Sommaire

1. Introduction

Dans l’industrie pharmaceutique, la définition issue des Bonnes Pratiques de Fabrication (de l’ANSM) désigne le lot comme étant la « Quantité définie d’une matière première, d’un article de conditionnement ou d’un produit, fabriquée en une opération ou en une série d’opérations, telle qu’elle puisse être considérée comme homogène ». 

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Les informations relatives aux lots sont consultables dans l’application « Lots ».

 Cette application est accessible depuis le menu « Traçabilité » :

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2. Désigner un article comme étant géré par Lot

Cela s’effectue dans la fiche article :

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1 : Non : Pas de gestion par lot de l’article. Lors des mouvements de stock, aucun numéro de lot ne sera demandé.

Note
S’il existe des lots pour un article géré par lot, le changement du mode de gestion à « NON géré par lot » n’est pas possible. Il faut épurer les lots concernés pour changer le mode de gestion.  Voir les « Traitements » de la fiche article.

2 : Oui : A chaque mouvement de stock la saisie du code lot est obligatoire, soit un numéro de lot existant, soit un nouveau numéro de lot (création annexe possible). Pour passer à ce mode de gestion, le stock physique de l’article doit être nul.

3 : Les 2 :  La saisie du code lot n’est pas obligatoire lors des mouvements de stock. Ce mode de gestion interdit la gestion par numéros de série. A utiliser comme un mode de gestion transitoire avant de passer à une gestion totale par lot lorsque le stock de l’article n’est pas encore nul. C’est un mode de gestion non conseillé sur du long terme.

3. L’application « Lots »

Cette application permet de créer, modifier et supprimer des lots. La suppression n’est possible que si le lot n’est pas présent en stock et/ou si aucun mouvement de stock n’est associé à ce lot.

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Le corps de la fiche article présente les lots associés au glossaire. Il est conseillé d’utiliser l’application “Lots”.

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3.1. Le masque des clés

• Glossaire : Code du glossaire concerné, c’est le code de l’article associé au lot. 

• Code lot Interne : Combinaison de chiffres ou de lettres ou de chiffres et de lettres qui identifie spécifiquement un lot. Cette combinaison peut être automatiquement générée par un codificateur multi usage seulement s’il en existe un associé à la fiche du glossaire (Fiche article). 

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• Code lot fournisseur : Dans le cas des articles achetés, cette zone permet de renseigner le code du lot donné par le fournisseur et ainsi assurer le lien avec le code lot interne.

• Famille : Zone non saisissable, valeur de la fiche glossaire (article).

• Mot Directeur : Par défaut hérité de la fiche article. Zone modifiable.

• Fournisseur : Zone alimentée automatiquement lors des réceptions ou des factures directes achats. Zone modifiable.

• Pays d’origine : Pays ou a été fabriqué le lot. Ce pays sert a alimenter la déclaration EMEBI anciennement DEB. Il faut alimenter cette zone lors de la création du lot.

• Mode de gestion de la sérialisation du Lot :

• Un article géré totalement par lot peut aussi être géré par numéros de série. Par défaut le mode de gestion est hérité de la fiche de l’article concerné, le glossaire. Cependant, il est possible de gérer des spécificités : Un lot géré exceptionnellement par numéro de série alors que les autres lots du même glossaire ne le sont pas et inversement ne pas gérer un lot par numéros de série alors que les autres lots du glossaire le sont. 

• Codificateur des numéros de série : Il s’agit du codificateur des numéros de série qui sera utilisé pour générer les numéros de série de ce lot. La valeur par défaut est celle qui est associée aux lots dans le corps de l’application « Groupes, Sociétés et Sites » dans l’onglet « Codificateur », elle est modifiable.

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3.2. L’onglet « Lot »

Généralités :

• Désignation : 5 Zones de désignation. Par défaut celles du Glossaire.

• Observation : Zone de saisie d’une observation sur le lot.

• Date de création : Date de création du lot et d’entrée en stock (soit bloqué, soit directement disponible).

• Type date de péremption : Cette zone permet de préciser si la date de péremption du lot est une « Date Limite de Consommation (DLC) » ou une « Date Limite d’Utilisation Optimale (DLUO) », cette valeur prend la valeur par défaut renseignée dans la fiche article (Glossaire).

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• Réservé sur Affaire : Quantité d’articles réservés sur stock pour des affaires. La réservation pour affaire peut se faire dès la création de la commande fournisseur ou à partir d’un mouvement de stock manuel (Entrées Fournisseur). La réservation Affaire se fait uniquement sur stock.

3.3. L’onglet « Séries »

Si le lot est géré par numéro de série, cet onglet permet de visualiser tous les numéros de série associés à ce lot. Il s’agit du mode « Liste » de l’application « Numéros de séries » en mode conteneur. Il est donc possible d’accéder aux informations des numéros de séries liés et de les modifier.

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3.4. L’onglet « Multistock  »

Comme en fiche article, cet onglet permet de consulter l’état du stock  dans les dépôts (Colonne « Qté lots ») et dans les emplacements du lot sélectionné. La quantité totale de tous les lots est également consultable dans la colonne « Tot. lots ».

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3.5. L’onglet « Coût »

Cet onglet est similaire à celui de la fiche article appliqué au lot sélectionné. voir 3. L'onglet "Coût".

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3.6. L’onglet « Traçabilité » 

Toutes les informations relatives à la traçabilité du lot sélectionné. Il s’agit de l’application « Traçabilité » en mode conteneur, avec le filtre pré renseigné.

Lire IV. La traçabilité des lots et des numéros de série - G4A6 - ERP Silog

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