coefficient : Coefficient de conversion entre Unité Achat et Unité de Prix 
Montant HT :  Montant de la ligne ( Qté total X PU + frais )

8.3. Revaloriser du module "Commande Fournisseur"

Cette option de menu permet lorsqu’une ligne de commande est « en cours » de venir modifier son PU et ses frais fixes sans créer d’avenant.

L’écran de basculement suit les règles décrites dans le module d’ergonomie.

8.4. Affecter Ofs/Affecter Centre de frais du module "Commande Fournisseur"

Lorsque vous allez achetez un achat sans référence, vous allez pouvoir l’associer à un OF et/ou un centre de frais.

Le fait d’affecter votre achat à un OF a une importance car cela permet de retrouver le cout de votre achat sur le Bilan de l’OF. Cela peut permettre de traiter des problématiques de transports.

La liste des centres de frais est à déclarer dans les codifications du module. Elle peut matérialiser les différents services de l’entreprise.

L’objectif est par exemple de fixer un budget par service, et d’ainsi pouvoir, via du reporting, analyser les différentes consommations faites par les services.

Les transferts des factures correspondantes vers des logiciels de compta suivra les N° de compte et N° analytiques associés au centre de frais.

8.6.Import Matrix du module "Commande Fournisseur"

Spécifique Client

8.7. Import Externe du module "Commande Fournisseur"

8.8. Gestion de la relance du module "Commande Fournisseur"

Cette option de menu permet :

- De sélectionner un fournisseur et d’imprimer une fiche relance contenant la liste des commandes passées non livrées et dont la date de livraison est <= date de délai saisie.

- D’imprimer la liste des commandes en retard c’est-à-dire la liste de toutes les commandes passées et non livrées dont la date de livraison est <= date de délai saisie.

Relance en cours : Cela change les données chargé sur la grille de gauche, si s'est cochée on affiche les lignes en retard par rapport à la date butoir ET les lignes relancées dont la date de relance est sous la date butoir sinon si ce n’est pas cochée alors que les lignes en retard.

Contact unique par FRs : sert pour la diffusion. Si il est coché alors on groupe les envois par contact fournisseurs ça nécessite que toutes les commandes sont liées a un contact fournisseur pour qu'on puisse basculer des lignes. Sinon si pas coché on groupe les envois par fournisseurs qu'il y ait un contact ou pas sur la commande.

8.9. Envoyer par Agora du module "Commande Fournisseur"

Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le Commande Fournisseur en cours.

8.10. Impression du module "Commande Fournisseur"

Il s'agit des éditions disponibles.

9. Gestion des commandes ouvertes (optionnel)

Il permet la gestion et le suivi simplifié des commandes ouvertes. La commande ouverte se caractérise comme un « contrat – commande » où l’on définit pour une période donnée un volume d’achat à un prix déterminé.

Ensuite les commandes fermes sont rattachées à cette commande ouverte de manière à suivre en temps réel le comparatif entre la promesse d’achat et les achats réellement effectués.

9.1 Postulats 

Une commande ouverte est définie sur une période donnée, bornes incluses.

Il est possible de définir plusieurs commandes ouvertes pour un même fournisseur et une même fourniture dès lors qu’il n’existe pas de chevauchement de période.

On NE pourra PAS faire comme dans l’exemple ci dessous, car il existe un chevauchement de période.

CMDE1 pour DURANT du 20/09/2013 au 31/12/2013, Matière XC48, qté 6 tonnes à 15€ /Kg

CMDE2 pour DURANT du 15/12/2013 au 31/12/2014, Matière XC48, qté 15 tonnes à 13€ /Kg

Accès

Pour accéder à la gestion des commandes ouvertes il suffit d’aller dans le module « Commande fournisseur »

9.2 La commande ouverte 

Une commande ouverte se créée comme une commande fournisseur classique. Créez l’entête, puis cochez « Commande ouverte »

Renseignez ensuite les bornes de validité. Vous devez ensuite « activer » la commande ouverte pour que le moteur de recherche de prix sélectionne les prix de la commande ouverte pour l’initialisation des commandes fermes s’y rattachant.

Il est également possible de dupliquer une commande ouverte, pour par exemple, la reconduire sur une autre période.

La gestion des lignes de la commande ouverte se fait de la même manière que pour une commande ferme. La seule différence est liée au postulat décrit plus haut « Il est possible de définir plusieurs commandes ouvertes pour un même fournisseur et une même fourniture dès lors qu’il n’existe pas de chevauchement de période. »

Ainsi l’écran de choix ne fait apparaitre que les fournitures non présentes dans la commande ouverte.

Fonctionnement général :

Il est possible de valider, de faire des avenants et d’envoyer une commande ouverte (fonctionnement identique à une  commande ferme)

Il n’est pas possible de réceptionner ou de facturer une commande ouverte

Nota : Dès lors qu’une commande (ferme ou ouverte) possède des lignes, il n’est plus possible de modifier le caractère « Commande ouverte ».

9.3 Le moteur de recherche de prix 

Pour la gestion des commandes ouvertes, le moteur de recherche de prix a été modifié.

Les critères de recherche de la ligne de la commande ferme dans la ligne de la commande ouverte sont : le fournisseur, la fourniture et la date de livraison. Celle-ci doit être comprise entre les bornes de validité de la commande ouverte (défini sur l’entête).

La recherche du prix

Le prix renseigné sur la commande ouverte est prioritaire. S’il n’existe pas de commande ouverte pour la fourniture alors c’est le catalogue de prix qui fait foi (fonctionnement actuel).

L’affectation de la commande ferme à la commande ouverte

Le moteur de recherche de prix possède également une autre fonctionnalité, il affecte automatiquement la ligne de commande ferme à la ligne commande ouverte lui correspondant de manière à automatiser le suivi (voir suivi de la commande ouverte).

9.4. Le suivi de la commande ouverte 

Le suivi des commandes ouvertes se réalise au travers d’un écran synthétique. La partie du haut permet de voir l’ensemble des lignes des commandes ouvertes. La partie du bas permet de voir l’ensemble des lignes de commandes fermes se rattachant à la ligne de la commande ouverte sélectionnée dans la partie supérieure.

Accès au suivi des commandes ouvertes

Il est possible d’accéder à cet utilitaire de trois manières différentes :

• Suivi global 

Depuis le menu sélectionnez « Suivi commandes ouvertes » dans le menu Outils. Vous avez accès à l’intégralité des commandes ouvertes.

• Suivi à la ligne

Cliquez sur le bouton présent sur la ligne de la commande ouverte. Cette fois-ci vous avez accès uniquement à la ligne de la commande ouverte.

9.5 Affecter cmde ouverte 

Disponible dans le Menu Liens. Les outils d’affectation permettent de rattacher une ligne de commande ferme à une ligne de commande ouverte.

Il existe trois possibilités de rattacher une commande ferme à une commande ouverte :

• Le moteur de recherche de prix: voir le paragraphe intitulé « Le moteur de recherche de prix »
• Affectation unitaire : Lors de la création d’une commande ferme, par création manuelle ou écran de basculement vous avez la possibilité de sélectionner une ligne de commande ouverte correspondant à la fourniture et au fournisseur sélectionné.
• Affectation en masse Menu Liens → affecter cmde ouverte :

  1) sélectionnez la ligne de commande ouverte.

  2) Une fois sélectionnée, la grille de gauche se charge des commandes fermes du fournisseur et de la fourniture de la commande ouverte.

  3) Sélectionnez et basculez à droite les lignes à rattacher.

10. Paramétrage "Commande Fournisseur"

Le paramétrage des commandes fournisseur permet d'ajouter de la sécurité, des contrôles et des règles aux commandes.

1. Assignation d'une compétence pour le signataire ou/et le responsable qualité de la commande.
2. Bloquer les commandes non validées
3. Activation de la mise a jour des catalogues de prix depuis les ligne de commande
4. Rendre obligatoire la saisie des emplacement sur les réceptions fournisseurs 
5. Compétence pour modifier le délai depuis les lignes livrées ou facturées
6. Vérification automatique des ligne de facture (Non/ sur le prix unitaire/ sur le montant / sur le prix unitaire en %)
7. Contrôle basé sur ( Fournisseurs - Fournitures / Que sur fournisseur / que sur fournitures )
8. Activer la gestion des contrôles statistique 
9. Activer le contrôle réception basé sur les niveaux
10. Définir le délai de réponse d'une relance ainsi que son signataire 
11. Possibilité d'une Impression automatique lors d'un mouvement d'entré en stock via une étiquette d'entrée ou bon d'entrée (voir le paramétrage du stock concerné pour la définition de l'état a lié sur l'étiquette d'entrée et bon d'entrée)
12. Impression automatique du BR (réception fournisseur)
13. Activé les entrées en stock automatique sans intégration manuel
14. Bloquer le paiement des factures non validées
15. Bloquer les fournisseur non  agrées société
16. Activation de la création automatique de NC fournisseur ainsi que la diffusion de la NC a un classification particulière  
17. Texte par défaut pour le contenu mail/la relance/Commande
18. Gestion des états.