Sommaire :
1. Introduction
L’épuration permet de supprimer des fichiers de commandes d’achats et/ou de ventes, des bons de réceptions et/ou d’expéditions et des factures d’achats et/ou de ventes les enregistrements devenus inutiles pour l’utilisation courante de l’ERP. Cela permet donc réduire la taille de ces fichiers et d’accélérer les recherches effectuées dans l’ERP.
En fonction du paramétrage des achats et des ventes, le système crée automatiquement des tables d’historiques[1]. Ces tables d’historiques ne sont pas créées lors de l’épuration mais directement lors de la saisie des pièces dans l’ERP (voir la liste des tables d’historiques ci-dessous). L’utilisateur peut, à l’aide du générateur d’états, créer des états pour visualiser et/ou éditer les informations des achats et/ou des ventes, même si les achats/ventes ont été épurés de l’ERP.
Tables d’historiques en achats :
En-tête des appels d’offres fournisseurs : HAOFE
Corps des appels d’offres fournisseurs : HAOFC
En-tête des commandes d’achats : HACHE
Corps des commandes d’achats : HACHC
En-tête des bons de réceptions : HBREE
Corps des bons de réceptions : HBREC
En-tête des factures d’achats : HFAAE
Corps des factures d’achats : HFAAC
Tables d’historiques en ventes :
En-tête des appels d’offres clients : HAOCE
Corps des appels d’offres clients : HAOCC
En-tête des commandes de ventes : HCOME
Corps des commandes de ventes : HCOMC
Entête des bons d’expéditions : HBDEE
Corps des bons d’expéditions : HBDEC
En-tête des factures de ventes : HFAVE
Corps des factures de ventes : HFAVC
Les épurations de commandes d’achats, de bons de réceptions et de factures d’achats sont accessibles, à partir de la gestion des achats.
Si vous sélectionnez l’option « Epuration des achats jusqu’aux factures », les factures d’achats, les bons de réceptions et les commandes d’achats associés seront épurés. Si vous sélectionnez l’option « Epuration des achats jusqu’aux réceptions », les bons de réceptions et les commandes d’achats associées seront épurés.
Les épurations de commandes de ventes, de bons d’expéditions de factures de ventes sont accessibles, à partir de la gestion des ventes, en sélectionnant l’option ‘traitements périodiques’ à partir du menu ‘opérations’.
Si vous sélectionnez l’option « Epuration des commandes jusqu’aux factures », les factures de ventes, les bons d’expéditions et les commandes de ventes associés seront épurés. Si vous sélectionnez l’option « Epuration des commandes jusqu’aux expéditions », les bons d’expéditions et les commandes de ventes associées seront épurés.
Pour illustrer les explications, l’exemple présente l’épuration des commandes d’achats jusqu’aux factures d’achats. Le principe est identique pour l’épuration des commandes de ventes aux factures de ventes.
Si vous épurez jusqu’aux bons de réceptions et/ou d’expéditions, le principe reste identique, mais au lieu de sélectionner les factures à épurer, vous devez sélectionner les bons de réceptions et/ou d’expéditions à épurer.
IMPORTANT :
Seules les factures (d’achats et de ventes) passées en comptabilité peuvent être épurées [1].
Si vous gérez les règlements, vous devez épurer les règlements avant d’épurer les factures de ventes [2].
2. L’en-tête des épurations
Il est possible d’effectuer une présélection automatique des factures à épurer selon plusieurs critères (en mode modification).
Bien entendu, l’utilisateur peut ensuite modifier la sélection des factures à épurer, en désélectionnant certaines factures qui ont été présélectionnées par le système.
« Aucune Présélection » correspond à aucune présélection automatique par le système ;
« Sélection selon le N° de Facture » permet de présélectionner les factures par numéro. L’utilisateur renseigne les bornes des numéros de factures à présélectionner pour l’épuration.
« Sélection selon la date de Facture » permet de présélectionner les factures par date. L’utilisateur renseigne les bornes des dates de factures à présélectionner pour l’épuration.
3. La mise en tampon des factures
L’option ‘Mise en tampon des factures...’ du menu contextuel présente un listage de sélection des factures. Les factures répondant aux critères de sélection précédemment définis sont automatiquement présélectionnées.
L’option ‘Tous’ permet de sélectionner toutes les factures pour l’épuration.
L’option ‘Aucun’ désélectionne toutes les factures sélectionnées.
L’option ‘déjà en Tampon’ affiche les factures présentes dans le tampon.
L’option ‘Suivant présélection’. Présélectionne les documents faisant partie du filtre saisi en en-tête.
Pour sélectionner une facture (et réciproquement la désélectionner, il suffit de double cliquer sur la ligne correspondante.
Lorsque toutes les factures à épurer sont sélectionnées, le bouton ‘Valider’ mémorise la sélection effectuée dans un fichier tampon. Le système revient alors sur l’en-tête où l’utilisateur peut épurer définitivement les factures d’achats et/ou de ventes mémorisées, les bons d’expéditions et/ou de réceptions et les commandes d’achats et/ou de ventes associés.
Apres l'épuration des factures sélectionnées dans le listage.
Une seconde épuration des confirmations de commandes se lance si l'utilisateur confirme le message suivant :
"A l’issue de l’épuration des factures , voulez-vous exécuter le traitement de vérification de toutes les commandes expédiées ? ».
Si l’utilisateur répond « OUI », un traitement parcourt toutes la tables de commandes (COME et COMC) et épure toutes les confirmations qui n’ont pas de reste à expédier dans les lignes de commandes et dans l’entête et qui ne sont pas enregistrées dans un Bon d’Expédition. Si des affaires filles existent dans les lignes, elles sont soldées.
4. L’épuration définitive
L’option ‘Epuration définitive des factures...’ permet de supprimer définitivement des fichiers courants de l’ERP les factures d’achats et/ou de ventes sélectionnées précédemment et mémorisée en fichier tampon. Les bons de réceptions et/ou d’expéditions ainsi que les commandes d’achats et/ou de ventes associés aux factures épurées sont également détruits.
Avant d’épurer définitivement les données, le système demande une confirmation du traitement.
Le système demande ensuite si les commandes d’achats (ou de ventes) et les factures comportant des comptes analytiques non soldés doivent également être épurées.
Le système demande ensuite s’il faut supprimer les commandes réceptionnées sans liens avec les épurations effectuées.
Une édition ‘Résultat des épurations...’ permet de lister, après le traitement d’épuration, les données qui n’ont pu être épurées avec le motif. Dans ce cas, un message averti l’utilisateur à la fin du traitement.
