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Table of Contents
1. Introduction 
Ce module permet aux deviseurs de centraliser les actions liées aux devis.
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2. Les codificateurs des Devis
Avant d'aborder la notion de Suivi des devis, il est nécessaire d'avoir au préalable créés les codificateurs utiles à la gestion des Devis.
Parmi ces codificateurs, on note :
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3. L'écran principal du Suivi des devis
Le suivi des devis permet a l'opérateur d'effectuer une recherche sur les devis client grâce au filtre de gauche afin d'inclure ou exclure des données:
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- N° appel d'offre client : champ texte
- N° Poste : champ Texte numéro de poste client
- Devisé le : champ date pour la date de devis
- Ligne valide au : Assure la cohérence avec la date de péremption du devis. Rappel : la date de péremption du devis est égale à la plus grande des dates de validité des lignes. Si la date de validité de la ligne dépasse la date de péremption du devis alors il faudra mettre à jour la date de péremption du devis avec cette date.
- Périmé le : valeur et récupéré du paramétrage devis mais modifiable. La mise à jour du champ entraine à la validation de la modification la mise à jour du champ DATE_VALIDITE sur les lignes de DEVIS:
- Si modification à la hausse de la date de péremption alors toutes les lignes de devis sont mises à jour avec la valeur
- Si modification à la baisse alors les lignes dont la date de validité est supérieure à la date de péremption sont mises à jour
- Réponse le : champ date indiquant la date de réponse
- CONTRAT : Si Contrat coché alors les dates de début et fin de contrat doivent être renseignées et Le système vérifie si le contrat est valide. Principe, il faut s’assurer qu’il n’existe pas un autre devis, géré en contrat (champ CONTRAT=1), qui possède une période de validité (défini par les champs DATE_DEB_CONTRAT et DATE_FIN_CONTRAT) chevauchant avec celle défini sur le devis courant pour un des articles de la ligne de devis. Une ligne de devis pouvant être créée pour un article, composant ou matière il y a 3 requêtes qui permettent de vérifier cela, une pour chaque typologie (article, composant ou matière). Si la vérification échoue alors on empêche la modification en indiquant l’article (on prend le plus petit code par exemple) commun : DEVIS_CONTRAT
- Date début : date de début du contrat, toujours strictement inférieur au champ DATE_FIN_CONTRAT. Obligatoire si la case a cocher CONTRAT est cochée : DATE_DEB_CONTRAT
- Date fin : date de fin du contrat, toujours strictement supérieur au champ DATE_DEB_CONTRAT. Obligatoire si la case a cocher CONTRAT est cochée : DATE_FIN_CONTRAT
- REMISE : Champ numérique en % avec comme valeur possible entre 0 et 100. la modification entraine la mise à jour du champ montant remisé de devis (MONTANT * ( 1 – REMISE / 100)) : DEVIS_REMIS
- Type de TVA : Choix dans la liste déroulante TYPE de TVA. Entraine la mise à jour du taux de TVA sur le devis avec la valeur présente dans la table TYPE_TVA : CD_TYPE_TVA
- Société : Liste déroulante des sociétés : La société dans le cadre du multi sociétés.(la société sera ensuite reportée tout au long des modules commerciaux)
- N°DOSSIER : Numéro de dossier de la ligne de devis : DEVIS_LG.N_DOSSIER
- Norme : champ Liste déroulante de la norme a appliqué a la ligne de devis, peut être récupéré du paramétrage devis par defaut : DEVIS_LG.-CD_QUALITE
- Délai : en jours DEVIS_LG.-DELAI
- Transit : temps de transfert en jours : champ DEVIS.LG.-TRANSIT
3.1. Règle de gestion du modulemodule
il existe plusieurs règles de gestion sur ce module, notamment :
- Lorsque le devis est «transmis», on ne peut plus lui rajouter de ligne de devis. Si l’utilisateur désire rajouter, supprimer ou modifier une ligne, en passant en modification, un avenant sera créé, qui aura le statut « en attente ». Il faudra à nouveau le transmettre.
- Lorsque le devis est «accepté» ou «refusé», plus rien n’est modifiable sur ce devis (ni les lignes, ni l’entête). Cependant on peut annulé la réponse client, il repasse en « transmit ».
- La restriction de la validation par l’utilisation d’une compétence avec restriction d’accès ou non : s’il n’y a pas de compétence, toute personne accédant au module peut valider le devis. Si une compétence (sans restriction d’accès) est renseignée, alors seules les personnes compétentes apparaitront dans la liste de choix du personnel sinon il faut absolument que l’opérateur soit compétent pour pouvoir accéder à la mise à jour automatique du champ avec le nom de l’utilisateur même
- La gestion des relances à partir de la date de relance. Il parait très utile de se faire un état spécifique reprenant les lignes de devis à relancer en se personnalisant l’affichage sur la proximité des relances (date pas obligatoirement échue par exemple).
- L’acceptation ou le refus massif d’un devis depuis l’entête ou bien en détaillant ligne par ligne depuis les lignes.
4. Les Onglets Onglets
La liste des onglets ci dessous affiche un indicateur de présence 
dans le cas ou l'onglet remonte des informations dans la grille.
4.1. l'onglet "Note " du module "Suivi des devis"
Affichage des notes en lecture seul, il faudra sélectionner la note dans la Toolbar si l'opérateur souhaite modifier ou ajouter des informations.
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4.2. L'onglet "Tranche de prix" du module module "Suivi des devis"
Permet de visualiser les tranches de prix du devis
4.3. L'onglet "Commande" du module module "Suivi des devis"
Permet de visualiser les commandes lié au devis client sélectionné.
Il est alors possible de double cliquer sur l’élément en question pour ouvrir le Module Commande Client positionné sur la ligne en question.
4.4. L'onglet "Adresses" du modulemodule "Suivi des devis"
Formulaire qui affiche les deux adresses du client : Adresse de livraison et adresse de facturation avec modification possible en modifiant la liste déroulante de l'adresse.
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4.5. L'onglet "Décomposition du prix" du module module "Suivi des devis"
Permet de visualiser la décomposition du prix du devis
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4.6. L'onglet "Contrat de l'article" du module module "Suivi des devis"
Permet de visualiser les contrat de l'article avec leurs dates de validité.
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5. La Toolbar de la fiche "Suivi des devis" 
Il s'agit des actions disponibles dans la majorité des applications de Hélios ERP. Voir la documentations relative à l'ergonomie générale.
Elles permettent de saisir des notes, de joindre des fichiers, de consulter les archives des modifications . Pour le devis sélectionné.
5.1. Les notes notes du module module "Suivi des devis"
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5.2. Fichiers liés liés du modulemodule "Suivi des devis"
Gestion des fichier liés pour l'entête de commande client et pour les lignes de commandes client
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5.3 Le Journal du lien lien du module module "Suivi des devis"
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6. Les Actions de la Fiche Fiche "Suivi des devis"
6.1. Fiche devis de la fiche du module module "Suivi des devis"
Ouverture de l'écran H2 de la fiche de devis (voir III.2. Le devis Client/wiki/spaces/SUPPHELIOS/pages/32212009
6.2. Terminer de la fiche du module module "Suivi des devis"
Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut en attente a terminé en basculant les devis dans la grille de droite.
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6.3. Valider de la fiche du module module "Suivi des devis"
Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut Terminé à Validé en basculant les devis dans la grille de droite.
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6.4. Transmettre de la fiche du module module "Suivi des devis"
Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut Validé à Transmis en basculant les devis dans la grille de droite.
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6.5. Périmer de la fiche du module module "Suivi des devis"
Cette action permet de traiter les devis périmer en masse avec la possibilité de les réactiver ou de les décliner.
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6.6.Relancer de la fiche du module module "Suivi des devis"
Cette action permet de relancer les devis en masse.
6.7. Créer avenant de la fiche du module module "Suivi des devis"
Lorsque le devis est «transmis», on ne peut plus lui rajouter de ligne de devis.
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6.8.Réponse de la fiche du module module "Suivi des devis"
Cette action permet de déplacer en masse les devis avec un statut transmis afin d'effectuée une réponse en basculant les devis dans la grille de droite sur accepté ou refusé.
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6.9. Décliner de la fiche du module module "Suivi des devis"
Cette action permet de traiter en masse les devis refusé afin d'appliquer un type de refus.
7. Les liens du modulemodule "Suivi des devis"
7.1. Catalogue du lien du module module "Suivi des devis"
Affichage du catalogue de prix de l'article
7.2. Stock du lien du module module "Suivi des devis"
Les stocks liés à la ligne de devis sont directement consultables depuis cette fonctionnalité, uniquement dans le cas « d’éléments catalogues ».
7.3. Article de ligne du lien du module module "Suivi des devis"
Ouvre l'écran de gestion de l'article de la ligne de devis sélectionné,
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La fonction Article → vue simplifiée accessible avec un clique droit permet de constituer rapidement une gamme sur un article de ligne de devis en utilisant des phases de gamme ou des phases présentes sur d’autres articles de ligne de devis.
7.4. Document du lien du module module "Suivi des devis"
Permet de lié des document au devis en enregistrant le chemin d’accès à des fichiers sélectionnés.
7.5. Gestion Documentaire du lien lien du module module "Suivi des devis"
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8. Les outils du module module "Suivi des devis"
8.1. Rentabilité Rentabilité du module module "Suivi des devis"
Affichage de l'écran de rentabilité de l'article de la ligne de devis
8.2. Simuler du module module "Suivi des devis"
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8.3. Gestion du module module "Suivi des devis"
Les outils ci dessous permettent la gestion des "éléments de devis", cela permet d'accéder directement a l'élément concerné sans passer par l'article de devis.
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Se reporter aussi aux informations directement liées aux modules «articles, composants, matières, gammes, nomenclatures», les processus étant les mêmes.
8.3.1. Article Article
Permet de voir/Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque article de devis la fiche article devis, les liens a l'article, la gamme de l'article avec les taux et les temps de phases ainsi que les liens article/Composant/Matière/Outillage sur la phase et la nomenclature de devis
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- le libellé,
- la nomenclature,
- les phases de gamme,
- le prix de chaque composant,
- les taux horaires,
- les frais de sous-traitance,
- des coefficients de marge….
Les boutons « instructions de fab »
, « instructions de contrôle »
, les « documents liés »
, « les fichiers liés »
permettent associées à chaque phase toutes informations importantes.
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Le statut de la gamme sera alors «Devis» pour signaler que cette gamme n’est pas totalement complète. Il manque notamment tout le détail technique lié à la réalisation de la pièce. Ces informations ne sont pas renseignées dans le devis car non indispensables.
8.3.2. Composant Composant
La gestion des composant de devis permet de Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque composant de devis la fiche composant, les liens a l'article ainsi que la gestion des achats via les liens Fournisseur(priorité , les délais, transit), Format d'achat ( les quantités d’achat, les minimum de commande…) et définition du catalogue.
Ces informations suivront lors du passage en commande.
8.3.3. Matière Matière
La gestion des matière de devis permet de Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque Matière de devis la fiche composant, les liens a l'article ainsi que la gestion des achats via les liens Fournisseur(priorité , les délais, transit), Format d'achat ( les quantités d’achat, les minimum de commande…) et définition du catalogue.
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8.3.4. Fournisseur & Sous-traitant traitant du module module "Suivi des devis"
La gestion des Fournisseur / Sous traitant de devis permet de Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque Fournisseur/Sous-traitant de devis la fiche, les adresses , la gestion des achats via les liens Fourniture, Format d'achat ( les quantités d’achat, les minimum de commande…) et définition du catalogue.
Ces informations suivront lors du passage en commande.
8.3.5. Sous-traitance traitance du module module "Suivi des devis"
La gestion des Sous-traitante de devis permet de Modifier/Supprimer pour chaque Sous-traitance de devis la fiche , la gestion des achats via les liens Fourniture, Format d'achat ( les quantités d’achat, les minimum de commande…) et définition du catalogue.
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Ces informations suivront lors du passage en commande.
8.3.6. Centre de charge charge du module module "Suivi des devis"
La gestion des centre de charge de devis permet de Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque centre de charge de devis la fiche CDC ainsi que les machines liées au CDC
Ces informations suivront lors du passage en commande.
8.3.7. Machine Machine du module module "Suivi des devis"
La gestion des Machine de devis permet de Modifier/Ajouter/Supprimer pour chaque Machine de devis la fiche Machine ainsi que les CDC contenant la machine
Ces informations suivront lors du passage en commande.
8.4. Basculer en commande commande du module module "Suivi des devis"
Seules les lignes acceptées de devis peuvent être passées en commande ferme.
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- Un nouvel article catalogue : une nouvelle référence sera créée en dupliquant toutes informations renseignées
- L’article est au statut « 1er article »
- La gamme est au statut « devis » et non active (ne passe pas par le CBN)
- La nomenclature n’est pas validée
- Le même article : on ne reprend pas les modifications apportées dans le devis, mais l’on peut reprendre la méthode pour en faire une nouvelle et la rendre principale.
- Un article spécial : l’article sera seulement dans la commande (pas dans le catalague)
- Une gestion d’affaire
8.5. Basculer Article catalogue catalogue du module module "Suivi des devis"
8.6. Modification en masse masse du module module "Suivi des devis"
Modification en masse des devis avec des champs supplémentaire que ce que le système propose dans la grille de résultat
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9. Paramétrage du module des DevisDevis
Danse le menu Paramétrage H2 → Devis (voir ergonomie)
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Il demande aussi les sélections par défaut qui seront proposées lors du passage en commande.
La case a cocher "Envoyer un devis au statut en attente" permet de remonter l'ensemble des devis en attente, terminé ou validé dans l'écran de basculement pour transmettre le devis.
- Si le paramétrage d’envoi de devis en attente est activé il faut mettre à jour les champs ci-dessous sur le devis envoyé
- CD_EMP_SIGNE à Avec la valeur de l’employé mémorisée lors du basculement
On peut rajouter des informations diverses à imprimer sur les devis, les relances.
Saisie possible d’un chemin réseau : A la création d’un devis, un dossier sera créé dans ce répertoire.
Exemple : pour le devis 2018/12 on aura le répertoire |
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Les documents présents dans le dossier peuvent être consultés depuis l’interface. |
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