Sommaire

I. Introduction

L’enregistrement des factures fournisseurs permet la mise en évidence de l’équilibre entre le corps de la facture et le talon, et de s’assurer que la facture est en rapport avec les quantités saisies en réception.

Il est indispensable que comptablement le stock soit correctement valorisé. C’est pourquoi il n’est pas possible de confirmer comptablement une facture dont le montant est différent de celui qui en réception a permis de valoriser le stock. S’il n’y a pas égalité de montant entre le talon de l’en-tête de facture et la somme des lignes de la facture, un message prévient l’utilisateur que la facture ne pourra pas passer en comptabilité.

La modification du prix réel, dans le cas où il serait différent de celui de la commande, permet le recalcul du dernier prix d’achat de l’article et de la fourniture. Le Prix Moyen Pondéré est recalculé lors de l’archivage des flux[1].

Sur le talon de la facture, les imputations comptables et les montants de TVA sont contrôlés, les modes de règlements et les échéances reprécisées. La facture est également affectée d’un numéro de facture interne composé d’un préfixe paramétrable par l’utilisateur suivi d’un compteur[2].

La notion de « facturation directe » est également proposée. Elle permet d’enregistrer des factures sans qu’une commande fournisseur et une réception n’aient été créées préalablement. Des articles gérés en stocks et des prestations peuvent également être introduits dans le corps d’une facture directe. Pour saisir une facture directe, l’utilisateur n’indique évidemment pas de numéro de confirmation et crée directement les lignes en indiquant les articles et/ou les prestations à facturer.

Les écarts de prix entre la facture du fournisseur et le prix enregistré lors de la réception, bien qu’ils mettent à jour la valeur des articles en stock, n’influencent pas les productions qui ont consommé les articles réceptionnés.

L’accès à l’enregistrement des factures d’achats s’effectue, en sélectionnant l’option « Facturations et avoirs (Achats) » dans le menu « La Gestion des achats ».

2. L’en-tête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

2.1. Les zones du masque des clés de l’entête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Les différentes pages de l’en-tête présentent l’ensemble des informations générales d’une facture d’achats. Elles permettent la modification de la facture ainsi que la suppression de factures existantes et la création de nouvelles. Cependant, la modification ou la suppression d’une facture déjà passée en comptabilité n’est pas autorisée par le système.

N° Facture / Avoir : Numéro de facture (ou d’avoir) du fournisseur (obligatoire). Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application. Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé.

Les comptabilités SAGE n’acceptent pas le caractère « / » dans les numéros de factures et d’avoirs. Pour transférer vos factures et avoirs vers une comptabilité SAGE, les préfixes de factures et d’avoirs ne doivent pas comporter le caractère « / ».

Type : Cet indicateur permet de renseigner s’il s’agit d’une facture (« F ») ou (« A ») d’un avoir. Il est renseigné par défaut à « F ».

Pour les avoirs le montant du talon doit être négatif. Lors de la saisie des lignes d’un avoir, l’utilisateur doit saisir des quantités négatives (ou des prix négatifs) pour que le montant des lignes soit négatif. sinon l’avoir sera considéré comme une facture dans les statistiques.

N° Facture / Avoir Interne : Numéro de facture (ou d’avoir) interne à l’ERP (obligatoire). Ce numéro est proposé automatiquement par le système. Il est paramétrable par l’utilisateur - voir IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Silog.
Fournisseur. : Code du fournisseur ayant émis la facture (obligatoire). En création et en modification de facture, le bouton « » permet de rechercher le code fournisseur. Si le code fournisseur saisi n’existe pas, le logiciel propose sa création annexe. Cela concerne les factures directes concernant un nouveau fournisseur.

Si le fournisseur est bloqué en commande le message suivant apparaît, et la commande ne peut être saisie.

Si le Bon à payer est bloqué pour ce fournisseur, le message suivant apparaît, mais la saisie n’est pas bloquée.

Centre à payer : Code du fournisseur « Centre à payer », par défaut c’est le code du centre à payer associé au fournisseur, il est modifiable. Il est possible de sélectionner un centre à payer parmi tous les centres à payer ou seulement ceux du fournisseur en cours. Pour importer un centre à payer, sélectionner .

Si le code du centre à payer est modifié alors les zones suivantes se mettent à jour avec les données du fournisseur payeur :

Le type achat.
Les cinq pourcentages de règlement.
Les cinq modes de règlement.
Les cinq domiciliations bancaires.

Choix du tiers payeur : Sélectionner qui du fournisseur ou du centre à payer est le destinataire de vos règlements. L’adresse de facturation du centra à payer apparaît dans l’onglet “Général” lorsque le destinataire est le centre à payer.

Type achat : Code du type achat. Par défaut, il s’agit du type d’achat associé au fournisseur. Il est modifiable. Il est possible d’importer un type d’achat.

Si la saisie n’existe pas, le message suivant apparaît :

La gestion des types d’achat s’effectue dans l’application « Groupes Sociétés et sites ». Elle permet d’associer à chaque fournisseur une numérotation personnalisée de ses factures achats et comptables ainsi que d’affecter un code journal personnalisé aux écritures transmises en comptabilité.

Code profil de taxes et Mention légale : voir 7. Profils de Taxes

2.2. L’onglet “Général” de l’entête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Lignes de la pièce : Cette liste présente les lignes du corps. Le menu contextuel permet de consulter, de créer, de modifier ou de supprimer une ligne de la pièce.

Montants : Montants HT et TTC en monnaie principale et en devise, valeur du talon non modifiables.
Dates : date de facturation, de création de mises à jour.
Date de facture : Date de facturation du fournisseur. Par défaut la date de l’ERP est proposée mais elle peut être modifiée.
Créée le / Date Màj : Dates de création et de la dernière modification de la facture dans l’ERP ; elles sont automatiquement renseignées par le système.
Date d’effet : La date d’effet est utilisée pour le calcul des statistiques. Par défaut le système propose la date de facturation mais l’utilisateur peut la modifier.
Susp. de taxe (O/N) : Si cette zone est mise à ‘O’ui, aucune taxe (TVA, TPF) n’est appliquée à la facture.
Traite (O/N) : Permet de préciser si le règlement de la facture s’effectue par traite (‘O’ui). Cette zone est par défaut à ‘O’ui si le mode de règlement de la fiche fournisseur correspond à un règlement par traite.
Bon à payer (O/N) : Décocher cette option pour indiquer que la facture ne doit pas passer au règlement. Cette zone est décochée si le fournisseur à le statut « Bon à payer » bloqué, et il n’est pas possible de modifier ce statut dans la facture tant que le statut dans la fiche fournisseur n’a pas été modifié.

Facture en devises (O/N) : Cette zone permet d’indiquer si la facture d’achat est libellée en devises. Elle est par défaut à ‘O’ui si une devise est renseignée dans la fiche fournisseur.
Import (O/N) : Cette zone permet de préciser s’il s’agit d’une facturation d’articles importés. Le champ ‘Import’ est initialisé par défaut à ‘O’ui lorsque le champ ‘Fournisseur (France, CEE, Hors CEE)’ de la fiche du fournisseur est renseigné à ‘C’ ou ‘H’. Lors de l’import d’un bon de réception dans le corps de la facture, le champ ‘Export’ de la facture prend la valeur renseignée dans le bon de réception.
Devise : Le bouton « » permet de sélectionner le code de la devise à utiliser pour le règlement de la facture.

Le cours de la devise peut être mis à jour pour la facture. La date de mise à jour du cours peut être modifiée. La mise à jour du cours dans cette zone ne s’applique que pour la facture. Les cours des devises renseignés dans le paramétrage général ne sont pas modifiés.

Nom du fournisseur et adresse de facturation du centre à payer : Si le tiers payeur est le centre à payer, ces zones permettent de modifier le nom du centre à payer ainsi que l’adresse à laquelle le règlement doit être envoyé.
Nom du fournisseur et adresse de facturation : Le nom du fournisseur ainsi que l’adresse à laquelle le règlement doit être envoyé sont modifiables par l’utilisateur.
U.E. : Ces zones de texte permettent de renseigner les données douanières utilisées pour la déclaration d’échanges de biens. Ces données sont le N° UE, le Pays de provenance, le Régime, les Conditions de livraison, la Nature de la transaction et le Mode de transport. Pour chaque zone, N° UE excepté, le bouton « » présente un listage de recherche des valeurs utilisées en commerce international.
Règle de calcul : Cette zone permet de sélectionner une règle de calcul pour répartir la part des montants des prestations de talon dans la valorisation du PMP et du DPA des articles concernés lorsque le paramètre « Intégrer les prestations talons dans le calcul du PMP » est activée. Par défaut, une zone de l’application « Paramétrages achats » permet d’alimenter cette zone avec une valeur par défaut. Cette zone n’est pas liée à la zone « Frais d’acheminement » suivante.
Frais d’acheminement : Ce champ présente la somme des frais d’acheminement autres que ceux du fournisseur saisis sur les lignes. Ce champ n’est pas saisissable, il s’agit des frais totaux liés à l’acheminement des différentes lignes du BR, ce montant n’influe pas sur le talon, il s’agit du montant total des frais d’acheminement qui sont pris en compte pour la valorisation des articles au PMP et au DPA.

2.3. L’onglet “Divers” de l’entête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Cet onglet permet de renseigner les données relatives aux tarifs et remises. Voir «2. Les Tarifs et Remises Achats - G2O2 - ERP Silog ».

Escompte : Le pourcentage d’escompte renseigné dans la fiche fournisseur est affiché entre parenthèses ; il est proposé par défaut mais peut être modifié par l’utilisateur.
Compte escompte : Le compte d’escompte renseigné dans le paramétrage général est proposé par défaut. L’utilisateur peut le modifier pour la facture.
Lettrage : Le lettrage de la facture est proposé par défaut. La référence lettrage commence par le caractère « A » pour les factures d’achats et « V » pour les factures de vente. Cette lettre est suivie du mois de la facture (exemple : 09 pour Septembre). cette information n’est pas reprise dans la comptabilité Silog ERP., elle reste présente si vous l’utilisez en paramétrage avec une autre comptabilité.

Le lettrage est un terme comptable. C'est une fonction des logiciels de comptabilité qui permet de justifier un compte de tiers (client et/ou fournisseur). De manière générale, un compte de tiers est alimenté par les factures de l’ERP via le transfert en comptabilité et par les règlements qui sont saisis directement en comptabilité.

Trois informations de trois lignes chacune peuvent être renseignées par l’utilisateur. En création et en modification de facture, le bouton « » permet de sélectionner un code du dictionnaire d’informations[1]. Le dictionnaire d’informations permet d’associer du texte à un code. En sélectionnant un code, le texte associé est automatiquement rappelé. Celui-ci peut alors être modifié par l’utilisateur pour la commande.

2.4. L’onglet « Talon » de l’en‑tête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Cette page présente le talon de la facture d’achats, montant en devise principale et en devise si la facture est passée en devise.

Le détail du talon :

Les colonnes « Montant saisi » permettent à l’utilisateur de saisir ou modifier les montants (en euros et le cas échéant en devise) du talon de la facture du fournisseur. Ces deux colonnes sont automatiquement renseignées lors de l’import des bons de réceptions dans le corps de la facture.

Le système propose par défaut la somme des lignes de la facture. Ces montants correspondent donc aux montants renseignés sur les lignes de commandes d’achats (ou éventuellement des bons de réceptions si les prix ont été modifiés sur les B.R.).

L’ajout de bons de réceptions supplémentaires dans le corps de la facture après être remonté dans l’en-tête est considéré comme une modification de la facture et les montants des deux premières colonnes ne sont alors pas automatiquement recalculés. L’utilisateur doit saisir ces montants en correspondance avec la facture du fournisseur.

Les autres colonnes ne sont pas saisissables. Elles présentent les prix calculés par le logiciel (en monnaie principale, en monnaie secondaire (si vous disposez du module « Changement de monnaie »), et le cas échéant en devise) et correspond à la somme des lignes de la facture.

Si les prix des lignes de la facture sont modifiés après leur création, les montants saisis conservent les montants initiaux provenant de la commande alors que les autres colonnes se mettent à jour automatiquement. Cela permet de mettre en évidence les différences de prix entre la commande et la facture du fournisseur.

Les montants HT remisés de ces deux types de colonnes peuvent donc être différents et la facture ne peut pas passer en comptabilité. Le message suivant avertit l’utilisateur : « ATTENTION, le montant HT remisé calculé est différent de celui saisi. Cette facture ne pourra pas passer en comptabilité ». L’utilisateur doit alors modifier le talon de la facture pour qu’il coïncide avec les prix modifiés dans les lignes de la facture et le talon de la facture du fournisseur.

Il existe un traitement pour mettre à jour automatiquement les montants saisis avec les montants calculés.

L’utilisateur peut saisir un pourcentage d’escompte dans le talon de la facture. Celui-ci est alors proposé par défaut en création des lignes de facture directe.

Le montant de l’escompte du talon ne correspond pas obligatoirement au pourcentage d’escompte du talon. En effet, le montant d’escompte du talon représente la somme des escomptes des lignes de commande, alors que le pourcentage d’escompte est saisi par l’utilisateur pour être proposé par défaut en création de lignes.

Le détail de la TVA et TPF

La première colonne présente les numéros de compte des différents pourcentages de TVA et de TPF. Les numéros de comptes renseignés dans le Paramétrage général apparaissent par défaut mais sont modifiables pour la facture.

Les montants des différentes taxes (TVA et TPF) de la facture sont présentés. La deuxième et la troisième colonne permettent de modifier les montants de TVA et de TPF en euros et le cas échéant en devise. La dernière colonne présente les montants calculés par le logiciel, en euros ou dans la devise sélectionnée le cas échéant.

Détail des règlements

Règlements : Par défaut, le système propose les modes de règlements renseignés dans la fiche fournisseur. L’utilisateur peut les modifier.

La première colonne permet, dans le cas d’un règlement partiel, de saisir la part de chaque mode de règlement par rapport au montant total. Cinq modes de règlement différents peuvent ainsi être renseignés. Bien entendu, le total des différents pourcentages doit être égal à 100 % ; à défaut, le système refuse de valider les modes de règlements saisis. S’il n’y a qu’un mode de règlement pour le client, seule la première ligne doit être renseignée, avec un pourcentage égal à 100 %.

La deuxième colonne permet de saisir les différents modes de règlements du fournisseur pour la facture. La création du mode de règlement en création ou modification de la fiche client est possible si l’utilisateur dispose des droits pour créer un mode de règlement avec la formule de calcul de l'échéance qui l’accompagne. Le bouton « » présente un listage de recherche des modes de règlements existants. Les modes de règlements peuvent également être créés à partir des menus « Gestion des achats » et « Gestion des ventes ».

La troisième colonne permet de renseigner la domiciliation bancaire utilisée pour le règlement. Le bouton « » permet de rechercher les codes banques référencés dans l’ERP. C’est le code de la banque du site qui doit être renseigné ici.

La quatrième colonne indique les dates d’échéance des différents règlements. Elles sont calculées à partir de la date de facturation et des modes de règlements.

Enfin les deux dernières colonnes présentent les montants des règlements calculés par le logiciel en euros et, le cas échéant, en devise.

Taxes : Détail remises et charges

Dans le cadre de la mise en place de la dématérialisation des factures achats, un tableau de regroupement des taxes par taux de TVA est présent. Il s’agit des données relatives aux taxes regroupées par taux de TVA (Base HT et montant TVA par taux).

Le détail des remises et des charges est présenté dans le tableau du dessous pour le taux de TVA sélectionné.

Règlements Comptabilisés

Pour les utilisateurs du module Finance, pour gérer les règlements ce tableau présente le détail des échéances réglées de la facture avec les dates de lettrage.

2.5 Le menu contextuel de l’en‑tête de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

2.5.1. Les traitements

L’option ‘Calcul Talon’ permet de forcer le recalcul du talon de la facture. Ce traitement doit être lancé uniquement s’il est constaté une différence entre le montant calculé dans le talon et la somme des lignes de la facture.
Bon à payer : Pour modifier la valeur de la zone « Bon à payer ».
L’option ‘Mise à jour des montants saisis avec les montants calculés’ permet de mettre à jour les montants saisis avec les montants calculés lorsqu’il existe un écart entre les montants constatés dans le bon de réception et les montants de la facture.

2.5.2. Les consultations

2.5.3. Les éditions

3. Le corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Le Corps (ou la touche F9) permet d’accéder au corps des factures d’achats.

Le corps permet de visualiser, de modifier, d’ajouter ou de supprimer des lignes de facture. Il est possible de saisir manuellement des lignes de factures directes ou d’importer tout ou partie d’un bon de réception. Il est possible de sélectionner certaines lignes d’un bon de réception et ainsi de facturer partiellement un bon de réception. Mais il n’est pas possible de facturer partiellement une ligne de bon de réception.

Si l’utilisateur modifie le prix des lignes d’une facture d’achats précédemment créée, en retournant sur l’en-tête de facture, le message suivant apparaît :

L’utilisateur doit alors vérifier et mettre à jour le talon de la facture pour qu’il coïncide avec la somme des lignes de facture.

3.1. Les zones du masque des clés du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

N° Bon de Réception. : Numéro du bon de réception à intégrer à la facture. Le bouton « » présente un listage de recherche des bons de réception du fournisseur non facturés. Après avoir sélectionné le bon de réception à facturer, le logiciel présente à l’écran les lignes du bon de réception. En cliquant sur Valider, les lignes du bon de réception sont enregistrées dans la facture. Si cette zone n’est pas renseignée, cela permet d’effectuer une facturation directe. La facturation directe permet d’enregistrer des factures sans qu’une commande fournisseur et une réception n’aient été créées préalablement. C’est notamment le cas des factures envoyées directement par le transporteur, lorsqu’on n’intègre pas le port dans le prix des articles.

Après l'import d'un bon de réception dans le corps de la facture, le message « Voulez-vous importer un autre bon de réception » est affiché.

La première fois que l'utilisateur descend dans le corps pour importer des bons de réceptions, répondre ‘Oui’ au message permet de rester dans le corps, en création, pour importer un autre bon de réception ou saisir une ligne de facture directe. Plusieurs bons de réceptions peuvent donc être importés à la suite sans remonter à l'en-tête. Quand tous les bons de réceptions à facturer sont importés, l'utilisateur peut répondre ‘Non’ au message pour remonter directement dans l’en-tête, ou ‘Oui’ s’il doit ajouter des lignes de facture directe (Prestation de port par exemple). En remontant dans l’en-tête de la facture, les montants saisis du talon sont automatiquement renseignés à partir de la somme des lignes de la facture.
Si des lignes sont déjà enregistrées dans le corps de la facture, c’est-à-dire si l’utilisateur revient modifier le corps de la facture, les montants saisis du talon ne sont pas recalculés automatiquement. L’utilisateur doit alors vérifier et mettre à jour le talon de la facture pour qu’il coïncide avec la somme des lignes de facture. Le message « Voulez-vous importer un autre bon de réception ? » est tout de même affiché si l’on importe un bon de réception.

Attention à ne pas enregistrer en facturation directe, une facture pour laquelle un Bon de Réception a été saisi. Dans ce cas, il n’y a pas de lien entre le Bon de Réception et la facture, et donc aucun contrôle par le logiciel. Les articles seraient donc réceptionnés deux fois en stock : une fois par le Bon de Réception, et une fois par la facturation directe. De plus, en enregistrement de facture « classique », le Bon de réception apparaîtrait toujours comme étant à facturer ; il y a donc également un risque de facturer deux fois les mêmes articles.

N° Ligne : Indique le numéro de ligne de la facture. Lors de l’import d’un bon de réception, les numéros de lignes de la commande sont récupérés en facture. En création directe d’une ligne de facture (sans appeler un bon de réception), il est proposé automatiquement par le système, mais peut être modifié par l’utilisateur. Le code article correspondant à la fourniture facturée, il est affiché automatiquement par le système.
Code Fourniture / Code Prestation : Code de la fourniture ou de la prestation facturée. Il est renseigné automatiquement par le système lors d’importation de lignes. En facturation directe, le bouton « » présente un listage de recherche des fournitures ou des prestations du fournisseur. Les prestations non liées sont également présentées. Si l'utilisateur saisi un code inexistant, le système propose la création annexe de la fourniture ou de la prestation.
Lot : Code du lot facturé. Cette zone est obligatoire pour les articles gérés par lot (paramètre Géré par lot à ‘O’ui dans la fiche article). Si l’utilisateur saisi un code lot inexistant, le système propose de créer un nouveau lot associé à l’article réceptionné. En création de ligne, le bouton « » présente deux options :
- « Importer lot de l’article associé » : cette option présente un listage de recherche des lots existants de l’article.
- « Import » : cette option ouvre un nouvel onglet « Lots ». Il permet d’enregistrer plusieurs lots à la suite pour le même code glossaire dans le cas où la quantité facturée d’un article correspondrait à plusieurs lots.

L’onglet “Lots” apparaît lorsque l’article est associé à un lot

P. liée : Cette zone permet d’indiquer si la prestation est liée au code fournisseur (‘O’ui). En effet, il est possible de définir des prestations liées à un fournisseur et des prestations sans fournisseur déclaré.
Prestation de talon : Permet d’indiquer si la prestation doit apparaître dans le talon de la facture (‘O’ui) ou uniquement dans les lignes (‘N’on). Pour les prestations de talon, les éventuels escomptes peuvent ou non s’appliquer à la prestation selon l’option choisie dans le Paramétrage général.
Désignation : Désignation de la fourniture ou de la prestation. Par défaut le système propose la désignation du bon de réception si la ligne de facture a été créée à partir d’un bon de réception ou la désignation de la fiche fourniture (ou prestation) si la ligne est créée directement. Cette désignation peut être modifiée par l’utilisateur.

3.2. L’onglet “Général” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Qté facturée : Quantité de fournitures (ou de prestations) facturée en unité d’achat. Lors de la création d’une ligne directe de facture, la quantité saisie doit être celle déclarée par le fournisseur. C’est la quantité utilisée pour valoriser la facture. Lors de la modification de la quantité facturée, le système propose :
- Soit de mettre à jour la quantité réelle facturée (en unité de stock) en tenant compte du coefficient de conversion.
- Soit de mettre à jour le coefficient de conversion de la facture et de ne pas modifier la quantité réelle facturée.

Qté réelle fact. : Quantité réelle de fournitures (ou de prestations) facturée en unité de stock. Lors de la création d’une ligne directe de facture, la quantité doit correspondre à la quantité réelle reçue en unité de stock. C’est la quantité utilisée pour mettre à jour le stock de l’article. Lors de la modification de la quantité réelle facturée (suite au comptage effectué en réception), le système propose :
- Soit de mettre à jour la quantité facturée (en unité d’achat) en tenant compte du coefficient de conversion.
- Soit de mettre à jour le coefficient de conversion de la facture et de ne pas modifier la quantité facturée déclarée par le fournisseur.

La saisie d’une quantité négative crédite le stock dans le cas d’un avoir achat.

Pour saisir un avoir achat sans mouvement de stock, il faut saisir un montant négatif et une quantité positive.

Pour saisir un avoir achat avec mouvement de stock, il faut saisir un montant positif et une quantité négative.

Unité achat/Coeff conv/Unité Stock: Coefficient de conversion unité d’achat / unité de stock renseigné dans la fiche fourniture.

Le cartouche “Frais d’acheminement”

Ce cartouche permet de renseigner les frais d’acheminement à incorporer au coût de chaque article réceptionné, que ces frais proviennent d’une autre facture du fournisseur ou d'une facture d'un autre prestataire dans le cas où ce bon de réception ne contient pas ces frais comme prestation dans ces lignes.

Le champ ‘Montant’ permet de saisir le montant HT des frais à incorporer au coût total des articles de la ligne. Les frais saisis sont afférents à la quantité totale de la ligne et non pas à la quantité unitaire de la ligne. Lorsqu’un montant est saisi dans ce champ, l’utilisateur doit également renseigner la référence de la pièce à l’origine de ce montant.

Les frais renseignés dans ce champ ne sont pas intégrés au montant de la facture du fournisseur. Ils servent uniquement à imputer des frais supplémentaires aux articles réceptionnés pour la valorisation des stocks au PMP et DPA (en réception et facturation). Lorsque la saisie des frais d'acheminement est effectuée en modification de ligne de BR, le PMP de l’article est mis à jour soit lors de l'archivage des flux ou soit en live si c’est le module de consultation simplifié des mouvements de stock qui met à jour le PMP.

Ce champ permet donc d'incorporer tout type de frais d’acheminement des factures de transporteurs et autres et selon n'importe quelle méthode d'incorporation. Ces montants d’acheminement ne sont évidemment pas transférés en comptabilité.

La somme des frais renseignés sur les lignes est affichée dans l'en-tête pour faciliter le contrôle par les utilisateurs de la cohérence des saisies par rapport au montant total des frais d’acheminement facturés.

Frais d’acheminement : Cette zone permet de saisir le montant HT des frais à incorporer au coût total des articles de la ligne. Les frais saisis sont afférents à la quantité totale de la ligne et non pas à la quantité unitaire de la ligne. Cette zone est renseignée manuellement par l’utilisateur. Par défaut, le montant des frais d’acheminement indiqué est celui saisi sur la ligne d’achat.
Référence pièce : Lorsqu’un montant de frais d’acheminement est saisi, l’utilisateur doit également renseigner la référence de la pièce à l’origine de ce montant. Ce champ est saisissable à la condition qu’un montant des frais d’acheminement ait été saisi.

Lorsqu'une facture est confirmée comptablement, les seuls champs modifiables dans la facture concernent les frais d’acheminement. En effet, lorsque l'on reçoit la facture d'un transporteur, il est possible que la facture du fournisseur soit déjà passée en comptabilité. Il faut donc que l'utilisateur puisse modifier ce champ à tout moment.

En passant en modification sur une ligne de facture confirmée comptablement, le programme avertit l’utilisateur que cette facture est passée en comptabilité, puis propose de modifier le montant des frais d’acheminement.

Part des prestations de talon à imputer sur la ligne

Remarque : Les frais d’acheminement facturés directement par le fournisseur sont enregistrés à l'aide d'une prestation de talon. Pour gérer l'incorporation de ces frais aux articles, l'utilisateur a le choix entre :

o Incorporer le coût des prestations de talon au prorata de la valeur des articles reçus.

o Positionner le paramètre « Incorporation des prestations de talon » à 'N'on² et renseigner manuellement les frais à incorporer sur chaque ligne d'article. Cette seconde méthode permet de satisfaire les sites qui ne veulent pas incorporer les frais au prorata de la valeur des articles reçus mais selon un autre critère d’incorporation.

Part de prestation et part de prestation calculée : Si le montant des frais liés au transport fait l’objet d’une prestation de talon dans les lignes du ce bon de réception, cette zone permet de répartir la part de la prestation à affecter à la ligne d’article. La somme des parts saisies doit être égale au montant des prestations de talon facturées sinon un message apparaît.

Prix unitaire et CA de la ligne

Prix unitaire : Prix unitaire de la fourniture ou de la prestation, issu d’un tarif , d’une grille de tarif ou saisie manuellement.
Prix unitaire remisé : Prix unitaire après application de la remise. Le taux de remise appliqué est affiché.
Mtt HT rem. Esc : Montant total HT remisé et escompté calculé. Le taux d’escompte est affiché, il est modifiable.
Code TVA et montant de TVA : Affiche le code TVA et le pourcentage correspondant qui s’applique à cette ligne de facture. Le code TVA est modifiable.
Code TPF et montant TPF : Affiche le code TPF et le pourcentage correspondant qui s’applique à cette ligne de facture. Le code TPF est modifiable.
Montant T.T.C. : Montant TTC de la ligne.
« Tarifs et remises » et « Remises »: Voir le chapitre 2. Les Tarifs et Remises Achats - G2O2 - ERP Silog dans le cas de l’utilisation du module tarifs et remises.

Les montants sont affichés en devise principale (colonne de gauche) et en devise (colonne de droite) si la commande est saisie en devise.

Remises (Grilles de tarifs)

Remises : Les trois zones de remise sont saisissables si le mode « Grilles de tarifs » est activé pour la chaîne achat. Dans le mode « Tarifs et remises » ces zones ne sont pas visibles. Ces trois remises s’enchaînent en cascade. Par exemple, une remise de 10 % est appliquée à la ligne de commande, puis une remise de 25 % sur le montant déjà remisé de 10 %. Le pourcentage de remise total de la ligne est égal à 10 + ((100 - 10) * (25 / 100)) = 32.50 %.

3.3. L’onglet “Divers” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Poids : Ces zones affichent les poids brut et net de la ligne de facture, à partir des poids renseignés dans la fiche article et de la quantité reçue. Ces poids peuvent être modifiés pour la ligne de facture.
Compte général : Affiche par défaut le compte renseigné dans la fiche fourniture ou prestation. Il est modifiable pour la ligne de facture.
Compte analytique et Section analytique : Ces zones reprennent les numéros de compte et de section, nécessaires aux imputations comptables, saisis dans la commande correspondante. Elles sont modifiables par l’utilisateur.
Imputation : Les champs ‘Affaire’ et ‘Section’ permettent d’imputer les lignes créées directement dans la facture sur une affaire. Les boutons ‘ ’ présentent un listage de recherche des affaires et des sections de l’ERP. Lorsque la valeur saisie n’existe pas, le système propose la création annexe de l’affaire ou de la section.
U.E. : Ces zones de texte permettent de renseigner, pour la ligne considérée, les données douanières (Pays d’origine de fabrication, Régime, Conditions de livraison, Nature de la transaction et Mode de transport) utilisées pour la déclaration d’échanges de biens.

3.4. L’onglet “Multi-stocks ” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Cette page présente la fiche multi-stocks de l’article associé à la fourniture facturée.

Pour les fournitures importées à partir d’un bon de réception, la répartition est fonction de la saisie effectuée dans le bon de réception et elle n’est pas modifiable par l’utilisateur dans la facture. En revanche, lors d’une facturation directe, les zones de « Quantités mouvementées » sont saisissables en création comme en modification de ligne.

Le caractère « * » signifie que le stock est bloqué en sortie.

Dans le cas de la gestion par numéros de série, l’onglet « Multi-stocks » est remplacé par l’onglet « Séries ».

3.5. L’onglet “Séries” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”

Pour toutes les possibilités de saisie se reporter à la documentation III. Les numéros de série - G4A6 - ERP Silog .

3.6. L’onglet “Cotation” du corps de l’application “Facturations et Avoirs (Achats)”