Sommaire

1. Introduction

L’enregistrement des commandes clients comporte un en‑tête et un corps. L’en‑tête permet de renseigner les déclarations générales (Numéro de commande, adresse de livraison, représentant, contremarque, devise, délai souhaité, ...) et les conditions de paiement. Le corps permet de saisir les différentes lignes de la commande (article, quantité, 5 lignes de désignation, prix de vente, ...). 

On distingue deux statuts pour les commandes : non confirmées et confirmées. La confirmation permet notamment de préciser les délais. Un numéro de confirmation est associé à chaque commande client ; ce numéro de confirmation est rappelé en expédition par exemple. 

A chaque saisie d’une ligne de commande, il est possible de visualiser les détails de la fiche de l’article commandé, son stock, son délai d’approvisionnement ou de fabrication… 

L’enregistrement de la commande est en liaison permanente avec la gestion des tarifs qui, en fonction du client, de l’article, des dates de validité des taux de remises, de la quantité commandée et du paramétrage des priorités de choix entre plusieurs tarifs, propose le prix net ou les taux de réduction à appliquer.

Les dates de livraison souhaitées par le client sont précisées sur chaque ligne, avec une gestion au plus tôt et au plus tard, permettant d’introduire des contraintes de fin d’une grande précision pour la planification. 

Ce module permet également de confirmer au client la date de livraison de chaque article commandé en fonction du délai souhaité, des stocks, des commandes d’achats (articles de négoce), et des délais d’approvisionnement ou de fabrication. 

Les confirmations de commandes clients peuvent être éditées individuellement ou groupées. Il est également possible d’éditer des factures proforma. Les éditions, comme toutes celles de l’ERP, sont paramétrables par l’utilisateur, qui, en outre, peut les dupliquer pour obtenir des éditions multi‑langues ou spécifiques au format d’un client. 

De nombreux listages de suivi des ventes permettent de connaître l’ensemble des commandes en cours, triées par client, par produit, les restes à expédier,…

Avec le module « Réservations » il est possible de traiter automatiquement toute la chaîne de prise de décision avant la confirmation du délai au client. L’ensemble de la commande est relu, les stocks disponibles sont réservés, les ordres de fabrication en cours sont affectés à la commande et les besoins restants génèrent des lancements.

Les derniers peuvent être immédiatement transférés dans le module de planification afin de vérifier la disponibilité des ressources nécessaires. 

La duplication d’une commande réactualise :

• Les comptes comptables,

• Les taux de TVA,

• Les dates.

L’accès aux commandes clients s’effectue en sélectionnant l’option « Commandes et accusés réception ».

2. L’entête des commandes clients

Le mode Liste permet la visualisation de l'ensemble des commandes client saisies dans l’ERP.

Des tris, selon différents critères, sont accessibles dans la liste déroulante ; ils facilitent la recherche d'une commande précise.

2.1. Le masque des clés et l’onglet “Général” de l’entête de l’application “Commandes clients”

Identification

• N° Cde : Numéro de la commande du client (obligatoire).  C’est le numéro de la pièce chez le client.

• Code client : Code du client qui passe la commande (obligatoire). Le bouton «  » présente, en création, un listage de recherche des codes clients et en visualisation permet de consulter la fiche du client. 

• N° A.R. : Numéro d’accusé de réception interne à l’ERP (obligatoire). Le numéro d’accusé de réception est suivi d’un indice. L’indice évolue lorsque la confirmation de commande est éditée et que l’utilisateur modifie la commande. Ce numéro est créé automatiquement en fonction du codificateur multi usage associé à l’application (Lire IV. Le codificateur Multi-usages - E2 - ERP Siloget 13. Groupes, sociétés et sites - E2 - ERP Silog »). Il contient la lettre « P » comme dernier caractère pour « Code Provisoire » tant que l’enregistrement n’a pas été sauvegardé (au niveau des clés et des données).

Rappel Fonctionnement du codificateur : 

Par exemple, si deux utilisateurs saisissent deux documents en simultané, le premier utilisateur se réserve le numéro de document n qui est le prochain compteur disponible, le second utilisateur se réserve le même numéro n tant que ce numéro n’a pas été attribué lors d’une validation. Le compteur est dit provisoire, il est suivi de la lettre « P ». 

Utilisateur 1 =>  compteur nP

Utilisateur 2 =>  compteur nP 

Le compteur provisoire est le même. 

Le premier des deux utilisateurs qui valide son enregistrement (clés et données) obtient son numéro définitif, c’est le prochain compteur libre sans le caractère « P ».

Exemple utilisateur  2 => compteur n

Puis lorsque l’utilisateur 2 valide ses clés : Le numéro provisoire s’incrémente car le compteur a été attribué, le compteur provisoire est renuméroté :  compteur (n+1)P 

Pendant ce temps, si un autre utilisateur saisit un même type de document son numéro provisoire sera le même que celui qui est en cours de saisie avec l’utilisateur 1.

compteur (n+1)P

S’il valide ses données avant l’utilisateur 1 son numéro définitif sera compteur n+1

Quant à l’utilisateur 1, la validation de sa saisie lui attribue le prochain numéro de compteur définitif libre  n+2

Remarque : 

Il est possible d’écraser le compteur provisoire en saisissant le numéro manuellement sans le caractère « P », mais si le numéro saisi manuellement a déjà été attribué, le message suivant apparaît et la validation de la fiche est impossible

La saisie manuelle d’un numéro de compteur ne met pas à jour le prochain numéro de compteur, à la prochaine saisie le compteur continuera de s’incrémenter suivant son séquençage prévue dans le codificateur multi usage. S’il rencontre un numéro qui existe déjà dans la base de données issue d’une saisie manuelle, le numéro définitif sera automatiquement incrémenté lors de la validation des données.

Client

• Nom : Nom du client. 

• Catégorie : Catégorie du client. 

Type de vente

• Type de vente et libellé du type de vente : Code du type de vente. Par défaut, il s’agit du type de vente associé au client. Il est modifiable. Il est possible d’importer un type de vente. Un type de vente permet de personnaliser le compteur du document (cf application « Société et sites »). 

A saisir ou à importer : 

Taxes

Lire 7. Profils de taxes - E14 - ERP Silog

• Profils de taxes : Pour les utilisateurs du module Profils de taxes.

• Mentions légale : Mention de pieds de facture.

• Code d’exonération : Code d’exonération lié à la dématérialisation des factures dans le cas d’une pièce exonéré. Ce code est hérités en BE et Facture.

Lignes de la pièce 

Ce listage permet de visualiser les lignes de la pièce en cours (Corps). Le menu contextuel permet d’ouvrir la ligne sélectionnée pour la consulter, modifier ou supprimer. 

Il est également possible de créer une nouvelle ligne sans descendre dans le corps de l’application.

Une fenêtre modale présente le corps de l’application

Montant

• Montants : Les montants HT remisés et TTC en monnaie principal et en devises sont affichés. L’onglet ‘Talon’ détaille ces montants. 

Dates

• Date de la commande : Par défaut, la date de l’ERP est proposée, mais cette date est modifiable par l’utilisateur. C’est la date de commande du client. 

• Date d’effet : Par défaut, le système propose la date de la commande. L’utilisateur peut modifier cette date. La date d’effet de la commande est utilisée pour le calcul des statistiques. 

• Date souhaitée (au + tôt) et (au + tard) : Dates (au plus tôt et au plus tard) à laquelle le client veut que sa commande lui soit livrée. Cette date, saisie en en‑tête, est ensuite rappelée par défaut au niveau de chaque ligne du corps. 

Concernant, la date souhaitée au plus tard, cette date peut provenir de deux sources :

• Soit du calendrier principal

• Soit du calendrier de livraison associé à l’adresse de livraison sélectionnée dans l’onglet précédent.

• Calcul de la date promise : ce combo-box permet de sélectionner à partir de quelle date, le calcul de la « date promise au plus tard » doit être effectué dans les lignes du corps.

Si des lignes de commande existent, la modification de cette valeur ne provoquera pas la mise à jour des dates de ces lignes. Le message suivant apparaît :

Statut

• Confirmée : En activant cette zone, l’utilisateur indique que la commande est confirmée. 

• Editée : Cette zone indique que l’accusé réception de la commande a été édité. 

• Reste à expédier ? : Cette zone indique si des quantités restent à expédier sur la commande ou si la commande est soldée (pas de restes à expédier). 

• Escompte conditionnel : Cette zone permet de définir si l’escompte saisi est conditionnel ou non. Un escompte conditionnel n’est pas pris en compte dans le montant de la pièce car il est conditionné au respect des conditions d’attribution de l’escompte par le client. Ce n’est qu’au moment du règlement pas le client que l’opérateur ou le comptable en charge de la saisie des règlements validera ou non l’application de l’escompte en vérifiant si les conditions ont été respectées. Si cette option n’est pas sélectionnée, l’escompte s’applique sur les montants HT en déduisant le montant de l’escompte dans le montant de la pièce. Par défaut, cette information provient de la fiche du client, elle est modifiable. 

• Facturer l’éco participation : Cette zone permet de définir si la pièce doit facturer l’éco participation, cette information provient de la fiche client. Si l’adresse de livraison est modifiée pour un pays différent de ‘FR’, cette zone est automatiquement désactivée. L’éco participation n’est par défaut applicable qu’à la France. Elle est modifiable par l’utilisateur pour la totalité de la pièce. Le fait de décocher ou recocher ce paramètre réactualise les lignes du document. Lire 4. La gestion de l’éco participation dans les pièces commerciales de ventes - G3A11 - ERP Silog.

Devise

• Export : Cette zone permet de préciser s’il s’agit d’une commande destinée à l’exportation (‘O’ui). Le champ ‘Export’ est initialisé par défaut à ‘O’ui lorsque le champ ‘Client (France, CEE, Hors CEE)’ de la fiche du client est renseigné à ‘CEE’ ou ‘Hors CEE’. Si la commande est déclarée à l’export, par défaut la commande est exonérée de TVA (code TVA = 0). Lorsque la zone ‘Export’ est modifiée, le talon de la commande, ainsi que le corps de la commande sont mis à jour automatiquement, à la validation de la modification (suppression de la TVA lorsque l’export est passé à ‘O’ui et ajout de la TVA dans le cas inverse).

• Devise : Code de la devise utilisée dans la commande. Le bouton «  » présente à l’écran le tableau des devises. Ce tableau est renseigné à partir du paramétrage général. Suivant le paramétrage du tableau des devises, soit les prix des lignes de commandes et de factures sont saisis en euros puis convertis en devises en fonction du cours, soit ils sont directement saisis en devises. 

• Cours et Date mise à jour : Le cours de la devise, renseigné dans le tableau des devises, est proposé par défaut mais il est possible de le modifier manuellement. La date du cours de la devise peut également être mise à jour. La mise à jour du cours s’applique uniquement pour la commande, et n’est pas répercutée sur le tableau des devises

Adresse

• Adresse de livraison  : Adresse de livraison du client., le téléphone, le code postal et la ville de l’adresse de livraison du client sont affichés. Le bouton “” du numéro de l’adresse de livraison du client permet de sélectionner l’adresse de livraison concernée qui a été enregistré dans l’application « Adresses ».

Le bouton “RAZ” permet de supprimer le contenu de l’adresse de livraison.

Si l’utilisateur modifie manuellement l’adresse associée au code adresse, un message prévient l’utilisateur que les tournées ne seront plus gérées pour cette commande car cette nouvelle adresse n’est pas liée à un calendrier de tournées. Le code adresse devient dans ce cas ‘0’ et le code zone géographique se vide.

• Code Zone Géographique : Code de la zone géographique associé au pays. Ce code est renseigné automatiquement, il provient de la fiche adresse du client concerné. Il est modifiable, le bouton  permet de sélectionner un enregistrement.