1. Introduction
Dans le cadre de la préparation des données à mettre en place pour la dématérialisation des factures ( Lien FAQ ), Hélios ERP continue à s’enrichir avec des nouvelles fonctionnalités.
Ce chapitre rappelle les données mises en place dans la version 2023 et vous présente les fonctionnalités livrées en version 2024 Q4.
Hélios ERP met à votre disposition des nouveaux champs liés à la dématérialisation des factures pour vous permettre de préparer vos données de bases avant l'échéance fixée par le gouvernement.
D’autres évolutions seront publiées dans les prochaines versions
Ce paragraphe détaille les champs que vous pouvez dès maintenant commencer à renseigner dans votre Helios ERP.et présente le flux de la dématérialisation des factures pour Helios ERP.
2. Donnée impacté par la dématérialisation
2.1. Société
Dans le module société il est maintenant question de notion de membre assujetti et numéro associé. Si le premier est coché le second sera alors visible et obligatoire.
La notion de représentant Fiscal est également ajouté avec les information Nom, Pays, Numéro TVA du représentant.
2.2. Client/ Fournisseur/ Sous traitant
Dans les modules Client/ Fournisseur et sous traitant ainsi que sur les adresses de facturation de ces modules les champs liés a la dématérialisation sont
- SIREN : Le SIREN (Système d'Identification du Répertoire des Entreprises) est un identifiant unique attribué à chaque entreprise ou organisation en France. Il est composé de 9 chiffres et sert à identifier de manière unique une entreprise au sein du système d'enregistrement national des entreprises
- Code établissement : NIC : Numéro Interne de Classement), qui identifie de manière unique un établissement spécifique au sein de l'entreprise composé de 5 chiffre.
- SIRET : Concaténation des 2 champs ci dessous. Le SIRET permet de distinguer les différents établissements d'une même entreprise, comme les succursales, les bureaux ou les filiales, et il est utilisé pour des raisons administratives, fiscales, et légales.
Les 3 champs sont liés si il y a une modification dans le SIRET cela implique le SIREN ou le code établissement et inversement.
2.2.1 Adresse de facturation CLIENT
Rajout de champs ci dessous
- L’identifiant de schéma : Liste déroulante de valeurs fournis par l’état : L'identifiant de schéma de facturation (ou "billing schema identifier") est un terme utilisé dans le contexte de la facturation électronique pour identifier le format ou la structure d'une facture. En France, cet identifiant est particulièrement pertinent avec la transition vers la facturation électronique et la dématérialisation fiscale, où différents schémas et formats sont utilisés pour garantir la conformité avec les réglementations fiscales. Pour les entreprises françaises, cet identifiant peut indiquer le type de format de facture utilisé, comme ceux conformes aux normes européennes (par exemple, Factur-X, UBL, etc.) ou des formats spécifiques pour certaines transactions commerciales. Le choix de l'identifiant de schéma de facturation est crucial pour garantir la compatibilité entre les systèmes de facturation et l'acceptation des factures par les autorités fiscales ou d'autres partenaires commerciaux. Dans le contexte de la facturation électronique, l'identifiant de schéma peut également aider à établir des règles et des normes de validation pour garantir que les factures émises ou reçues respectent les exigences légales et réglementaires.
Si la Valeur saisie est différente de Aucun alors le champs SCHEMA est visible et obligatoire
- Quand le champ vaut 0009 - SIRET les données du SIREN et du code établissement devront obligatoirement être saisies et viendront initialisées la valeur du champ SCHEMA
- Code Service : Fourni par le client acheteur : Le code service pourrait indiquer un code attribué à un service particulier fourni par une entreprise, ce qui facilite l'identification du type de service facturé.
Champs a libérer dans le designer pour les rendre visible
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- Gestion Factor (oui/non)
- Si oui, nécessite la saisie d’une adresse de facturation d’un client et d'un contact du client sélectionné via le choix de l’adresse de facturation
- Code pays : ID_PAYS : 2 caractères maximum champs rajouté dans les écrans Société/ Adresse de règlement FRS et ST / Adresse de livraison Client, FRS et ST.
Lors de la sauvegarde de la fiche Client si la dématérialisation des factures est activé sur clé des pops up d'information informent des données manquantes.
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2.5. Catégorie de l'opération
Une facture doit être liée a une catégorie d'opération : Bien / Service / Les 2 et chaque ligne de la facture doit être catégorisée Bien ou Service
L'information est mise en place avec comme stratégie d’héritage
- Famille
- Sous famille
- Fiche
Le champ catégorie de l’opération a été rajouté
- Périmètre article / composant / matière
- Types de ligne de commandes clients
- Saisi d’une ligne de commande Sans référence
2.6. Codification TVA
Dans la codification TVA nous avons rajouté
- Catégorie de TVA : liste fournie par l’état
- Motif d'exonération : champs texte libre
2.7. Codification Mode de Règlement
Dans la codification Mode de règlement nous avons rajouté
- Code ISO lié au mode de règlement est à indiquer
- Bankname / BankAdress / Banque / Guichet / CLE / IBAN / BIC
2.8. Monnaie et Historisation des taux via BCE
Il est possible dans la codification Monnaie manuellement ou via le Scheduler d'effectuer l'historisation des Taux via BCE : https://www.ecb.europa.eu/stats/eurofxref/eurofxref-daily.xml
L’interrogation ramène un fichier xml contenant
- La dernière date d’actualisation des taux
- L’ensemble des valeurs des taux des monnaies par rapport à l’euro pour les principales monnaies
2.9 Onglet Dématérialisation
Ajout d'un onglet Dématérialisation dans les modules Facture Client et Avoir Client.
- Type de facture (380 (Facture) / 381 (Avoir) / 386 (acompte) …)
- Soumis à dématérialisation : ou / non
- Nature du Flux
- Catégorie de l’opération
- Contact client
- Statut de dématérialisation (interne) : En attente / Cohérent /Incohérent / Dématérialisable /Dématérialisé
- Statut de dématérialisation (cycle de vie) : Déposée / Rejetée /Pris en charge/ Acceptée / Refusée/ Payée/ Encaissée
2.10. Persistance Facture et Avoir Client
- Mise en place d'une nouvelle structure Oracle
- Même principe que sur les OFs à Dupliquer la totalité des données constituant une facture dématérialisée
- Pas de possibilité de modifier ces données une fois que la facture aura été dématérialisée
- Branchement des IHM et états sur les données persistées
3. Préparation des données
3.1. Activation
Dans le but d'une mise en route progressive de la dématérialisation nous avons rajouter
Dans la fiche client
- Soumis à la dématérialisation : Check box (oui / non) active la dématérialisation pour ce client.
- Nature du flux :
e-Invoicing : L'e-Invoicing, ou facturation électronique, consiste à émettre, recevoir et traiter des factures sous forme électronique. Cela peut inclure l'envoi de factures par des moyens électroniques plutôt que sous forme papier, l'utilisation de plateformes en ligne pour générer ou envoyer des factures, ou le traitement des factures via des logiciels spécifiques. L'e-Invoicing permet de simplifier les processus comptables, d'accélérer les paiements, et d'améliorer la transparence des transactions commerciales.
e-Reporting : L'e-Reporting concerne la génération et la transmission de rapports financiers ou autres documents réglementaires sous forme électronique. Cela peut englober la soumission de rapports fiscaux aux autorités, la déclaration de TVA, ou d'autres types de rapports nécessaires à la conformité réglementaire. Les systèmes d'e-Reporting permettent souvent une intégration avec d'autres systèmes financiers et comptables pour faciliter l'automatisation des tâches et la conformité réglementaire.
Dans Adresse de facturation client la surcharge de la nature du Flux est possible mais nécessite que le client soit soumis au processus de dématérialisation
3.2. Contrôle des données de dématérialisation
Mise en place d’une fonctionnalité de contrôle bloquée sur clé : Dématérialisation des factures
Lors de la modification d’une fiche client soumis à dématérialisation
- Balayage des données liées à la fiche client avec contrôle des données liée au processus de dématérialisation
- Sur la fiche client SIREN et Code établissement
- Adresse principale de facturation
- SIREN / Code établissement / Maillage
- Gestion du Factor
- Si oui alors cohérence de l’adresse de facturation associée
- Données de l’adresse renseignée (Code ISO pays)
- Numéro TVA intracommunautaire
- Pour le type de TVA paramétrée
- Catégorie de la TVA
- Si Taux = 0 alors Motif d’exonération et le texte légal associé
- Pour les conditions de paiement rattachée
- Code ISO lié au règlement
- Information bancaire
- Message d’information si une donnée liée est non renseignée
A la modification d’une fiche article
- Vérification des données liée à la catégorie de l’opération (Gestion des biens et services) sur famille, sous famille d’article et fiche article
- Une des 3 zones doit avoir le champ d’initialisé à Avertissement non bloquant
A la modification d’une facture
- Vérification des données liées aux textes légaux (paramétrage des factures)
- Avertissement si un des champs n’est pas renseigné
3.3. Paramétrage du stockage des document démat
Cet écran disponible depuis le paramétrage → paramétrage dématérialisation des facture permet de configurer le répertoire de stockage
4. Facturation Vente
4.1. Flux facturation Vente Facture-X
4.2. Dématérialisation des Ventes
Introduction 
Ce nouvel écran (Helios ERP 2024) permet de lister et de suivre les factures dématérialiser.
- Valider la Cohérence des facture pour les intégrés dans ce module
- Dématérialisation des facture
- Accès au ligne de facture
- Impression
Cet écran est commun avec la dématérialisation des achats c'est pour cela que certaine fonctionnalité ne sont pas disponible (Note Action/ Menu Achat)
2. L'écran principal du Dématérialisation des ventes
Le module dématérialisation des ventes permet de visualiser l'ensemble des facture client/ Avoir client qui sont en cohérence avec la dématérialisation ( passage de la fonction Vente → Cohérence des factures) .
2.1. Onglet du module "Dématérialisation des ventes"
2.1.1. Onglet "Lignes" du module "Dématérialisation des ventes"
2.1.2. Onglet "Montant" du module "Dématérialisation des ventes"
Affichage de divers montant transitant dans le flux et de Condition paiement
2.1.3. Onglet "Vendeur" du module "Dématérialisation des ventes"
Affichage de la fiche Vendeur (Société dans le cas de la facture de vente), de l'adresse du vendeur et du contact chez le vendeur
2.1.4. Onglet "Acheteur" du module "Dématérialisation des ventes"
Affichage de la fiche client final, de son l'adresse et de son contact.
2.1.5. Onglet "Affacturage" du module "Dématérialisation des ventes"
2.1.6. Onglet "Livrée à" du module "Dématérialisation des ventes"
Affichage de la Fiche client lié au BL et de l'adresse de livraison du client déduite du BL.
2.1.7. Onglet "Complément" du module "Dématérialisation des ventes"
2.1.8. Onglet "Note" du module "Dématérialisation des ventes"
2.1.9. Onglet "Frais" du module "Dématérialisation des ventes"
2.1.10. Onglet "TVA" du module "Dématérialisation des ventes"
2.1.11. Onglet "Remise" du module "Dématérialisation des ventes"
3. La Toolbar de la fiche "Dématérialisation des ventes"
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
3.1. Les Lignes de facture du module "Dématérialisation des ventes"
Ce bouton permet d'ouvrir un écran secondaire Ligne de facture en fonction de la ligne sélectionné dans la grille
Il sera possible de visualiser les informations de l'article de la facture
De la commande client et le BL
Ainsi que sur les Frais
3.2. Imprimer du module "Dématérialisation des ventes"
Génération du fichier PDF, manuellement via la fonctionnalité Impression
4. Achat du module "Dématérialisation des ventes"
4.1. Cohérence des factures des Ventes du module "Dématérialisation des ventes"
Cette fonctionnalité est très importante afin d'intégré les factures dans le module dématérialisation des ventes.
Elle permet de vérifier la cohérence des factures basculés a droite, si les factures sont cohérente elle ne sont plus présente dans l'écran de basculement la facture est persistée et elle est disponible dans le module sinon elles sont de nouveau dans la grille de gauche et absente du module avec : le statut de dématérialisation de la facture : incohérent
Les lignes de la grille de gauche comporte les factures soumissent à dématérialisation avec un Statut de dématérialisation (En attente ou Incohérent)
Le résultat de la cohérence se trouve dans l'onglet dématérialisation du module Facture client dans la partie Msg cohérence
Il faudra alors résoudre l'ensemble des messages de cohérence pour pouvoir intégrer la facture dans le module dématérialisation
Si une facture n'est pas présente dans l'écran de basculement de cohérence, il faudra dans l'onglet dématérialisation du module Facture client cocher la casse "Soumis à dématérialisation" modifiable uniquement si le statut de la facture est "en attente"
4.2. Dématérialisation des Ventes du module "Dématérialisation des ventes"
Toute facture client « soumis à dématérialisation » et au statut « Cohérent » peut être transférée vers le modèle du SAS en vue d’être dématérialisée.
Le choix est fait manuellement via un écran de basculement
- Les factures transmises dans le SAS avec succès passent au statut dématérialisable
- Pas de possibilité de modifier ces données une fois que la facture aura été dématérialisée
5. Achat du module "Dématérialisation des ventes"
5. Facturation Achat
5.1. Flux facturation Achat
5.2. Dématérialisation des Achats
Introduction 
Ce nouvel écran (Helios ERP 2024) permet de visualiser les factures achat .
- Un processus intègre dans les tables de persistance, les données du fichier FACTUR-X achats
- On a des factures dématérialisées au statut ‘M’ comme mis à disposition
- Accès aux données connexes
- Fournisseurs
- Adresses de facturation du fournisseur
- Commande d’achat si elle a été rapprochée
- Bordereau de réception s’il a été détecté
- Facture d’achat si elle a été intégrée
La structure et l IHM du module est la même que celle mise en place pour les ventes
2. L'écran principal du Dématérialisation des achats
Le module Dématérialisation des achats permet de visualiser l'ensemble des facture client/ Avoir client qui sont en cohérence avec la dématérialisation ( passage de la fonction Vente → Cohérence des factures) .
1.1. Statut de la facture dématérialisé Achat
Le Champs Statut interne pour les factures dématérialisée achat impacte les autre champs modifiable en fonction de sa valeur:
- Pris en charge
- Assignation à un opérateur
- Date d’action
- Rejetée ou Refusée
- Changement de statut
- Action effectuée le … et par ….
- Il faudra plus tard brancher le flux de cycle de vie
- Acceptée
- Changement de statut
- Paramétrage de la poursuite du traitement
- Intégration automatique Facture achat dans l’ERP
- Intégration manuelle Facture achat dans l’ERP
- Intégration via processus Facture achat comptoir
- Pas liée à une facture achat de l’ERP
1.2. Info anomalie de la facture dématérialisé Achat
1.2.1. Vérification de l’existence du fournisseur
- Contrôles effectués
- 1 - Via le SIRET
- 2 – Via le SIREN (unicité)
- 3 – Via le SIREN et le NOM
- Création d’une anomalie de type 2 à Fournisseur introuvable
Cette Gestion de l’anomalie peut être résolu via un écran dédié ( Achat → Fournisseurs non existant)
1.2.2. Vérification de l’existence de l’adresse du fournisseur
Si le fournisseur existe alors rapprochement de l’adresse de facturation avec dans l’ordre
- SIRET
- Champs principaux d’adresse
- ADR1 / NOM / VILLE / CP / PAYS
- Totalité des champs de l’adresse
Cette Gestion de l’anomalie peut être résolu via un écran dédié ( Achat → Adresse non renseignée)
2.1. Onglet du module "Dématérialisation des achats"
2.1.1. Onglet "Lignes" du module "Dématérialisation des achats"
2.1.2. Onglet "Montant" du module "Dématérialisation des achats"
Affichage de divers montant transitant dans le flux et de Condition paiement
2.1.3. Onglet "Vendeur" du module "Dématérialisation des achats"
Affichage de la fiche Vendeur (Société dans le cas de la facture de vente), de l'adresse du vendeur et du contact chez le vendeur
2.1.4. Onglet "Acheteur" du module "Dématérialisation des achats"
Affichage de la fiche client final, de son l'adresse et de son contact.
2.1.5. Onglet "Affacturage" du module "Dématérialisation des achats"
2.1.6. Onglet "Livrée à" du module "Dématérialisation des achats"
Affichage de la Fiche client lié au BL et de l'adresse de livraison du client déduite du BL.
2.1.7. Onglet "Complément" du module "Dématérialisation des achats"
2.1.8. Onglet "Note" du module "Dématérialisation des achats"
2.1.9. Onglet "Frais" du module "Dématérialisation des achats"
2.1.10. Onglet "TVA" du module "Dématérialisation des achats"
2.1.11. Onglet "Remise" du module "Dématérialisation des achats"
3. La Toolbar de la fiche "Dématérialisation des achats"
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
3.1. Les Lignes de facture du module "Dématérialisation des achats"
Ce bouton permet d'ouvrir un écran secondaire Ligne de facture en fonction de la ligne sélectionné dans la grille
Il sera possible de visualiser les informations de l'article de la facture
De la commande client et le BL
Ainsi que sur les Frais
3.2. Imprimer du module "Dématérialisation des achats"
Génération du fichier PDF, manuellement via la fonctionnalité Impression
4. Achat du module "Dématérialisation des achats"
4.1. Fournisseurs - sous traitants des achats du module "Dématérialisation des achats"
Ouverture du module Fournisseur ou sous traitant Filtré sur la ligne sélectionnée
4.2. Facturations des achats du module "Dématérialisation des achats"
Ouverture du module Facturation Fournisseur ou sous traitant Filtré sur la ligne sélectionnée
4.3. Avoir des achats du module "Dématérialisation des achats"
4.4. Fournisseurs non existants des achats du module "Dématérialisation des achats"
via un écran dédié
Il sera possible de créer un fournisseur ou de mettre à jour un fournisseur existant en fonction du traitement.
- Créer -> Création d’un fournisseur ou d’un sous-traitant
- Contrôle de l’existence du SIRET à Bloquant
- Contrôle de l’existence du SIREN à Avertissement
- Rapprocher -> Mise à jour d’un fournisseur existant (même SIREN)
- Choix d’un fournisseur parmi ceux ayant le même SIREN
- Mise à jour de la fiche sélectionnée avec les données présentes dans le fichier
4.5. Adresse non renseignée des achats du module "Dématérialisation des achats"
via un écran dédié
Il sera possible de créer un fournisseur ou de mettre à jour un fournisseur existant en fonction du traitement.
- Créer une adresse pour le fournisseur
- Mettre à jour une adresse existante
- Sélection manuelle d’une adresse
- Mise à jour des données de l’adresse
4.6. Commande des achats du module "Dématérialisation des achats"
4.7. Réception des achats du module "Dématérialisation des achats"
4.8. Cohérence facture achat des achats du module "Dématérialisation des achats"
Lancement de la cohérence des facture achats
5. Achat du module "Dématérialisation des achats"
6. Aide Tiers dématérialisé
Cette écran d'aide permet de visualiser l'ensemble des données nécessaire a la dématérialisation afin de pour voir effectuer des modifications sur les client ou les conditions de paiement rapidement.
- Fiche client
- Adresse principale de facturation
- TVA associée
- Mode de règlement
Plusieurs indicateurs sont à disposition : période : 12 derniers mois échus
- % MTT de facturation du client / MTT facturé société
- % MTT CMDEE du client / MTT CMDEE société
- % NB CMDE du client / NB CMDE société
Valeur disponible dans la Grille non modifiable
- Nb cmde client
- Nb cmde société
- Nb cmde cli (%)
- Mtt fact cli
- Mtt fact société
- Nb mtt fact cli (%)
- Mtt cmde cli
- Mtt cmde société
- Nb mtt cmde cli (%)
- Code client
- N° adr. fac
- Taux TVA
Champs modifiable directement dans la grille sur lequel le Contrôles de cohérence au contexte dématérialisation, s’appliquent
- Adresse principale
- Nom client
- Adresse 1
- CP
- Ville client
- Pays
- N° SIREN
- Code établissement
- N° SIRET
- Soumis démat
- Nature flux
- Facture archivée
- Facture scellée
- Cplt. nom
- Adresse 2
- Nom adr. facturation
- Adresse 1 adr. fact
- CP adr. fact
- Ville adr. fact
- Schéma
- Démat. schéma
- Nature flux adr. fact
- Gestion factor
- N° adr fact affactureur
- N° Contact affactureur
- Cplt. nom adr. fact
- Adresse 2 adr. fact
- Code pays
- Pays adr. fact
- N° SIREN adr. fact
- Code établissement adr. fact
- N° SIRET adr. fact
- Banque adr. fact
- Guichet adr. fact
- RIB adr. fact
- Clé adr. fact
- BIC adr. fact
- IBAN adr. fact
- N° TVA intracommunautaire
- Type TVA
- Demat. type TVA
- Motif exonération
- Exonération
- Mode de règlement
- Mode reg. ISO
- Banque
- Guichet
- RIB
- Clé
- IBAN
- Nom Banque
- BIC
- Adresse banque
Les différente règles métier de la dématérialisation que nous avons dans les différents menu sont également présent dans cette écran
Règle 1
Soumis a dématérialisation = 1 alors les champs si dessous sont obligatoire
- Nature de flux
- N° SIREN / SIRET / code établissement
- code pays sur Adresse de facturation
- N° TVA intracommunautaire
- Code iso du mode de réglement
- Gestion des code schéma sur les adresses de facturation
Règle 2
- Les 3 champs( SIRET/SRIEN et code établissement) sont liés si il y a une modification dans le SIRET cela implique le SIREN ou le code établissement et inversement
Règle 3
- Catégorie de TVA liée à l’adresse de facturation
- Si TVA à 0% alors Motif et Texte d’exonération sont obligatoires
Règle 4
- Gestion Factor (oui/non)
- Si oui, nécessite la saisie d’une adresse de facturation d’un client et d'un contact du client sélectionné via le choix de l’adresse de facturation
Règle 5