Sommaire

1. Introduction

Après un calcul des besoins, le logiciel présente la liste des articles à approvisionner par semaine. Un critère de sélection sur le prix, le délai ou le fournisseur habituel permet au système de proposer le fournisseur auquel la commande est susceptible d’être envoyée.

Dans cette phase de transformation des besoins en commande d’approvisionnement, l’opérateur est en permanence informé des propositions suggérées par le logiciel. Il peut intervenir à tout moment pour changer de fournisseur, pour corriger les quantités et les délais souhaités. 

De nombreuses informations sont présentées à l’écran afin que la génération automatique de la commande d’achat soit validée sous le contrôle permanent de l’opérateur. 

Ce module permet également de générer des appels d’offres aux fournisseurs au lieu de générer directement les commandes d’achats. 

L’accès au module « Proposition d’Achats » s’effectue, à partir du menu ‘Plans et Besoins’.

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2. l’application Proposition d’achats

2.1. Généralités

Le calcul des besoins précédemment effectué (CBNSAD ou CBN ou Stock à dates) a mis en évidence les manques de certains composants pour l’élaboration des produits lancés en fabrication pendant la période traitée. La proposition d’achats peut porter sur une période plus courte que celle couverte par le calcul des besoins. L’objectif de la proposition automatique d’achats est de pouvoir générer des lignes d’achats répondant aux besoins définis.

La proposition d’achats s’effectue en deux temps : dans un premier temps, l’utilisateur travaille sur l’article puis dans un deuxième temps, il travaille sur la fourniture. La proposition d’achats permet :

Pour les articles :

• de choisir un critère de présélection parmi : meilleur prix, délai le plus court, fournisseur habituel ;

• de revenir sur le besoin, de le modifier au niveau de :

  • la quantité ;

  • la date (semaine et année).

• d’élargir ou de rétrécir la sélection de composants proposée :

  • en sélectionnant ou désélectionnant des lignes ;

  • en supprimant une ou toutes les lignes liées à un composant.

Pour les fournitures et les prestations fournisseurs :

• de créer des fournitures ou des prestations achats lorsque la fourniture ou la prestation correspondante n’existe pas ;

• de changer de fourniture ou de prestation, 

• de modifier la quantité proposée ;

• de supprimer une ou plusieurs lignes d’une même fourniture ou prestation.

Composants, fournitures et prestations étant définis, la génération automatique d’achats proprement dite peut s’effectuer. A son issue, l’utilisateur peut consulter les lignes d’achats créées dans des commandes déjà existantes ou dans de nouvelles commandes. 

Il est possible de quitter la procédure avant la génération des achats. Dans ce cas, toutes les opérations effectuées sur les composants et fournitures sont conservées afin de pouvoir exécuter la génération des achats ultérieurement sans avoir à recommencer les traitements de préparation.

La génération automatique d’achats peut s’effectuer :

• Par semaine : Permet de connaître pour un horizon de X semaines les achats et de les générer.

• Par article : Permet de connaître pour une sélection de composants les achats nécessaires et de les générer.

• Par affaire : Permet de connaître pour une sélection d’affaires les achats nécessaires et de les générer. Le paramètre « Regroupement des besoins en début de semaine » doit être à ‘N’on pour effectuer une proposition d’achats par affaire.

2.2.Description de l’entête de l’application “Proposition d’achats”

Cette application permet de visualiser l’ensemble des demandes d'achats générées par les différents calculs des besoins et les demandes d’achats saisies manuellement par les utilisateurs habilités.

Selon le module de calcul des besoins utilisé, il existe différentes procédures pour alimenter automatiquement les propositions.

• Pour le CBN et les besoins par nomenclatures : Lire I. Proposition et Génération automatique d'achat et d'AOF - G5A1 G5A2 G5A3 - ERP Silog | 1.3.2. La génération de la proposition d’achats à Partir du CBN ou des besoins ...

• Pour le CBNSAD : Lire 6. Calcul, génération des propositions d’achats, des achats et des lancements - G7A2 G4A7 - ERP Silog

• Pour le Stock à Date : Lire https://forterro-fwe.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=SUPPSILOG&title=1.%20Le%20Plan%20de%20Production%20et%20d%27approvisionnement%20-%20P1%20-%20ERP%20Silog&linkCreation=true&fromPageId=577634306

Consultation des lignes de propositions d’achats

Une fois alimentés comme propositions d’achat, les prestations, les équipements, les composants et matières sont ensuite présentés dans le tableau des besoins par article dans le mode Liste.

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Mode liste de la proposition d’achats.

Proposition achat

• Date d’achat : Date à laquelle la fourniture doit être commandée afin d’être disponible à la date du besoin, par défaut, en saisie manuelle, date de l’ERP. 

• Article interne ou Prestation ou Equipement : Code de l’article associé à la fourniture ou de la Prestation ou de l’équipement. En création manuelle, sélectionner le type de rubrique concerné, article ou prestation ou équipement. 

Exemple : Ecran de sélection d’une prestation.

• N° fiche : Le numéro de fiche permet de différencier plusieurs lignes de proposition d’achats d’un même article à la même date. C’est notamment le cas lorsqu’un achat est imputé sur une affaire. Dans ce cas, cela fait l’objet de lignes distinctes dans la proposition d’achats afin d’imputer les lignes d’achats sur les affaires correspondantes lors de la génération automatique des commandes. 

• Pour achat ou pour appel d’offre : « A » signifie que la ligne est présélectionnée pour générer une commande d’achats, « F » que la ligne est présélectionnée pour générer un appel d’offres fournisseur et « N » que la ligne n’est pas sélectionnée et qu’elle sera ignorée par la génération automatique des commandes d’achats ou  des appels d’offres fournisseurs. La ligne de proposition d’achats est tout de même conservée, ce qui permet de générer l’achat ultérieurement, contrairement à l’icône de suppression qui permet d’effacer définitivement la ligne de la proposition d’achats. La sélection et la dé-sélection d’une ligne s’effectue en mode modification, soit en saisissant directement « A », « F » ou « N » dans le champ, soit en sélectionnant le bouton «   » et en choisissant le type de sélection.

Dans le cas d’une prestation, la valeur est « A » « Pour les achats », elle n’est pas modifiable.

• Origine : Cette zone indique quel est le module qui a généré la demande d’achat : Stock a date (SAD ou CBNSAD), Calcul des besoins ou Besoins par nomenclatures ou Création directe.

Fourniture/Prestation

Ce cartouche présente les informations de la fourniture associé à l’article interne ou de la Prestation. Il permet également de changer de fourniture et de fournisseur. 

Un indicateur précise le nombre de fournitures possibles pour un même article. 

• Fourniture/Prestation : Code de la fourniture ou de la prestation choisie selon les critères précédemment déterminés. 

• Fournisseur : Code du fournisseur de la fourniture ou de la prestation sélectionnée. Pour changer de fournisseur (et donc de fourniture / prestation), en mode ‘modification’ cliquer :

  • soit sur le bouton «  » du champ ‘Fourniture’ ;

  • soit sur le bouton «  » du champ ‘Fournisseur’ et sélectionner l’option ‘Importer Fournisseur/Fourniture’ ; 

Un listage de sélection présente alors les fournisseurs et les fournitures associées à l’article à commander. Il suffit de double-cliquer à l’aide de la souris sur le nouveau fournisseur choisi.

• Des. : Désignation de la fourniture. 

• Prestation liée : S’il s’agit d’une prestation, cette zone est visible, elle désigne si la prestation est liée au fournisseur. 

• Délai : Délai d’approvisionnement de la fourniture. Il peut être modifié par l’utilisateur et dans ce cas la date du besoin est recalculée en conséquence. 

• Seuil d’appro. : Seuil minimum des propositions d’achat de la fiche fourniture en unité de stock, ce seuil n’est contrôlé que lors de la saisie manuelle d’une proposition d’achat. Un message prévient l’utilisateur que la valeur saisie manuellement est inférieure au seuil minimum de la fiche fourniture. Lorsque les propositions d’achat sont générées par le CBN ou le SAD, ou le CBNSAD, le seuil minimum pris en compte est celui de la fiche article et suit les règles de gestion des paramètres de gestion des propositions d’achat.

• Qté Article/Prestation : Quantité d’articles à acheter en unité de stock. Voir ci-dessus, le message qui apparaît si la quantité saisie en unité de stock est inférieure au seuil minimum des propositions d’achat de la fiche fourniture. 

• Coeff. : Coefficient de conversion entre l’unité de stock de l’article et l’unité d’achat de la fourniture. 

• Qté fourniture : Quantité de fournitures à acheter en unité d’achat. 

• Commentaires : Deux lignes de remarques qui seront reprises dans la commande d’achats.

Liste des imputation (Regroupement)

Lorsque le traitement de de regroupement des achats a été lancé, cette liste montre le détail des imputations sur affaire du regroupement (table « CABACH_IMP »).

Lors de la génération des achats, le contenu de cette liste bascule dans la table « ACHIMP ». Il s’agit des imputations sur affaire de la ligne d’achat et la table « CABACH_IMP » se vide.

Article

Ce cartouche présente les informations de l’article interne pour lequel le besoin d’approvisionnement est généré. 

• Affaire : Affiche l’affaire sur laquelle la ligne de proposition d’achat est imputée. Lors de la génération des commandes d’achats, l’imputation sur affaire s’effectue automatiquement.

En création directe de ligne de proposition d’achats, ce champ permet de renseigner le code de l’affaire. 

• Lancement : Code du lancement père. En création directe de ligne de proposition d’achats, le bouton ‘ ’ permet d’importer un numéro de lancement. Si le numéro d’affaire renseigné comporte un lancement non soldé, celui-ci est est renseigné automatiquement. Lors de la génération des commandes d’achats, l’imputation sur affaire et/ou sur lancement s’effectue automatiquement. 

• Désignation : Libellé de l’article interne. 

• Date du besoin : Date au plus tard à laquelle la fourniture à acheter doit être réceptionnée. En création directe de ligne de proposition d’achats, ce champ permet de renseigner la date souhaitée au plus tard. 

• Qté du besoin : Quantité réelle du besoin en unité de stock. Elle peut être différente de la quantité d’articles à commander si un seuil minimum d’approvisionnement est défini sur la fiche fourniture.

3. Le menu contextuel

3.1. Les traitements

Les Traitements du menu contextuel permettent : 

• De générer une nouvelle proposition d’achats à partir du CBN historique. Dans ce cas, si une proposition d’achats est en attente de génération, le système propose de supprimer soit :

  • Les lignes générées à partir du CBN : dans ce cas, les lignes générées automatiquement à partir du calcul des besoins sont supprimées, mais pas les lignes que l’utilisateur peut avoir créé manuellement.

  • Les lignes générées à partir des besoins par nomenclature : dans ce cas, les lignes générées automatiquement à partir des besoins par nomenclature sont supprimées, mais pas les lignes que l’utilisateur peut avoir créé manuellement.

  • Les lignes générées à partir du stock à date ou CBNSAD : dans ce cas, les lignes générées automatiquement à partir du stock à date ou CBNSAD sont supprimées, mais pas les lignes que l’utilisateur peut avoir créé manuellement.

  • Toutes les lignes : dans ce cas, toutes les lignes de la proposition sont supprimées, y compris celles créées manuellement par l’utilisateur. 

• de générer une nouvelle proposition d’achats à partir des besoins par nomenclatures.

  • de définir les paramètres de la proposition d’achats. Cette option est expliquée au début de ce chapitre.

  • de générer les achats.

  • de générer les appels d’offres fournisseurs.

3.1.1. Paramétrage de la proposition d’achats

L’utilisateur doit décider avant le traitement ce que sera sa politique d’approvisionnement : Doit-on tenir compte du seuil minimum des articles ?

Si l’option choisie n’est pas bonne, il faut ensuite une intervention manuelle pour modifier les quantités.

De plus, L’ERP Silog présente le résultat paramétré au nombre de décimales choisies pour les fournitures. Par exemple, si le nombre de décimales à prendre en compte est 0, les quantités achetées sont arrondies à leur valeur entière.

Il est donc important de bien renseigner ces paramètres.

L’accès au paramétrage s’effectue, à partir du menu contextuel en sélectionnant l’option “Traitements/”‘Paramétrage”

• Regroupement des besoins en début de semaine : Ce paramètre, s’il est à ‘O’ui, permet de regrouper en début de semaine tous les achats à effectuer au cours de la semaine. Ainsi par fournisseur, une seule commande d’achats est générée par semaine.

• Lors du calcul de la quantité à acheter, le seuil minimum des articles doit-il être pris en compte : Si on répond ‘O’ui à cette question et si le paramètre ‘Regroupement des besoins en début de semaine’ est à ‘O’ui, le seuil minimum déclaré dans la fiche article est pris en compte dans le calcul de la quantité à commander. Sinon le seuil minimum est ignoré et seul le besoin est pris en compte. 

• Quantité à acheter calculée en fonction de la quantité économique des fournitures : Ce paramètre est utilisé pour les commandes d’achats par EDI. S’il est à ‘O’ui, la quantité économique de la fiche fourniture correspond à la quantité minimum à acheter et la quantité minimum d’appel de la fiche fourniture sert de multiple pour la quantité à acheter. 

• Prise en compte des achats seulement dans le cycle de livraison (CL + x jours) : Ce paramètre est utilisé pour les commandes d’achats par EDI.

• Nombre de décimales à gérer pour la quantité à acheter : Permet de déterminer la précision avec laquelle doit être proposée la quantité de composant à acheter. 

• Renseigner la date d’achat de l’achat généré avec : Permet de déterminer quelle date prendre pour générer l’achat :

  • 1 - La date ERP

  • 2 - La date d’achat de la proposition

3.1.2. La génération de la proposition d’achats à Partir du CBN ou des besoins par nomenclatures

La génération de la proposition d’achats peut être exécutée à partir du menu contextuel en sélectionnant l’option ‘Nouvelle proposition’ Si vous utilisez encore le Module Historique de l’ERP Silog CBN.

En ce qui concerne le CBNSAD ou Le SAD, c’est un traitement du module concerné qui alimente la table des propositions d’achats. Ce chapitre ne concerne donc que les utilisateurs du CBN et des besoins par nomenclatures

• Par exemple Pour le CBNSAD, Lire 6. Calcul, génération des propositions d’achats, des achats et des lancements - G7A2 G4A7 - ERP Silog

• Pour le Stock à Date, lire https://forterro-fwe.atlassian.net/wiki/pages/createpage.action?spaceKey=SUPPSILOG&title=1.%20Le%20Plan%20de%20Production%20et%20d%27approvisionnement%20-%20P1%20-%20ERP%20Silog&linkCreation=true&fromPageId=577634306

Si des lignes de proposition existent, le message suivant propose de les supprimer.

• Choix de la présélection

Le système prépare la table des besoins puis propose d’effectuer une présélection des lignes d’achats à générer : 

Si à partir du CBN :

• soit par article ;

• soit par article et par semaine ;

• soit par famille ;

• soit par famille et par semaine ;

• soit par semaine ;

• soit par affaire ;

Si à partir des besoins par nomenclatures :

• soit par article ;

• soit par famille ;

Suivant le choix effectué, le système propose de présélectionner les lignes d’achats à générer en fonction de différents critères de pré-sélection soit par article, soit par période (choix par semaine), soit par article et par période…

Les boutons ‘Import début’ et ‘Import fin’ permettent respectivement de sélectionner les bornes minimum et maximum des articles, des familles ou des affaires à présélectionner.

• Consultation des lignes de besoins

Les composants sont ensuite présentés dans le tableau des besoins par article. Les composants inclus dans les bornes saisies précédemment sont automatiquement présélectionnés. Les autres composants ne sont pas présélectionnés mais apparaissent tout de même dans le listage pour être éventuellement sélectionnés manuellement.

Lorsque le bornage est effectué par date, la présélection s’effectue selon la date du besoin, et lorsqu’il est effectué par affaire, la présélection s’effectue selon les codes affaires associés aux besoins.

Le menu « Présélection »  permet :

• de présélectionner tous les composants (choix ‘Tous’) ;

• de préselectionner uniquement les articles issus de la pré-selection (choix ‘Selon présélection’) ;

• ou de n’en sélectionner aucun (choix ‘Aucun’). 

L’utilisateur peut également sélectionner (et respectivement désélectionner) une ligne en double-cliquant dessus à l’aide de la souris.

Les cases à cocher situées entre les listes déroulantes permettent d’afficher à l’écran uniquement les lignes sélectionnées ou les lignes désélectionnées ou toutes les lignes.

Les colonnes du tableau :

• Code article : Code de l’article pour lequel un besoin a été déterminé. 

• * : Les articles sans fournitures associée sont indiqués à l’aide du caractère ‘*’. 

• Lancement / Commande : Code du lancement ou numéro de la commande à l’origine du besoin. 

• Affaire : Code de l’affaire associée au besoin. 

• Date achat : Date à laquelle l’article doit être acheté. Elle est calculée en retranchant le délai d’approvisionnement défini dans la fiche article (champ ‘délai mono-niveau’) à la date du besoin. 

• Qté achat : Quantité d’articles à acheter, en unité de stock. Par défaut, la quantité à acheter est égale à la quantité du besoin.

• Besoin : Quantité à approvisionner de l’article calculée en calcul des besoins, 

• Sem. / Année : Semaine et année où le besoin se fera sentir et où les réceptions sont donc souhaitées. 

• Date : La date du besoin correspond au premier jour (lundi) de la semaine de réception souhaitée. 

• Qté éco : Quantité économique d’approvisionnement renseignée dans la fiche article. 

• Désignation : Libellé de l’article. 

• Famille : Famille de l’article

Modification d’une ligne de besoin

L’utilisateur peut modifier, pour chaque ligne du listage, la date d’achat et la quantité achetée. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton ‘Modifier’ . La touche Tab permet de passer de la date d’achat à la quantité acheté et réciproquement ; la touche Entrée permet de valider la saisie.

Le menu ‘Traitements’

1. Regrouper plusieurs besoins ;

2. Supprimer une ligne de besoin ;

3. Supprimer toutes les lignes de besoin de l’article sélectionné ;

4. Créer des fournitures associées à l’article.

• Regroupement des besoins pour un même article :

Une entreprise a tout intérêt à minimiser le nombre de commandes. En effet, chaque achat génère un coût de passation de commande qu’il convient de gérer au mieux.

D’autre part, un stockage trop important peut engendrer également un coût de stockage. 

La fonction de regroupement des achats permet à l’utilisateur de choisir les regroupements d’achats sur l’article qui peuvent offrir le meilleur compromis entre les deux coûts précédemment décrits.

Elle peut permettre également bénéficier de conditions particulières d’achats. 

Lorsque l’option ‘Regroupement’ est sélectionnée dans le menu ‘Traitements’, un listage de recherche permet de choisir l’article à regrouper.

Un listage de sélection présente ensuite les lignes de besoin de l’article sélectionné. Il suffit de sélectionner les lignes à regrouper.

La validation du listage présente le résultat du regroupement effectué.

La date d’achat et la quantité du regroupement peuvent directement être modifiés sur ce masque. 

Si des affaires sont associées aux besoins :

La liste suivante, permet d’afficher le détail des imputation de la proposition.

Ce détail sera transférer dans la table « ACHIMP » au moment de la création de la ligne d’achat.

Après génération de la ligne d’achat,  le traitement nommée « Imputations sur achat » de la ligne d’achat permet de visualiser les imputations générées pour l’achat :

• Création des fournitures

Les articles qui ne possèdent pas de fourniture associée, peuvent être sélectionnés pour effectuer une proposition d’Appel d’Offres Fournisseur.

En revanche, les articles ne possédant pas de fourniture associée ne peuvent être sélectionnés pour effectuer une proposition d’achats ; l’utilisateur doit donc associer au moins une fourniture à chaque article devant faire l’objet d’une proposition d’achats. L’option ‘Création de fournitures’ à partir du menu ‘Actions’ permet de créer de nouvelles fournitures.

Lorsque l’option ‘Création de fournitures’ est sélectionnée, le système présente un listage de sélection des fournisseurs. L’utilisateur sélectionne le ou les fournisseurs pouvant approvisionner l’article sélectionné. Pour chacun d’eux, le système lance l’application ‘Fournitures’ pour créer les fournitures associées à l’article interne sélectionné.

• Suppression de la ligne et suppression des lignes concernant l’article

Pour ne pas traiter les ligne de certains articles, sélectionner l’option de suppression concernée.

Transformation du besoin en articles internes en fournitures à acheter

Après avoir sélectionné les articles à approvisionner, l’utilisateur accède à la seconde partie de la proposition : celle concernant les fournitures.

Pour transformer les besoins en articles internes en fournitures à acheter, il faut choisir les fournisseurs et les fournitures (références chez le fournisseur) à commander. Le système effectue une proposition de fournisseurs et de fournitures selon l’un des critères suivant :

• Sélection selon le meilleur délai ;

• Sélection selon le meilleur prix ;

• Sélection selon le Fournisseur et fourniture habituels : (cette information est renseignée dans la fiche fourniture).

Le système génère ensuite la proposition d’achats proprement dite. Excepté pour les articles de type 4 (sous-traitance), les sous-traitants sont filtrés de la proposition d’achats. Cela signifie qu’à part les achats de sous-traitance, le programme ne propose pas d’effectuer des commandes d’achats pour les sous-traitants.

3.1.3. Le regroupement des propositions d’achat

Même principe que le traitement déjà vu précédemment pour l’article en cours de consultation.

Une entreprise a tout intérêt à minimiser le nombre de commandes.

En effet, chaque achat génère un coût de passation de commande qu’il convient de gérer au mieux.

D’autre part, un stockage trop important peut engendrer également un coût de stockage. 

La fonction de regroupement des achats permet à l’utilisateur de choisir les regroupements d’achats sur l’article qui peuvent offrir le meilleur compromis entre les deux coûts précédemment décrits.

Elle peut permettre également bénéficier de conditions particulières d’achats. 

Lorsque l’option ‘Regroupement’ est sélectionnée dans le menu ‘Traitements’,

Un listage de sélection présente ensuite les lignes de besoin de l’article en cours de consultation. Il suffit de sélectionner les lignes à regrouper.

La validation du listage présente le résultat du regroupement effectué.

La date d’achat et la quantité du regroupement peuvent directement être modifiés sur ce masque. 

Si des affaires sont associées aux besoins :

La liste suivante, permet d’afficher le détail des imputation de la proposition.

Ce détail sera transférer dans la table « ACHIMP » au moment de la création de la ligne d’achat.

Après génération de la ligne d’achat,  le traitement nommée « Imputations sur achat » de la ligne d’achat permet de visualiser les imputations générées pour l’achat :

3.1.4. Génération des achats et des AOF

Seule la génération des achats est expliquée ci-dessous. Le principe pour générer les appels d’offres fournisseurs est identique. 

Après confirmation du traitement par l’utilisateur, cette option génère les lignes de commandes d’achats en fonction de la proposition. A la fin de la génération des achats, le système propose de visualiser les lignes de commandes d’achats créées.

La génération automatique d’achats créée :

• soit des lignes d’achats dans des commandes existantes ;

• soit de nouvelles commandes d’achats. 

Les lignes d’achats générées peuvent bien entendu ensuite être consultées ou modifiées en gestion des achats (Application “Achats”).

3.1.5. Les imputations sur achats

Les propositions d’achat générées à partir du calcul des besoins (ou créées manuellement) peuvent être associées à une affaire et/ou un lancement.

Dans ce cas, une imputation achat sur affaire et/ou sur lancement est créée systématiquement lors de la génération de la commande achat correspondante.

L’imputation achat sur un besoin lié à un lancement est particulièrement utile lorsque qu’il y a un retard d’approvisionnement puisqu’une nouvelle commande d’achat ne sera pas générée sur les quantités imputées sur le lancement qui est à l’origine du besoin.

La quantité imputée est répartie sur la première phase du lancement dans laquelle figure le composant, une imputation par phase n’est actuellement pas gérée par le système.

3.2. Les Consultations