1. Introduction V.5. La Commandes Fournisseur

Ce module permet de gérer les données de vos Commandes Fournisseurs et d'avoir les informations rattachées directement accessibles.
Parmi ces informations :

Créations de commandes,
Avenants,
Relances,
Réceptions,
Contrôles,
Factures et Avoirs.

2. Les codificateurs du module Commande Fournisseur V.5. La Commandes Fournisseur

Avant d'aborder la notion de commande Fournisseur, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion commandes.
Parmi ces codificateurs, on note :

3. L'écran principal Commandes Fournisseurs V.5. La Commandes Fournisseur

Cet écran permet de saisir les informations du Commande Fournisseur : Codifié avec l’année et un numéro incrémental (N° CDI : réinitialisé à 1 chaque année), l’entête contient toutes les informations relatives à la commande

Le fournisseur et son contact ainsi que les adresses de commande et de règlement avec les données relatives au paiement (Mode de règlement, TVA, …). Elles sont récupérées parmi les infos saisies dans le Module Fournisseurs. Hélios ramène automatiquement la 1^ère adresse de commande et la 1^ère adresse de règlement du Fournisseur.

Votre adresse de livraison, à choisir parmi les adresses du client 0.
La date de la commande.
La société dans le cadre du multi sociétés.
Le montant total Hors Taxe de la commande.
Le signataire il est possible de signer automatiquement ou soumettre cette action a compétence (voir Paramétrage du module).
La personne qui qualifie il est possible soumettre cette action a compétence (voir Paramétrage du module).
La personne qui valide. Il est possible de bloquer l’envoi d’une commande non validée (voir Paramétrage du module).

Une case à cocher permet de savoir si votre fournisseur a accusé réception ou non de votre commande. Cette action est manuelle puisqu’elle nécessite des mises à jour de délai recalé voire d’avenant pour les lignes.

Les statuts des commandes sont tous gérés en automatique par Hélios et non modifiables par l’utilisateur. Ces statuts sont :

En attente: la commande est en cours d’élaboration ; elle n’a pas encore été envoyée.
En cours : elle a été envoyée (Fonction Envoyer après sélection des lignes).
Livrée : la commande devient « livrée » lorsque toutes les lignes de la commande ont été livrées ou soldées en livraison. Le statut « livrée » est complètement indépendant des entrées dans le stock. ; cette entrée pouvant être volontairement manuelle (Module Paramétrage) ou soumise à contrôle.
Facturée : la commande doit être dans le statut « livrée » et toutes les quantités livrées ont été facturées ou soldées en facturation.

Les créations peuvent être manuelles mais le but d’Hélios est de proposer à l’utilisateur une liste d’achats dont les origines sont les besoins liés au Stock, au Calcul des Besoins et au Plan de Production afin de les rationaliser.

La valeur de votre Stock étant un point très sensible de l’entreprise, il convient d’acheter le plus intelligemment possible vos fournitures en respectant les productions, les formats et tailles des lots proposés par vos fournisseurs, ainsi que les délais liés aux impératifs de livraison.

Toute réception de commande génèrera une entrée de stock valorisée au prix commandé puis au prix facturé. De cette valorisation dépend votre encours global et tous vos bilans de production.

De plus vous avez défini dans vos liens Articles-Fournitures des besoins spécifiques exprimés sous forme de formats. Les achats doivent impérativement suivre ces formats pour la faisabilité des pièces.

La cohérence entre toutes ces données étant INDISPENSABLE, Hélios a pour but de mettre en adéquation vos besoins issus des données techniques avec vos caractéristiques fournisseurs et cela dans le respect des délais.

DANS TOUT CE QUI SUIT, SAUF PRECISION, LE MOT FOURNITURES VOUDRA DIRE COMPOSANT, MATIERE, CONSOMMABLE OU OUTILLAGE.

4. Les Onglets V.5. La Commandes Fournisseur

4.1. l'onglet "Suivi" du module "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

Il est possible d'associer une image ou un fichier représentant le Commande Fournisseur dans la zone « Fichier » en modification de l'enregistrement via un « Glisser/Déposer » ou depuis le menu contextuel.

5. La Toolbar du module "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications et de créer des commandes.

5.1. La création manuelles de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

La création d’une commande manuelle passe par la création de l’entête puis des différentes lignes.

Pour l’entête, il suffit de sélectionner un fournisseur parmi la liste des fournisseurs après avoir cliquer sur nouveau . Attention, cette liste peut être filtrée qu’aux fournisseurs agréés société (voir paramétrage du module)

Elle vous montre aussi le type de fournisseurs. Cette information, déclarée dans le module fournisseur, n’est pas modifiable depuis le module des commandes.

Pour les lignes il faudra cliquer sur le bouton Lignes , la fonction « créer » proposera la liste de toutes les fournitures ayant un lien avec le fournisseur de la commande. Dans ce cas, il suffit de choisir le lien et toutes les données de la ligne seront automatiquement initialisées et modifiables. Si la fourniture souhaitée ne possède aucun lien avec ce fournisseur, il suffit de choisir la fourniture et de saisir toutes les informations relatives à la ligne de commande.

Il est aussi possible de créer une ligne de commande portant sur une «fourniture sans référence». Il suffit donc de choisir dans le tableau de sélection la ligne «SANS REFERENCE». Toutes les informations relatives à la ligne de commande sont donc à saisir. Il n’y a aucun suivi en terme de stock, mais toute la traçabilité est assurée, y compris le transfert comptable. De plus, votre achat peut être affecté à un OF et/ou centre de frais. Dans le cas où il est affecté à un OF, le cout de la commande remontera automatiquement sur le bilan de fabrication de l’OF (voir Module Bilan)

5.2. Dupliquer de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

5.3. Fournisseur de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

5.4. Supprimer de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

5.5. Livré par de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

5.6. Les notes de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

Cette action permet la saisie de tous commentaires relatif au Commande Fournisseur

5.7. Fichiers liés de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

5.8. Journal de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

6. Les Actions de la Fiche "Commande Fournisseur"V.5. La Commandes Fournisseur

6.1 Solder Facturation de la fiche "Commande Fournisseur"

6.2 Solder livraison de la fiche "Commande Fournisseur"

6.3 Créer avenant de la fiche "Commande Fournisseur"

6.4 Basculer de la fiche "Commande Fournisseur"

6.5 Valider cmde de la fiche "Commande Fournisseur"

6.6 Passer de la fiche "Commande Fournisseur"

6.7 Accusés de réception de la fiche "Commande Fournisseur"

7. Les liens du module "Commande Fournisseur"V.5. La Commandes Fournisseur

Les liens permettent d'ouvrir des écrans pour créer, consulter, ou supprimer des données liées au module « Commandes Fournisseurs »

6.1. Les Adresses de livraison et de facturation de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

6.2. Les contacts de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

6.3. Les Compétences de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

6.4. Les Procédés de la fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

6.5. Gestion des contrats en fiche "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

6.5.1 Création d'un contrat V.5. La Commandes Fournisseur

7. Les outils du module "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

7.1. Envoyer par Agora du module "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

Cette fonctionnalité, permet de créer un message dans Agora concernant le Commande Fournisseur en cours.

7.2. Impression du module "Commande Fournisseur" V.5. La Commandes Fournisseur

Il s'agit des éditions disponibles.