Sommaire
1. Introduction
L’enregistrement des commandes clients comporte un en‑tête et un corps. L’en‑tête permet de renseigner les déclarations générales (Numéro de commande, adresse de livraison, représentant, contremarque, devise, délai souhaité, ...) et les conditions de paiement. Le corps permet de saisir les différentes lignes de la commande (article, quantité, 5 lignes de désignation, prix de vente, ...).
On distingue deux statuts pour les commandes : non confirmées et confirmées. La confirmation permet notamment de préciser les délais. Un numéro de confirmation est associé à chaque commande client ; ce numéro de confirmation est rappelé en expédition par exemple.
A chaque saisie d’une ligne de commande, il est possible de visualiser les détails de la fiche de l’article commandé, son stock, son délai d’approvisionnement ou de fabrication…
L’enregistrement de la commande est en liaison permanente avec la gestion des tarifs qui, en fonction du client, de l’article, des dates de validité des taux de remises, de la quantité commandée et du paramétrage des priorités de choix entre plusieurs tarifs, propose le prix net ou les taux de réduction à appliquer.
Les dates de livraison souhaitées par le client sont précisées sur chaque ligne, avec une gestion au plus tôt et au plus tard, permettant d’introduire des contraintes de fin d’une grande précision pour la planification.
Ce module permet également de confirmer au client la date de livraison de chaque article commandé en fonction du délai souhaité, des stocks, des commandes d’achats (articles de négoce), et des délais d’approvisionnement ou de fabrication.
Les confirmations de commandes clients peuvent être éditées individuellement ou groupées. Il est également possible d’éditer des factures proforma. Les éditions, comme toutes celles de l’ERP, sont paramétrables par l’utilisateur, qui, en outre, peut les dupliquer pour obtenir des éditions multi‑langues ou spécifiques au format d’un client.
De nombreux listages de suivi des ventes permettent de connaître l’ensemble des commandes en cours, triées par client, par produit, les restes à expédier,…
Avec le module « Réservations » il est possible de traiter automatiquement toute la chaîne de prise de décision avant la confirmation du délai au client. L’ensemble de la commande est relu, les stocks disponibles sont réservés, les ordres de fabrication en cours sont affectés à la commande et les besoins restants génèrent des lancements.
Les derniers peuvent être immédiatement transférés dans le module de planification afin de vérifier la disponibilité des ressources nécessaires.
La duplication d’une commande réactualise :
Les comptes comptables,
Les taux de TVA,
Les dates.
L’accès aux commandes clients s’effectue en sélectionnant l’option « Commandes et accusés réception ».
2. L’entête des commandes clients
Le mode Liste permet la visualisation de l'ensemble des commandes client saisies dans l’ERP.
Des tris, selon différents critères, sont accessibles dans la liste déroulante ; ils facilitent la recherche d'une commande précise.
2.1. Le masque des clés et l’onglet “Général” de l’entête de l’application “Commandes clients”
Identification
N° Cde : Numéro de la commande du client (obligatoire). C’est le numéro de la pièce chez le client.
Code client : Code du client qui passe la commande (obligatoire). Le bouton « » présente, en création, un listage de recherche des codes clients et en visualisation permet de consulter la fiche du client.
N° A.R. : Numéro d’accusé de réception interne à l’ERP (obligatoire). Le numéro d’accusé de réception est suivi d’un indice. L’indice évolue lorsque la confirmation de commande est éditée et que l’utilisateur modifie la commande. Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (Lire IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Siloget 13. Groupes, sociétés et sites - E2 - ERP Silog »). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).
L’indice précédent de la commande n’est pas mémorisé dans cette application. Pour visualiser les indices précédents, il convient d’activer l’historisation des commandes. Les indices de commandes précédents peuvent ensuite être visualisés à l’aide de requêtes SQL et/ou d’éditions personnalisées. |
Cette fonctionnalité a pour objectif d’assurer l’intégrité des séquences des numérotations dans les différents documents de ventes, achats et production. |
Rappel Fonctionnement du codificateur : Par exemple, si deux utilisateurs saisissent deux documents en simultané, le premier utilisateur se réserve le numéro de document n qui est le prochain compteur disponible, le second utilisateur se réserve le même numéro n tant que ce numéro n’a pas été attribué lors d’une validation. Le compteur est dit provisoire, il est suivi de la lettre « P ». Utilisateur 1 => compteur nP  Utilisateur 2 => compteur nP  Le compteur provisoire est le même. Le premier des deux utilisateurs qui valide son enregistrement (clés et données) obtient son numéro définitif, c’est le prochain compteur libre sans le caractère « P ». Exemple utilisateur 2 => compteur n  Puis lorsque l’utilisateur 2 valide ses clés : Le numéro provisoire s’incrémente car le compteur a été attribué, le compteur provisoire est renuméroté : compteur (n+1)P  Pendant ce temps, si un autre utilisateur saisit un même type de document son numéro provisoire sera le même que celui qui est en cours de saisie avec l’utilisateur 1. compteur (n+1)P  S’il valide ses données avant l’utilisateur 1 son numéro définitif sera compteur n+1  Quant à l’utilisateur 1, la validation de sa saisie lui attribue le prochain numéro de compteur définitif libre n+2  |
Remarque : Il est possible d’écraser le compteur provisoire en saisissant le numéro manuellement sans le caractère « P », mais si le numéro saisi manuellement a déjà été attribué, le message suivant apparaît et la validation de la fiche est impossible  La saisie manuelle d’un numéro de compteur ne met pas à jour le prochain numéro de compteur, à la prochaine saisie le compteur continuera de s’incrémenter suivant son séquençage prévue dans le codificateur multi usage. S’il rencontre un numéro qui existe déjà dans la base de données issue d’une saisie manuelle, le numéro définitif sera automatiquement incrémenté lors de la validation des données. |
Client
Type de vente
A saisir ou à importer :
Taxes
Lire 7. Profils de taxes - E14 - ERP Silog
Profils de taxes : Pour les utilisateurs du module Profils de taxes.
Mentions légale : Mention de pieds de facture.
Code d’exonération : Code d’exonération lié à la dématérialisation des factures dans le cas d’une pièce exonéré. Ce code est hérités en BE et Facture.
Lignes de la pièce
Ce listage permet de visualiser les lignes de la pièce en cours (Corps). Le menu contextuel permet d’ouvrir la ligne sélectionnée pour la consulter, modifier ou supprimer.
Il est également possible de créer une nouvelle ligne sans descendre dans le corps de l’application.
Une fenêtre modale présente le corps de l’application
Montant
Dates
Date de la commande : Par défaut, la date de l’ERP est proposée, mais cette date est modifiable par l’utilisateur. C’est la date de commande du client.
Date d’effet : Par défaut, le système propose la date de la commande. L’utilisateur peut modifier cette date. La date d’effet de la commande est utilisée pour le calcul des statistiques.
Date souhaitée (au + tôt) et (au + tard) : Dates (au plus tôt et au plus tard) à laquelle le client veut que sa commande lui soit livrée. Cette date, saisie en en‑tête, est ensuite rappelée par défaut au niveau de chaque ligne du corps.
Concernant, la date souhaitée au plus tard, cette date peut provenir de deux sources :  |
Si des lignes de commande existent, la modification de cette valeur ne provoquera pas la mise à jour des dates de ces lignes. Le message suivant apparaît :
Statut
Confirmée : En activant cette zone, l’utilisateur indique que la commande est confirmée.
Editée : Cette zone indique que l’accusé réception de la commande a été édité.
Reste à expédier ? : Cette zone indique si des quantités restent à expédier sur la commande ou si la commande est soldée (pas de restes à expédier).
Escompte conditionnel : Cette zone permet de définir si l’escompte saisi est conditionnel ou non. Un escompte conditionnel n’est pas pris en compte dans le montant de la pièce car il est conditionné au respect des conditions d’attribution de l’escompte par le client. Ce n’est qu’au moment du règlement pas le client que l’opérateur ou le comptable en charge de la saisie des règlements validera ou non l’application de l’escompte en vérifiant si les conditions ont été respectées. Si cette option n’est pas sélectionnée, l’escompte s’applique sur les montants HT en déduisant le montant de l’escompte dans le montant de la pièce. Par défaut, cette information provient de la fiche du client, elle est modifiable.
Facturer l’éco participation : Cette zone permet de définir si la pièce doit facturer l’éco participation, cette information provient de la fiche client. Si l’adresse de livraison est modifiée pour un pays différent de ‘FR’, cette zone est automatiquement désactivée. L’éco participation n’est par défaut applicable qu’à la France. Elle est modifiable par l’utilisateur pour la totalité de la pièce. Le fait de décocher ou recocher ce paramètre réactualise les lignes du document. Lire 4. La gestion de l’éco participation dans les pièces commerciales de ventes - G3A11 - ERP Silog.
Devise
Export : Cette zone permet de préciser s’il s’agit d’une commande destinée à l’exportation (‘O’ui). Le champ ‘Export’ est initialisé par défaut à ‘O’ui lorsque le champ ‘Client (France, CEE, Hors CEE)’ de la fiche du client est renseigné à ‘CEE’ ou ‘Hors CEE’. Si la commande est déclarée à l’export, par défaut la commande est exonérée de TVA (code TVA = 0). Lorsque la zone ‘Export’ est modifiée, le talon de la commande, ainsi que le corps de la commande sont mis à jour automatiquement, à la validation de la modification (suppression de la TVA lorsque l’export est passé à ‘O’ui et ajout de la TVA dans le cas inverse).
Devise : Code de la devise utilisée dans la commande. Le bouton « 
» présente à l’écran le tableau des devises. Ce tableau est renseigné à partir du paramétrage général. Suivant le paramétrage du tableau des devises, soit les prix des lignes de commandes et de factures sont saisis en euros puis convertis en devises en fonction du cours, soit ils sont directement saisis en devises.
Cours et Date mise à jour : Le cours de la devise, renseigné dans le tableau des devises, est proposé par défaut mais il est possible de le modifier manuellement. La date du cours de la devise peut également être mise à jour. La mise à jour du cours s’applique uniquement pour la commande, et n’est pas répercutée sur le tableau des devises
Adresse
Adresse de livraison : Adresse de livraison du client., le téléphone, le code postal et la ville de l’adresse de livraison du client sont affichés. Le bouton “
” du numéro de l’adresse de livraison du client permet de sélectionner l’adresse de livraison concernée qui a été enregistré dans l’application « Adresses ».
Le bouton “RAZ” permet de supprimer le contenu de l’adresse de livraison.
Si l’utilisateur modifie manuellement l’adresse associée au code adresse, un message prévient l’utilisateur que les tournées ne seront plus gérées pour cette commande car cette nouvelle adresse n’est pas liée à un calendrier de tournées. Le code adresse devient dans ce cas ‘0’ et le code zone géographique se vide.
Ne pas oublier de saisir les informations de dématérialisation des factures :  |
Ne pas oublier de saisir les informations de dématérialisation des factures :  |
Commissionnement
Intervenant : Code de l’intervenant commercial principal lié au document commercial. Par défaut le système propose le code de l’intervenant renseigné dans la fiche client, mais il est possible d’en changer, en création ou en modification à l’aide du bouton « 
».
Profil : Cette affectation permet si vous disposez du module de « Gestion des Intervenants et de leur rémunération » d’affecter le profil de commissionnement. Ce dernier provient de l’application « Profils de commissionnement », il permet de décrire de façon détaillée comment les différents intervenants renseignés dans l’onglet « Intervenants » seront commissionnés.
2.2. L’onglet “Divers” de l’entête de l’application “Commandes clients”
Transporteur
Date prépa. expéd. : L’utilisateur peut renseigner la date de préparation d’expédition.
Transporteur : Nom du transporteur affecté pour la commande. Le transporteur renseigné dans la fiche client est proposé par défaut.
Poids total : Le poids total des articles de la commande est indiqué s’ils sont renseignés dans les fiches articles des articles commandés.
Destination : Cette zone reprend, par défaut, la destination renseignée sur la fiche client ; elle est modifiable par l'utilisateur.
Préparable
Comptabilité
Affaire : En enregistrement de commandes, il est possible de saisir ou de sélectionner un numéro d’affaire « père » dans l’en-tête de la commande. Cette affaire « père » est un regroupement des affaires « fils » de chaque ligne de commande. Si le numéro d’affaire « père » saisi n’existe pas, la création annexe de l’affaire est proposée par le système. Dans le listage de recherche des numéros d’affaires, le caractère ‘R’ permet de différencier les regroupements d’affaires.
Cpt. Ana. glob. : L’utilisateur peut renseigner un numéro de compte analytique global pour toute la commande. Le bouton « » présente un listage d'importation de l'ensemble des comptes analytiques. Le libellé du compte, s’il existe, s'inscrit à droite du numéro de compte.
Client Exonéré de TVA : Cette zone indique si le client est exonéré de TVA.
Cpt. Client : Rappel du numéro de compte général de la fiche client. Ce numéro de compte n’est pas modifiable en enregistrement de commande.
Obs. Comptable : L’observation comptable saisie dans la fiche client est affichée.
Il est à noter que si un blocage comptable a été défini sur la fiche client, un message alerte l’utilisateur lors de l’enregistrement d’une commande pour ce client. |
Revu de contrat
Revue de contrat à effectuer : Ce paramètre permet de préciser si la commande est soumise à une revue de contrat. Lorsqu’une commande est soumise à une revue de contrat, il n’est pas possible de confirmer directement la commande (à l’aide de l’indicateur ‘Confirmée O/N’). C’est la validation de la revue de contrat qui confirme automatiquement la commande. Reportez vous au chapitre « Revue de contrat » pour avoir des explications sur le fonctionnement et l’utilisation des revues de contrats.
Code modèle de revue de contrat : Ce champ permet d’importer un modèle de revue de contrat. La nouvelle revue de contrat de la commande est alors créée à partir du modèle sélectionné.
Code revue de contrat : Code de la revue de contrat de la commande. Il doit obligatoirement être renseigné si la commande est soumise à une revue de contrat. Le bouton ‘ ’ permet soit d’importer une revue de contrat existante, soit de créer une nouvelle revue de contrat. Pour créer une nouvelle revue de contrat, l’utilisateur doit au préalable saisir le code de la revue de contrat dans cette zone. La nouvelle revue de contrat peut être créée à partir d’un modèle de revue de contrat.
Tarifs
Si le module « Tarifs et remises » est activé dans l’application « Paramétrages ventes », alors ce cartouche permet de renseigner les paramètres du tarif, les valeurs sont renseignées par défaut avec les données enregistrées dans la fiche client.
Lire 2. Les Tarifs et Remises - G3O5 - ERP Silog
Lire 1. Les Grilles de Tarifs Ventes - G3O4 - ERP Silog
Prise en compte dans le CBN
Ces paramètres permettent d’exclure ou d’inclure la commande en cours dans le calcul du CBNSAD.
Lire I. Le CBNSAD - G7A2 G4A7 - ERP Silog
2.3. Onglet « Infos » de l’en-tête des commandes clients
Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de commande, le bouton «
» permet de sélectionner un code du dictionnaire d’informations. Le dictionnaire d’informations permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.
Lire 8. Le dictionnaire d’informations - E6 - ERP Silog
2.4. Onglet « Infos » de l’en-tête des commandes clients
Cette page présente le talon de la commande, en devise principale et en devise si la commande est passée en devise.
Le talon est détaillé. Le montant total des remises appliquées dans les lignes les montants des prestations de talon inclues dans le total du talon et les montants des différentes taxes (TVA et TPF) de la commande.
Règlements : Par défaut, le système propose les modes de règlements renseignés dans la fiche client. L’utilisateur peut les modifier.
La première colonne permet, dans le cas d’un règlement partiel, de saisir la part de chaque mode de règlement par rapport au montant total. Cinq modes de règlement différents peuvent ainsi être renseignés. Bien entendu, le total des différents pourcentages doit être égal à 100 % ; à défaut, le système refuse de valider les modes de règlements saisis. S’il n’y a qu’un mode de règlement pour le client, seule la première ligne doit être renseignée, avec un pourcentage égal à 100 %.
La deuxième colonne permet de saisir les différents modes de règlements de la commande. La création du mode de règlement en création ou modification de commande est possible si l’utilisateur dispose des droits pour créer un mode de règlement avec la formule de calcul de l'échéance qui l’accompagne. Le bouton « » présente un listage de recherche des modes de règlements existants. Les modes de règlements peuvent également être créés à partir des menus « Gestion des achats » et « Gestion des ventes ».
Les deux dernières colonnes présentent respectivement le montant du règlement en euros et le cas échéant dans la devise sélectionnée pour la commande de vente.
Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche client est proposé par défaut. L’utilisateur peut le modifier pour la commande (voir explications précédentes sur l’onglet « Talon »).
Le tableau « Taxes : Détail remises et charges », permet de présenter les données relatives aux taxes regroupées par taux de TVA pour la dématérialisation des factures. Le détail des charges (prestations de talon, TPF et éco participation) et des remises (escompte, remises talon) est affiché en dessous pour la ligne de TVA sélectionnée.
2.5. Onglet « Intervenants » de l’en-tête des commandes clients
Cet onglet permet d’associer plusieurs intervenants à la commande client si vous possédez le module « G3A2_Intervenants commerciaux et leur rémunération ». Un intervenant est un interlocuteur, de type VRP, Représentant, Chargé d’affaire… qui pourra être commissionné sur le CA généré par la commande. Par défaut ce sont les intervenants associés au client qui sont récupérés dans la commande. Cependant les boutons 
permettent d’ajouter, modifier ou supprimer un ou plusieurs intervenants.
Pour chaque intervenant, il est possible de changer sa catégorie, de saisir une part de marge ou de CA sur laquelle il sera commission, de rendre actif ou non son commissionnement, de saisir une date et un motif de refus, de saisir une distance kilométrique le séparant du client sur le documents en cours.
Par catégorie , la somme des parts de marge ou de CA ne peut dépasser 100 %, sinon le message suivant apparaît.
La gestion des commissions est effectuée dans le module concerné (pour plus de détails se reporter au module concerné).
2.6. Onglet « Hist. Commande » de l’en-tête des commandes clients
Cet onglet permet de consulter l’historique des lignes de commandes passées par le client.
Pour filtrer les données à afficher, il faut être en mode « Modification » et saisir un bornage de date des commandes concernées.
Lorsque qu‘un filtre de date est saisi, il est possible de saisir un numéro d’AR pour le visualiser.
La zone « code article » n’est pas gérée.
Un double-clic sur une ligne ou l’utilisation du menu contextuel, permet d’ouvrir la commande sélectionnée.
2.7. Le menu contextuel de l’en-tête des commandes clients
2.7.1. Les Consultations
2.7.2. Les Editions
2.7.3. Les Traitements
2.7.3.1. Saisie des grilles de tarifs ou Tarifs
L'application annexe “Saisie des grilles de tarifs” ou “Tarifs et remises” permet de visualiser, modifier ou créer des Tarifs ou remises.
2.7.3.2. Réservations ventes
Cette fonction permet d’effectuer une réservation automatique des lignes de commandes, selon différents critères. La commande doit être confirmée.
Après le choix du critère et éventuellement de ses valeurs, le système présente un listage de sélection des lignes de commandes pour lesquelles des quantités restent à livrer et à réserver.
L’utilisateur peut sélectionner / désélectionner des lignes selon la méthode classique des listages de sélection et modifier la quantité à réserver des lignes de commande en cliquant sur le bouton ‘Modifier’.
Si le paramétrage est « réservation sur stock et lancements » et « seulement si stock disponible suffisant », le système réserve en priorité sur le stock disponible, puis sur les lancements existants et enfin propose la création d’un nouveau lancement.
Lorsqu'il y a plusieurs lignes de commande pour un même article, le programme effectue un regroupement de ces lignes pour créer un lancement unique au lieu de créer un lancement par ligne de commande. Ce regroupement est effectué si les conditions suivantes sont respectées :
même code article ;
même date de fin de production au plus tard ;
même code affaire (s’il est renseigné) ;
même code de modèle de devis (s’il est renseigné) ;
même code de table de paramètres (s’il renseigné avec l’utilisation du configurateur).
Le bouton « Traitements » permet de demander la création d’un nouveau lancement pour la ligne sélectionnée, qui était initialement réservée sur stock :
Résultat :
Après validation, les lancements sont créés. L’application « Lancements » s’ouvre.
Lorsqu’il n’existe aucun modèle de liste de fabrication pour un article, la réservation sur lancement n’est pas possible, un message d’information apparaît pour la ligne concernée.  |
2.7.3.3. Paramétrage réservations ventes
Cette fonction permet de paramétrer la présélection effectuée par le logiciel en réservation automatique.
Il est possible de réserver uniquement sur stock ou sur stock et sur lancements. Pour la réservation sur stock, l’utilisateur peut définir si les lignes doivent être présélectionnées seulement lorsque le stock disponible est suffisant ou quel que soit le stock disponible. Ces deux masques de paramétrage sont affichés successivement.
2.7.3.4. Calcul Talon
Cette fonction permet d’accéder au traitement de recalcul du talon de la commande à partir des lignes de la commande. Ce traitement est à exécuter si vous constatez que le montant total du talon de la commande ne correspond pas à la somme des lignes, suite par exemple à une coupure de courant, à un blocage du poste...
2.7.3.5. Intégration EDI
Si vous possédez l’ancien module d’Echanges de Données Informatisés (EDI) vous pourrez y accéder directement depuis cette action.