REVUE DE CONTRAT : Migration en version HELIOS ERP
- Hugues Dubuisson
- Mathieu Ladoumegue
1. Introduction 
Ce module a pour but de gérer les revue de contrat lié aux commandes clients.
Toutes les informations rattachées sont directement accessibles :
- Gestion des compétences (modification, validation)
- Gestion du Workflow
- Gestion des procédures « 1er article »
- Automatisation des procédés
- Gestion des diffusions :
- Gestion des AR
- Gestion des diffusions internes
- Gestion des lancements
2. Les codificateurs de la Revue de contrat client
Avant d'aborder la notion de Revue de contrat client, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Revue de contrat clients.
L’ensemble des codifications va vous permettre de gérer au mieux l’automatisation des procédés
Vous avez la possibilité de créer vos propres critères
Note : Ces critères sont utiles lorsque vous n’utilisez pas le Workflow
Dans le paramétrage général ainsi que sur les familles, sous-familles d’articles et sur le client vous allez pouvoir définir un type de revues de contrats.
Ainsi lors de la création automatique des revues de contrats elles se généreront directement avec le bon type de revue de contrats.
L’ordre de prise en compte est (Sous famille d'article → Famille d'article → Fiche client)
En fonction de l’article (procédure premier article ou pas), le Workflow avec le bon scénario sera déclenché.
Cette autre forme de stratégie liée au Workflow, aux procédures premier article ainsi qu’aux diffusions pourra se codifier sur les types de revues de contrats
- Liste de diffusion associée à ce type de revues de contrats
- Workflow associé à une procédure simplifiée en lien avec la codification événement de type revue de contrat.
- Workflow associé à une procédure premier article
- Gestion des compétences pour la modification et validation des revues de contrats de ce type
Sur les types de lignes de commandes vous avez la possibilité de définir une stratégie.
Vous pouvez définir si se type de ligne est bloquant pour les lancements
Vous pouvez générer automatiquement la revue de contrat
Vous pouvez changer de règle de validation en fonction des horizons des types des lignes de commandes.
Et enfin, vous pouvez valider automatiquement la ligne de commande (pour la problématique de blocage en livraison ou facturation) si la revue de contrat est validée
Lier des adresses en fonction de la ligne de commande selectionnée.
- Type de ligne de commande "Non qualité interne" : généré par la tache /COUV_NEW pour des OF de retouche de nomenclature article-article
Liste des différents Types
Type « FERME »
- Seules les lignes FERME ont la possibilité de LIVRER (faire un BL)
- L’écriture de ligne FERME décrémente le prévisionnel (en nombre de pièces)
Désignation | Livrable | Réservable | Commentaire | Soumis à OPTION |
|---|---|---|---|---|
Appel de livraison | Oui | Oui | ||
APPEL HORS CSG | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Délestage | Oui | Oui | ||
Ferme | Oui | Oui | ||
Gestion affaire | Oui | Non | Dossier Technique dans la ligne de commande | |
Négoce | Oui | Oui | Revente de fourniture | X |
PO VMI | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Prestation | Oui | Non | Associé au BL Comptoir sans mouvement de stock | X |
Rechange | Oui | Oui | ||
Réparation | Oui | Oui | Vente de prestation de réparation avec OF et Nomenclature unique | X |
Retour Client | Oui | Non | Liaison à une Non-Conformité | |
RETOUR CLIENT CSG | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Service | Oui | Oui | ||
WITHDRAWAL VALUES | Oui | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Type « PRÉVSIONNEL »
Désignation | Livrable | Réservable | Commentaire | Soumis à OPTION |
|---|---|---|---|---|
GROSS NEEDS | Non | Oui | Gestion de la consignation client | X |
Horizon flexible | Non | Oui | ||
Horizon prévisionnel | Non | Oui | ||
PDP | Non | Oui | Prévisionnel non fourni par le client | |
PLT | Non | Oui | XXXXXXXXX | |
Stock | Non | Non | Produire un surstock | |
Travaux internes | Non | Non | Hors En-Cours Financier |
Une famille est un groupe d’articles de composants ou de matières qui ont les mêmes caractéristiques ou les mêmes fonctions. Le choix de l’appellation (l'abréviation et l'intitulé) des familles est spécifique à la nature des produits gérés et à d’autres critères qui sont propres à votre organisation. La famille est une information associée aux fiches articles, composants et matières. Elle n'est pas obligatoire.
Elles sont utilisées, par exemple pour simplifier, la saisie des informations comptables des produits car la famille porte l'ensemble des comptes comptables de vente et d'achat (France, CEE, DOM TOM, HORS CEE, EXO) généraux et analytiques, cela permet d'alimenter par défaut les informations comptables des produits lors des passages en comptabilité sans avoir à les saisir dans leurs fiches.
Elles sont également utilisées comme critères de regroupement dans les statistiques et les traitements divers.
Il existe trois codifications pour les familles de produit :
Famille d'article
Famille de composant
Famille de matière
La famille peut se subdiviser en plusieurs sous-familles. Sur le même principe, la sous-famille comporte les mêmes informations.
De même il existe 3 codifications pour les sous familles :
Sous famille d'article
Sous famille de composant
Sous famille de matière (utilisée dans les natures des matières)
Catégorie de l'opération : valeurs possibles NULL, Autre, Bien, Service
Lorsqu'il s'agit de familles et sous familles d'Articles, la famille porte également le mode de gestion relatif aux remises des articles concernés, le type de revue de contrat s'il y a lieu et le scénario de mise à jour des approvisionnements partiels. Une sous-famille article peut être exonérée de la taxe sur les produits polluants. Un paramètre permet de le définir.
Lorsqu'il s'agit de familles et sous familles de composant ou de matière, la famille porte également les informations comptables des comptes achats pour le transfert en comptabilité des factures d'achat.
Remarque : Les sous familles de composant possèdent un paramètre pour archiver les sous famille à ne plus utiliser. |
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Cet écran permet de définir les événements.
Un événement permet d'effectuer le lien entre un scénario et un type d'évènement (Workflow),
Workflow :
- Gestion documentaire
- Action configuration
- Revue de contrat
- APPRO PARTIEL
- Gestion des congés
- Pour information
- Activation gamme
- Validation Gamme
L'événement est utilisé après dans les codifications type de revue de contrat, type de gamme, type de document...
3. L'écran principal Revue de contrat client
La revue de contrat est la fonctionnalité permettant de faire le lien entre les contrats, les commandes et le lancement. Cette fonctionnalité, via une codification avancée, va vous permettre de modéliser parfaitement vos processus de validation et de diffusion.
La revue de contrat se présente sous la forme d’un écran synthétique avec l’ouverture vers de multiples informations de modules différents. L’ensemble de ces informations vous permet de valider sûrement la revue de contrat.
Un ligne Revue de contrat concerne un seul client et un seul article
Cet écran permet de visualiser dans la fiche les informations de la Revue de contrat client :
- Type RVC : information du type de RVC sélectionner lors de la création de la ligne
- Diffusée : information Case a cocher si la revue de contrat est diffusé
- Diffusé le : information date de la diffusion de la RVC
- Diffusé par : information Opérateur qui a diffusé la RVC
- RVC Validée : Case a cocher pour valider la RVC
- RVC Validée le : information date de validation
- RVC Validée par : information Opérateur qui a validé la RVC
- RVC Validée auto : information case a cocher pour savoir si la RVC est validé automatiquement
- Article : information Article concerné par la RVC
- Référence : information Référence de l'article
- Libellé : information Libellé de l'article
- Quantité cmdée : information Quantité commandé
- Prix unitaire : information Prix de l'article sur la commande
- Délai : information Délai de la commande
- Active : information case a cocher Gamme de l'article Active
- Verrouillée : information case a cocher information Gamme Verrouillée
- Gamme Validée : information case a cocher Gamme Validée
- FAI : Information FAI sur l'article
- Acc Réception : information accusé de réception
- Date accusée : information de la date accusée de réception
- Workflow : information avancement du Workflow si vide il n'y pas de Workflow sur la RVC
- Statut WF : information statut Workflow
- Quantité : information Quantité
- Prix devisé : information prix devisé
- Délai devis : information délai devis
La Grille principal affichera en plus les information ci dessous :
- Numéro de RVC : Code unique par RVC s'incrémente de 1 a la création
- Année : information date de la commande
- N° CDI : information N° de la commande client interne
- N° cmde cli : Information N° de la commande client
- Client : information code client de la commande
- Nom : information du client de la commande
- Ville : Information ville du client
- Ligne : Information ligne de la commande client
- Dossier : information dossier de la commande
- N° Poste client : information N° poste client
- Date liv : information date de livraison de la commande
- Monnaie : Information monnaie de la commande client
- Type de ligne : Information du type de ligne de la commande client
3.1. La création d'une Revue de contrat
La création peut se faire de deux façons possibles :
- soit automatique dès la création de la commande : En utilisant l’ensemble de votre paramétrage et codification : génération auto, Workflow et validation seront automatisés
- soit par écran de basculement : Remonter, les lignes de commande non validées et non soldées
1) Choix du type de revue de contrat : possibilité de choisir (surcharger) le type de revue de contrat ou bien vous choisissez l’option « (selon paramétrage) » de manière à suivre votre paramétrage.
2) Choix du Workflow : Possibilité de choisir (surcharger) le Workflow ou bien vous choisissez l’option « (selon paramétrage) » de manière à suivre votre paramétrage ou bien pas de Workflow du tout en sélectionnant l’option « (aucun) ».
Pour cette dernière même si vous aviez codifié un Workflow sur un type de revue de contrat il sera ignoré
3.2. Compétence SUPERVISEUR
3.2.1 Règles hors « Compétence SUPERVISEUR »
- Il est impossible supprimer une revue de contrat
- Il est impossible de modifier une revue de contrat validée
- On ne peut saisir un nouveau critère que si le précédent est validé (l’étape suivante est validée).
- On ne peut modifier un critère que s’il n’est pas validé. (l’étape validée)
- Il est impossible de supprimer un critère
3.2.2. Règles pour la « Compétence SUPERVISEUR »
- Seul le superviseur a le droit de supprimer un critère ou une revue de contrat. Il peut également intervenir sur le Workflow (réinitialisation, redémarrage , terminer …) et faire des modifications sans aucun contrôle du système.
| Ce profil ne doit être utilisé que pour des actions de maintenance. |
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3.3 Workflows
Il est possible d'assigner un workflow a une revue de contrat afin de suivre des étapes pour effectuer la validation de la revue de contrat.
Pour cela il faudra définir le workflows avec les codifications Evénement / Scénario et Tache et Type de revue de contrat.
Il est possible d'assigner une compétence a un type de revue de contrat afin de restreindre les opérateurs pouvant travailler sur la Revue de contrat.
Lors de la création de la RVC manuel il est possible de sélectionner le Workflows généré dans la codification Evénement que l'on souhaite associé a la RVC.
Process
1) il faudra alors lancer le workflow avec la fonctionnalité → Fiche -Workflow démarrer:
- Le statut de la RVC passera de vide a encours
- Le système envoi une notification Agora aux personnes affecté a la tache de niveau 1 définie dans le scénario appelé par le type
2) Il faudra effectuer l'action pour valider une étape du Workflow : L'action est la création d'un critère ce qui initialisera le critère avec la tache du Workflow attendu et il faudra effectuer sa validation pour valider l'étape.
3) A chaque étapes du Workflow validé le système envoi une notification Agora aux Opérateurs liés à la tache suivante.
4) Quand le Workflow est terminée la revue de contrat est automatiquement validé, les cases à cocher Validée et Validée auto. seront cochées.
Lors de la saisie de la dernière étape du Workflow, le système vous demande si vous souhaitez valider globalement la revue de contrat. Le statut du Workflow passe à « terminé »
3.4. Gestion des Lancement
3.4.1. Ecran de paramétrage du CBN
Pour la prise en compte lors du lancement au CBN du paramétrage et des codifications de la gestion de la revue de contrat il faut impérativement cocher l’option « Prise en compte de la gestion des RVC »
Ainsi les commandes dont le type de ligne est coché bloquante et dont la validation de la revue de contrat n’a pas été établie, seront automatiquement rejetées et tracées dans les anomalies du CBN.
3.4.2. Ecran de paramétrage du PDP
Pour la prise en compte lors du lancement au PDP du paramétrage et des codifications de la gestion de la revue de contrat il faut impérativement cocher l’option « Prise en compte de la gestion des RVC »
Ainsi les commandes dont le type de ligne est coché bloquante et dont la validation de la revue de contrat n’a pas été établie, ne seront pas rejetées, cependant le fichier d’anomalie indiquera les commandes dont la revue de contrat n’est pas validée.
Ces deux paramétrages (en rouge) sont complémentaires mais reste à votre appréciation. L’objectif est que toutes les lignes de commandes validées ou non en revues de contrat passent au CBN (OF Ferme) ou au PDP (OF prévisionnel). |
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4. Les Onglets
4.1. l'onglet "Critères" du module "Revue de contrat client"
Cette partie d’écran permet de gérer les différents critères d’une revue de contrat
Possibilité de créer un critère avec le bouton 
ou de le supprimer si l'opérateur a la compétence Superviseur.
Il faudra alors définir le critère et le statuts (accepté / refusé / litige) avant de valider le critéres
4.2. L'onglet "Commande" du module "Revue de contrat client"
Affichage des lignes de commande client liés a la revue de contrat
4.3. L'onglet "Devis" du module "Revue de contrat client"
Affichage des lignes de devis liés a la revue de contrat
4.4. L'onglet "Contrat de l'article" du module "Revue de contrat client"
Information pertinentes pour la validation des critères : Visualisation de l’ensemble des informations permettant de valider les critères prix, délai, quantité
4.5. L'onglet "Non Conformité de l'article "Revue de contrat client"
Information pertinentes pour la validation des critères : Ecran de visualisation de l’ensemble des non conformités de l’article de la revue de contrat (nomenclature à plat)
4.6. L'onglet "GED Article" du module "Revue de contrat client"
Information pertinentes pour la validation des critères : Ecran de visualisation de l’ensemble des documents techniques de l’article de la revue de contrat (nomenclature à plat)
Ces documents portent sur les articles, gammes, phases, matières, composants.
4.7. L'onglet "Phases de la méthode" du module "Revue de contrat client"
5. La Toolbar de la fiche "Revue de contrat client" 
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour la matière sélectionné.
5.1. Les notes du module "Revue de contrat client"
Vous avez la possibilité de saisir des notes internes et externes. Ainsi vous pouvez inclure les notes pour la diffusion des AR différentes des notes à diffuser en interne
Cette fonctionnalité permet de saisir des notes relatives à l'enregistrement en cours.
Le bouton 
permet d'insérer une nouvelle note avec en préfixe la date et l'heure de saisie.
5.2. Fichiers liés du module "Revue de contrat client"
Cette action permet d'associer à la fiche en cours un ou plusieurs fichiers.
Pour ajouter un fichier il faut faire « Nouveau », puis sélectionner le fichier depuis l'explorateur Windows.
Pour annuler un fichier il faut sélectionner une ligne et cliquer sur la poubelle.
La ligne passera dans l'écran de la corbeille.
Avec la même manipulation (sélection ligne + poubelle) le système supprimera définitivement le fichier de la base de données Oracle/Serveur de fichier en fonction du paramétrage.
Il est possible de visualiser et modifier les fichiers (Excel, Word. .txt ) le document en cliquant dessus.
Concernant les PDFs un simple clique sur le PDP ouvre le PDP dans un Viewer en taille réduite et une double clique ouvre le document dans le lecteur PDF par défaut du système?
5.3. Suppression d'une Fiche Revue de contrat client
Pour effectuer la suppression d'une fiche Revue de contrat ou d'un critère l'opérateur doit avoir la compétence SUPERVISEUR sinon le bouton n'est pas disponible
6. Les Actions du module "Revue de contrat client"
Les actions ci dessous sont accessible uniquement pour le SUPERVISEUR
6.1. Workflow Réinitialiser de la fiche du module "Revue de contrat client"
Cette action permet de stopper un Workflow et de passer le statut en attente
6.2. Workflow Démarrer de la fiche du module "Revue de contrat client"
Cette action permet de démarrer un Workflow afin d'envoyer les notification aux opérateurs de la première tache
6.3. Workflow Redémarrer de la fiche du module "Revue de contrat client"
Cette action permet de recommencer un Workflow en cours ou terminé.
Passage du statut a en cours et de l'avancement des étapes à 0
6.4. Workflow Terminé de la fiche du module "Revue de contrat client"
Cette action permet de terminer un Workflow en attente ou en cours
7. Les liens du module "Revue de contrat client"
7.1. Article de la fiche du module "Revue de contrat client"
Affichage du module Article dans un nouvel écran filtré sur l'article de la revue de contrat sélectionné
7.2. Commande de la fiche du module "Revue de contrat client"
Affichage du module Commande client filtré sur la commande lié a la revue de contrat sélectionné.
7.3. Rentabilité de la fiche du module "Revue de contrat client"
Affichage de l'écran des rentabilité de l'article basée sur la date de livraison
8. Les outils du module "Revue de contrat client"
8.1. Validation des RVC du module "Revue de contrat client"
8.1.1. Validation manuelle
Cet écran permet, via des aides à la validation, de valider un pool de revues de contrats. Les colonnes délai, quantité, prix donnent une indication de comparaison entre les informations du contrat et de la commande.
Par code de couleur on repère rapidement les revues de contrats ne respectant pas les critères de validation du contrat.
Cet écran montre également les revues de contrats soumises à Workflow et l’état du Workflow, seules les revues de contrats dont le statut est « terminé » remontent.
La liste des revues de contrats est filtrée sur la compétence de la personne connectée.
8.1.2. Validation Automatique
On peut paramétrer par type de ligne de commande, le choix d’effectuer ou non une validation automatique de la revue de contrat
A ce moment là, je peux monter une combinaison des 3 critères de base pour savoir quels sont ceux qui seront comparés à la commande (par exemple, uniquement quantité et délai pour des commandes prévisionnelles, tous les critères pour des commandes d’appel de livraison).
Par paramétrage, s’il n’y a pas de contrat on peut alors demander d’étendre les comparaisons au devis ou au catalogue s’il n’y a pas de devis. Attention ceci n’est que pour la validation automatique, ces extensions ne sont pas prises en compte lors de la validation manuelle.
8.2. Diffusion des RVC du module "Revue de contrat client"
8.2.1. Diffusion interne
Cette fonctionnalité permet de diffuser des états à une liste de personnes concernées. Le mode de diffusion (mail, agora, papier) est défini sur l’operateur (idem que pour la documentation technique).
Un écran de basculement permet de traiter un nombre important de revues de contrats.
Cette liste de diffusion est une duplication de la liste définie sur le type de revue de contrat. Elle peut être modifiable à tout moment. L’état imprimé est celui défini dans le paramétrage
8.2.2. Diffusion externe
Cette fonctionnalité permet de diffuser les Accusés de réception des revues de contrats aux contacts clients. Le mode de diffusion (mail, papier) est défini sur le contact. Les états peuvent être paramétrés par client. S’il n’y a pas de revue de contrat définie sur le client on prendra celle définie sur le client 0.
Un écran de basculement permet de traiter un nombre important de revues de contrats.
8.3. Accusé de réception du module "Revue de contrat client"
Ouverture d'un écran de basculement afin de basculé les commande client
8.4. Historique des diffusions du module "Revue de contrat client"
Outre la trace des diffusions, cet historique donne la liste des destinataires ainsi que le mode diffusion utilisé (Agora, papier, mail)
8.5. Impression H2 du module "Revue de contrat client"
La fonctionnalité d'impression du menu Outil permet d'appeler l'impression via H2 lancer par le client pour effectuer une visualisation/Impression/export
L'impression dans la toolbar permet d'utiliser l'impression via Helios ERP lancer par le serveur d'application
9. Paramétrage du module Revue de contrat client
(Module Paramétrage H2→Revue de contrat)
Le paramétrage des revues de contrats va vous permettre de définir :
- 1) Globalement un type de revue de contrat par défaut si vous n’en mettez pas un sur les familles, sous-familles d’articles ou sur le client
- 2) Du fait de la rigueur imposée par le système, la compétence Superviseur pourra exécuter des opérations de maintenance sur les revues de contrats
- 3) L’état par défaut pour la diffusion en interne des revues de contrats
- 4) Possibilité sur les types de revues de contrats de paramétrer deux scénarios, dont un associé à la procédure premier article. Ce paramétrage vous permet d’étendre la fonctionnalité « procédure 1er article » et d’y inclure les gammes non verrouillées et/ou les gammes non actives de manière à suivre un scénario particulier
- 5) La validation automatique se fait naturellement en comparant les éléments du contrat avec ceux de la commande. Mais vous avez la possibilité d’étendre cette fonctionnalité au devis et / ou au catalogue de prix. Ainsi nous avons introduit dans les catalogues de prix une nouvelle notion qui est la « quantité minimale de commande ».
- 6) Gestion des états
