1. Introduction 
Les avoirs clients sont de 2 types.
- Avoir client lié à une facture. Dans ce cas une ligne d’avoir sera liée à une ligne de la facture au statut envoyé. Le montant de l’avoir se calcule en fonction des montants des lignes de l’avoir qui sont de 2 types
- Montant : on donne un montant en fonction du montant facturé sur la ligne de facture (il ne peut être dépassé)
- Quantité : en fonction de la quantité facturée sur la ligne de facture (elle ne peut être dépassée), on vient saisir soit
- Une quantité refacturable
- Une quantité non refacturable
Dans les 2 cas de figure le montant de la ligne est calculé en fonction de cette quantité et du prix unitaire facturé sur la ligne de facture.
- Avoir commercial. Dans ce cas de figure, l’avoir est lié à un client et il ne possèdera pas de lignes. Ce sera un avoir en montant qui sera saisi sur l’entête de l’avoir.
2. Les codificateurs de l' Avoir Client
La désignation d’un mode de règlement est la concaténation des champs suivant :
- Désignation : permet de mettre un texte personnalisé pour l’identifier
- Fin de mois : Cocher la case si c’est le cas
- Jours : Nombre de jours pour règlement après le déclenchement
- Décalage : s’il y en a un, s’il n’y en a pas : choisir « pas de décalage »
- Escompte : s’il y en a un
Par cette écriture concaténée, Helios pourra calculer les dates d’échéance des factures.
- Code ISO : MODE_REG_ISO , chaine de caractère en saisie libre
A noter des notions complémentaires d’adresse de banque, de RIB, de n° IBAN nécessaires pour des échanges de factures EDI avec B_Process.
Les modes de règlements peuvent être archivés. C'est-à-dire qu’ils resteront actifs pour les commandes déjà crées avec et l’historiques. Par contre, ils n’apparaîtront plus dans les listes de mode de règlement.
Le menu Codifications/Monnaies permet de définir toutes les devises qui seront utilisées dans Helios ERP.
Il suffit alors de préciser la monnaie de référence, c'est-à-dire celle qui apparaît par défaut partout où vous visualisez des prix. Elle est modifiable et les conversions sont assurées grâce au coefficient de conversion entre la monnaie décrite et cette monnaie de référence.
Le taux de change peut être saisi soit au jour le jour, soit mois par mois avec un taux directeur pour chaque mois.
Il est possible d’historiser le taux de différentes monnaies au jour le jour.
De plus, il est possible d’archiver une monnaie pour stopper l’ajout de taux de change lorsque cela est inutile (arrêt d’échange avec cette devise par exemple), et de reprendre quand cela sera nécessaire (case Archivée).
Cette historisation est très importante dans le cadre d’une gestion multi devises pour les valorisations de bilans et de stock. En effet, Helios ERP mémorise le taux de la monnaie au moment des commandes ou factures de manière à assurer une valorisation adaptée au moment.
3. L'écran principal "Avoir Client"
Les avoirs sont gérés directement par ligne de facture pour assurer des bilans de commandes prenant en compte les prix vendus mais aussi le montant des avoirs.
Liés à une facture au statut envoyé, ils se définissent à la ligne de facture. Pour chacune d'elle, indiquez le montant de l'avoir. Ce montant est alors réparti :
- En avoir sur un montant non exprimé en nombre de pièces.
- En montant exprimé en nombre de pièces refacturables au client (quantité * Prix Unitaire facturé).
- En montant exprimé en nombre de pièces non refacturables au client (quantité * Prix Unitaire facturé).
- Un avoir sur le port.
- Un avoir sur l’emballage.
Définition des champs du formulaire Avoir Client :
Code Avoir : alphanumérique (non modifiable), s'incrémente automatiquement de 1
Date échéance : Date d'échéance de l'avoir modifiable au statut en attente uniquement
N° compta : Numéro de compta de l'avoir ( si il y a un numéro de compta l'avoir n'est plus modifiable)
Montant HT : Montant HT de l'avoir
Date avoir : Date de création de l'avoir modifiable au statut en attente uniquement
Transfert comptabilité : Check box pour informer que l'avoir est transféré en comptabilité
Avoir sur port : Valeur de l'avoir définie su le port modifiable au statut en attente uniquement
Date taux : Date du taux retenue modifiable au statut en attente uniquement
Statut avoir : Statut de l'avoir (en attente/ envoyé/ réglée)
Avoir sur l'emballage : Valeur de l'avoir définie su l'emballage modifiable au statut en attente uniquement
Contri env : Contribution environnemental sur l'avoir modifiable au statut en attente uniquement
Date comptable : Date d'envoi a la comptabilité modifiable au statut en attente uniquement
Escompte : % de l'escompte sur l'avoir
Montant escompte : Valeur en fonction du %
TVA : TVA de l'avoir
Montant TVA : Valeur du montant en fonction de la TVA
Montant TTC : Montant TTC de l'avoir
Monnaie : Monnaie de l'avoir utilisé.
Extrait le : Date modifiable au statut en attente uniquement
Facture : Numéro de la facture de l'avoir
Date facturation : Date de la facture de l'avoir
Date échéance fact : Date d'échéance de la facture
Client : Client lié a l'avoir
Société : Société qui effectue l'avoir
Dans tous les cas, le montant d’une ligne ne peut être supérieur au montant facturé sur la ligne.
L’ajout de ligne sur un avoir est possible depuis les lignes d’avoirs. Il n’est valable que pour les lignes de la facture concernée par la ligne d’origine.
Un journal d’évènements pour aussi être associé à l’avoir.
3. Les onglets "Avoir Client"
3.1. L'onglet "Lignes" du module "Avoir Client"
3.1.1 Avoir
Information des lignes d'avoir.
3.1.2. Avoir commercial
Possible de faire un avoir commercial a un client sans Facture suite a un geste commercial.
4. La Toolbar de la fiche "Avoir Client"
4.1. Suppression
Un avoir étant des pièces comptables, ils ne peuvent plus être modifiés ou supprimés s’il a été transféré en comptabilité
4.2. Fichiers liés
Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.
Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.
Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.
Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?
4.3. Journal
Le journal d’évènements a pour objectif de faciliter le suivi en gestion commerciale et gestion de la maintenance. Il permet de saisir tous les contacts qu’il y a pu avoir entre vous et votre interlocuteur, sous forme d’entreprise générale ou de contact au sein de cette entreprise.
Il est possible d’affecter un libellé pour l’évènement, un type (accessible depuis le Module Paramétrage/Codifications/Gestion commerciale, ainsi que les date, heure et rédacteur, automatiquement initialisés mais modifiables.
Une zone de saisie de notes permet de compléter les informations pour connaître le contenu exact de l’évènement. Idem pour les écrans de création de liens avec les devis, CDI, BL, factures et avoirs pour préciser le lien exact avec un élément de votre Base de données.
Ce module est très pratique pour la saisie d’évènements passés et peut être complété par Agora en associant à la tâche un élément concerné. Helios ERP gère pour vous les rappels et crée automatiquement, lors de la réponse, un évènement dans le journal en écrivant dans les notes le demandeur à l’origine de la tâche avec le contenu de la demande, la date à réaliser ainsi que le contenu réalisé.
La fonction « Envoyer par Agora » permet d’initialiser un message de votre part pour un destinataire et un contenu qu’il vous reste à choisir.
4.4. Liste des clients Sélection
Disponible pour les avoir commercial afin de sélectionner le client de l'avoir
4.5. Liste des contacts du client - Sélection
Disponible pour les avoir commercial afin de sélectionner le contact du client sélectionné
5. Les Action de la fiche "Avoir Client"
5.1. Avoir Commercial de la fiche du module "Avoir Client"
Création d'un avoir commercial pour un client sans lien avec une Facture suite à un geste commercial.
Définition du client en liens avec l'avoir commercial et du montant.
6. Les liens du module "Avoir Client"
6.1. Envoyer du liens "Avoir Client"
Permet de passer le statu de l'avoir "en attente" à "envoyé" via un écran de basculement.
6.2. EDI du liens "Avoir Client"
7. Les outils du module "Avoir Client"
7.1. Envoyer Agora du module "Avoir Client"
Objectifs du module
Le module Agora est un gestionnaire de tâches qui a trois objectifs majeurs :
- Permettre d’envoyer des tâches à une personne de l’entreprise et de s’assurer de leur bonne exécution. Par exemple suite à un CBN, pour envoyer aux méthodes la liste des gammes non actives et/ou non verrouillées et rejetées suite à paramétrage.
- Permettre une diffusion en interne suite à des non conformités ou évolutions diverses (gestion documentaire, quantités sur les OF, …)
- Gérer son propre planning de relance et de suivi en se diffusant des tâches concernant ses clients, ses prospects, ses fournisseurs et sous-traitants ; l’historique étant automatiquement mis à jour dans leur journal d’évènements respectifs.
L’écran principal
L’écran principal d’Agora propose de :
- Créer des nouveaux éléments
- Lire, modifier ou supprimer des éléments existants
- Consulter les éléments envoyés
- Consulter sa boite de réception
Création d’un élément
Elle s’obtient en cliquant sur la fonction nouvel élément et en précisant les informations :
- Destinataire
- La notion de « concernant » donnant accès à la liste de vos clients, fournisseurs et sous traitants (et contacts associés). Cette information n’est pas indispensable mais permettra si elle est saisie de remonter automatiquement les données dans le
gestionnaire d’évènements associés au « concerné » dés la réponse donnée par le destinataire (voir descriptifs dans les modules concernés)
- Type de message : tâche (avec attente et suivi de réponse) ou information.
- La date de rappel si souhaitée. Ce rappel interviendra dès que la date de rappel sera atteinte et mettra le message en retard. La fréquence d’apparition de ce rappel est paramétrable dans le menu paramétrage\Initialisation des droits. Tous les messages en retard s’ouvrent alors automatiquement à l’écran attirant l’attention de l’utilisateur. De même, Agora propose cette liste dès la connexion. L’utilisateur est donc obligatoirement informé du retard.
- Les informations : objet, détail, module, priorité, délai, temps alloués et descriptif ne sont pas obligatoires et n’ont pas non plus un rôle fonctionnel.
En quittant cette fenêtre de création, le message apparaît alors immédiatement dans la boite d’envoi de l’émetteur et dans la boite de réception du destinataire.
Eléments envoyés
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages non supprimés avec l’information « Fait » ou pas. Les éléments envoyés sont modifiables tant que le destinataire n’en a pas modifié le contenu.
Boite de réception
Cette « boite aux lettres » contient l’ensemble de vos messages en attente de réponse avec en vert les messages « dans les temps » et en rouge, ceux en retard.
Les éléments reçus sont modifiables pour mettre un commentaire en réponse. Cette action ne change pas le statut du message. En effet, seul la case à cocher « Fait » permet de faire disparaître le message de cette boite et d’en informer l’émetteur qui peut alors depuis sa boite d’envois consulter la réponse.
Si l’information « concernant » est renseignée, le journal d’évènements est alors mis à jour.
Fonctions Lire, Modifier et Supprimer
Ces fonctions permettent de lire (sans modification possible), de modifier (pour répondre au message ou en indiquer son état d’avancement) ou de supprimer un élément.
La suppression n’est accessible que depuis le boite d’envoi. Un élément reçu attend OBLIGATOIREMENT une réponse. Seule la suppression depuis la boite de l’émetteur permet de supprimer un élément reçu et de ne pas y répondre. Des boutons de validation et d’annulation apparaissent lors l’utilisation de ces fonctions.
7.2. Régler du module "Avoir Client"
Permet de passer le statut de l'avoir "envoyé" à "réglée" via un écran de basculement.
7.3. Impression du module "Avoir Client"
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application si l'opérateur a l'habilitation
8. Paramétrage du module Avoir Client
Paramétrage → Avoir
