Sommaire
4. Le codificateur Multi-usages
4.1. Introduction
Cette section permet de décrire comment paramétrer les différentes codifications utilisées dans l’ERP et comment les associer aux différentes applications concernées.
Ces codifications concernent les fonctionnalités suivantes :
Ventes :
Propositions commerciales
Commandes et accusés de réception
Affaires
Encours de préparation d’expédition
Chargement des préparations d’expédition
Ordres de préparation
Bons d’expédition
Factures ventes
Avoirs ventes
Relevés de factures
Achats :
Appels d’offres fournisseurs
Achats
Bons de réception
Factures internes
Achats de sous-traitance
Bons de réception de sous-traitance
Finance :
SEPA
Cette application permet de créer et de paramétrer l’ensemble des compteurs utilisable dans l’ERP. Ces compteurs sont utilisés dans toutes les applications commerciales de ventes et d’achats pour définir les numéros de pièce des documents. Ils sont également utilisés pour paramétrer la façon de générer les numéros de lots de série des articles ainsi que les codes lancements.
Remarque importante : Dans le cas des codificateurs des factures ventes et des avoirs ventes (FAV et AVV), les règles de dématérialisation des factures nous ont imposées certains contrôles : La longueur de la chaîne de caractère complète ne doit pas dépasser 20 caractères.
L’option de complément des séquences manquantes n’est plus possible en facture vente.
Certains caractères spéciaux sont interdits sauf les caractères « - » , « + », « _ », et « / ».
Cette application est accessible depuis le menu de l’ERP dans le module « Paramétrages/Utilitaires du responsable ».
4.2. Etape 1 : Créer les compteurs dans l’application « Codificateur MultiUsage »
Prenons l’exemple de la prochaine pièce de facture générée par le codificateur « FAV » ci-dessus à la date ERP 03/06/2013 :
Code du compteur : C’est un code unique identifiant chaque compteur, il faut donner un code évoquant sa fonction, exemple « FAV » pour facture vente.
Préfixe : Préfixe du Compteur, longueur de 30 caractères maximum. Saisir un préfixe. Il n’est pas possible de saisir les mêmes préfixes pour les codificateurs des applications suivantes :
Factures vente et Avoirs Vente
Factures achat et Avoirs Achat
Achats et Achats de sous-traitance
Bons de réception et bons de réception de sous-traitance
Lancements fermes et lancements prévisionnels
Sinon le message d’information suivant apparaît :
Par contre un même codificateur peut être associé à plusieurs application différentes : Par exemple, si vous souhaitez que les avoirs et les factures aient le même compteur, il faut leur associer le même codificateur.
Si une des zones suivante est cochée:
Codificateur préfixe paramétrable
Codification complète paramétrable :
Il s’agit d’importer dans le préfixe une formule de calcul qui se chargera de générer le préfixe ou la codification complète du numéro de la pièce, suivant l’option sélectionnée. Le bouton d’import apparaît, il permet de sélectionner une formule de calcul :
Exemples de règles de calcul :
Dans les exemples suivants, on stocke le préfixe ou la valeur du compteur dans la variable vu$(1).
Il est possible d’utiliser un fichier de paramétrage pour calculer la valeur du préfixe ou du compteur, lorsque le paramétrage est simple un simple SER suffit.
La fonction « return » suivi du nom de la variable en fin de paramétrage est obligatoire, sans cette ligne, la valeur prise par la variable n’alimentera pas la piece.
Exemple : Le Alors de la règle de calcul :
A partir d’un fichier :
A partir d’un SER :
Format date ERP (2) : Zone optionnelle, si elle est renseignée, elle permet d’ajouter la date ERP entre le préfixe et le suffixe, sélectionner le format désiré dans la liste déroulante.
Par défaut, l’option « Codificateur non paramétrable » est cochée.
Initialisation auto sans complément des séquences manquantes : Cocher cette option si le compteur doit être réinitialisé à la fin de la période du format de date sélectionné précédemment, par exemple si le format de date est « AAMM », la réinitialisation du compteur se fait tous les mois. Si une séquence manque dans la numérotation, par exemple après la suppression d’un document, elle ne sera pas comblée lors de la création d’une nouvelle pièce. La valeur du compteur n’est pas regardé dans ce cas, la valeur du compteur précédent est celui de la dernière pièce.
Initialisation auto avec complément des séquences manquantes : Cocher cette option si le compteur doit être réinitialisé à la fin de la période du format de date sélectionné précédemment, par exemple si le format de date est « AAMM », la réinitialisation du compteur se fait tous les mois. Si une séquence manque dans la numérotation, par exemple après la suppression d’un document, elle sera comblée lors de la création d’une nouvelle pièce. La valeur du compteur n’est pas regardé dans ce cas, les séquences manquantes sont comblées..
Sans initialisation auto : Cocher cette option si le compteur ne doit pas être réinitialisé à la fin d’une période du format de date sélectionné précédemment, par exemple si le format de date est « AAMM », la réinitialisation du compteur ne se fera pas automatiquement au début du mois suivant, il faudra intervenir manuellement lors de la création de la pièce. La valeur du compteur est prise en compte dans ce cas, c’est le seul cas où cette valeur est interprétée.
Suffixe (3) : Suffixe de 30 caractères maximum, zone non obligatoire. Le contenu de cette zone est ajouté entre le préfixe ou la date si elle est renseignée et le compteur.
Compteur (5) : Par défaut, cette zone est initialisée à 1. Elle est saisissable par l’utilisateur mais doit être toujours supérieure ou égale à 1, il s’agit du prochain numéro du compteur. Cette zone est mise à jour automatiquement.elle est lu par les traitements si l’innitialisation n’est pas automatique. Dans le cas des initialisations
Incrément : Par défaut, cette zone est initialisée à 1. Elle est saisissable par l’utilisateur mais doit être toujours supérieure ou égale à 1, c’est le pas de numérotation du compteur.
Longueur du compteur (6) : Par défaut, cette zone est initialisée à 5. Elle est saisissable par l’utilisateur mais doit être toujours supérieure ou égale à 5.
Caractère de remplissage (4) : Par défaut, cette zone est initialisée à « 0 » (zéro). Elle est saisissable par l’utilisateur. La longueur de cette zone doit toujours être égale à 1. Exemple : 00005 ou XXXX5
A la validation, si le préfixe existe déjà dans une autre codification, le message suivant apparaît, la validation est impossible.
La somme des longueurs du préfixe, de la date ERP, du suffixe et la longueur du compteur ne peut dépasser 30 caractères. Si c’est le cas, le message suivant apparaît.
Après modification du codificateur existant, le message suivant apparaît, il prévient l’utilisateur que la codification de la pièce concernée va changer.
Puis un message informe qu’il faut que tous les utilisateurs aient quitté l’ERP.
Et enfin un message de confirmation du changement.
Les utilisateurs peuvent se reconnecter à l’ERP.
4.3. Etape 2 : Associer les codificateurs aux différentes fonctionnalités
Une fois que les différents codificateurs ont été paramétrés, il faut les associer aux différentes fonctionnalités concernées, cela s’effectue dans le corps de l’application « Sociétés et sites » (voir 13. Groupes, sociétés et sites - E2 - ERP Silog).