Sommaire
1. Introduction
Un client est défini par une fiche complète indiquant l’adresse du siège, l’adresse de facturation, les adresses de livraison possibles, le représentant, etc.
De nombreux renseignements d’ordre financier apparaissent sur la fiche client, tels que le code devise, les 5 modes de règlements, les codes banques, le pourcentage d’escompte, le RIB, l’en‑cours financier, un éventuel blocage comptable, le Chiffre d’Affaires de l’année en cours, etc.
Cette fiche permet également de définir la catégorie à laquelle appartient le client, en vue de la gestion des remises et des tarifs spéciaux. L’utilisateur peut définir un tarif par client, par catégorie de clients, par article, et par familles d’articles avec éventuellement des tranches de quantité par article. Les critères de priorité entre le choix de plusieurs tarifs sont paramétrables par l’utilisateur[.
L’utilisateur peut également définir des articles clients qui permettent de personnaliser, pour un même article interne, le code article des clients, la désignation et le prix de vente par client.
Sur la fiche client sont également définis les imputations comptables associées au compte de tiers, les données relatives aux déclarations d’échange de biens entre états membres de l’U.E., etc.
Un ou plusieurs Intervenants commerciaux (ou représentants) sont associable à un client.
Des listages de Chiffres d’Affaires facturés et d’En‑cours, par représentant et par période, peuvent être édités à tout moment.
L’accès à la gestion des clients s’effectue en sélectionnant « Clients ».
Au moins un mode de règlement doit être renseigné pour créer une fiche client. Il est possible de créer un nouveau mode de règlement ou de sélectionner un mode de règlement existant pendant l’enregistrement d’une fiche client.
Si le client utilise un code devise, celui-ci doit avoir été préalablement créé dans l’ERP. Toutefois, le code devise n’est pas obligatoire pour créer une fiche client.
2. Les zones du masque des clés
Code Fournisseur : Code de la fiche fournisseur (obligatoire) sur 30 caractères alphanumériques maximums. Pour faciliter les recherches, il est recommandé de définir un code significatif et relativement court (10 caractères maximums). Le nom du fournisseur ou un abrégé du nom est en général une bonne solution. Si le fournisseur possède un stock de sous-traitance, le fournisseur est un « Sous-traitant », l’information est précisée sous le code fournisseur.
Identifiant Schéma et valeur du Schéma Société : Sélectionner la nature du schéma puis saisir sa valeur sans espace. Il s’agit d’une information qui permet d’identifier le société du fournisseur concerné. En général dans le cadre de l’UE, il s’agît du SIREN pour l’identifiant et de la valeur du SIREN. Cependant pour un fournisseur hors UE, le SIREN n’a peut-être aucune signification, il faut alors sélectionner l’identifiant le plus significatif et saisir la valeur associées.
Identifiant Schéma et valeur Schéma complémentaire : Sélectionner la nature du schéma puis saisir sa valeur sans espace du schéma. Il s’agit d’une information qui permet d’identifier le site du fournisseur concerné dans le fichier de dématérialisation des factures. En général dans le cadre de l’UE, il s’agît du SIRET pour l’identifiant et de la valeur du Siret. Cependant pour un fournisseur hors UE, le SIRET n’a peut-être aucune signification, il faut alors sélectionner l’identifiant le plus significatif et saisir la valeur associées. Ces deux informations sont optionnelles.
Les différentes valeurs possibles sont enregistrées dans l’application CRITERE, le code du critère est : SCHEMA_ID_COMPLEMENTAIRE.
Nom : Désignation complète du nom du fournisseur, tel qu’il sera édité sur les différents documents (commandes, etc.).
Type Fournisseur : Indiquer le type du fournisseur, fournisseur ou centre à payer.
Fournisseur (France, CEE, Hors CEE) : Cette zone indique si le fournisseur livre habituellement de France ( F ), de l’union européenne ( C ), ou de l’extérieur de l’union européenne ( H ). Par défaut cette zone est initialisée à « F ». Dans les fiches fournitures et prestations d’achats, trois comptes comptables peuvent être saisis : compte France, compte CEE et compte Hors CEE. Dans les lignes de commandes d’achats et de factures directes, le compte de la ligne est automatiquement renseigné avec le numéro de compte correspondant à ce paramètre.
Ce champ est utilisé pour initialiser par défaut la zone « Import » dans les retours d’appels d’offres fournisseurs, les commandes d’achats, les bons de réceptions, les factures et la sous-traitance. Si ce champ est à « F », la zone « Import » est initialisée par défaut à ‘N’on. Dans les autres cas (« C » ou « H »), la zone « Import » est initialisée par défaut à ‘O’ui.
Catégorie de fournisseur : Permet de préciser, à titre d’information, la catégorie à laquelle appartient ce fournisseur.
Catégorie de la fourniture : Permet de préciser, à titre d’information, la catégorie à laquelle appartiennent les fournitures du fournisseur.
Type d’achat : Sélectionner le type d’achats associé au fournisseur, si le type d’achat n’existe pas, le message suivant apparaît :
La gestion des types d’achats s’effectue dans l’application « Sociétés et sites ». Elle permet d’associer à chaque fournisseur une numérotation personnalisée de ses factures achats et comptables ainsi que d’affecter un code journal personnalisé aux écritures transmises en comptabilité.
Profil de taxes : Code du profil de taxe, Voir la documentation : Profils de taxes. Cette zone permet d’importer un code profil de taxes. C’est une nouvelle fonctionnalité apparue avec la version 10.20. Cette zone n’est pas visible si la nouvelle gestion d’application des taxes n’est pas activée.
Les autres pages de l’en-tête détaillent la fiche du fournisseur sélectionné, c’est-à-dire qu’elles permettent la visualisation des informations générales liées à ce fournisseur ainsi que la modification ou la création d’une fiche.
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